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Outlook & Word: Verteilerlisten für Word-Rundschreiben erstellen

Oftmals ist es erforderlich, Einladungen oder andere Rundschreiben an eine Vielzahl von Personen zu senden. Über eine Kombination von Word und Outlook lässt sich mit wenigen Schritten der Versand eines entsprechenden Rundschreibens automatisieren. Hierfür stehen in Outlook die persönlichen Verteilerlisten zur Verfügung. Hierbei handelt es sich um Gruppen von E-Mail-Adressen, die zum Versand einer Nachricht ausgewählt werden können.

Um eine Arbeit mit Verteilerlisten zu ermöglichen, muss das persönliche Adressbuch aktiviert sein. Starten Sie Outlook auf die gewohnte Weise und gehen Sie zu „Extras | Dienste“. Sollte Ihr persönliches Adressbuch nicht in der angezeigten Auswahlliste erscheinen, fügen Sie über die Schaltfläche „Hinzufügen“ ein neues Adressbuch hinzu. Nach Auswahl des entsprechenden Eintrags klicken Sie auf „OK“. Anschließend ist es erforderlich, Outlook zu beenden und wieder zu starten.

Im Anschluss können Sie dann die benötigten Verteilerlisten anlegen. Als Erstes ist es erforderlich, die entsprechenden E-Mail-Adressen zu erfassen. Gehen Sie hierzu im Menü „Extras“ auf die Option „Adressbuch“. Hier können Sie nun über den Befehl „Datei | Neuer Eintrag“ die gewünschten E-Mail-Adressen zufügen. Für den Fall, dass Sie mit unterschiedlichen Adressbüchern arbeiten, ist es wichtig, dass Sie im Menu „“Neuer Eintrag“ auf die korrekte Einstellung des Kombinationsfeldes „In“ achten.

Damit Sie eine neue Verteilerliste anlegen können, gehen Sie im Adressbuch auf „Datei | Neuer Eintrag“. Sie können danach über das Feld „In“ die Option „Persönliches Adressbuch“ auswählen. Etwas darüber finden Sie den Eintrag „Persönliche Verteilerliste“, den Sie bitte auswählen. Die Auswahl können Sie dann mit einem Klick auf „OK“ bestätigen. Der anschließende Dialog bietet die Möglichkeit, die Liste mit einem Namen zu versehen. Danach gehen Sie auf „Mitglieder hinzufügen/ entfernen“. Sie haben nun die Möglichkeit genau wie beim Verfassen einer neuen Mail Adressen zur Verteilerliste hinzuzufügen. Am Ende können Sie die Bearbeitung über einen Klick auf „OK“ abschließen.

Möchten Sie direkt aus Word heraus eine Nachricht versenden, müssen Sie dort zunächst den Brief erstellen. Nach der Erstellung gehen sie auf „Datei | Senden an | E-Mail-Empfänger“. Daraufhin öffnet sich ein Outlook-Fenster, in welchem Sie auf die Schaltfläche „An“ klicken. Es öffnet sich anschließend das Kombinationsfeld „Namen anzeigen aus“. In diesem wählen Sie die Option „Persönliches Adressbuch“ aus und machen einen Doppelklick auf Verteilerliste. Das Word-Dokument wird nun als Anhang direkt über Outlook an die ausgewählten Empfänger gesendet. Das bedeutet jedoch, dass alle Empfänger eine installierte Word-Version benötigen, um die Nachricht lesen zu können. Falls Sie sich nicht sicher sind, dass alle Empfänger Word nutzen, kopieren Sie den Text einfach über die Zwischenablage in die E-Mail.

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Word Seriendruck: Korrekte Adressen für Serienbriefe einfügen

Wenn Sie häufig Serienbriefe mit Hilfe von Adresslisten aus Excel oder Access schreiben, kennen Sie vielleicht das Problem: Fehlt in den vorhandenen Daten der Vorname, dann führt dies zu unschönen Einrückungen im Adressblock des Serienbriefs. Der Grund hierfür liegt in dem Leerzeichen, welches für die Trennung von Vor- und Zunamen verantwortlich ist. Das falsche Einrücken lässt sich aber verhindern.

Nie mehr falsch einrücken

Zunächst sollten Sie darauf achten, dass in Word die Symbolleiste „Seriendruck“ angezeigt wird, während Sie einen Serienbrief schreiben. Um diese anzeigen zu lassen, klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste neben eine vorhandene Symbolleiste und wählen Sie dann mit einem Haken das Feld „Seriendruck“ aus. Bei Word 2010 wechseln Sie ins Menü´band „Sendungen“.

Setzen Sie nun den Cursor an die Stelle, an der später der Vor- und Zuname stehen soll. Platzieren Sie nun das Feld „Vorname“, über den Befehl „Seriendruckfelder einfügen“. Wichtig dabei ist, dass auf den Vornamen kein Leerzeichen folgt.

Im Anschluss klicken Sie auf den Befehl „Bedingungsfeld einfügen“, bei Word 2010 auf „Regeln“. Es öffnet sich daraufhin ein Menü, in dem Sie die Option „Wenn … Dann … Sonst …“ auswählen. Im Kombinationsfeld „Feldname“ wählen Sie den Eintrag „Vorname“ aus. Unter „Vergleich“ wählen Sie nun den Eintrag „ist nicht leer“ aus. Danach platzieren Sie den Cursor in das Feld „Dann diesen Text einfügen“ und geben hier ein Leerzeichen ein. Durch diese Bedingung wird festgelegt, dass automatisch ein Leerzeichen eingefügt wird, wenn das Feld Vorname belegt ist.

Ihnen stehen unter „Vergleich“ auch noch andere Optionen zur Verfügung. Dies sind unter anderem „Gleich“, „Ungleich“ oder auch „kleiner als“. Wenn Word den Inhalt des Feldnamens mit einem bestimmten Wert vergleichen soll, dann können Sie diesen über die Option „Vergleichen mit“ festlegen. Bestätigen Sie die Eingabe danach mit einem Klick auf „OK“. Im Anschluss fügen Sie dann ohne Verwendung eines Leerzeichens das Feld „Nachname“ ein. Liegen nun für einen Serienbrief Vor- und Nachname vor, dann trennt die Anwendung diese mit einem Leerzeichen.