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Excel: Umwandlung in Datum verhindern

Excel wandelt standardmäßig gewisse Zahlenwerte in das dazu passende Datum um. So werden die Zahlenwerte 6.12 oder 6-12 als 06. Dez. angezeigt. Leider kann man diese Einstellung nicht komplett verhindern. Aber du kannst das Excel-Programm leicht austricksten.

Ein einfacher Trick verhindert, dass Excel einen Zahlenwert in ein Datum konvertiert.

Durch die Eingabe eines Leerzeichens vor der betreffenden Zahl erkennt Excel diese Kombination automatisch als Text. Zudem ist diese Variante unsichtbar.

Manchmal soll auch ein Apostroph vor dem Zahlenwert funktionieren, aber in unserem Test war es leider als solches in der Zelle sichtbar. Wen das Apostroph nicht stört, kann es verwenden. Es verhindert die Datumsanzeige ebenfalls.

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Excel: Senkrechte Tabellenüberschrift in horizontalen Tabellenkopf umwandeln

Bei der Erstellung von Tabellen stellt man hin und wieder mal fest, dass eine senkrechte Anordnung unvorteilhaft ist. Um zur waagerechten Beschriftung zu wechseln, musst du aber nicht zwingend alle Eingaben wieder löschen.

Mit ein paar Mausklicks kannst du die senkrecht erfassten Inhalte ganz einfach in die horizontale Ansicht bringen.

Markiere zunächst den gesamten senkrechten Wertebereich und kopiere ihn mit der Tastenkombination [Strg][C] in die Zwischenablage.

Anschließend klickst du mit der rechten Maustaste in eine beliebige Zelle auf deinem Tabellenblatt, an der die horizontale Tabelle entstehen soll. Im Kontextmenü wählst du die Option Inhalte einfügen aus und wählst dann die Funktion Transponieren. Dadurch werden die kopierten Inhalte als waagerechte Überschriften angezeigt.

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Excel 2013: Statt Einzeleingabe die Formularfelder nutzen

Wenn in Excel-Tabellen umfangreiche Daten eingetippt werden müssen, dann lässt sich die Eingabe mit der Option der Formular-Felder wesentlich bequemer gestalten.

Formular-Felder vereinfachen die Eingabe

Beispielsweise in Tabellen mit Zellwerten wie Name, Vorname, Telefonnummer und Adresse sind die Formular-Felder sehr vorteilhaft. Aber auch für alle anderen Verwendungszwecke ist das Formular-Feld eine große Hilfe.

Einrichtung der Formular-Maske

Um die Funktion einzurichten, klickst du zuerst auf Datei | Optionen | Menüband anpassen | Neue Gruppe. Damit erstellst du ein neues Untermenü, dem du mit der Schaltfläche Umbenennen einen individuellen Namen geben kannst.

Anschließend wählst du links die Option Nicht im Menüband enthaltene Befehle aus und fügst mit dem Button Hinzufügen den Punkt Maske hinzu. Bestätige die Aktion mit OK um sie zu speichern.

Formular-Felder verwenden

Ab sofort findest du im Register Start den Menüeintrag Maske. Um die neue Funktion zu verwenden, öffnest du die betreffende Tabelle und markierst die Spaltenüberschriften und klickst auf das neue Menü Maske.

Nun lassen sich in der neuen Ansicht alle Werte in einem Formular eintippen und mit Neu oder [Enter] in die Tabelle einfügen.

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Vor- und Nachnamen in einer Excel-Spalte tauschen

Viele Excel-Tabellen werden mit der Zeit immer größer. So zum Beispiel Namenslisten. Wurde eine solche Liste ursprünglich einmal in der Reihenfolge Vor- und Nachname begonnen, wird es zunehmend schwieriger, sie nach dem Nachnamen zu sortieren. Gut, dass Excel hierfür eine Formel bereithält.

Die Voraussetzung für eine korrekte Sortierung, ist die Schreibweise im Format Vorname Leerzeichen Nachname ( = Max Mustermann).

Nehmen wir an, dass die Namen in den Zellen A2 bis A8 getauscht werden sollen. Dazu markierst du in der Spalte B, die benachbarten Zellen B2 bis B8. Dann trägst du in der Bearbeitungszeile folgende Formel ein:

=TEIL(A2;FINDEN(“ „;A2)+1;LÄNGE(A2))& “ “ & LINKS(A2;FINDEN(“ „;A2))

Bestätige die Formel mit der Tastenkombination [Strg][Enter], damit Excel eine Matrixformel erzeugt. Gleichzeitig werden in der Spalte B die Einträge mit dem Nachnamen beginnend abgebildet und können nun entsprechend sortiert werden.

Hinweis

Wenn sich deine Namenseinträge in anderen Zellen befinden, musst du die Formel entsprechend anpassen.

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Excel: Zwei Wege, mehrere Textzeilen in einer Zelle zu erfassen

Etliche Funktionen erleichtert in Office Excel die Texteingabe. Zellenbedingt wird aber oft nicht der ganze Text angezeigt. Nur wenn benachbarte Zellen nicht verwendet werden, ist der komplette Text sichtbar. Gleich zwei Funktionen ermöglichen dir mehrzeilige Zellenbeschriftungen.

Manueller Zeilenumbruch

Für gelegentliche mehrzeilige Texteingaben drückst du beim Erreichen des Zellenendes die Tastenkombination [Alt][Enter]. Dadurch erfolgt ein Zeilenumbruch und du kannst den gewünschten Text weiterschreiben. Gegebenenfalls wiederholst du diesen Shortcut entsprechend oft.

Automatischer Zeilenumbruch

Wenn du einen automatischen Zeilenumbruch bevorzugst, dann geht das natürlich auch. Markiere die betreffende Spalte (oder Zelle) und drücke die Tastenkombination [Strg][1].

Im Dialogfenster Zellen formatieren wechselst du zum Register Ausrichtung und aktivierst im Bereich Textsteuerung die Option Zeilenumbruch. Speichere diese Änderung mit OK. Ab sofort schaltet Excel automatisch in die nächste Zeile, wenn der Zellenrand erreicht wird.

Hinweis:

Für beide Varianten gilt, dass bei mehrzeiligen Texten die Höhe der Zelle automatisch angepasst wird. Für eine gleichmäßige Tabellenansicht kann man die Schriftgröße verringern, oder die restlichen Zellen an die neue Höhe anpassen.

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Open Office Calc: Korrekte Addition von Stunden durchführen

Open Office Calc ist mindestens genau so beliebt wie sein Microsoft Pendant Excel. Viele Funktionen, die man von Excel kennt, sind auch hier vorhanden. Mit allen Vor- und Nachteilen. Zum Beispiel beim Zahlenformat Zeit. Möchtest du mit dieser Formatierung eine Stundensummierung durchführen, dann kannst du nur maximal 24 Stunden addieren. Danach fängt Calc wieder bei Null an. Für eine korrekte Addition benötigt man eine benutzerdefinierte Formatierung.

Bei der Standard-Formatierung Zeit zeigt Calc bei einer Summe von mehr als 24 Stunden nur die Überzähligen an. Im Klartext bedeutet das: Bei 36 Stunden werden lediglich 12 Stunden angezeigt.

Nur ein benutzerdefiniertes Zahlenformat sorgt hier für die richtige Stundenberechnung.

Markiere dazu die betreffenden Zellen und klicke mit der rechten Maustaste in die Markierung. Wähle im Kontextmenü die Option Zellen formatieren und rufe im Dialogfenster das Register Zahlen auf.

Im Bereich Kategorie klickst du auf den Eintrag Benutzerdefiniert, gibst bei Format-Code die Formel [HH]:MM ein und bestätigst die Änderung mit OK.

Ab sofort führt Open Office Calc die Stundenaddition korrekt durch.

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Excel: Kommentare als Sprechblasen einfügen

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Der Kommentar wird in diesem Fall angezeigt, sobald man die betreffende Zelle angeklickt wird. Um den Hinweistext entsprechend zu formatieren, markierst du diese Zelle, rufst im Register Daten den Bereich Datentools | Datenüberprüfung auf und gibst bei Eingabemeldung Titel und Text des gewünschten Kommentars ein.

Überprüfe noch, ob das Feature Eingabemeldung anzeigen, wenn Zelle ausgewählt wird mit einem Häkchen versehen ist und speichere die Änderungen dann abschließend mit OK.

Ab sofort wird der Kommentar angezeigt, sobald die Zelle angeklickt wird.

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Führende Nullen in Excel-Zellen anzeigen lassen

Bei Zahlenwerten in Excel-Tabellen werden vorangestellte Nullen nicht angezeigt. Das beste Beispiel dafür sind die Vorwahlen von Telefonnummern (z. B. 0049 oder 030). Will man führende Nullen abbilden, dann kann man dazu zwei Lösungswege nutzen.

Hierbei muss man beachten, ob die betreffenden Zellen zu Informationszwecken dienen (wie bei Telefonnummern), oder ob die Zahlenwerte für Berechnungen benötigt werden.

Zu Informationszwecken oder für gelegentliche Werte mit vorangestellten Nullen kann das Apostroph verwendet werden (z. B.: ´0049). Allerdings erkennt Excel diese Eingabe nicht als Zahl, sondern als Text und zeigt den Wert daher linksbündig an.

Soll der Zahlenwert erkannt und die Anzeige rechtsbündig erfolgen, dann markiere die benötigten Zellen und öffne mit einem Rechtsklick in die Markierung das Kontextmenü. Wähle den Eintrag Zellen formatieren aus und wechsle im Dialogfenster zum Register Zahlen | Benutzerdefiniert.

Dann überschreibst du eine vorhandene Definition, beispielsweise den Eintrag Standard, mit 0000 und bestätigst die Änderung mit OK. Damit hast du die Zellen für eine vierstellige Zahl, wie die Vorwahl 0049 formatiert.

Zu beachten ist, dass die Anzahl der Nullen exakt der Länge des benötigten Wertes entsprechen muss. Auch Nachkomma-Stellen müssen entsprechend definiert werden (z. B.: 0000,00).

Hinweis:

Die Änderung des Zahlenformates ist nur im aktuellen Tabellenblatt gültig. Arbeitest du häufiger mit diesem Format, dann empfiehlt es sich, eine entsprechende Excel-Vorlage zu erstellen.