Das Hinzufügen von Signaturen erspart bei der täglichen Korrespondenz jede Menge Tipparbeit. Einmal eingerichtet, wird sie von Outlook automatisch ans Ende der Nachricht eingefügt. Standardmäßig geschieht dies aber nur bei neuen Nachrichten. Bei Weiterleitungen, oder wenn man auf eine E-Mail antwortet wird keine Signatur eingefügt. Aber auch für Weiterleitungen und Antworten lassen sich die Signaturen ganz einfach einfügen.
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Noch immer ist die E-Mail Funktion eine der wichtigsten Anwendungen auf Smartphones. Dabei ist die Nutzung von E-Mail auf dem iPhone besonders einfach und intuitiv. Selbst wenn Sie mehrere E-Mail Konten besitzen, was heutzutage sehr häufig vorkommt, behalten Sie immer noch den Überblick über all Ihre Mails. Beim Versenden von E-Mails, können Sie das iPhone so konfigurieren, dass immer eine einmalig festgelegte Signatur angefügt wird.
Wenn Sie öfters E-Mails mit ähnlichem Inhalt schreiben, dann wünschen Sie sich hierzu vermutlich auch eine Arbeitserleichterung. Zwar lässt sich eine automatische Signatur einfügen, doch ist diese Möglichkeit zumeist nicht ausreichend. Auch das Kopieren über die Zwischenablage ist bei einer häufigen Nutzung eher umständlich. Mit der kostenlosen Erweiterung „Quicktext“ lassen sich Textbausteine in Thunderbird komfortabel nutzen.
Wenn Sie beispielsweise für den privaten und gewerblichen Gebrauch unterschiedliche E-Mail-Konten verwenden, dann sollen dabei vermutlich auch verschiedene Signaturen zum Einsatz kommen. Dabei ist es dann sinnvoll, wenn Outlook abhängig vom gerade genutzten Konto die passende Signatur automatisch einfügt.