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Textbausteine in Word 2016 anlegen und verwenden
Beim Erstellen von Briefen oder anderen Word-Dokumenten kommt es häufiger vor, dass bestimmte Redewendungen immer wieder verwendet werden. Das beste Beispiel ist eine Schlussformulierung mit Gruß und dem Namen des Absenders, wie es auch in Bewerbungsschreiben vorkommt. Statt immer wieder den gleichen Text zu tippen, könnte man auch einen Textbaustein erstellen, der blitzschnell in ein Dokument eingefügt wird.
Am schnellsten kannst du einen Textbaustein aus einem bereits bestehendem Dokument erstellen. Rufe dieses Dokument in Word auf, markiere den als Textbaustein vorgesehenen Text, und drücke die Tastenkombination [Alt][F3].
Im Dialogfenster Neuen Baustein erstellen gibst du im obersten Eingabefeld dem neuen Baustein einen passenden Namen, zum Beispiel Schlussformulierung Bewerbung und speicherst ihn mit dem Button OK.
Zum Einfügen in ein neues Dokument brauchst du nur noch die ersten vier bis fünf Buchstaben des Baustein-Namens einzutippen und die Taste [F3] zu drücken. Schon während des Schreibens wird dir in einen kleinen Info-Fenster angezeigt, dass zu dieser Buchstabenkombination ein Textbaustein existiert. Spätestens jetzt kannst du auf [F3] drücken.
Die Alternative zum Einfügen per [F3] führt über die Word-Bearbeitungsleiste. Im Register Einfügen klickst du im Bereich Text auf Schnellbausteine durchsuchen | Auto Text und suchst dir den benötigten Textbaustein aus.
Schneller als mit [F3] kann man aber keine, immer wiederkehrenden Texte schreiben.
Outlook: Nachricht als Vorlage verfassen und speichern
Beim täglichen Schriftverkehr privat und im Beruf werden häufig fast identische Schriftstücke aufgesetzt. Beim Textverarbeitungsprogramm Word kann man immer wiederkehrende Texte als Vorlage speichern. Da aber E-Mails häufig den „normalen“ Brief ersetzen, ist der Zeitverlust durch immer neues Tippen oder das Ändern alter E-Mails enorm. Die wenig genutzte Vorlagen-Funktion von Outlook spart viel Zeit und Tipparbeit.
Außerdem ist die Erstellung von Vorlagen fast genauso schnell erstellt, wie eine „normale“ E-Mail.
Vorlagenerstellung so einfach wie eine E-Mail
Starten Sie Outlook, und schreiben Sie den Text wie bei einer herkömmlichen Nachricht. Klicken Sie dann in der Menüleiste auf „Datei | Speichern unter“. Im Windows-Explorer ändern Sie den Dateityp auf „Outlook-Vorlage (.oft)“. Dadurch wechselt der Explorer automatisch zum Ordner „Templates“ (Vorlagen). Gegebenenfalls ändern Sie noch den Namensvorschlag des Dateinamens ab und klicken auf „Speichern“. Das war´s schon!
Natürlich können Sie Ihre Vorlagen auch in einem anderen Ordner speichern. Navigieren Sie über den Verzeichnisbaum des Explorers zum gewünschten Ort.
Aufrufen einer gespeicherten E-Mail-Vorlage
Möchten Sie nun die E-Mail-Vorlage verwenden, dann klicken Sie im Register „Start“ des Outlook-Menübandes auf „Neue Elemente | Weitere Elemente | Formular auswählen“.
Im Fenster „Formular wählen“ stellen Sie bei „Suchen in“ die Option „Vorlagen im Dateisystem“ ein. Die Ansicht wechselt automatisch in den Vorlagen-Ordner und listet alle Dokumente auf, die hier gespeichert sind. Wählen Sie die entsprechende Vorlage aus und bestätigen Sie mit „Öffnen“.
Die ausgewählte Vorlage öffnet sich als E-Mail und kann bei Bedarf noch beliebig geändert werden. Die regelmäßige Verwendung von standardisierten Vorlagen kann im Beruf und auch Privat viel Zeit sparen, da man nicht mehr viel tippen und sich auch nicht jedes Mal neue Texte ausdenken muss.
Outlook: Durch Vorlagenerstellung blitzschnell E-Mails versenden
Einer der größten Zeitfallen ist die Erstellung immer wiederkehrender Korrespondenz. Das betrifft den Arbeitsalltag genauso wie den privaten Bereich. Das beste Beispiel für effektives Arbeiten ist der Serienbrief bei Word. Die Grundstruktur eines Briefes wird erstellt und bei Bedarf geringfügig angepasst. Was bei Word funktioniert ist aber auch mit Outlook möglich.
Die Erstellung von Vorlagen verschafft einem nicht nur einen Zeitvorteil, sondern erspart ebenfalls das immer neue Formulieren von Schriftstücken mit gleichem Inhalt.
Eigene Vorlagen ganz einfach erstellen
Möchten Sie nun eine E-Mail-Vorlage erstellen, dann starten Sie Outlook und erstellen eine ganz „normale“ E-Mail.
Im nächsten Schritt wird die E-Mail noch nicht versendet. Zuerst muss sie noch als Vorlage gespeichert werden. Dazu klicken Sie in der Menüleiste auf „Datei | Speichern unter“. Bei den neueren Outlook-Versionen verwenden Sie den Office-Button gefolgt von der Option „Speichern unter“.
Outlook findet den Vorlagenordner automatisch
Im nachfolgenden Speicherdialog des Windows-Explorers geben Sie der Vorlage einen Namen und wählen im darunterliegenden Bereich „Dateityp“ das Format „Outlook Vorlage“ aus. Daraufhin wechselt der Windows-Explorer automatisch in den Ordner „Templates“ (Vorlagen). Mit dem Button „Speichern“ wird die Vorlage im Ordner „Templates“ abgelegt.
Eigene Vorlagen aufrufen und verwenden
Um eigene Vorlagen aufzurufen ist ein wenig aufwendiger als das Speichern von neuen Vorlagen. Aber trotz allem überwiegt der Zeitvorteil gegenüber der Erstellung einer neuen E-Mail und ist eigentlich nur Gewöhnungssache.
Zum Aufrufen einer Vorlage klicken Sie im Register „Start“ des Menübandes von Outlook (ab Version 2010) auf „Neue Elemente | Weitere Elemente | Formular auswählen“. In älteren Versionen gelangen Sie mit „Extras | Formulare | Formular auswählen“ zum gleichen Ziel.
Im neuen Fenster „Formular wählen“ ändern Sie die Einstellung im Bereich „Suchen in:“ über dessen Aufklappmenü und wählen „Vorlagen im Dateisystem“. Es werden nun alle selbst erstellten Vorlagen, die automatisch als „.oft“-Datei gespeichert wurden, angezeigt.
Wählen Sie die benötigte Vorlage aus und klicken Sie auf „Öffnen“. Die Vorlage wird nun geöffnet und kann vor dem Versand noch beliebig ergänzt oder bearbeitet werden.
Microsoft Excel: Postleitzahlen mit führender Null für Serienbriefe richtig einbinden
Wenn in Excel geführte Adresslisten für Serienbriefe verwendet werden, dann steht man ziemlich schnell vor dem Problem mit den deutschen Postleitzahlen, die mit einer Null beginnen. Die werden von Excel nicht an Word übergeben. In der Excel-Liste kann man das zwar mit einer entsprechenden Formatierung ausgleichen, aber die Formatierung wird natürlich auch nicht an Word übergeben, da die Textverarbeitung nur Zahlen erkennt. Je nach Größe der Adressliste gibt es zwei Lösungen.
Internationale Adressen
Ein weiteres Problem stellt eine Adress-Liste mit ausländischen Postleitzahlen dar. Auch hier gibt es vier- und fünfstellige Postleitzahlen, die aber nicht geändert werden sollen. Die Schweiz und Österreich haben vierstellige, Frankreich zum Beispiel haben auch fünfstellige Postleitzahlen. Adresslisten mit nationalen und internationalen Adressen sollten von Anfang an mit Länderkennzeichen erstellt werden (siehe Bild).
Um die richtigen Postleitzahlen an Word zu übergeben, müssen die Zahlenwerte entweder per Formel oder als Textformat in Excel erfasst werden.
Erfassung in Excel als Textfomat
Bei der Neuerfassung, oder bei kleinen Adresslisten empfiehlt sich, ein Apostroph ‚ (Taste [‚], Tastenkombination [Shift/Umschalten][#]) an den Anfang deutscher Postleitzahlen die mit einer Null beginnen, zu setzen (z. B. ‚06237 für Leuna). Damit erkennt Excel die Postleitzahl als Text. Auf diese Weise kann man auch kleine Adresslisten nachträglich noch ändern. Hier ist es sogar egal, ob die Adressen mit Länderkennzeichen erfasst werden.
Erfassung mit Formel
Sind die Adresslisten zu umfangreich um sie nachträglich zu ändern, dann ist eine Formel und eine Hilfsspalte erforderlich. Diese Spalte sollte direkt hinter dem Ort positioniert werden. Am Beispiel des oberen Bildes wäre es die Spalte „D“. Geben Sie also in das Feld „D1″ folgende Formel ein:
=WENN(A1=“D“;TEXT(B1;“00000″);B1)
Mit der Tastenkombination [Strg][U] übernehmen Sie die Formel in die darunterliegenden Zellen, also auch für die Zellen, die internationale Adressen enthalten. Die Formel orientiert sich nur an der in Spalte A eingetragenen Länderkennzeichen.
Nun können Sie die Hilfsspalte als Quelle für die Serienbrief-Erstellung in Word nutzen.
Hinweis: Alternativ können die Werte aus der Hilfsspalte in die Orginal-Postleitzahlenspalte hineinkopiert werden. Das geht mit „Bearbeiten | Inhalte einfügen | Werte“ und mit „OK“ bestätigen. Bei Excel 2007 klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf „Start“ und im Bereich „Zwischenablage“ auf den Pfeil neben „Einfügen“. Wählen Sie hier den Eintrag „Werte einfügen“.
Word 2003: Das geheime Arbeitsmenü für blitzschnellen Zugriff auf die wichtigsten Dokumente aktivieren
Das Öffnen von Word-Dokumenten erfolgt immer auf die gleiche, langwierige Art und Weise. Entweder per Doppelklick auf das benötigte Dokument oder per Klick auf „Datei | Öffnen“ beziehungsweise mit der entsprechenden Symbol-Schaltfläche. Wenn man aber oft mit Dokumenten-Vorlagen oder mit immer wiederkehrenden Dokumenten arbeitet, bei denen nur noch ein paar Angaben ergänzt werden müssen, dann bietet sich die bisher wenig bekannte, standardmäßig deaktivierte Funktion des Arbeitsmenüs an. Der Vorteil ist nicht nur ein sehr schneller Zugriff auf die Dokumente, es werden keine zusätzlichen Kopien angefertigt, die unnötigen Speicherplatz belegen.
In diesem „Arbeitsmenü“ wird im Hintergrund nur eine Verknüpfung zu dem benötigten Dokument erstellt, was mit der Zeit sehr viel unnützen und doppelten Datenmüll verhindert. Auf diese Weise können Sie alle benötigten Dokumente im Menü „Arbeit“ hinterlegen.
Und so aktivieren Sie das „geheime“ Arbeitsmenü:
1. Starten Sie Word 2003, und klicken Sie in der Menüleiste auf „Extras | Anpassen“.
2. Im Dialogfenster „Anpassen“ rufen Sie die Registerkarte „Befehle“ auf und klicken im linken Bereich „Kategorien“ auf den Eintrag „Integrierte Menüs“. Danach scrollen Sie im rechten Bereich „Befehle“ ganz nach unten bis zum Eintrag „Arbeit“. Klicken Sie auf diesen Eintrag, und ziehen Sie ihn mit gedrückter linker Maustaste (Drag & Drop) an die gewünschte Stelle der Menüleiste.
3. Um in „Arbeit“ nun Dokumente zu hinterlegen, öffnen Sie ein Dokument Ihrer Wahl und klicken auf „Arbeit | Zum Arbeitsmenü hinzufügen“.
Word 2003 legt hier die Verknüpfung zu dieser Datei an und ab sofort haben Sie direkten Zugriff auf das Dokument, ohne den langen Weg über „Datei | Öffnen“ benutzen zu müssen.