Tipps, Tricks & Kniffe

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  • Windows 10: Beim Kopieren identische Dateien behalten

    Wer beim Kopieren von Dateien in Windows 7 identische Ordner behalten will, kann im Kopierdialog die Option Beide behalten auswählen. Diese scheint bei Windows 10 zu fehlen. Das ist aber nicht der Fall, sie ist nur etwas versteckt.

    Beim Kopieren unter Windows 10 sind ebenfalls drei Optionen im Kopier-Dialog vorhanden:

    • Dateien im Ziel ersetzen
    • Diese Dateien überspringen
    • Info für die Dateien vergleichen

    Klicke die letzte Option, Info für die Dateien vergleichen, an und setze im nachfolgenden Dialogfenster die Häkchen bei den Bildern auf der linken und rechten Seite. Mit einem Mausklick auf Weiter werden beide Versionen gespeichert.

    Wenn eine größere Anzahl von Dateien kopiert werden soll, dann aktiviere die Sammel-Kästchen oben links und rechts. Damit werden alle Ordner auf einen Schlag zur Speicherung ausgewählt.

  • Word: Interessante Webseiten im Word-Format .docx speichern

    Möchtest du eine Webseite im Word-Format speichern, dann wirst du im Speicher-Dialog des Windows Explorers vergeblich nach dem *.docx-Format suchen. Über einen kleinen Umweg funktioniert das aber doch.

    Zunächst einmal speicherst du die betreffende Webseite im HTML-Format, Beispielsweise im Ordner Downloads.

    Dann startest du dein Word-Programm und rufst die gespeicherte Webseite über den Dialog Datei | Öffnen auf. Da Office Word kein Problem mit der Darstellung von HTML-Dateien hat, wird die Webseite anstandslos angezeigt.

    Nun kannst du das aktuelle Dokument mit der Webseite über den normalen Speicher-Dialog Datei | Speichern unter in einem beliebigen Verzeichnis ablegen. Vergiss dabei aber nicht, das Dateiformat *.docx auszuwählen.

    Hinweis

    Das Speichern von Webseiten im Word-Format klappt allerdings nur mit reinen HTML-Dokumenten reibungslos. Sind Java-Script oder vergleichbare Formatierungen auf der Seite vorhanden, gehen diese bei der Umformatierung verloren.

  • Word: Eingebettete Bilder und Fotos in Top-Qualität wieder exportieren

    Bekommen Sie per Mail auch häufiger Word-Dateien mit eingebetteten Fotos? Auf den ersten Blick ist es recht bequem, alle Fotos statt als separate Anhänge kompakt in einer einzigen Word-Datei zu bekommen. Oft möchte man die Fotos jedoch weiterverwenden und zum Beispiel als Desktop-Hintergrund einbinden. Das ist gar nicht so einfach wie es sich anhört. Denn wenn Word-Fotos in die Zwischenablage kopiert und dann in ein Grafikprogramm eingefügt werden, geht’s mit der Bildqualität rapide bergab. Besser ist folgender Trick: Exportieren Sie das Word-Dokument als Webseite. Der Export als HTML-Seite sorgt dafür, dass die eingebetteten Bilder in Top-Qualität und als separate Bilddateien vorliegen.

    Word-Bilder als HTML exportieren

    Um alle in ein Word-Dokument eingebetteten Fotos in maximaler Qualität zu exportieren, gehen Sie wie folgt vor:

    1. Rufen Sie den Befehl „Datei | Speicher unter“ auf.

    2. Wählen Sie den Speicherordner und im Feld „Dateityp“ den Eintrag „Webseite (*.htm; *.html)“.

    word-bilder-exportieren-als-html

    3. Beim Klick auf „Speichern“ macht Word aus dem Dokument eine HTML-Webseite und speichert jedes eingebundene Bild als separate JPG-Datei. Die Bilder finden Sie im Unterordner mit der Endung „-Dateien“. Lautet der Name der Word-Datei zum Beispiel „Urlaub.docx“, heißt der Bilderordner „Urlaub-Dateien“.

    word-bilder-exportieren-als-html-2

    Am wichtigsten dabei: Jedes eingebettete Foto liegt einmal in geringer und einmal in Maximalauflösung vor. Um herauszufinden, unter welchem Dateinamen sich die Top-Bilder verstecken, klicken Sie im Explorer auf die JPG-Datei. Im kleinen Infofenster zeigt Windows Größe und Abmessungen der Fotos. Das jeweils größere Foto können Sie dann zum Beispiel als Windows-Hintergrund einrichten oder in den Ordner „Eigene Bilder“ kopieren.

    word-bilder-exportieren-als-html-3

  • Microsoft Office 2013: Dropbox und Google Drive als Speicherort ins Speichern-Dialogfenster einbauen

    Office-Dateien können Sie nicht nur lokal auf dem eigenen Rechner, sondern auch in der Cloud speichern. Leider nur in der Microsoft-Cloud. In den Speichern-Dialogfenstern von Office 2013 haben Sie lediglich die Möglichkeit, die Datei in Microsofts Cloudsystem „SkyDrive“ zu speichern. Wer Office-Dateien lieber in die Dropbox oder bei Google Drive ablegen möchte, kann mit zwei simplen Skripten die „Speichern unter“ Speicherorte ergänzen.

    Dropbox in Office 2013 einbauen

    Um den eigenen Dropbox-Ordner als Speicherort in Office 2013 einzubauen, gehen Sie wie folgt vor:

    1. Schließen Sie alle Office-Anwendungen.

    2. Laden Sie von der Webseite

    sumtips.com/2012/12/add-dropbox-as-a-cloud-storage-service-in-office-2013.html

    das Script „dropbox_service_add.bat“ herunter, und führen Sie es aus.

    google-drive-dropbox-als-speicherort-in-office-2013-einfuegen-einbauen-skript

    3. Das Skript startet in einem schwarzen Terminalfenster. Hier drücken Sie eine beliebige Taste, um fortzufahren. Danach geben Sie den Pfad zu Ihrem Dropbox-Ordner ein und drücken [Return].

    google-drive-dropbox-als-speicherort-in-office-2013-einfuegen-einbauen-skript-2

    Am einfachsten geht’s, wenn Sie den Pfad kopieren und einfügen. Dazu starten Sie den Explorer und öffnen den Dropbox-Ordner, meist „C:Benutzer<Benutzername>Dropbox“. Dann klicken Sie in der Symbolleiste auf das Icon links neben der Pfadangabe, um den korrekten Pfad anzuzeigen. Anschließend klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Markierung und rufen den Befehl „Kopieren“ auf. Im Terminalfenster reicht dann ein Rechtsklick und der Aufruf des Befehls „Einfügen“, um den kopierten Pfad einzufügen.

    google-drive-dropbox-als-speicherort-in-office-2013-einfuegen-einbauen-skript-3

    4. Das Skript fügt anschließend die passenden Registrierschlüssel in die Registrierdatenbank ein, damit beim nächsten Aufruf des „Speichern unter“-Befehls in einer beliebigen Office-Anwendung auch Dropbox als Speicherort angeboten wird. Im Dialogfenster „Speichern unter“ müssen Sie mit „Ort hinzufügen“ nur noch den neuen Speicherort ergänzen.

    skydrive-google-drive-dropbox-office-speicherort

    Google Drive in Office 2013 einbauen

    Um auch Google Drive als Speicherort zu verwenden, verfahren Sie wie oben. Hier verwenden Sie in Schritt 1 allerdings das Skript „Gdrive_service_add.bat“ von der Webseite

    sumtips.com/2012/12/add-google-drive-as-a-cloud-storage-service-in-office-2013.html

    google-drive-dropbox-als-speicherort-in-office-2013-einfuegen-einbauen-skript-4

    Auch hier wird durch die Eingabe oder das Kopieren und Einfügen des Google-Drive-Ordners Office so eingerichtet, dass alle Office-Anwendungen ab sofort Dateien direkt im Google-Drive-Ordner speichern können.

  • Microsoft Word: Beim Speichern als PDF automatisch ein anklickbares Inhaltsverzeichnis anlegen

    Beim Erstellen umfangreicher PDF-Dokumente per Microsoft Word ist es oftmals vorteilhafter, ein anklickbares Inhaltsverzeichnis zu erstellen. Seit Word 2007 ist das Anlegen von Inhaltsverzeichnissen sehr einfach.

    PDF inklusive anklickbares Inhaltsverzeichnis

    Das Inhaltsverzeichnis wird mit einem zusätzlichen Arbeitsschritt beim Speichern als PDF erzeugt. Dazu werden die Überschriften genutzt. So gehen Sie ab der Version Word 2007 am besten vor:

    1. Öffnen oder erstellen Sie das Word-Dokument, das in das PDF-Format umgewandelt werden soll.

    2. Danach wählen Sie „Datei | Speichern unter“ und legen als Dateityp „PDF“ fest.

    3. Im nächsten Fenster klicken Sie auf „Optionen“ und aktivieren im Unterfenster im Bereich „Nicht druckbare Informationen einschließen“ die Einstellungen „Textmarken erstellen mithilfe von:“ und „Überschriften“. Bestätigen Sie die Eingabe mit „OK“ und speichern das PDF-Dokument im Hauptfenster mit „Veröffentlichen“.

    Sollte im Unterfenster „Optionen“ die Funktion „Textmarken erstellen mithilfe von:“ inaktiv (ausgegraut) sein, dann wurde im Textdokument vergessen, die Überschriften als solche zu formatieren.

    Brechen Sie in diesem Fall die Speicherung ab und kehren Sie zum Text zurück. Markieren Sie dann die Überschriften und wählen im Register „Start“ unter „Formatvorlagen“ das Format „Überschrift 1“.

    Anschließend wiederholen Sie den Speichervorgang wie unter Arbeitsschritt zwei und drei beschrieben.

    4. Das Dokument öffnet sich nun als PDF. Im linken Bereich öffnen Sie mit der Symbolschaltfläche „Lesezeichen“ das Inhaltsverzeichnis im Überschriftenformat. Von hier aus gelangen Sie mit nur einem Klick zur gewünschten Seite.

    Die darüber liegende Symbolschaltfläche mit den zwei Blättern öffnet das Inhaltsverzeichnis als Miniaturvorschau. Auch hier gelangen Sie mit einem Klick zur Seite Ihrer Wahl.

  • Word/Excel 2003: Selbst angelegte Ordner in das Fenster „Speichern unter“ integrieren

    Der Standard-Speicherort für Dokumente ist der Ordner „Eigene Dateien“ bzw. „Dokumente“. Die meisten Nutzer speichern hier und in den Unterordnern alle erstellten Dokumente ab. Das geht einfach und schnell, da dieser Speicherort von Windows bevorzugt angezeigt wird. Nutzen Sie aber eigene Speicherorte, wie zum Beispiel externe Festplatten, Netzwerkserver oder auch USB-Sticks, dann müssen Sie erst umständlich dorthin navigieren. Die selbst angelegten Speicherorte kann man aber ganz einfach in das „Speichern unter“-Menü einbinden. Somit ist der Lieblingsspeicherort ohne große Umwege sofort verfügbar.

    So funktioniert’s:

    1. Starten Sie Word oder Excel 2003, öffnen oder erstellen Sie ein Dokument, und klicken Sie dann in der Menüleiste auf „Datei | Speichern unter“.

    2. Suchen Sie sich nun Ihren Lieblingsspeicherort aus, und markieren Sie ihn mit einem einfachen Mausklick. Danach wählen Sie im Kontextmenü von „Extras“ die Option „Zu meiner Umgebung hinzufügen“.

    3. Nun erscheint der ausgewählte Speicherort am unteren Ende der linken Spalte. Damit Sie bei einem Speichervorgang nicht erst dorthin scrollen müssen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf diesen Ordner und wählen im Kontextmenü „Nach oben“. Wiederholen Sie diesen Arbeitsschritt so oft, bis sich der Ordner an der gewünschten Stelle befindet.

    Ab sofort ist der Lieblingsspeicherort mit einem Klick erreichbar. Haben Sie mehrere Speicherorte die Sie oft nutzen, dann wiederholen Sie einfach die Arbeitsschritte für jeden Ordner.

  • Word, Excel und Powerpoint 2003-2010: So erstellen Sie eine Dokumentenvorschau für eine bessere Unterscheidung im Windows-Explorer

    Bei einer Vielzahl von gespeicherten Office-Dokumenten lässt sich mit der Zeit eine benötigte Datei immer schwerer finden. Selbst wenn man sich an einen Dateinamen erinnert, ruft man manchmal doch das falsche Dokument auf. Daher bietet Office seit der Version 2003 für Word, Excel und Powerpoint die Möglichkeit an, eine Dokumenten-Vorschau gleich mit abzuspeichern. Somit wird bei der Anzeige der Dokumente im Windows-Explorer außer dem Dateinamen auch die Vorschau angezeigt. Diese Ansicht wird auch in dem Ordner „Eigene Bilder“ verwendet.

    Bitte mit Vorschaubildchen

    Beim Speichern von Dokumenten sind nur ein paar zusätzliche Klicks nötig, um die Vorschau zu aktivieren. Die erforderlichen Arbeitsschritte werden hier anhand eines Word-Dokumentes beschrieben. Diese sind jedoch für Excel, sowie für Powerpoint identisch. So geht’s bei Word:

    1. Starten Sie Word, und rufen Sie eine Datei Ihrer Wahl auf, oder Sie erstellen ein neues Dokument.

    2. Bei Word 2003 klicken Sie in der Menüleiste auf „Datei | Eigenschaften“.

    3. Im Dialogfenster „Eigenschaften“ wählen Sie die Registerkarte „Zusammenfassung“ und aktivieren ganz unten im Fenster die Option „Vorschaugrafik speichern“, indem Sie das Häkchen in die Checkbox setzen. Mit „OK“ bestätigen Sie die Einstellungsänderung.

    4. Um die Änderung im Dokument zu speichern, klicken Sie abschließend auf „Datei | Speichern“ oder bei Neuerstellung eines Dokuments auf „Datei | Speichern unter“.

    Bei den Versionen 2007 und 2010 ist die Dokumentenvorschau bereits Speichervorgang integriert. Im geöffneten Dokument wählen Sie einfach nur „Datei | Speichern unter“ und aktivieren ganz unten die Option „Miniatur speichern“.

    Nun wird im Windows-Explorer die Vorschau automatisch angezeigt. Achten Sie aber darauf, dass bei der Ansichtsoption des Explorers die Einstellung „Große Symbole“, beziehungsweise bei Office 2003 „Minaturansicht“ aktiviert ist.

    Hinweis: Wer das Office-Paket 2007 oder 2010 in Kombination mit Windows XP nutzt, wird die in Arbeitsschritt 4 beschriebene Funktion „Miniatur speichern“ nicht finden. Hier ist der Weg ähnlich wie beim Office Paket 2003:

    Bei geöffnetem Dokument klicken Sie auf „Datei“, ganz rechts auf „Eigenschaften | Erweiterte Eigenschaften“ und es erscheint das gleiche Dialogfenster wie in Arbeitsschritt 3.

  • Excel-Dateien reparieren: Defekte Excel-Tabellen öffnen und wiederherstellen

    Das XLS- und XLSX-Format der Tabellenkalkulation Excel ist recht robust. Defekte Dateien kommen nur selten vor. Mitunter gibt es aber doch die eine oder andere Excel-Datei, die sich nicht mehr öffnen lässt oder beim Öffnen nur Fehlermeldungen produziert. In solchen Fällen helfen zwei Tricks.

    Excel kennt zwei bewärte Möglichkeiten, um defekte Excel-Dateien wieder zu öffnen oder zumindest an den Inhalt der störrischen Dateien zu gelangen:

    Methode 1: Der HTML-Trick

    Falls sich die Datei noch irgendwie öffnen lässt, können Sie die darin gespeicherten Daten herausfiltern, indem Sie die Tabelle im HTML-Format speichern. Das geht mit dem Befehl „Speichern unter“ und  dem Dateityp „Webseite“ bzw. „Einzelnes Webarchiv“.

    Bei der Umwandlung ins HTML-Format werden die reinen Tabellendaten gefiltet und lassen sich danach meist problemlos wieder öffnen. Klappt die Rettung, speichern Sie die fehlerfreie HTML-Datei unter einem anderen Namen wieder im Excel-Format.

    Methode 2:  Der Excel-Viewer

    Sollte die Datentrettung mit dem HTML-/Webseiten-Trick nicht funktioniert, öffnen Sie die defekte Excel-Datei  mit dem kostenlosen Excel-Viewer oder der Textverarbeitung Word. Beim Öffnen im Viewer oder in Word verlieren Sie zwar alle Formeln; dafür bleiben zumindest die Tabellenwerte unverändert erhalten.

    Excel Viewer Download: Den Excel-Viewer zum Öffnen beschädigter Excel-Dateien erhalten Sie kostenlos auf der folgenden Webseite:

    http://www.microsoft.com/downloadS/details.aspx?displaylang=de&FamilyID=1cd6acf9-ce06-4e1c-8dcf-f33f669dbc3a

  • Outlook: Tricks bei der Eingabe neuer Kontakte und Adresse

    Wie hieß noch …? Wo wohnt noch ´mal …? Wie kann ich … per Fax erreichen? Diese und ähnliche Fragen beantwortet die Kontaktliste von Microsoft Outlook – die zentrale Anlaufstelle für alle privaten und geschäftlichen Adressen. Damit die Eingabe neuer Kontakte nicht zur Sisyphusarbeit ausartet, stellt Ihnen Outlook einige nützliche Funktionen zur Verfügung, die das Eingeben neuer Adressen zum Vergnügen machen.

    Firmen-Mitarbeiter blitzschnell erfassen

    Ein neuer Kontakt ist schnell erstellt: Über den Menübefehl „Datei -> Neu -> Kontakt“ blenden Sie ein neues Kontakt-Dialogfenster ein und können direkt mit der Eingabe beginnen. Der Clou: Möchten Sie einen neuen Mitarbeiter einer Firma einfügen, die Sie bereits erfaßt haben, brauchen Sie die Firmendaten nicht erneut einzugeben. Statt dessen klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf den bereits bestehenden Firmenkontakt und wählen aus dem Kontextmenü den Befehl „Neuer Kontakt in dieser Firma“. Die Firmeninformationen trägt Outlook für Sie bereits ein; Sie brauchen lediglich die individuellen Daten des Mitarbeiters zu erfassen. Das spart nicht nur Zeit, sondern verhindert auch Tippfehler und Redundanzen.

    Besonders einfach gestaltet sich die Eingabe des Namens und der Adresse. Geben Sie den Namen der Kontaktperson einfach in das Feld neben der Schaltfläche „Voller Name“ ein, zum Beispiel in der Form „Frau Dr. Marianne Schröder“. Sie können auch zwei Namen eingeben und durch das Kaufmanns-Und (&) trennen, etwa „Marianne & Michael Schröder“.

    Der Clou: Outlook ordnet die Eingabe automatisch den internen Feldern für Anrede, Vorname und Nachnahme zu. Gleiches gilt für die Adresse: Auch hier brauchen Sie sich keine Sorge um die internen Felder für Straße und Ort zu machen. Tragen Sie die Adresse einfach wie gewohnt in das Eingabefeld ein, Outlook sorgt wie von Geisterhand für die richtige Zuordnung. Wünschen Sie dennoch eine manuelle Zuordnung der Datenfelder, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche „Voller Name“ bzw. „Adresse“.

    Kleinbuchstaben erwünscht?

    Wenn Sie den Namen eines Kontakts, einer Firma oder eine übliche Berufsbezeichnung in Kleinbuchstaben eingeben, wandelt Outlook den ersten Buchstaben jedes Wortes automatisch in einen Großbuchstaben um. Möchten Sie die Kleinschreibung beibehalten, setzen Sie den Namen in einfache Anführungszeichen, zum Beispiel in der Form ‘up2day gmbh’.

    Ihr Wunsch ist Outlook Befehl

    Besonders interessant ist das Listenfeld „Speichern unter“. Hier bestimmt Outlook zunächst automatisch, wo der neue Kontakt in der Kontaktliste auftauchen soll. Standardmäßig richtet sich Outlook an den Nachnamen der Kontaktperson. Sie können aber auch eine andere Einsortierung wählen, indem Sie das Listenfeld öffnen und das gewünschte Kriterium angeben. Haben Sie beispielsweise einen Firmennamen eingetragen, können Sie den Kontakt unterhalb der Firma eingliedern. Der Vorteil: Alle Personen der Firma tauchen in der Kontaktliste untereinander auf. Doch Vorsicht: Wenn Sie den Namen unter dem Firmennamen speichern, können Sie ihn nur unter dem Firmennamen auffinden; den Nachnamen der Kontaktperson suchen Sie in der Kontaktliste vergeblich. Firmennamen, die mit einem Artikel beginnen, zum Beispiel „)Die Tomatenfabrik“, ordnet Outlook übrigens automatisch unter dem nächsten Wort des Namens ein, etwa „Tomatenfabrik, Die“.