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Outlook: Zweijährige und andere mehrjährige Termine in den Outlook-Kalender eintragen

Dank der „Terminserien“ können Sie in Outlook problemlos alle wiederkehrenden Termine wie Geburtstage oder Jahrestage eintragen. Das klappt allerdings maximale für Termine, die einmal pro Jahr stattfinden. Bei zweijährigen Terminen wie TÜV- und AU-Untersuchungen des Autos wird es schwierig. Im Dialogfenster „Terminserie“ stellt Outlook keine Option für Termine im Zweijahresrhythmus zur Auswahl. Erst mit Outlook 2007 sind mehrjährige Serien möchte. Bei älteren Outlook-Version können Sie Outlook nur mit einem Trick zu ungewöhnlichen Terminserie überreden.

Für zwei- oder mehrjährige Termine gibt es bei älteren Outlook-Versionen zwei Umwege. Möglichkeit Nummer Eins bietet das Serienmuster „Monatlich“. Geben Sie hier einfach mehr als 12 Monate ein. Wenn Sie zum Beispiel das Muster „Am 1. Tag jedes 24. Monats“ auswählen, haben Sie schon einen zweijährigen Termin – etwa die nächsten TÜV-Termine – festgelegt. Das klappt auch mit grösseren Abstände, etwa vier Jahre bei Olympischen Spielen.

Falls Ihnen das zu umständlich ist, können Sie alternativ statt eines Termins auch eine Aufgabe anlegen. Denn hier bietet Outlook die Möglichkeit, auch zweijährige Aufgaben einzutragen. Im Dialogfenster „Aufgabenserie“ gibt es zusätzlich eine Option, um zum Beispiel zwei Jahre nach der Erledigung dieselbe Aufgabe erneut zu aktivieren.

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Outlook 2007/2010: Alte Termineinträge auf einmal löschen

Bei Outlook werden nicht nur die in Ordner verschobenen E-Mails archiviert, sondern auch alle vergangenen Termineinträge. Die Outlook PST-Datenbank (=Personal Store) wird somit immer größer und beansprucht mit der Zeit immer mehr Festplattenkapazität. Das kann bisweilen bei mobilen Geräten wie Laptop, Netbook, Tablet-PCs zu Speicherengpässen führen. Man sollte daher regelmäßig prüfen, ob wirklich alle gespeicherten Elemente noch benötigt werden. Leider bleiben meist die Termineinträge davon unberührt, da man die vergangenen Monate nicht einzeln kontrollieren möchte. Dabei bietet Outlook ab Version 2007 die Möglichkeit, alle Termine vor einem bestimmten Datum auf einmal zu löschen.

Weg mit alten Terminen

Diese Funktion ermöglicht sogar, wenn mehrere PST-Dateien in Ihr Outlook eingebunden sind, auch diese nacheinander zu bearbeiten und auch dort alle nicht benötigten Termine zu entfernen. Damit die alten Termine nicht mühselig aus den Kalenderblättern herausgesucht werden müssen, hat Microsoft eine Listenansicht geschaffen, die es qermöglicht, alle Termine aufzulisten, zu sortieren und sie mit einem Schlag zu löschen.

Und so gehen Sie vor:

1. Starten Sie Outlook, und wählen Sie im Navigationsbereich „Kalender“ aus. Anschließend klicken Sie in der Menüleiste auf „Ansicht | Aktuelle Ansicht | Alle Termine“. Bei Outlook 2010 wählen Sie in der Multifunktionsleiste das Register „Ansicht“ und klicken danach auf „Ansicht ändern | Liste“.

2. Sortieren Sie nun die Liste der Termineinträge indem Sie auf die Spaltenüberschriften „Beginn“ oder „Ende“ klicken. Überprüfen Sie, ob die Sortierung die von Ihnen gewählte chronologische Auflistung (absteigend oder aufsteigend) anzeigt.

Markieren Sie nun den ersten Termineintrag unter dessen Datum alle anderen Termine gelöscht werden sollen. Scrollen Sie anschließend zum letzten Termineintrag und markieren diesen ebenfalls. Dazu halten Sie die „Umschalt“-Taste gedrückt, damit alle zu löschenden Termine ebenfalls markiert werden. Löschen Sie die Termin nun mit der Taste „Entf“, oder mit einem Rechtsklick auf die Markierung und wählen im Kontextmenü „Löschen“.

3. Bevor die ausgewählten Termin endgültig gelöscht werden, befinden Sie sich noch im Ordner „Gelöschte Objekte“ und können bis zur endgültigen Löschung noch zurückgeholt werden.

Hinweis: Achten Sie genau darauf, in welchem Bereich Sie die Löschungen vornehmen. Die Listenansicht ist möglicherweise in mehrere Bereiche aufgeteilt. Das ist davon abhängig, welchen Serien-Typ Sie für die Termine ausgewählt haben.

Für regelmäßig wiederkehrende Termine, wie zum Beispiel Geburtstage, Namenstage, wöchentliche Meetings etc., kann der Serientyp „Jährlich“, „Monatlich“, „Wöchentlich“ und „Täglich“ gewählt werden. Löschen Sie einen dieser Termine, dann entfernen Sie vielleicht ungewollt eine Terminserie. Entfernen Sie also nur Termine, die im Bereich „Serientyp: (keine Angabe)“ aufgelistet sind.

Bei allen anderen sollten Sie sich wirklich sicher sein, dass Sie diese nicht mehr benötigen.

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Outlook 2007 / 2010: Immer am letzten Tag im Monat automatisch an einen Termin erinnert werden

Seit Outlook 2007 kann man sich auch an unregelmäßige Termine wie den Monatsletzten erinnern lassen. Mit dieser Erinnerungsfunktion vergisst man keine wiederkehrenden Tätigkeiten. Das gilt insbesondere für Banküberweisungen wie Miete, Telefon, Monatsabschlussarbeiten, usw. Das Einrichten einer unregelmäßigen Erinnerung ist auch nicht komplizierter als das Einrichten einer normalen Erinnerung.

Der kleine Unterschied ist nur das Einbeziehen der „Serientyp“-Funktion. Und so geht´s:

1. Starten Sie Outlook, und wechseln Sie zur Kalenderansicht.

2. Klicken Sie in Outlook 2007 auf „Neu“, in der Version 2010 klicken Sie auf „Neuer Termin“. Hier können Sie schon bei „Beginnt um:“ und „Endet um:“ den Start und das Ende der Erinnerung inklusive der Uhrzeigen festlegen. Anschließend wählen Sie die Option „Serientyp“.

3. Aktivieren Sie im Bereich „Serienmuster“ die Optionen „Monatlich“ und danach „Am 31. Tag jedes 1. Monats“. Speichern Sie die Änderungen mit „OK“.

4. Folgende Meldung…

…bestätigen Sie mit „OK“.

5. Bevor Sie den Termin mit „Speichern & Schließen“ bestätigen, können Sie noch einen „Betreff“ eingeben, der Sie an die Art der Tätigkeit erinnert.

Ab sofort werden Sie frühzeitig an diesen „unregelmäßigen Termin“ erinnert.