Tipps, Tricks & Kniffe

Schlagwort: tabellenkalkulation

  • Excel: Spalten und Zeilen per Shortcut einfügen

    Beim Arbeiten mit dem Excel-Programm gehört das Einfügen von Spalten und Zeilen zu den häufigsten Tätigkeiten. Allerdings ist der „normale“ Weg über die Dialogfenster Zellen einfügen für eine flüssige Bearbeitung eher hinderlich. Viel schneller geht das mit Tastenkombinationen.

    Zeilen einfügen

    Zum Einfügen einer oder mehrerer Zeilen, markierst du die betreffende Zeile mit [Umschalt][Leertaste] und fügst mit [Strg][+] oberhalb der Markieung eine weitere Zeile ein. Für mehr Zeilen drückst du die Taste [+] entsprechend oft.

    Spalten einfügen

    Mit der Tastenkombination [Strg][Leertaste] markierst du die betreffende Spalte und fügst rechts neben der Markieren mit [Strg][+] eine oder mehrere Spalte(n) ein.

  • Excel 2016: Unterschiedliche Farben für Diagrammsäulen verwenden

    Für eine Präsentation ist es vorteilhafter, wenn Tabellen als Diagramme dargestellt werden. Standardmäßig verwendet Excel für Balkendiagramme nur eine Farbe für alle Säulen. Um die Übersichtlichkeit zu verbessern, lassen sich diese bei Bedarf unterschiedlich einfärben.

    Dazu öffnest du die Exceltabelle mit dem Diagramm und markierst die Datenreihen. Per Rechtsklick in die Markierung und dem Kontextmenü-Befehl Datenreihen formatieren öffnest du das gleichnahmige Bearbeitungsfenster.

    Anschließend klickst du auf das Icon Füllung (Farbeimer-Icon) und setzt ein Häkchen bei der Option Punktfarbunterscheidung. Diese Änderung wird sofort aktiv und die Säulen erhalten automatisch unterschiedliche Farben.

    Möchtest du die einzelnen Farben trotzdem noch einmal ändern, dann markiere erneut die Zahlenreihen und klicke auf das Stiftsymbol. Im Register Farbe wählst du nun den passenden Farbton aus.

    Auch hier werden die Farbänderungen auf das Balkendiagramm sofort übertragen.

  • Open Office Calc: Korrekte Addition von Stunden durchführen

    Open Office Calc ist mindestens genau so beliebt wie sein Microsoft Pendant Excel. Viele Funktionen, die man von Excel kennt, sind auch hier vorhanden. Mit allen Vor- und Nachteilen. Zum Beispiel beim Zahlenformat Zeit. Möchtest du mit dieser Formatierung eine Stundensummierung durchführen, dann kannst du nur maximal 24 Stunden addieren. Danach fängt Calc wieder bei Null an. Für eine korrekte Addition benötigt man eine benutzerdefinierte Formatierung.

    Bei der Standard-Formatierung Zeit zeigt Calc bei einer Summe von mehr als 24 Stunden nur die Überzähligen an. Im Klartext bedeutet das: Bei 36 Stunden werden lediglich 12 Stunden angezeigt.

    Nur ein benutzerdefiniertes Zahlenformat sorgt hier für die richtige Stundenberechnung.

    Markiere dazu die betreffenden Zellen und klicke mit der rechten Maustaste in die Markierung. Wähle im Kontextmenü die Option Zellen formatieren und rufe im Dialogfenster das Register Zahlen auf.

    Im Bereich Kategorie klickst du auf den Eintrag Benutzerdefiniert, gibst bei Format-Code die Formel [HH]:MM ein und bestätigst die Änderung mit OK.

    Ab sofort führt Open Office Calc die Stundenaddition korrekt durch.

  • Excel: Kommentare als Sprechblasen einfügen

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    Der Kommentar wird in diesem Fall angezeigt, sobald man die betreffende Zelle angeklickt wird. Um den Hinweistext entsprechend zu formatieren, markierst du diese Zelle, rufst im Register Daten den Bereich Datentools | Datenüberprüfung auf und gibst bei Eingabemeldung Titel und Text des gewünschten Kommentars ein.

    Überprüfe noch, ob das Feature Eingabemeldung anzeigen, wenn Zelle ausgewählt wird mit einem Häkchen versehen ist und speichere die Änderungen dann abschließend mit OK.

    Ab sofort wird der Kommentar angezeigt, sobald die Zelle angeklickt wird.

  • Excel: Formeln mit Kommentaren ergänzen

    Werden Excel-Tabellen von mehreren Nutzern bearbeitet, dann kann es nützlich sein, wenn Zellen mit Formeln durch Kommentare erklärt werden. Excel bietet zu diesem Zweck eine überraschend einfache Lösung an.

    Der Kommentar wird in der betreffenden Zelle einfach hinter der Formel eingefügt und ist nur dann sichtbar, wenn die Zelle zur Bearbeitung angeklickt wird.

    Um den Kommentar einzufügen, tippst du zuerst die Formel ein. Anschließend folgt ein Leerschritt und der Parameter +N gefolgt vom Kommentar, der in Klammern und Anführungszeichen stehen muss.

    In der Praxis sollte das Ganze wie folgt aussehen:

    =NETTOARBEITSTAGE(A4;B4) +N(„Start- und Enddatum angeben“)

    Der Kommentar inklusive dem +N ist nur in der Bearbeitungszeile sichtbar, wenn die Zelle angeklickt wird. In der Tabelle selbst und auch in einem Ausdruck bleibt er unsichtbar. Die Formel und das Ergebnis werden natürlich nicht beeinträchtigt.

    Teste das ganze einfach mal, indem du die obige Formel kopierst und in eine Excel-Zelle einfügst.

  • Excel: Erledigte Tabelleneinträge durch ein Häkchen blitzschnell markieren

    In einer Excel-Tabelle erledigte Einträge zu markieren, dient der Übersichtlichkeit und dem effizienten Einsatz von Arbeitszeit. Das einfachste Mittel ist das Setzen eines Häkchens hinter oder vor den betreffenden Tabelleneintrag. Die bekannteste Quelle für einen Haken ist die Zeichentabelle (Charmap), die sich aber recht umständlich öffnen lässt. Viel schneller und vor allem komfortabler ist die folgende Variante.

    Am besten, du verwendest eine ganze Spalte, um dort die Check-Häkchen einzugeben. Markiere nun die betreffenden Zellen (oder gleich die ganze Spalte). Dann wählst du im Register Start die Schriftart Malett aus.

    Um einen Tabelleneintrag als Erledigt zu markieren, tippst du in die soeben formatierte Zelle einfach den Buchstaben a ein. Die Schriftart Malett wandelt es automatisch in ein kleines Häkchen um.

    Dieser Trick funktioniert übrigens auch mit Open Office Calc, der kostenlosen Alternative zu Microsoft´s Office.

  • Excel: Blitzschnelles Einfügen von Datum und Uhrzeit

    Wer in Excel-Tabellen die aktuelle Uhrzeit und/oder das Datum eingeben möchte, kann dies natürlich über eine Formel erreichen. Aber auch über eine Tastenkombination.

    Welche Variante zum Einsatz kommen soll, hängt davon ab, ob sich die Anzeige dynamisch verändern soll. Wird das Datum mit Hilfe einer Formel erzeugt, dann zeigt Excel das derzeit gültige Datum an.

    Die Formeln für Datum und Uhrzeit findest du im Register Formeln. Einfach nur die Zelle markieren, in die das Datum eingetragen werden soll und über die Schaltfläche Datum u. Uhrzeit das passende Format auswählen.

    Für die Dokumentation wann eine Tabelle erstellt wurde, taugt diese Variante nicht. Man müsste dazu die Formel in der betreffenden Zelle auflösen, damit der reine Zahlenwert übrig bleibt.

    Da dies aber recht umständlich ist, kannst du für die statische Datumsanzeige  am besten die Tastenkombination [Strg][.] nutzen. Um die Uhrzeit einzutragen, verwendest du den Shortcut [Strg][Umschalt][.].

    Ob eine Formel für die Datums- und Zeitanzeige verantwortlich ist, kann man einfach überprüfen. Wenn du die betreffende Zelle anklickst, wird im Textfeld oberhalb des Arbeitsblattes die Formel =Jetzt() oder =Heute() eingeblendet.

  • Excel: Nicht benötigte Spalten aus- und wieder einblenden

    Bei der Arbeit mit dem Tabellenprogramm Excel werden nicht immer alle Spalten einer Tabelle benötigt. Insbesondere dann wenn sie immer komplexer wird, wirkt eine Tabelle schnell unübersichtlich. Für eine Präsentation lassen sich weniger wichtige Spalten schnell und problemlos ausblenden.

    Dazu startest du dein Excel-Programm und öffnest die betreffende Tabelle. Markiere dann die Spalte(n), die nicht angezeigt werden soll(en).

    Klicke anschließend im Register Start auf die Schaltfläche Format, die sich in der Gruppe Zellen befindet. Im Aufklappmenü wählst du dann die Optionen Ausblenden & Einblenden | Spalten ausblenden aus.

    Damit sind die ausgewählten Spalten versteckt. Rechenoperationen und Formeln werden dadurch natürlich nicht beeinträchtigt.

    Zum Einblenden der Spalten markierst du die gesamte Tabelle mit der Tastenkombination [Strg][A] und wiederholst die obigen Arbeitsschritte. Dann wählst du im Aufklappmenü die entsprechende Option Spalten einblenden aus.

  • In Excel-Tabellen blitzschnell doppelte Werte herausfiltern

    Wer oft mit Excel arbeitet, der hat bestimmt schon des öfteren doppelte Werte eingegeben, die nicht beabsichtigt waren. Das daraus falsche Ergebnisse resultieren können, ist wohl jedem klar. Damit aber eine abschließende Kontrolle nicht zu zeitaufwendig wird, kann man sich mit drei Mausklicks alle doppelten Werte auf einen Schlag anzeigen lassen.

    Starte Office Excel und rufe das betreffende Tabellenblatt auf. Dann markierst du den gewünschten Tabellenbereich oder direkt das gesamte Dokument.

    Auf der Registerkarte Start klickst du in der Gruppe Formatvorlagen auf Bedingte Formatierung | Regeln zum Hervorheben von Zellen | Doppelte Werte. In der folgenden Dialogbox können bei Bedarf noch ein paar Einstellungen vorgenommen werden. Mit dem letzten Klick auf OK filtert Excel alle doppelten Einträge aus der Tabelle heraus und markiert sie mit der zuvor eingestellten Farbe.

    Damit ist eine Abschlusskontrolle wesentlich einfacher durchgeführt, die zudem auch noch wertvolle Zeit spart.

    Hinweis

    Doppelte Werte werden nicht nur in Form von Zahlen herausgefiltert, gleiche Texte werden ebenfalls erkannt und angezeigt.

  • Microsoft Excel: Funktionen der Status-Leiste hinzufügen oder entfernen

    Wird Excel gestartet, erscheint am unteren Bildschirmende die Statuszeile. Meist steht dort an erster Stelle der Status Bereit. Dieser ändert sich, sobald in der aktiven Zelle Tastatureingaben vorgenommen werden. Das ist aber nicht alles, was die Statuszeile kann. Hier können viele unterschiedliche Informationen und Features ein- und auch wieder ausgeblendet werden.

    Auf den ersten Blick ist die Statusleiste unspektakulär. Individuell angepasst, kann sie aber eine prima Informationsquelle sein. Außerdem können ein paar kleine Tools, wie Schaltflächen für Makro-Aufzeichnungen oder den Zoom-Schieberegler, angeheftet werden.

    Insgesamt stehen über 20 Funktionen zur Verfügung. Die Anzahl ist aber von Office-Version zu Office-Version unterschiedlich. Bei Excel 2007 sind es 22 Features, bei Excel 2016 sind es aber schon 25 Stück.

    Zu den bereits standardmäßig aktivierten Modi gehören unter anderem der Zellenmodus, die Caps-Lock-Anzeige (Feststelltaste), Überschreibmodus, Seitenzahl und die Blitzvorschau für leere und geänderte Zellen.

    Ein separater Schalter für eine Anpassung der Statusleiste fehlt leider. Dadurch werden wohl die wenigsten Nutzer eine individuelle Einstellung vorgenommen haben. Der Trick heißt Rechtsklick-Menü. Einfach mit der rechten Maustaste anklicken und die gewünschte Option aus- oder abwählen. Das ist das ganze Geheimnis.

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