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Excel: Den Inhalt einer Spalte in eine Zeile umwandeln

Oft merkt man erst nach dem Eintippen in eine Excel-Spalte, dass der Inhalt besser in eine Zeile gepasst hätte. Also alles noch einmal in eine Zeile eintippen. Bevor du die alten Eingaben löschst, um sie in eine Zeile einzugeben, solltest du diesen Artikel lesen. Denn es geht auch komfortabler.

Office Excel enthält eine sehr praktische Funktion, mit der sich die Inhalte einer Spalte ins Zeilenformat übertragen lassen.

Dazu markierst du den betreffenden Spalteninhalt und kopierst ihn in die Zwischenablage, zum Beispiel mit der Tastenkombination [Strg][C]. Dann klickst du  mit der rechten Maustaste in eine freie Zelle, in deren Zeile der Inhalt eingefügt werden soll. Im Kontextmenü wählst du in den Einfügeoptionen abschließend die Funktion Transponieren aus. Das war´s schon.

So einfach kann es sein, Spalten in Zeilen umzuwandeln.

Tipp:

Der Trick funktioniert übrigens auch umgekehrt, falls du Zeileninhalte lieber im Spaltenformat darstellen willst.

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Spaltenüberschriften auf jeder Word-Seite wiederholen

Beim Anlegen von umfangreichen Tabellen in Word-Dokumenten lässt sich die Übersicht wesentlich erhöhen, wenn die Spaltenüberschriften auch auf der zweiten sowie allen anderen Seiten angezeigt werden.

Um den Überschriftentext auf die Folgeseiten zu übertragen, öffnest du das betreffende Word-Dokument, markierst die Zeile mit den Überschriften und klickst diese mit der rechten Maustaste an.

Im Kontextmenü wählst du dann die Tabelleneigenschaften aus und wechselst zum Register Zeile. Aktiviere hier die Option Gleiche Kopfzeile auf jeder Seite wiederholen und bestätige die Änderung abschließend mit dem Button OK.

Das war´s auch schon.

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Excel Hardware & Software Office Software

Exel-Zellen einen neuen Namen geben

Klickt man im Office-Kalkulationsprogramm Excel eine Zelle an, wird dessen Name oben links im Programmfenster angezeigt. Normalerweise setzt sich dieser Name aus dem Buchstaben der Spalte sowie der Zeilennummer zusammen (z. B. A10) und kann bei Bedarf auch umbenannt werden.

Wenn du einzelnen Zellen neue Namen geben möchtest, dann stehen dir zwei Möglichkeiten zur Verfügung. Markiere die betreffende Zelle und über den Menübefehl Formel | Namen definieren legst du den neuen Zellennamen fest.

Die zweite Variante ist wesentlich schneller und einfacher. Klicke die Zelle an, die umbenannt werden soll. Oben links im Namensfeld wird die aktuelle Bezeichnung, zum Beispiel D16, angezeigt.

Setze deinen Cursor in das Namensfeld, tippe die neue Bezeichnung ein, und bestätige die Eingabe mit [Enter]. Das war´s schon.

Der neue Name darf bis zu 255 Zeichen lang sein und Zahlen, Unterstriche, sowie Punkte enthalten. Leerzeichen und Bindestriche werden hingegen nicht akzeptiert. Auch Namen, die wie ein Zellbezug (A3) aussehen, können nicht verwendet werden.

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Excel Hardware & Software Office Software

Excel: In einer Tabelle alle Platzhalter per Formel ermitteln

Bei der Anfertigung von Excel-Tabellen sind nicht immer alle Werte sofort verfügbar. Dennoch muss man bei der Einrichtung der Tabelle auch diese Zellen mit berücksichtigen. Die einfachste Methode, diese Zellen zu markieren, sind Platzhalter. Insbesondere bei umfangreichen Tabellen-Blättern kann man den einen oder anderen Platzhalter vergessen zu ersetzen. Mit einer kleinen und einfachen Formel lässt sich die Gesamtanzahl der Platzhalter aber schnell ermitteln.

Welchen Platzhalter du verwendest ist dabei nicht weiter wichtig. Im Prinzip kannst du jeden Buchstaben dazu benutzen.

Um herauszufinden welche Anzahl von Platzhaltern (noch) vorhanden sind, klickst du in eine Zelle, in der das Ergebnis erscheinen soll.

Anschließend gibst du in die Zelle, oder in die Bearbeitungszeile der Menüleiste, die Funktion =zählenwenn ein. Danach folgen die Angaben, in Klammern gesetzt, die den Umfang der Tabelle und die Art des Platzhalters bezeichnen.

Für dieses Beispiel verwenden wir den Buchstaben S als Platzhalter. Die gesamte Formel sieht in diesem Fall dann so aus:

=zählenwenn(a1:e8;“s“)

Bestätige deine Formel mit [Enter] und das Ergebnis wird sofort angezeigt.

Im Gegensatz zu anderen Excel-Formeln ist diese geradezu einfach zu merken. Ihr Einsatz verschafft die die Sicherheit, keine Werte vergessen zu haben.

Tipp:

Wenn du nur noch einen Platzhalter ersetzen musst, aber nicht die komplette Tabelle per Hand durchsuchen willst, dann nutze die Suchfunktion mit der Tastenkombination []Strg][F].

Gib den Buchstaben des Platzhalters in das Feld Suchen nach ein und klicke auf den Such-Button. Die Zellenmarkierung springt dann automatisch zu dem entsprechenden Feld.

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Excel Hardware & Software Office Outlook

Excel: Nicht benötigte Spalten aus- und wieder einblenden

Bei der Arbeit mit dem Tabellenprogramm Excel werden nicht immer alle Spalten einer Tabelle benötigt. Insbesondere dann wenn sie immer komplexer wird, wirkt eine Tabelle schnell unübersichtlich. Für eine Präsentation lassen sich weniger wichtige Spalten schnell und problemlos ausblenden.

Dazu startest du dein Excel-Programm und öffnest die betreffende Tabelle. Markiere dann die Spalte(n), die nicht angezeigt werden soll(en).

Klicke anschließend im Register Start auf die Schaltfläche Format, die sich in der Gruppe Zellen befindet. Im Aufklappmenü wählst du dann die Optionen Ausblenden & Einblenden | Spalten ausblenden aus.

Damit sind die ausgewählten Spalten versteckt. Rechenoperationen und Formeln werden dadurch natürlich nicht beeinträchtigt.

Zum Einblenden der Spalten markierst du die gesamte Tabelle mit der Tastenkombination [Strg][A] und wiederholst die obigen Arbeitsschritte. Dann wählst du im Aufklappmenü die entsprechende Option Spalten einblenden aus.

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Hardware & Software Office Software Word

Große Word-Dokumente in lesefreundlichem Layout

Bei Word werden Dokumente oft ganzseitig auf dem Bildschirm angezeigt. Für eine bessere Lesbarkeit ist die Gliederung des Textes nicht ganz unerheblich. Lange Texte sollten Absätze enthalten, um für eine Auflockerung und/oder inhaltliche Abgrenzung zu sorgen. Eine weitere Funktion die das Lesen langer Texte einfacher macht, ist der Spaltensatz, der mit wenigen Mausklicks eingerichtet ist.

Öffne in Word das gewünschte Dokument und klicke in der Menüleiste auf das Register Layout. Hier findest du in der Gruppe Seite einrichten den Button Spalten. Über das Kontextmenü kannst hier schon Layouts bis zu drei Spalten auswählen.

Mit der Option Weitere Spalten lassen sich die Spalten des Dokuments frei gestalten. Die Breite, auch einzelner Spalten, kann genauso eingestellt werden wie der Abstand zueinander.

Zur besseren Abgrenzung gibt es zusätzlich noch die Option der Zwischenlinie (Trennlinie) und du kannst auswählen, ob die Spaltenansicht für das gesamte Dokument erfolgen soll, oder erst nach der aktuellen Cursorposition.

Im Übrigen verwenden auch Tageszeitungen und Magazine den Spaltensatz, weil der einfach besser zu lesen ist.

Tipp

Wenn du die Spaltenansicht in einem Dokument verwendest, dann solltest du die Änderungen wieder rückgängig machen, wenn der Ausdruck nicht in diesem Format gewünscht ist.

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Excel Hardware & Software Office Software

Excel-Arbeitsmappen zur Bearbeitung freigeben und Änderungen kontrollieren

Microsoft´s Office-Programme sind für die gemeinschaftliche  Bearbeitung von Dokumenten ausgelegt.  Insbesondere gilt das für das Tabellenkalkulationsprogramm Excel. Natürlich können die Änderungen jedes beteiligten Mitarbeiters nachvollzogen und kontrolliert werden. Und das ist gar nicht so kompliziert, wie es sich anhört.

Im ersten Schritt muss die Excel-Arbeitsmappe für die gemeinschaftliche Bearbeitung freigeben werden, da dies auch die Grundlage für das Nachvollziehen der Änderungen ist.

Freigabe für Bearbeitung

Für die Freigabe öffnest du die betreffende Excel-Datei und wechselst in das Register Überprüfen. Im Bereich Änderungen klickst du auf die Schaltfläche Arbeitsmappe freigeben.

In der Dialogbox aktivierst du bei Status die Option Bearbeitung von mehreren Benutzern zur selben Zeit zulassen. Dies ermöglicht außerdem das Zusammenführen von Arbeitsmappen die du mit OK bestätigst. Anschließend fordert Excel dich auf, die Änderungen der Arbeitsmappe zu speichern. Der neue Status der Datei erkennst du am Schriftzug Freigegeben, der sich im Dateinamen befindet.

Protokollierung von Änderungen

Im zweiten Schritt wird die Protokollierung von Änderungen eingeschaltet. Das erfolgt ebenfalls über das Register Überprüfen. Klicke im Bereich Änderungen auf Änderungen nachverfolgen | Änderungen hervorheben. Aktiviere in der gleichnamigen Dialogbox die Option Änderungen während der Eingabe protokollieren. Arbeitsmappe wurde freigegeben. Mit OK bestätigst du den Vorgang und speicherst die neuen Einstellungen wieder in der Arbeitsmappe.

Änderungen nachverfolgen

Um Änderungen der Mitarbeiter nachzuvollziehen, klickst du im Register Überprüfen wieder auf Änderungen nachverfolgen | Änderungen hervorheben. Bearbeitete Bereiche werden von Excel farblich markiert. Fährst du mit dem Mauszeiger über die markierten Zellen, wird angezeigt, wer welche Änderung wann vorgenommen hat.

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In Excel-Tabellen blitzschnell doppelte Werte herausfiltern

Wer oft mit Excel arbeitet, der hat bestimmt schon des öfteren doppelte Werte eingegeben, die nicht beabsichtigt waren. Das daraus falsche Ergebnisse resultieren können, ist wohl jedem klar. Damit aber eine abschließende Kontrolle nicht zu zeitaufwendig wird, kann man sich mit drei Mausklicks alle doppelten Werte auf einen Schlag anzeigen lassen.

Starte Office Excel und rufe das betreffende Tabellenblatt auf. Dann markierst du den gewünschten Tabellenbereich oder direkt das gesamte Dokument.

Auf der Registerkarte Start klickst du in der Gruppe Formatvorlagen auf Bedingte Formatierung | Regeln zum Hervorheben von Zellen | Doppelte Werte. In der folgenden Dialogbox können bei Bedarf noch ein paar Einstellungen vorgenommen werden. Mit dem letzten Klick auf OK filtert Excel alle doppelten Einträge aus der Tabelle heraus und markiert sie mit der zuvor eingestellten Farbe.

Damit ist eine Abschlusskontrolle wesentlich einfacher durchgeführt, die zudem auch noch wertvolle Zeit spart.

Hinweis

Doppelte Werte werden nicht nur in Form von Zahlen herausgefiltert, gleiche Texte werden ebenfalls erkannt und angezeigt.

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