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Arbeitszeiten und Überstunden mit Excel blitzschnell dokumentieren

Für die Dokumentation von Arbeitszeiten ist das Office-Tool Excel am besten geeignet. Hier lassen sich durch Verwendung verschiedener Formeln die Arbeitszeiten, Über- und Minusstunden schnell errechnen. In früheren Artikeln haben wir auch schon über das Rechnen mit Uhrzeiten zur Zeiterfassung berichtet.  Wenn deine Zeit es nicht erlaubt, sich mit Formeln und Gliederung der Tabelle zu befassen, dann gibt es auch eine fertige Lösung.

Die passende Vorlage verwenden

Mit der richtigen Vorlage geht die Erfassung von Arbeitszeiten dann wesentlich schneller. Einen professionellen Überstundenrechner (Arbeitszeitnachweis) findest du auf der Webseite Kostenlose-office-vorlagen.de.

Nur noch Arbeitszeiten eintragen

Die Bedienung der Vorlage für die Arbeitszeiten ist sehr übersichtlich strukturiert. Im Bereich Monat tippst du das aktuelle Monatsdatum, zum Beispiel 01.12.2017 (für Dezember 2017) ein und erfasst anschließend im Feld Soll-Stunden die tägliche Regel-Arbeitszeit im Format 08:00.

Die Tagesdaten sowie die Wochentage werden automatisch in die Tabelle eingefügt. Du musst dann nur noch den Arbeitsbeginn und das -ende, sowie die Pausenzeiten eintippen.

Durch die bereits hinterlegten Formeln werden Überstunden und Minusstunden automatisch berechnet und können in den Spalten G und H abgelesen werden.

Ganz unten werden alle Zeiten addiert und gegeneinander aufgerechnet. Zuzüglich enthält die Vorlage auch Unterschriften-Felder für Arbeitnehmer und Vorgesetzten.

Fazit:

Die Vorlage erspart jedem Arbeitnehmer viel Arbeit. Sie ist mit Excel ab Office-Version 2010 kompatibel und funktioniert auch mit Open Office Calc.

Tipp:

Auf der Webseite des Anbieters befinden sich neben dem Überstundenrechner noch weitere, interessante Vorlagen. Darunter befinden auch ein Haushaltsbuch, ein Kassenbuch oder ein Haushaltsbuch für Wohngemeinschaften.

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Excel Hardware & Software Office

Excel: Rechnen mit Uhrzeiten

Das Office-Tabellenprogramm Excel ist auch in der Lage, Zeitspannen jeder Art zu berechnen. Hierzu sind eigentlich nur zwei Voraussetzungen erforderlich. Zum Einen musst du auf eine bestimmte Schreibweise achten, zum Zweiten müssen die betreffenden Zellen die richtige Formatierung haben. Und so funktioniert es:

Richtiges Zahlenformat einstellen

Um beispielsweise einen Arbeitszeitnachweis auszurechnen, markierst du die benötigten Zellen. Dann klickst du im Register Start auf die Schaltfläche mit den Zahlenformaten, die sich in der Gruppe Zahl des Menübandes befindet. Mit dem Eintrag Weitere Zahlenformate öffnet sich das Dialogfenster Zellen formatieren. Lege in der Kategorie Uhrzeit nun den für deine Zwecke geeigneten Typ fest.

Auf die exakte Schreibweise achten

Excel erkennt eine eingegebene Zahl nur dann als Uhrzeit, wenn sie im Format Stunden:Minuten eingetippt wird. Eine beispielhafte Zeitspanne von 9 Stunden und 38 Minuten werden bei Excel als 9:38 abgebildet. Auf diese Weise werden auch die Uhrzeiten auf Digitaluhren angezeigt.

Für eine sekundengenaue Zeitberechnung tippst du nach diesem Vorbild 9:38:22 ein. Natürlich musst du dann auch das Zellenformat entsprechend ändern.

Im Anschluss kannst du nun deine gewünschte Rechenoperation, z. B. die Addition der Arbeitsstunden, durchführen.

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Windows 10: Die Systemzeit permanent von der Atomuhr beziehen

Die Systemzeit bezieht ein Windows-Rechner standardmäßig von einem entsprechenden Microsoft Internet-Zeitserver (time.windows.com) und synchronisiert die Uhrzeit einmal pro Woche. Kommt es bei dem voreingestellten Zeitserver zu Problemen, dann kann die Uhrzeit auf dem eigenen Rechner schon mal falsch angezeigt werden. Aber man kann ja auch die Atomuhr als Bezugsquelle für die Systemzeit verwenden. Die weicht zwar auch etwas ab, aber mit einer Sekunde pro eine Million Jahre kann man gut leben.

Zeitserver der PTB-Atomuhr

Um den Internet-Zeitserver zu ändern, öffnest du per Rechtsklick auf den Startbutton das Poweruser-Menü und startest die Systemsteuerung. Danach klickst du auf Zeit, Sprache und Region | Datum und Uhrzeit.

In der Dialogbox Datum und Uhrzeit wechselst du in das Register Internetzeit und klickst auf den Button Einstellungen ändern. Im nächsten Dialogfenster gibst du im Server-Feld ptbtime1.ptb.de ein und klickst auf Jetzt aktualisieren. Gegebenenfalls musst du erneut auf diese Schaltfläche klicken, wenn eine Fehlermeldung erscheinen sollte.

Bei einer erfolgreichen Synchronisierung erfolgt eine entsprechende Statusmeldung. Dann bestätige den Vorgang mit OK, damit der neue Zeitserver gespeichert wird.

Synchronisierungsintervall ändern

Nachdem du den Internet-Zeitserver erfolgreich geändert hast, wird dein PC die Zeiteinstellung mit der Atomuhr trotzdem nur einmal pro Woche aktualisieren. Dieser wird bei Bedarf über die Registry geändert.

Dazu rufst du im Registrierungseditor folgenden Schlüssel auf:

HKEY_LOCAL_MACHINE\SYSTEM\ControlSet001\Services\W32Time\TimeProviders\NtpClient

Dann öffnest du im rechten Anzeigebereich den Eintrag SpecialPollInterval mit einem Doppelklick. Im Bereich Basis aktivierst du die Einstellung Dezimal und gibst im Feld Wert zum Beispiel 86400 ein. Mit OK speicherst du die Änderung. Der Wert 86400 steht für die tägliche Aktualisierung (24 Std. = 86400 Sek.).

Der Standardwert 604800 bezeichnet den wöchentlichen Intervall von sieben Tagen in Sekunden. Normalerweise reicht eine tägliche Synchronisierung vollkommen aus. Man kann aber auch zweimal pro Tag die Zeit überprüfen lassen. Gib dann einfach den Wert 43200 ein.

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Excel Hardware & Software Office

Excel ab Version 2010: Für ein beliebiges Datum blitzschnell die richtige Kalenderwoche herausfinden

In fast jedem (analogen) Kalender sind auch die Kalenderwochen eingetragen. Die Crux ist aber, das die Wenigsten einen solchen Kalender in Papierform haben. Auch ein Klick auf die Datums- und Uhrzeit-Anzeige in der Taskleiste des Computers bringt meist keine Klarheit. Aber über Excel lässt sich blitzschnell die richtige Kalenderwoche zu einem beliebigen Datum ermitteln.

Um eine Kalenderwoche zu berechnen, startest du Excel und tippst in eine beliebige Zelle (z. B. B5) das gewünschte Datum ein.

Anschließend gibst du in eine andere, beliebige Zelle folgende Funktion ein:

=Kalenderwoche(B5;21)

Bestätige die Formel mit der Taste [Eingabe] und die dazugehörige Kalenderwoche wird angezeigt.

Der Wert in der Klammer setzt sich aus zwei Parametern zusammen. Die Zellenbezeichnung (hier: B5) ist variabel und muss entsprechend deinen Vorgaben geändert werden. Der zweite Parameter, hinter dem Semikolon (21), bezeichnet den Wochenanfang, der bei uns mit dem Montag beginnt. Mit dem Wert 21 bist du auf jeden Fall auf  der sicheren Seite.

Kalenderwochen können auch mit einem anderen Wochentag beginnen. Dies wird durch die Eingabe der Werte 11-17 (Montag-Sonntag) geregelt. Beginnt die Kalenderwoche am Mittwoch, dann würde der Befehl wie folgt aussehen:

=Kalenderwoche(B5;13)

 

Info

In Europa gilt für die Berechnung von Kalenderwochen die Norm ISO 8601. Sie legt, neben dem Datumsformat und weiteren Bestimmungen auch fest, dass die Woche mit dem ersten Donnerstag eines Jahres als Kalenderwoche 1 bezeichnet wird.

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Alles Neu macht der Mai. Auch beim Microsoft-Patchday.

Jeder zweite Dienstag im Monat ist bei Microsoft Update-Tag. An diesem Tag werden Sicherheitsupdates und Programmverbesserungen zum Download bereitgestellt. Wer bei seinem Windows-Rechner die empfohlene Updateautomatik eingeschaltet hat, bei dem werden die Updates ohne manuelles Eingreifen heruntergeladen und installiert. Wer aber auf die automatischen Updates nicht aktiviert hat und einen manuellen Download bevorzugt, der hat seit Mai 2016 erstmalig Pech.

Zwei wichtige Änderungen

Das selektive Herunterladen von Updates über das Microsoft Download Center ist ab sofort nicht mehr möglich. Zumindest für uns private Nutzer.

Außerdem wurde im Mai mal wieder das Update KB3035583 verteilt. Dieses Paket enthält einerseits die Upgrade-Dateien für Windows 10 und andererseits aktiviert es das Upgrade-Tool GWX (= Get Windows X) das dafür sorgt, dass Windows 10 automatisch installiert wird.

Einzelupdates nur für Firmen

Für Unternehmen stehen über den Windows Update Katalog weiterhin Einzelupdates zur Verfügung. Die selektiven Downloads sind aber nur mit dem Microsoft Internet Explorer und einem entsprechenden Plug-In möglich.

Das Plug-In für den Windows Update Katalog findest du über die URL https://catalog.update.microsoft.com/. Rufe die Seite über den IE6 oder höher auf und installiere das Plug-In. Danach kannst du über die Eingabe der KB-Nummer (ohne die Buchstaben) die gewünschten Update-Dateien herunterladen.

Wer auch zukünftig nur auf Einzelupdates zurückgreifen möchte, der wird es deutlich schwerer haben diese Dateien im Web zu finden. Verschiedene Onlineportale wie beispielsweise Chip.de kündigten bereits an, zukünftig auch Windows-Einzelupdates anbieten zu wollen. Ob das wirklich realisiert werden kann, steht aber noch in den Sternen.

Apropos Zukunft…

Der nächste Windows-Sterbefall steht auch schon fest. Das schon seit langem dahinsiechende Windows Vista wird es nächstes Jahr hinter sich haben. Dann erhält Vista am 11. April 2017 die letzte Ölung in Form eines finalen Sicherheitsupdates. Dann ist Schluss.

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Chrome Google Internet & Medien

Noch ein Tipp, wie der Chrome Browser wieder schneller arbeitet

Viele Tipps beschäftigen sich mit damit, wie ein zu langsamer Chrome-Browser wieder schneller wird. Die einfachsten wie Verlauf und Cookies löschen, Erweiterungen und Plugins ausmisten, sind meist nur von kurzer Dauer und können nur als ein erster Schritt bezeichnet werden. Letztens hatten wir auch vorgeschlagen, alle ungenutzten Browser-Tabs bis auf das Aktive einzufrieren, um mehr Rechnerleistung zu generieren. Wenn das alles nicht zufriedenstellend ist, dann kann man noch den History Provider Cache löschen. Dann sollte Chrome wieder so schnell wie bei seiner Erstinstallation sein.

Und das geht so:

Schließe zuerst den Chrome-Browser, sofern er gerade läuft, und öffne mit der Tastenkombination [Windows][E] ein Windows-Explorer-Fenster.

Gib in die Adresszeile folgenden Speicherfpad ein und bestätige die Eingabe mit der Taste [Enter]:

%localappdata%\Google\Chrome\User Data\Default

google-chrome-history-provider-cache-entfernen-loeschen-delete-browser-langsam-beschleunigen-neustart-erster-tag-schnell

Entferne den Unterordner History Provider Cache mit der Taste [Entf] und starte danach den Chrome-Browser neu. Durch den Neustart erstellt Chrome den zuvor gelöschten Ordner neu.

Nun sollte Google Chrome wieder so schnell sein wie am Anfang seiner Installation.

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Excel Hardware & Software Office

Microsoft Excel: Per Funktion immer das aktuelle Datum in eine Tabelle einfügen

Verschiedene Excel-Dokumente, wie zum Beispiel Rechnungen oder Statistiken, benötigen ein aktuelles Tagesdatum. Dieses wird häufig per Hand eingegeben, kann aber auch automatisch eingefügt werden. Dazu wird nur eine recht einfache Formel benötigt.

Die Formel =HEUTE() erzeugt in Excel das aktuelle Tagesdatum. Geben Sie diese Formel in die gewünschte Zelle ein und bestätigen Sie die Eingabe mit [Enter].

office-excel-formel-funktion-tagesdatum-aktuell-automatisch

Dokumente vordatieren

Sollte es mal erforderlich sein, ein Excel-Dokument vorzudatieren, dann kann dies mit der Erweiterung +X durchgeführt werden. X steht dabei für die Anzahl der Tage, um die das Dokument vordatiert wird. In diesem Beispiel soll die Tabelle das Datum des 15.10. 2014 tragen. Die ganze Funktion lautet dann wie folgt:

=HEUTE()+2

excel-tagesdatum-zukuenftig-+x-zukunft-erweiterung-formel-funktion-tab-rechnrung

Zurückdatieren geht auch

Wo man ein Dokument vordatieren kann, funktioniert eine Rückdatierung natürlich auch. Hier heißt die Erweiterung der Excel-Funktion -X.

Somit lautet die gesamte Formel =HEUTE()-2 um das Dokument auf den 11.10.2014 zurück zu datieren.

funktion-tabelle-excel-datum-tag-rueckwirkend-rueckwaerts-x-erweiterung-extension-funktion

Speichern nicht vergessen

Haben Sie ein Excel-Dokument mit der Datumsformel =HEUTE() ausgestattet, vergessen Sie nicht die Änderung in der Datei zu speichern.

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Hardware & Software Mac OS X

Mac OS X: Aktuelles Datum und Wochentag in der Menüleiste anzeigen

In der Menüleiste oben rechts steht bei Mac OS X normalerweise nur die aktuelle Uhrzeit. Wer das Datum in Erfahrung bringen möchte, muss auf die Uhrzeit klicken, um dann im Aufklappmenü das Datum ablesen zu können. Es geht auch komfortabler. Mit einem kleinen Trick lässt sich links neben der Uhrzeit das aktuelle Datum und den Wochentag dauerhaft in die Menüleiste einblenden. Der Zusatzklick auf die Uhrzeit oder das Öffnen der Kalender-App entfällt damit.

Datum, Wochentag und Uhrzeit in der Menüleiste

Um die Menüleiste dauerhaft um das aktuelle Datum und den Wochentag zu erweitern, gehen Sie am besten folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie oben links auf das Apfel-Symbol und dann auf Systemeinstellungen.

2. Anschließend klicken Sie auf Datum & Uhrzeit.

3. Wechseln Sie ins Register Uhr.

4. Hier kreuzen Sie ganz unten die Optionen Wochentag anzeigen und Datum anzeigen an.

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Das war’s auch schon. Ab sofort erscheint oben rechts neben der Uhrzeit der Wochentag und das aktuelle Datum.

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Datums- und Uhrzeitformat anpassen

Standardmäßig erscheint der Wochentag in gekürzter Form – etwa Di. für Dienstag – und das Datum ohne Jahreszahl. Wer möchte, kann das Format individuell anpassen. Dazu wechseln Sie über das Apfelmenü wieder in die Systemeinstellungen und klicken dort auf Sprache & Region. Anschließend können Sie nach einem Klick auf Weitere Optionen im Register Datum festlegen, wie das Datum in der Menüleiste angezeigt werden soll.

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