Tipps, Tricks & Kniffe

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  • E-Mail-Signaturen in Outlook exportieren und wieder einfügen

    Beim Einrichten des E-Mail-Clients Outlook auf einem neuen Rechner oder einem Zweit-Computer will man meist auch die eigenen Signaturen verwenden. So mancher User gibt sich mit der Erstellung der automatischen Unterschriftenfunktion viel Mühe. Sie auf dem anderen Rechner neu einzugeben bedeutet zusätzliche Arbeit und einen Mehraufwand wertvoller Zeit. Dabei lassen sich die Signaturen doch so einfach exportieren.

    Um Programmkonflikte beim E-Mail-Client zu vermeiden, exportiert man die Signaturen am besten bei ausgeschaltetem Outlook.

    Export der E-Mail-Signaturen

    Öffne mit der Tastenkombination [Windows][R] das Fenster Ausführen, gib dann den Befehl %APPDATA%\Microsoft\Signatures ein, und bestätige mit OK.

    Dadurch öffnet sich im Windows Explorer der Ordner mit den Signaturen. Kopiere den gesamten Inhalt des Verzeichnisses und speichere ihn auf einem USB-Stick oder einer SD-Karte.

    Signaturen wieder importieren

    Möchtest du die exportierte(n) Signatur(en) in ein anderes Outlook (z. B. am Arbeitsplatz) einfügen, dann öffne wie oben beschrieben den Ordner der Signaturen und füge die Dateien einfach ein.

    Wenn du dann deinen Outlook-Client startest, stehen dir die neuen Signaturen wieder zur Verfügung.

  • Windows 10 Zwangsupdate deaktiviert und Windows Defender trotzdem aktualisieren

    Vor einiger Zeit berichteten wir über die Deaktivierung der automatischen Updatefunktion bei Windows 10. Die Abschaltung des Dienstes der für das Zwangsupdate verantwortlich ist, hat noch eine weitere, negative Auswirkung. Ist der Updater nicht mehr tätig, dann versorgt er logischerweise auch die Windows-Firewall (Defender) nicht mehr mit aktuellen Viren-Signaturen.

    Für diejenigen, die sich auf den Windows Defender als einzigen Schutz verlassen, bedeutet das ein erhöhtes Sicherheitsrisiko. In zwei Arbeitsschritten versorgst du deinen Defender zukünftig mit den erforderlichen Updates.

    Als erstes legst du auf deinem Desktop eine neue Verknüpfung an. Dies erledigst du mit einem Rechtsklick auf eine freie Desktop-Stelle und den Befehlen Neu | Verknüpfung.

    Als Speicherort legst du über den Button Durchsuchen deinen Desktop fest, klickst dann auf Weiter und vergibst einen Namen für die Verknüpfung (z. B. WindowsDefender) und bestätigst mit Fertig stellen.

    Im zweiten und letzten Schritt öffnest du mit der Tastenkombination [Windows][R] das Fenster Ausführen, tippst dort den Befehl shell:startup ein und klickst auf OK.

    Dadurch öffnet sich der Autostart-Ordner im Windows-Explorer. Hier ziehst du per Drag & Drop die neue Defender-Verknüpfung hinein und schließt den Windows Explorer wieder.

    Mit dem nächsten Computer-Neustart wird auch der Windows Defender wieder aktiviert und mit den erforderlichen Signaturen versehen.

  • Firefox 40: Die neue Version für Windows 10 ist ab sofort erhältlich

    Der Webbrowser Firefox, Version 40, ist ab sofort als Download erhältlich. Versehen mit angepasster Windows-10-Optik, mit optimierter Bedienbarkeit und sicheren Add-Ons.

    firefox-ff-mozilla-version-40-windows-10-angepasst

    Bessere Bedienbarkeit

    Verschiedene Bedienelemente, wie beispielsweise die Systemschaltflächen für das Minimieren/Maximieren und das Schließen wurden vergrößert.

    Mehr Sicherheit im Internet

    Eine der wichtigsten Neuerungen soll für mehr Sicherheit sorgen. Durch die neue Add-On-Prüfung will Mozilla zukünftig keine Erweiterungen ohne Signatur mehr akzeptieren.

    Wie auch in den älteren Versionen wird im Firefox 40 vor fehlender Signatur gewarnt. Die mit einer Warnung gekennzeichneten Erweiterungen sind nur geduldet und werden in Kürze deaktiviert.

    Cortana und die Suchmaschine deiner Wahl

    Die Suchmaschinen-Schnittstelle wurde ebenfalls angepasst. Suchanfragen über die Windows-10-Assistentiu Cortana werden standardmäßig an die Bing-Suchmaschine übergeben. Das ist beim Firefox anders. Hier erfolgt die Übergabe der Websuche an die in Firefox hinterlegte Standard-Suchmaschine. Das setzt aber natürlich voraus, dass Firefox als Standard-Webbrowser eingestellt ist.

  • Outlook: Mehrere unterschiedliche Signaturen für ein E-Mail-Account als Autotext-Baustein anlegen

    Verwendet man Outlook gleichzeitig zu privaten und beruflichen Zwecken, dann benötigt man meist auch mehrere, unterschiedliche E-Mail-Signaturen. Die Standard-Signatur ist da nicht besonders hilfreich. Man kann natürlich die Kontaktdaten und die Schlußformulierung auch jedes mal neu schreiben, das benötigt in der Regel aber zuviel Zeit, die man besser nutzen kann. In diesem Fall ist ein Autotext-Baustein mit der benötigten Signatur die bessere Lösung.

    Schnell erstellte Signatur

    Das Erstellen eines Autotext-Bausteins ist kinderleicht und blitzschnell durchgeführt. Öffnen Sie in Outlook eine neue E-Mail und tippen Sie die gewünschte Signatur inklusive Grußformel ein. Anschließend markieren Sie diesen Text und drücken die Tastenkombination [Alt][F3]. Im Dialogfenster geben Sie im obersten Eingabefeld der Signatur einen Namen.

    Je nach Bedarf erstellen Sie nach diesem Vorbild weitere Signaturen im Text-Schnellbaustein-Format.

    Einfügen mit F3 oder der Menüleiste

    Soll eine dieser Signaturen nun am Ende einer E-Mail eingefügt werden, dann tippen Sie dessen Namen ein und drücken dann die Taste [F3]. An der Stelle des Baustein-Namens erscheint nun die komplette Signatur.

    Und keine Angst, haben Sie mal den Namen der Signatur vergessen, dann kann sie auch über das Menüband eingefügt werden. Wechseln Sie in die Registerkarte Einfügen und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Schnellbausteine. Die Liste aller verfügbaren Textbausteine klappt auf und Sie wählen den gewünschten Text per Mausklick aus.

    Tipp:

    Auf diese Weise können Sie auch oft verwendete Formulierungen speichern, die mit dem entsprechenden Stichwort eingefügt werden. Ein gutes Beispiel ist die Begrüßungsformel…

    Sehr geehrte Damen und Herren,

    …die man mit der Bezeichnung sgduh in der Liste der Schnellbausteine speichern kann.

  • Mac OS X: Alte Programme werden auf neuen Macs nicht mehr laufen

    Kleine Revolution bei Mac OS X: Bislang konnte man mit neueren OS-X-Versionen problemlos auch die älteren Mac-Programme laufen lassen. Das wird sich radikal ändern. Mit der neuen Mac OS X-Version 10.9.5 Yosemite werden viele ältere Mac-Programme nicht mehr laufen. Apple hat angekündigt, dass Mac-Anwendungen auf der neuen OS-X-Version nur dann laufen, wenn sie von den Entwicklern neu signiert werden. Viel Arbeit für alle Mac-Softwareentwickler.

    Nur neu signierte Apps laufen auf Mac OS X 10.9.5.

    Betroffen sind alle Apps, die für eine Mac-Version vor OS X Mavericks (10.9) entwickelt und danach nicht mehr aktualisiert wurden. Die alten Apps wurden mit „Version-1-Signaturen“ digital signiert. Seit OS X Mavericks 10.9 konnten Entwickler auch die Version-2-Signaturen verwenden, mussten es aber nicht. Ab der Version 10.9.5 wird die sicherere Version-2-Signatur Pflicht.

    Das bedeutet: Wenn App-Entwickler ihre Apps nicht mit den Version-2-Signaturen signiert haben und noch Version-1-Signaturen verwenden, wird die App ab OS X 10.9.5 nicht mehr laufen. Die Mac-Sicherheitsfunktion Gatekeeper blockiert dann alle Programme, die nicht mit der neuen Signatur signiert sind.

    Technisch ist es für Entwickler kein Problem, eine ältere App mit der Version-2-Signatur zu signieren. Die App muss dazu nicht neu programmiert, sondern nur einmal durch die aktualisiere Signierprozedur gejagt werden. Apple hat hierzu auch eine Anleitung ins Netz gestellt, damit möglichst viele Entwickler die Schritte durchführen.

    Die Frage ist jedoch, ob das auch wirklich alle Entwickler machen. Bei Standardprogrammen wie iMovie, iTunes, Pages, Dropox, Chrome oder Firefox wird es sicher keine Probleme geben. Kritischer sind die kleinen Tools und Hilfsprogramme von weniger bekannten Programmierern. Hier ist zu erwarten dass nicht mehr gepflegte Apps und Programme ab 10.9.5 nicht mehr laufen werden.

  • Thunderbird Signature Switch: Für jeden Empfänger automatisch eine andere Signatur einfügen

    Die meisten Nutzer von Thunderbird arbeiten mit mehreren E-Mail-Adressen. So wird beispielsweise eine E-Mail für private und eine andere für berufliche Zwecke genutzt. Zumeist besteht dabei auch der Wunsch, für jede Adresse eine unterschiedliche Signatur zu verwenden. Mit der Thunderbird-Erweiterung „Signature Switch“ lässt sich dies ohne Probleme realisieren. Sie können damit mehrere Signaturen anlegen und diese anschließend individuell zuschalten.

    Signature Switch: Je Adressat eine andere Signatur

    Eine Möglichkeit ist es, die Signaturen vor dem Absenden der E-Mail per Mausklick auszuwählen. Deutlich komfortabler ist jedoch die Nutzung der eingebauten Automatik. Mit dieser können Sie die den E-Mail-Adressen unterschiedliche Signaturen zuordnen.

    Sie können die Thunderbird-Erweiterung „Signature Switch“ ganz bequem über den Add-on-Manager („Extras | Add-Ons“) installieren. Nach erfolgter Installation finden Sie das Programm unter dem Punkt „Optionen“ beim Verfassen einer Mail. Die Grundeinstellung ermöglicht es Ihnen die bereits vorhandene Signatur ein- und auszuschalten. Möchten Sie noch weitere Signaturen verwenden rufen Sie zunächst die Optionen von „Signature Switch“ auf.

    Öffnen Sie nun einen Texteditor und legen Sie mit diesem die gewünschten Signaturen an. Achtung: Mit Word oder Writer funktioniert dies nicht. Nutzen Sie ausschließlich einen reinen Texteditor wie Notepad. Nachdem Sie die Dateien gespeichert haben, gehen Sie in den Optionen der Erweiterung auf den Punkt „Grundlegendes“ und klicken Sie auf das Plus-Zeichen. Anschließend öffnen Sie eine der angelegten Signatur-Dateien und geben dieser einen aussagekräftigen Namen. Im Feld „Kürzel“ können Sie der Signatur eine eigene Tastenkombination zuweisen, um sie direkt per Shortcut in Mails einfügen zu können. Im unteren Teil des Fensters können Sie die E-Mail-Adressen auswählen, denen die geöffnete Signatur automatisch zugeordnet werden soll.

    Binden Sie auf diese Weise alle erstellten Signaturen in Thunderbird ein. Diese stehen anschließend sowohl im Kontextmenü wie auch in den Optionen zur Verfügung. Sie können diese nun einfach per Mausklick in die jeweiligen Mails einbinden. Haben Sie Mailadressen einer Signatur automatisch zugeordnet so wird diese vom Programm selbsttätig eingefügt.

  • Photoshop: Bilder signieren und mit eigener Unterschrift versehen

    Von Malern ist es ja bekannt, dass sie sich mit einer Signatur auf ihren Kunstwerken verewigen. Mit einem unmissverständlichen Pinselstrich wird klar gemacht, wer der Urheber des Bildes ist. Diese Möglichkeit wünschen sich auch viele Fotografen, vor allem wenn sie ihre Bilder im Internet veröffentlichen. Mit Photoshop lässt sich in wenigen Schritten erledigen. Einfach die Signatur einscannen und später auf die Fotos legen.

    Natürlich können Sie die Signatur in Photoshop auch einfach mit dem Textwerkzeug erstellen. Allerdings lässt diese Möglichkeit nur wenig Individualität zu. Deutlich persönlicher wirkt das Ganze, wenn Sie die Bilder mit Ihrer eigenen Unterschrift kennzeichnen. Wandeln Sie die eingescannte Unterschrift zunächst in eine Bilddatei um. Die besten Ergebnisse erzielen Sie, wenn Sie die die Unterschrift mit einem schwarzen Stift auf einem weißen Blatt Papier erstellen. Sollten Sie keinen Scanner besitzen können Sie die Unterschrift auch einfach senkrecht von oben fotografieren.

    Bereiten Sie Signatur dann mit Photoshop wie folgt vor

    1. Als Erstes schneiden Sie das Bild mit dem Freistellungswerkzeug möglichst eng um die Signatur zu. Dazu ziehen Sie mit dem Markierungswerkzeug (Taste [M]) einen Rahmen um die Unterschrift und rufen dann den Befehl „Bild | Freistellen“ auf.

    2. Sollte das Papier nicht reinweiß sein gehen Sie anschließend auf „Bild | Korrekturen | Schwellenwert“. Ziehen Sie Regler soweit nach links, bis der Hintergrund in reinem Weiß und die Unterschrift in tiefstem Schwarz erscheint.

    2. Speichern Sie das Bild anschließend auf Ihrem Rechner ab.

    Fügen Sie die Signatur anschließend wie folgt auf dem Bild ein

    1. Öffnen Sie zunächst das Bild, das Sie signieren möchten.

    2. Gehen Sie anschließend zum Menü „Datei“ und wählen Sie hier den Befehl „Platzieren“ aus. Im sich daraufhin öffnenden Feld können Sie nun die zuvor abgespeicherte Signatur auswählen.

    3. Über die Eckpunkte können Sie die die Signatur anschließend auf die gewünschte Größe anpassen. Mit dem Werkzeug „Verschieben“ können Sie die Signatur an der gewünschten Bildstelle platzieren.

    4. Allerdings steht die Unterschrift noch auf einem weißen Hintergrund, was natürlich sehr unschön aussieht. Ändern Sie dies deshalb die Füllmethode noch auf „Multiplizieren“. Dazu markieren Sie in der Ebenenliste die Ebene mit der Unterschrift und wählen aus dem Listenfeld für die Füllmethode den Eintrag „Multiplizieren“.

  • Google Chrome: Dokumente mit der eigenen Unterschrift versehen und per Gmail versenden.

    Sollen per E-Mail handschriftlich unterschriebene Dokumente versendet werden, dann führt der „normale“ Weg über den Drucker und über den Scanner zurück auf die Festplatte. Erst dann wird das Dokument als Anhang versendet. Natürlich gibt es genügend Hardware, um Unterschriften in Dokumente einzufügen. Jeder, der in Vergangenheit einmal zu Hause eine Versicherung abgeschlossen hat, wurde mit dieser Technik bereits konfrontiert. Mit „HelloSign“ geht das aber auch viel einfacher.

    Unterschreiben Sie mit „HelloSign“

    Die kostenlose Erweiterung „HelloSign“ für Google Chrome ermöglicht das einfache Einfügen handschriftlicher Unterschriften oder Namenskürzel in ein beliebiges Dokument. Automatisch wird das auf diese Weise unterschriebene Dokument ins PDF-Format umformatiert und kann direkt mit Ihrem Gmail-Konto versendet werden. Zusätzlich wird das Dokument in Google Drive gespeichert.

    Erhalten Sie per E-Mail Unterlagen die unterschrieben oder gegengezeichnet werden müssen, kann dies direkt im Gmail-Account geschehen.

    Erste Schritte vor dem Download

    Aber alles der Reihe nach. Bevor Sie über den Chrome Webstore die Erweiterung herunterladen, scannen Sie als erstes Ihre Unterschrift und speichern sie in einem Bildformat (z. B. jpg, bmp, png) ab. Danach rufen Sie Anbieter-Webseite www.hellosign.com/gmail auf.

    Klicken Sie auf den roten Button „Try it out“ und bestätigen Sie im nächsten Dialogfenster mit „Zugriff zulassen“ die Zugriffsberechtigung auf Ihr Gmail-Konto.

     

    Download aus dem Chrome Webstore

    Nun können Sie aus dem Chrome Webstore die Erweiterung herunterladen und Ihrem Chrome-Browser hinzufügen.

    Erhalten Sie nun eine Email mit der Bitte, die beigefügten Unterlagen zu unterschreiben, dann klicken Sie bei dem angehängten Dokument auf den Link „Sign“. Dieser Link wurde Ihrem Googlemail-Konto durch das Add-on hinzugefügt.

    Erstellen und Einfügen von Unterschriften

    Das Dokument wird nun hochgeladen. Mit der Schaltfläche „Signature or Initials“ öffnen Sie das Dialogfenster zur Unterschriften-Erfassung. Mit diesem Dialog können Sie jederzeit eine neue oder aktuellere Unterschrift eingeben und abgespeicherte Unterschriften in das betreffende Dokument einfügen.

    Um eine Unterschrift zu erstellen, klicken Sie auf die Kategorie „Upload image file“ und auf den Button „Upload“ um Ihre zuvor gescannte Unterschrift hochzuladen.

    Folgen Sie dann den weiteren Arbeitsschritten „Crop and Contrast“ zur weiteren Optimierung der Unterschrift. Mit „Next“ gelangen Sie zum nächsten Bearbeitungsschritt.

    Mit „Save & Insert Signature“ wird die Unterschrift gespeichert und in ein Dokument eingefügt.

    Eine weitere Möglichkeit der Unterschriften-Erstellung ist die Funktion „Draw it in“. Da hier aber nur eine begrenzte Anzahl von Buchstaben zur Verfügung stehen, ist diese Version nur für kurze Namen oder Initialen nutzbar. Tragen Sie mit der Maus Ihren Namen oder Ihre Initialen auf der gestrichelten Linie ein und bestätigen Sie die Eingabe mit „Next“. Die nächsten Arbeitsschritte entsprechen den bereits erläuterten Schritten in „Upload image file“.

    Ziehen Sie anschließend das Unterschriftenfeld an die richtige Stelle. Die Unterschrift kann mit gedrückter linker Maustaste in der Größe angepasst werden. Zum Schluss klicken Sie auf „Save and Attach to Email“.

    Nach ein paar Sekunden ist der Speichervorgang beendet und das unterschriebene Dokument wird in Google Drive angezeigt. Von hier kann es dann mit einer neuen E-Mail versendet oder auf den Rechner heruntergeladen werden.

    „HelloSign“ ist das ideale Tool um die eigene digitale Korrespondenz mit einer persönlichen Note zu versehen. Bitte achten Sie aber darauf, welche Dokumente Sie mit Ihrer Unterschrift versehen. Ihre (digitale) Unterschrift könnte als rechtsverbindlich anerkannt werden.

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