serienbrief – Tipps, Tricks & Kniffe

Textbausteine in Word 2016 anlegen und verwenden

Beim Erstellen von Briefen oder anderen Word-Dokumenten kommt es häufiger vor, dass bestimmte Redewendungen immer wieder verwendet werden. Das beste Beispiel ist eine Schlussformulierung mit Gruß und dem Namen des Absenders, wie es auch in Bewerbungsschreiben vorkommt. Statt immer wieder den gleichen Text zu tippen, könnte man auch einen Textbaustein erstellen, der blitzschnell in ein Dokument eingefügt wird.

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Outlook: Nachricht als Vorlage verfassen und speichern

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Beim täglichen Schriftverkehr privat und im Beruf werden häufig fast identische Schriftstücke aufgesetzt. Beim Textverarbeitungsprogramm Word kann man immer wiederkehrende Texte als Vorlage speichern. Da aber E-Mails häufig den „normalen“ Brief ersetzen, ist der Zeitverlust durch immer neues Tippen oder das Ändern alter E-Mails enorm. Die wenig genutzte Vorlagen-Funktion von Outlook spart viel Zeit und Tipparbeit.

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Outlook: Durch Vorlagenerstellung blitzschnell E-Mails versenden

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Einer der größten Zeitfallen ist die Erstellung immer wiederkehrender Korrespondenz. Das betrifft den Arbeitsalltag genauso wie den privaten Bereich. Das beste Beispiel für effektives Arbeiten ist der Serienbrief bei Word. Die Grundstruktur eines Briefes wird erstellt und bei Bedarf geringfügig angepasst. Was bei Word funktioniert ist aber auch mit Outlook möglich.

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Microsoft Excel: Postleitzahlen mit führender Null für Serienbriefe richtig einbinden

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Wenn in Excel geführte Adresslisten für Serienbriefe verwendet werden, dann steht man ziemlich schnell vor dem Problem mit den deutschen Postleitzahlen, die mit einer Null beginnen. Die werden von Excel nicht an Word übergeben. In der Excel-Liste kann man das zwar mit einer entsprechenden Formatierung ausgleichen, aber die Formatierung wird natürlich auch nicht an Word übergeben, da die Textverarbeitung nur Zahlen erkennt. Je nach Größe der Adressliste gibt es zwei Lösungen.

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Word 2003: Das geheime Arbeitsmenü für blitzschnellen Zugriff auf die wichtigsten Dokumente aktivieren

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Das Öffnen von Word-Dokumenten erfolgt immer auf die gleiche, langwierige Art und Weise. Entweder per Doppelklick auf das benötigte Dokument oder per Klick auf „Datei | Öffnen“, beziehungsweise mit der entsprechenden Symbol-Schaltfläche. Wenn man aber oft mit Dokumenten-Vorlagen, oder mit immer wiederkehrenden Dokumenten arbeitet, bei denen nur noch ein paar Angaben ergänzt werden müssen, dann bietet sich die bisher wenig bekannte, standardmäßig deaktivierte Funktion des Arbeitsmenüs an. Der Vorteil ist nicht nur ein sehr schneller Zugriff auf die Dokumente, es werden keine zusätzlichen Kopien angefertigt, die unnötigen Speicherplatz belegen.

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