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Google Docs unterwegs offline bearbeiten

Google Docs, das Tool zum Bearbeiten und Erstellen von Dokumenten, ist schon eine tolle Sache. Unterwegs lässt sich so die Arbeitszeit sinnvoll nutzen und die Korrespondenz ist erledigt, wenn man am Ziel ankommt. Doch leider ist nicht überall der Aufbau einer stabilen Internetverbindung möglich. Glücklicherweise enthält Google Docs eine Offline-Funktion, die standardmäßig aber deaktiviert ist. 

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Dokumente mit dem Handy oder Tablet scannen und auf Google Drive hochladen

Die Idealvorstellung vom komplett papierlosen Büro wird wohl noch eine ganze Weile auf sich warten lassen. Vieles lässt sich zwar schon jetzt elektronisch erledigen, aber doch nicht alles. Insbesondere dann, wenn man unterwegs ist und auf wichtige Dokumente stößt, die es zu bearbeiten und zu digitalisieren gilt. Man muß die Dokumente kopieren (lassen) und sie am besten direkt per Fax in die Firma senden. Mit einem Tablet oder einem Smartphone und der App Google Drive geht das aber wesentlich einfacher und vor allem viel schneller.

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Google Drive: Vor kurzem bearbeitete Dateien auf einen Blick erkennen

Kürzlich berichteten wir in einem Artikel über eine Benachrichtigungsfunktion per E-Mail im Programm Google Tabellen. Diese zuschaltbare Funktion benachrichtigt dich sobald eine Tabelle bearbeitet wurde. Leider fehlt in Google Docs und Google Präsentationen diese Option. Daher muss man sich derzeit die kürzlich geänderten Dateien manuell anzeigen lassen.

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Google Tabellen: Lass´dich benachrichtigen, sobald eine Tabelle bearbeitet wurde

In Team-Arbeit erstellte und zu bearbeitende Tabellen setzt man nicht selten auf das Online-Tool Google Tabellen. Es benötigt keine zusätzlichen Tools, die man vorher herunterladen muss. Außerdem kann man mit mehreren gleichzeitig an einer Tabelle arbeiten. Abgesehen von der reichhaltigen Palette nützlicher Bearbeitungstools, enthält Google Tabellen auch noch eine Benachrichtigungsfunktion. Sie sendet eine E-Mail an dich, wenn eine Änderung vorgenommen wurde.

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Google Docs: Eigene Schriftformate für den Standard-Text festlegen

Wie bei anderen Textverarbeitungsprogrammen auch, kann bei Google Docs die Schriftart eines Textes individuell angepasst werden. Egal wie groß, ob Fettschrift oder Kursiv, unterstrichen oder farbig. Vieles ist möglich. Standardmäßig sind neue Dokumente bei Google Docs im Textformat Arial, Schriftgröße 11 angelegt. Du kannst aber auch andere Schriftformate als persönlichen Standard definieren.

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Google Docs: Mit der Funktion „Format übertragen“ Texte gleichmäßig formatieren

Aus Word oder dem OpenOfficeWriter kennt man ja schon das Problem ungleichmäßig formatierter Textpassagen. Die Ursachen sind meist versehentlich geänderte Schriftgrößen, -farben, Fettschrift oder einfach nur das Einfügen von Texten anderer Dateien. Egal welcher Grund auch vorliegt, mit der Pinselschaltfläche von Word oder dem OpenOfficeWriter lässt sich das richtige Format einfach auf die anderen Textstellen übertragen. Diese Funktion ist aber auch in Google Docs vorhanden und funktioniert genauso wie die in den Konkurrenzprodukten.

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Word-Tabellen: Mehrere neue Zeilen in Tabellen einfügen

Zum Einfügen einer neuen Zeile innerhalb einer Word-Tabelle gibt es mehrere Möglichkeiten. Entweder fügen Sie die Einfügemarke in die letzte Tabellenzelle und drücken die [Tab]-Taste. Oder Sie klicken in der Symbolleiste für die Tabellentools auf die Schaltfläche Darunter einfügen. Sollen gleich mehrere neue Zeilen eingefügt werden, artet das aber schnell in eine Klickorgie aus. Dabei gibt’s einen simple Tricks, um in einem Rutsch gleich mehrere neuen Tabellenzeilen einzufügen.

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Excel: Fehler verstecken und unsichtbar machen

Bei der Arbeit mit Tabellen und Formeln lassen sich Fehlermeldungen nicht immer vermeiden. In Umsatzstatistiken kommt es zum Beispiel häufig zum Fehler „#DIV0!“ (Division durch Null), sobald in einer Zeile der Gesamtumsatz durch Null Verkäufe geteilt wird. Der Fehler selbst ist nicht weiter tragisch, stört aber die Optik der Tabelle. Es geht auch schöner. Soll die Tabelle trotz Fehlermeldungen einen aufgeräumten Eindruck hinterlassen, verstecken Sie die Meldungen einfach.

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