Wenn du Google Docs für die Erstellung von Texten nutzt und für diese Themen auch Web-Recherchen durchführst, dann solltest du die sehr praktische Kontext-Suche kennen.
Sie erspart dir nicht nur die Websuche in separaten Tabs, sondern ermöglicht auch eine auf dein Dokument abgestimmte Websuche.
Öffne das betreffende Dokument, klicke unten rechts auf den Button mit dem weißen Stern, und dann auf die Option Erkunden. In einer Seitenleiste analysiert Google automatisch die relevanten Begriffe in deinem Dokument und stellt sie als Kontextsuche dar.
So erhältst du beispielsweise schnellen Zugriff auf passende Bilder, Wikipedia-Einträge oder Daten von Personen, die du anschließend direkt mit deinem Mauszeiger in das Dokument ziehen kannst.
Google Docs, das Tool zum Bearbeiten und Erstellen von Dokumenten, ist schon eine tolle Sache. Unterwegs lässt sich so die Arbeitszeit sinnvoll nutzen und die Korrespondenz ist erledigt, wenn man am Ziel ankommt. Doch leider ist nicht überall der Aufbau einer stabilen Internetverbindung möglich. Glücklicherweise enthält Google Docs eine Offline-Funktion, die standardmäßig aber deaktiviert ist.
Zum Einschalten der Offline-Funktion rufst du in deinem Browser, zum Beispiel dem Chrome, Google Docs auf und meldest dich mit deinen Zugangsdaten an.
Oben links klickst du auf das Drei-Balken-Icon und öffnest die Einstellungen. Anschließend aktivierst du den Schalter der Offline-Funktion und bestätigst die Änderung mit OK.
In den Dokumenten die offline verfügbar sein sollen, klickst du auf das Drei-Punkte-Symbol und aktivierst dann die Option Offline verfügbar. Nun lassen sich die Dokumente offline bearbeiten und lokal auf dem Notebook speichern.
Wenn zu einem späteren Zeitpunkt wieder eine Internetverbindung besteht, werden die Dokumente synchronisiert.
Hinweis
Google Docs offline ist auf 4000 Dokumente oder maximal fünf Gigabyte beschränkt. Je nachdem, welcher Fall zuerst eintritt.
Fast überall in Europa ist kostenloses WLAN möglich. In Deutschland ist das leider nur sehr eingeschränkt möglich. Daher ist die Bearbeitung von Online-Dokumenten in Google Drive nicht so ohne weiteres möglich. Dazu müssen sie zuerst für eine Offline-Bearbeitung freigegeben werden.
Du rufst im Chrome-Browser die Webseite http://docs.google.com auf und meldest dich mit deinen Zugangsdaten an. Dann klickst du oben links auf das Menü-Icon und anschließend auf Einstellungen.
Im nächsten Bildschirm schaltest du dann die Offline-Bearbeitung ein…
…oder wieder aus.
Nach der Deaktivierung des Offline-Modus werden vom betreffenden Computer alle Kopien der Google-Dokumente entfernt. Die in der Cloud befindlichen Dateien werden aber nicht gelöscht.
Die Idealvorstellung vom komplett papierlosen Büro wird wohl noch eine ganze Weile auf sich warten lassen. Vieles lässt sich zwar schon jetzt elektronisch erledigen, aber doch nicht alles. Insbesondere dann, wenn man unterwegs ist und auf wichtige Dokumente stößt, die es zu bearbeiten und zu digitalisieren gilt. Man muß die Dokumente kopieren (lassen) und sie am besten direkt per Fax in die Firma senden. Mit einem Tablet oder einem Smartphone und der App Google Drive geht das aber wesentlich einfacher und vor allem viel schneller.
Google Drive enthält eine Funktion mit der Dokumente gescannt und direkt in die Cloud hochgeladen werden können.
Du startest einfach nur deine App Google Drive und tippst auf den roten Button mit dem Pluszeichen.
Danach wählst du die Option Scannen…
…und drückst auf den Auslöser.
Bevor du das gescannte Dokument zu Google Drive hochlädst, kannst du es mit den Tools in der Kopfzeile noch bearbeiten und auf die richtige Größe zuschneiden.
Mit den Schaltflächen in der Fußzeile (v.l.n.r.) fügst du weitere Seiten hinzu, wiederholst die Aufnahme oder bestätigst den Scan. Mit der Bestätigung wird das Foto automatisch in das PDF-Format konvertiert und in die Cloud hochgeladen.
Anschließend kannst du es wie bei Google Drive üblich, mit anderen Nutzern teilen und/oder weiter bearbeiten.
Kürzlich berichteten wir in einem Artikel über eine Benachrichtigungsfunktion per E-Mail im Programm Google Tabellen. Diese zuschaltbare Funktion benachrichtigt dich sobald eine Tabelle bearbeitet wurde. Leider fehlt in Google Docs und Google Präsentationen diese Option. Daher muss man sich derzeit die kürzlich geänderten Dateien manuell anzeigen lassen.
Dazu wird die Ansicht der Kategorien in Google Drive genutzt. Loggst du dich in dein Google-Drive-Account ein, werden auf der linken Bildschirmseite die verschiedenen Ansichts-Kategorien angezeigt.
Hier findest du neben Google Fotos auch folgende Sortieroptionen:
Markiert – Diese Funktion zeigt auf einen Blick alle mit einem Sternchen versehenen Elemente
Für mich freigegeben – Hier findest du alle Dateien, auf die du Zugriff hast
Zuletzt verwendet – Listet alle Elemente nach Zugriffs-Datum auf. Egal ob von dir selbst oder von anderen Nutzern die auf gemeinsame Dokumente zugegriffen haben.
Verwende die Anzeigeoption Zuletzt verwendet um dir alle kürzlich bearbeiteten Dokumente anzeigen zu lassen.
In Team-Arbeit erstellte und zu bearbeitende Tabellen setzt man nicht selten auf das Online-Tool Google Tabellen. Es benötigt keine zusätzlichen Tools, die man vorher herunterladen muss. Außerdem kann man mit mehreren gleichzeitig an einer Tabelle arbeiten. Abgesehen von der reichhaltigen Palette nützlicher Bearbeitungstools, enthält Google Tabellen auch noch eine Benachrichtigungsfunktion. Sie sendet eine E-Mail an dich, wenn eine Änderung vorgenommen wurde.
Die Benachrichtigungsfunktion ist nicht automatisch aktiv, sie muss über das Register Tools | Benachrichtigungsregeln aktiviert werden.
Im Dialogfenster der Benachrichtigungsregeln festlegen kannst du einstellen wann die Benachrichtigung per E-Mail erfolgen soll.
Im Bereich Benachrichtigung über kannst du auswählen wie oft benachrichtigt werden soll. Falls viele Leute an der Tabelle arbeiten, oder wenn dir eine tägliche Zusammenfassung reicht, dann aktivierst du die Option E-Mail – tägliche Bearbeitung. Andernfalls wählst du E-Mail – sofortige Benachrichtigung aus. Dann nur noch auf Speichern klicken und fertig ist die Hinweis-Funktion!
Fazit:
Sehr nützliche Funktion für zeitkritische Bearbeitungen. Leider gibt es die Hinweis-Funktion nur für Google Tabellen. Die wünschen wir uns auch für Google Docs und Google Präsentationen.
Wie bei anderen Textverarbeitungsprogrammen auch, kann bei Google Docs die Schriftart eines Textes individuell angepasst werden. Egal wie groß, ob Fettschrift oder Kursiv, unterstrichen oder farbig. Vieles ist möglich. Standardmäßig sind neue Dokumente bei Google Docs im Textformat Arial, Schriftgröße 11 angelegt. Du kannst aber auch andere Schriftformate als persönlichen Standard definieren.
Im ersten Schritt erstellst du in Google Docs ein Wort oder einen Satz in deinem gewünschten Format, zum Beispiel Lobster, Größe: 14, Farbe: Lila. Dann klickst du in der Bearbeitungsleiste auf die Schaltfläche Text und im Kontextmenü auf den kleinen Pfeil neben der Option Text. Hier wählst du die Einstellung „Normaler Text“ entsprechend aktualisieren.
Um dein individuelles Schriftformat auch für alle neuen Dokumente als Standardschrift zu definieren, klickst du wieder auf Text | Optionen | Als persönliche Standardstile speichern.
Ab sofort steht der neue Schriftstil als Standard für alle neu erstellten Dokumente fest.
Aus Word oder dem OpenOfficeWriter kennt man ja schon das Problem ungleichmäßig formatierter Textpassagen. Die Ursachen sind meist versehentlich geänderte Schriftgrößen, -farben, Fettschrift oder einfach nur das Einfügen von Texten anderer Dateien. Egal welcher Grund auch vorliegt, mit der Pinselschaltfläche von Word oder dem OpenOfficeWriter lässt sich das richtige Format einfach auf die anderen Textstellen übertragen. Diese Funktion ist aber auch in Google Docs vorhanden und funktioniert genauso wie die in den Konkurrenzprodukten.
Öffne die betreffende Textdatei in Google Docs und markiere die Textstelle deren Format übertragen werden soll. Dann klickst du auf den Button mit der Farbrolle oben links in der Bearbeitungsleiste.
Markiere nun den Text der die neue Formatierung erhalten soll. Die Übertragung des neuen Formats erfolgt automatisch, sobald du die Maustaste nach dem Markierungsvorgang wieder los lässt.
Diese Funktion kannst du in Google Tabellen ebenfalls anwenden.
Zum Einfügen einer neuen Zeile innerhalb einer Word-Tabelle gibt es mehrere Möglichkeiten. Entweder fügen Sie die Einfügemarke in die letzte Tabellenzelle und drücken die [Tab]-Taste. Oder Sie klicken in der Symbolleiste für die Tabellentools auf die Schaltfläche Darunter einfügen. Sollen gleich mehrere neue Zeilen eingefügt werden, artet das aber schnell in eine Klickorgie aus. Dabei gibt’s einen simple Tricks, um in einem Rutsch gleich mehrere neuen Tabellenzeilen einzufügen.
Mehrere Zeilen gleichzeitig einfügen
Um mehrere Zeilen in eine bestehende Word-Tabelle einzufügen, platzieren Sie die Einfügemarke zunächst in die Tabelle und blenden die Symbolleiste für die Tabellentools ein. Bei Word 2013 klicken Sie dazu in der Menüleiste auf Layout. Bei älteren Word-Versionen wählen Sie im Menüband den Befehl Tabellentools | Entwurf.
Dann markieren Sie mit gedrückter Maustaste in der bestehenden Tabelle oberhalb der gewünschten Position so viele Zeilen wie eingefügt werden sollen. Anschließend klicken Sie in der Symbolleiste auf den Button Darunter einfügen. Word fügt anschließend so viele neue Zeilen ein wie zuvor markiert waren.
Alternativ dazu können Sie auch mit der rechten Maustaste auf die Markierung klicken und aus dem Aufklappmenü den Befehl Einfügen | Zeilen unterhalb einfügen oder Zeilen oberhalb einfügen aufrufen. Auch damit lassen sich bequem in einem Rutsch gleich mehrere neue Zeilen in die Word-Tabelle einbauen.
Bei der Arbeit mit Tabellen und Formeln lassen sich Fehlermeldungen nicht immer vermeiden. In Umsatzstatistiken kommt es zum Beispiel häufig zum Fehler „#DIV0!“ (Division durch Null), sobald in einer Zeile der Gesamtumsatz durch Null Verkäufe geteilt wird. Der Fehler selbst ist nicht weiter tragisch, stört aber die Optik der Tabelle. Es geht auch schöner. Soll die Tabelle trotz Fehlermeldungen einen aufgeräumten Eindruck hinterlassen, verstecken Sie die Meldungen einfach.
Fehlermeldungen verstecken
Mit folgenden Schritten machen Sie Fehlermeldungen unsichtbar:
1. Markieren Sie die Zelle, in der Fehlermeldungen unsichtbar werden sollen.
2. Bei Excel bis zur Version 2003 rufen Sie den Befehl „Format | Bedingte Formatierung“ auf und wählen im Listenfeld den Eintrag „Formel ist“.
Bei Excel 2007/2010/2013 klicken Sie auf die Schaltfläche „Bedingte Formatierung“ und dann auf „Neue Regel“. Im folgenden Dialogfenster klicken Sie zusätzlich auf „Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden“.
3. Um sämtliche Fehler zu unterdrücken, geben Sie ins Formelfeld folgende Formel ein:
=ISTFEHLER(D2)
Die Zahl in Klammern gibt die Koordinate der markierten Zelle an, in diesem Beispiel D2. Ersetzen Sie den Beispielwert durch die Zellkoordinate Ihrer Tabelle.
Statt alle Fehler abzufangen, können Sie sich auch gezielt einzelne Fehler beschränken. Hierzu verwenden Sie eine Formel wie
=FEHLER.TYP(D2)=2
In Klammern wird wieder der Zellbezug angegeben. Die Zahl hinter dem Gleichheitszeichen bestimmt, welcher Fehler gemeint ist. Folgende Werte sind möglich:
Fehlerwert
Wert hinter Gleichheitszeichen
#NULL!
1
#DIV/0!
2
#WERT!
3
#BEZUG!
4
#NAME?
5
#NV
7
Sonstiges
#NV
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Formatieren“, und wählen Sie die Schriftfarbe „Weiß“ aus.
5. Schließen Sie die Fenster mit OK. Der Fehler ist zwar intern noch vorhanden; da die Zelle jedoch mit weißer Schrift auf weißem Grund formatiert wird, ist sie unsichtbar.
6. Im letzten Schritt können Sie die bedingte Formatierung auf die übrigen Zellen übertragen, indem Sie zunächst die zuletzt bearbeitete Zelle (mit der bedingten Formatierung) markieren und mit [STRG][C] in die Zwischenablage kopieren.
7. Dann markieren Sie alle Zellen, bei denen Sie die Fehlermeldungen ausblenden möchten und rufen den Befehl „Bearbeiten | Inhalte einfügen“ auf. Bei Excel 2007/2010/2013 klicken Sie auf den kleinen Pfeil unterhalb der „Einfügen“-Schaltfläche und dann auf „Inhalte einfügen“.
8. Im nächsten Fenster wählen Sie die Option „Formate“ und klicken auf OK. Damit wird nur die bedingte Formatierung auf die markierten Zellen übertragen.
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