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Microsoft Outlook: Die eigene Signatur auch beim Antworten und Weiterleiten automatisch einfügen

Das Hinzufügen von Signaturen erspart bei der täglichen Korrespondenz jede Menge Tipparbeit. Einmal eingerichtet, wird sie von Outlook automatisch ans Ende der Nachricht eingefügt. Standardmäßig geschieht dies aber nur bei neuen Nachrichten. Bei Weiterleitungen, oder wenn man auf eine E-Mail antwortet wird keine Signatur eingefügt. Aber auch für Weiterleitungen und Antworten lassen sich die Signaturen ganz einfach einfügen.

Auch Weiterleitungen und Antworten mit Signaturen versehen

Starten Sie Outlook, und klicken Sie bei den Versionen 2003/2007 in der Menüleiste auf „Extras | Optionen“. Im Dialogfenster wechseln Sie zur Registerkarte „E-Mail-Format“ und klicken auf „Signaturen“.

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Bei Outlook 2010 gelangen Sie über „Datei | Optionen“ zum gleichen Ziel.

Im nächsten Dialogfenster legen Sie auf der rechten Seite mit dem Aufklapp-Menü der Option „Antworten/Weiterleitungen“ die Signatur fest, die eingefügt werden soll. Im linken Bereich können Sie noch weitere Signaturen anlegen oder bestehende bearbeiten.

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Betreiben Sie mehrere E-Mail-Konten, dann wählen Sie mit dem Dropdown-Menü von „E-Mail-Konto“ das entsprechende Konto aus. Bestätigen Sie die Änderungen und alle offenen Dialogfenster mit „OK“.

Ab sofort werden auch bei Weiterleitungen und Antworten die Signatur automatisch eingefügt.

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iPhone & iPod: Unterschiedliche E-Mail-Signaturen pro Account verwenden

Noch immer ist die E-Mail Funktion eine der wichtigsten Anwendungen auf Smartphones. Dabei ist die Nutzung von E-Mail auf dem iPhone besonders einfach und intuitiv. Selbst wenn Sie mehrere E-Mail Konten besitzen, was heutzutage sehr häufig vorkommt, behalten Sie immer noch den Überblick über all Ihre Mails. Beim Versenden von E-Mails, können Sie das iPhone so konfigurieren, dass immer eine einmalig festgelegte Signatur angefügt wird.

Leider funktionierte dies bis zur iOS-Version 6 nur für alle E-Mail Konten gemeinsam. Mit iOS 6 hingegen hat sich dies geändert. Denn ein wenig beachtetes Detail der zahlreichen neuen iOS Funktionen ist die Unterstützung unterschiedlicher E-Mail Signaturen. Und so können Sie die verschiedenen Signaturen konfigurieren:

1. Zunächst öffnen Sie das Menü „Einstellungen“ und dort den Unterpunkt „Mail, Kontakte, Kalender“.

2. Scrollen Sie an den verschiedenen E-Mail Kontakten vorbei in den Bereich „Mail“, finden Sie dort vor den Angaben zum Standardaccount den Menüpunkt „Signatur“.

3. Wählen Sie diesen aus, gelangen Sie in das nächste Konfigurationsfenster. Dort ist standardmäßig die Option „Alle Accounts“ ausgewählt. Ändern Sie diese Auswahl nun auf „Pro Account“, bekommen Sie darunter für all Ihre unterschiedlichen E-Mail Accounts ein Feld angezeigt, in dem Sie jeweils eine eigene Signatur eintragen können.

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4. Erstellen Sie nun die gewünschten unterschiedlichen Texte für die Signaturen und verlassen Sie anschließend das Menü „Einstellungen“.

Damit ist die Konfiguration abgeschlossen, die Sie jetzt aber auch noch testen sollten. Hierzu öffnen Sie die Mail App, wählen einen Ihrer Accounts aus und öffnen das Fenster zum Erstellen einer neuen Mail. Die zuvor erstellte Konfiguration schreibt nun als Signatur den jeweils gültigen Text unter die Mail. Prüfen Sie am besten für all Ihre Mail Konten, ob die Signatur nun jeweils Ihren Vorgaben entspricht. Ist dies der Fall, können Sie nun beliebige E-Mail Accounts zum Versenden von E-Mails vom iPhone aus nutzen und haben so immer die passende Signatur.

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Thunderbird: Textbausteine für E-Mails nutzen

Wenn Sie öfters E-Mails mit ähnlichem Inhalt schreiben, dann wünschen Sie sich hierzu vermutlich auch eine Arbeitserleichterung. Zwar lässt sich eine automatische Signatur einfügen, doch ist diese Möglichkeit zumeist nicht ausreichend. Auch das Kopieren über die Zwischenablage ist bei einer häufigen Nutzung eher umständlich. Mit der kostenlosen Erweiterung „Quicktext“ lassen sich Textbausteine in Thunderbird komfortabel nutzen.

Vorlagen für Textbausteine

Nachdem Sie „Quicktext“ installiert haben, wird im Dialog beim Erstellen einer neuen E-Mail eine separate Symbolleiste eingeblendet. Zunächst finden Sie hier nur einige Standardelemente. Die zu verwendeten Textbausteine müssen Sie zuerst einrichten. Hierzu steht Ihnen der neue Befehl „Extras | Quicktext“ zur Verfügung. Im sich daraufhin öffnenden Dialog aktivieren Sie nun das Register „Vorlagen“. Um die Übersicht über die erstellten Textbausteine zu behalten, legen Sie am besten verschiedene Gruppen an. Eine neue Gruppe legen Sie mit dem Befehl „Gruppe hinzufügen“ an. Geben Sie einen passenden Titel für die Gruppe an. Klicken Sie anschließend auf „Vorlage hinzufügen“. Benennen Sie auch die Vorlage und schreiben Sie darunter den gewünschten Text.

Variablen definieren

Sie können auch spezielle Informationen wie genaue Angaben zum Absender oder Empfänger angeben. Klicken Sie hierzu auf „Variablen“ und suchen Sie nach dem gewünschten Wert. Es handelt sich hierbei um variable Felder, die bei einem Einfügen des jeweiligen Textbausteins den entsprechenden Wert hinzufügen. So können Sie zum Beispiel vor die Anrede das aktuelle Datum setzen.

Zum einfacheren Einfügen können Sie noch eine Tastenkombination für den Textbaustein festlegen. Haben Sie alle Gruppen und Textfelder angelegt, können Sie die Eingabe mit einem Klick auf „Speichern“ und „Schließen“ beenden. In Zukunft können Sie nun direkt über die Symbolleiste auf Ihre Textbausteine zugreifen. Haben Sie eine Tastenkombination festgelegt, können Sie Textbausteine auch mit dieser einfügen. Dadurch ersparen Sie sich das Kopieren und Einfügen von einzelnen Bausteinen und können E-Mails wesentlich schneller und komfortabler erstellen.

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Verschiedene Signaturen in Outlook automatisch für das jeweilige Konto einfügen

Wenn Sie beispielsweise für den privaten und gewerblichen Gebrauch unterschiedliche E-Mail-Konten verwenden, dann sollen dabei vermutlich auch verschiedene Signaturen zum Einsatz kommen. Dabei ist es dann sinnvoll, wenn Outlook abhängig vom gerade genutzten Konto die passende Signatur automatisch einfügt.

Zwei Konten, zwei Signaturen – oder mehr

Ab der Version 2003 bietet Outlook eine passende Funktion, mit der sich dies einfach und schnelle einrichten lässt. Zu Beginn schreiben Sie für jedes Ihrer E-Mail-Konten eine passende Signatur. Gehen Sie dann anschließend im Menü „Extras“ auf den Unterpunkt „Optionen“ und wählen Sie dort den Punkt „E-Mail Format“ aus. Bei Outlook 2010 klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen freien Bereich innerhalb des Mailfensters und wählen den Befehl „Signaturen“.

Nach einem Klick auf „Signaturen“ können Sie danach im anschließenden Dialog auf „Neu“ klicken. Geben Sie zuerst der Signatur einen passenden Namen. Anschließend können Sie auswählen, ob Sie den Anhang auf einer Vorlage basierend oder komplett neu erstellen möchten. Indem Sie einfach auf „Weiter“ klicken, können Sie den Text entsprechend bearbeiten. Die Bearbeitung schließen Sie mit einem Klick auf „Fertig stellen“ ab.

Signaturen den Konten zuordnen

Nun geht es daran, die erstellten Signaturen einem bestimmten E-Mail-Konto zuzuordnen. Wählen Sie hierzu im Abschnitt „Signaturen“ bzw. „Standardsignatur auswählen“ im Kombinationsfeld ein Konto aus. Im Anschluss können Sie in den beiden Kombinationsfeldern „Signatur für neue Nachrichten“ und „Für Antworten und Weiterleitungen“ die entsprechenden Signaturen auswählen. Wenn Sie alle Einstellungen getätigt haben, klicken Sie auf „Übernehmen“ und wiederholen Sie den Vorgang für die restlichen angelegten Signaturen.

Bei vorhergehenden Outlook Versionen war es so, dass jeweils nur eine Signatur einem bestimmten E-Mail-Konto zugeordnet werden konnte. Kamen mehrere Schlusstexte zur Anwendung, so mussten diese im jeweiligen Nachrichtenfenster über den Befehl „Einfügen | Signatur“ einzeln ausgewählt werden. Um zu verhindern, dass Signaturen doppel eingefügt werden, haben Sie auch die Möglichkeit die Automatik abzuschalten. Gehen Sie dazu einfach nochmal unter dem Menü „Extras“ auf den Punkt „Optionen“ und weiter zum Register „E-Mail Format“. Dort können Sie dann in den beiden angezeigten Kombinationsfeldern jeweils die Option „Keine“ einstellen. Anschließend müssen Sie die geänderte Einstellung nur noch bestätigen.