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  • Windows-7-Benutzerkonten nur für eine gewisse Zeitspanne freigeben

    Teilen Sie sich Ihren Computer auch mit anderen Familienmitgliedern? Wenn Sie nicht möchten, dass Ihre Kinder zuviel Zeit mit dem Computer verbringen, sondern sich auch anderen Aufgaben widmen sollen, dann wird die Kontrolle schwierig wenn man eine längere Zeit außer Haus ist. Das Gute an den Windows-7-Benutzerkonten ist, dass sich der Zugriff zeitlich steuern lässt. Alles was Sie dafür brauchen, ist ein „Net-Kommando“ und die Windows-Eingabeaufforderung.

    Navigieren Sie  über „Start | Alle Programme | Zubehör“ zur „Eingabeaufforderung“, öffnen Sie mit einem Rechtsklick das Kontextmenü, und wählen Sie „Als Administrator ausführen“.

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    In der Eingabeaufforderung geben Sie zur Zeitsteuerung folgenden „Net-Befehl“ ein:

    net user gast /times:mo-so,15-17

    Mit [Enter] bestätigen und aktivieren Sie den eingegebenen Befehl. In diesem Beispiel wurde der Zugriff auf eine tägliche, zweistündige Zeitspanne beschränkt. „Gast“ steht hier für den Konto-Namen, der von Ihnen angepasst werden muss.

    Nach diesem Muster lassen sich sogar für jeden Wochentag unterschiedliche Nutzungszeiträume festlegen. Diese werden in dem Befehl durch ein Semikolon (;) getrennt. Soll die Zugriffszeit zum Beispiel am Wochenende ausgedehnt werden, dann sieht der Befehl wie folgt aus:

    net user gast /times:mo-fr,15-17;sa-so,12-18

    Die Eingabe des Kommandos

    net user gast /times:all

    macht alle zeitlichen Einschränkungen wieder rückgängig.

    Ist die Zeiteinschränkung aktiv, erhält der Nutzer bei einem Login-Versuch außerhalb der festgelegten Nutzungsdauer folgende Meldung:

    „Das Konto sieht es nicht vor, dass Sie sich zu dieser Zeit anmelden. Wiederholen Sie den Vorgang später.“

  • Windows-Taskleiste: In der Startleiste das Datum und den Wochentag einblenden

    Normalerweise erscheint in der rechten unteren Ecke der Startleiste lediglich die aktuelle Uhrzeit. Sollen dort auch der Wochentag und das aktuelle Datum stehen, können Sie die Taskleiste um Datum und Wochentag erweitern.

    Die Taskleiste vergrößern – So funktioniert’s

    Stellen Sie zunächst sicher, dass sich die Startleiste verschieben lässt. Hierzu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen freien Bereich der Startleiste. Sollte im geöffneten Kontextmenü vor „Taskleiste fixieren“ ein Häkchen zu sehen sein, klicken Sie darauf, um es zu entfernen. Die Taskleiste ist damit nicht mehr fest verankert, sondern lässt sich verschieben und bearbeiten.

    Platzieren Sie den Mauszeiger an den oberen Rand der Startleiste, so dass der Mauszeiger die Form eines Doppelpfeils annimmt. Halten Sie jetzt die linke Maustaste gedrückt, und ziehen Sie die Leiste – bei weiterhin gedrückter Maustaste – so weit nach oben, bis Uhrzeit und Datum erscheinen.

    Die Startleiste nimmt jetzt etwa doppelt so viel Platz in Anspruch. Dafür passen jetzt auch doppelt so viele Schaltflächen in die Startleiste; die Schaltflächen für die laufenden Programme werden jetzt zweireihig angezeigt. Das ist praktisch, wenn Sie mit besonders vielen Programmen gleichzeitig arbeiten.

    Sollte Ihnen die Startleiste in der neuen Größe zu viel Platz einnehmen, können Sie sie automatisch ausblenden lassen. Hierzu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Start-Schaltfläche und wählen im geöffneten Startmenü den Befehl „Eigenschaften“.

    Klicken Sie anschließend auf die Registerkarte „Taskleiste“, und kreuzen Sie das Kontrollkästchen „Taskleiste automatisch ausblenden“ an. Schließen Sie das Fenster mit einem Klick auf OK. Die Startleiste wird jetzt nach einigen Sekunden automatisch ausgeblendet. Um sie wieder sichtbar zu machen, bewegen Sie den Mauszeiger ganz nach unten.

  • Microsoft Excel: Überfällige Termine optisch hervorheben

    Kontrollieren Sie Ihre Bestell- und Liefertermine auch mit Excel? Je nach dem wie viele Bestellungen getätigt werden, ist der tägliche Abgleich der Liefertermine langwierig. Jeder abgelaufene Liefertermin muss aus dieser Liste herausgesucht werden. Mit einer bei Excel enthaltenen Funktion und einer kleinen Formel lassen sich abgelaufene Liefertermine ganz einfach optisch hervorheben.

    Um die Verspätungen hervorzuheben, müssen in der Liste zwei Datumseingaben vorhanden sein (z. B. zugesagter Liefertermin und tatsächlicher Liefertermin), da die Formel die zwei Datumsangaben miteinander vergleicht.

    Und so funktioniert´s:

    1. Starten Sie Excel, und rufen die entsprechende Tabelle auf.

    2. Markieren Sie den ganzen Bereich der Liste, jedoch ohne die Überschrift.

    3. Anschließend klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche „Bedingte Formatierung“ und wählen im Kontextmenü die Option „Neue Regel“.

    4. Im Dialogfenster „Neue Formatierungsregel“ wählen Sie den untersten Regeltyp, „Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden“. Geben Sie in das Formelfeld unter „Regelbeschreibung bearbeiten:“ die Formel

    =$D2>$E2

    ein, und klicken Sie auf die Schaltfläche „Formatieren“.

    5. Im nächsten Dialogfenster legen Sie auf der Registerkarte „Ausfüllen“ die Farbe der Zellen mit der Lieferverzögerung fest. Bestätigen Sie die Auswahl mit „OK“ und schließen das vorige Dialogfenster ebenfalls mit „OK“.

    Das Ergebnis wird direkt in der aktiven Tabelle angezeigt.

    6. Möchten Sie nicht direkt am ersten Tag der Verspätung den Lieferverzug angezeigt bekommen, verwenden Sie diese modifizierte Formel:

    =($E2-$D2)>4

    Mit dieser abgewandelten Formel werden die Verspätungen erst nach vier Tagen angezeigt.

    Diese Formatierung kann gewählt werden, wenn beispielsweise anstatt eines Fixtermins ein Lieferzeitraum vereinbart wurde. Der Wert „>4“ kann individuell an Ihre Tabelle angepasst werden.

    Die hier in den Formeln verwendeten Werte „$E2“ und „$D2“ sind nur beispielhafter Natur und sollte Ihren Tabellenwerten angepasst werden.

  • Office: Auf der Festplatte verstreute Dateien ohne viel Aufwand finden

    Verstreut abgespeicherte Dokumente sind nach einer Weile schwer wiederzufinden. Vor allem dann, wenn der Rechner von mehreren Personen genutzt wird. Jeder hat da sein eigenes Ordnungs-System. Dateien vom gleichen Tag lassen sich ziemlich schnell wiederfinden, aber die von letzter Woche, oder die vom letzten Monat nicht mehr so schnell. Mit einem kleinen Trick lassen sich diese verstreuten Dokumente aufspüren.

    Dieser Trick funktioniert mit allen Programmen aus dem Microsoft Office Paket. Die nachfolgenden Arbeitsschritte sind in den Einzelprogrammen identisch.

    Öffnen Sie beispielsweise Excel, klicken Sie in der Menüleiste auf „Datei | Öffnen“, und im Dateidialog „Öffnen“ wählen Sie „Extras | Suchen“.

    Geben Sie im neuen Dialogfenster „Dateisuche“, im Bereich „Text suchen“ ein im benötigten Dokument enthaltenen Text ein. Das Eingabefeld kann auch leer bleiben, wenn alle Excel-Dokumente gefunden werden sollen oder Sie keinen Begriff parat haben. Weiter unten, im Bereich „Suchen in“ legen Sie per Drop-Down-Menü den Suchbereich fest.

    Rechts daneben, bei „Ergebnisse entsprechen“, legen Sie im Drop-Down-Menü den entsprechenden Dateityp fest. Klicken Sie auf „Los“ um den Suchvorgang zu starten.

    Nach ein paar Augenblicken werden unter „Ergebnisse“ alle gefundenen Dokumente angezeigt. Sie können mit einem Doppelklick direkt ausgewählt und geöffnet werden.

    Sie können zwar auch programmübergreifend die Dateien der anderen Office-Programme suchen, sie aber nicht öffnen.

  • Word 2007/2010 Chemistry Add-In: Chemische Formeln ohne zusätzliches Grafikprogramm in Textdokumente einfügen

    Alle, die auch nur im entferntesten mit chemischen Formeln unter Word zu tun haben kennen das Problem mit der Darstellung. Der in Word integrierte Formeleditor ist keine große Hilfe. Verschiedene Grafikprogramme von Drittanbietern lösen zwar das Problem, sind aber  nur sehr mühsam zu bedienen. Was kaum bekannt ist: Microsoft stellt kostenlos ein Add-In für Word zur Verfügung, mit dem Sie Formeln und Strukturformeln problemlos in Textdokumente einfügen.

    Den Formeleditor für chemische Gleichungen hat Microsoft in Zusammenarbeit mit der Universität Cambridge entwickelt. Dieses Add-In für Word 2007 basiert auf der „Chemical Markup Language“ (CML) und ist kostenlos als Download erhältlich.

    Download und Installation

    Zu Installation rufen Sie die Webseite www.educationlabs.com/projects/ChemistryAdd-in/Pages/default.aspx auf. Mit einem Klick auf „Try it“…

    …werden Sie zur Download-Seite des Anbieters „CodePlex“ weitergeleitet. Zum Herunterladen klicken Sie auf den Link „Chemistry Add-in for Word v1.0.1.“ und folgen den Installationsanweisungen.

    Nach dem Entpacken und Installieren kann es vorkommen, dass das Programm automatisch das „Visual-Studio-Tool“ aktualisiert. In dem Fall muss das Setup des Chemistry Add-ins erneut durchgeführt werden.

    Nach erfolgter Installation starten Sie Word 2007, klicken auf den Office – Button und danach auf „Word-Optionen“. In der Menüleiste ist bereits das neue Register „Chemistry“ eingefügt.

    Im Fenster „Word-Optionen“ wählen Sie im linken Bereich die Kategorie „Add-Ins“. Im Bereich „Aktive Anwendungs-Add-Ins“ markieren Sie das „Chemistry“ Add-in, klicken bei der Funktion „Verwalten“ ganz unten im Fenster auf den kleinen Pfeil und wählen dort „SmartTags“ aus.

    Mit „Gehe zu“ öffnen Sie das nächste Fenster.

    In diesem Dialogfenster „AutoKorrektur“ aktivieren Sie die Optionen „Text mit Smarttags versehen“ und „Smarttag-Aktionsschaltflächen anzeigen“. Im Bereich „Prüfer“ wird die Option „Chem4Word SmartTag (VSTO Recognizer)“ ebenfalls ausgewählt und anschließend alle Änderungen mit „OK“ bestätigt.

    Formeln einfügen

    Zum Einfügen einer Formel starten Sie ein neues Dokument und geben die englische Bezeichnung der benötigten chemischen Verbindung ein. Normalerweise erkennt ein Smarttag den Namen und schlägt verschiedene Optionen vor. Sie können auch den Begriff markieren und mit der rechten Maustaste das Kontextmenü aufrufen. Wählen Sie hier „Mark as Chemistry“.

    Wechseln Sie in der Menüleiste zum Register „Chemistry“, markieren Sie die Bezeichnung erneut, und klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf „View“. Wählen Sie im Kontextmenü die gewünschte Darstellung ( zum Beispiel die Formel).

    Der Begriff wird sofort in das gewünschte Format umgewandelt. Wenn Sie das Format „2D“ wählen, wird die chemische Verbindung als Strukturformel in den Text eingefügt.

    Das Tool beinhaltet noch weitere Features, wie das Ändern des Aussehens der grafisch dargestellten Strukturformeln oder die Suche per „Compound-ID“ (CID). Wenn Sie die CID kennen (z. B. Kohlendioxid = 280), klicken Sie im Bereich „Import“ auf die Schaltfläche „Load from“ und danach auf „From File“…

    …und navigieren zu „C:ProgrammeChemistry Add-in for WordSmartTag“. Suchen Sie die CML-Datei mit der benötigten CID, und klicken dann auf „Öffnen“.

    Unbekannte Compound-ID´s können Sie auf der Seite „PubChem“ (http://pubchem.ncbi.nlm.nih.gov) nachschlagen.

    Hier geben Sie den Begriff in das Suchfeld ein und klicken auf „go“. Wenn der deutsche Begriff nicht enthalten ist, folgen Sie einfach den Alternativvorschlägen oder versuchen es mit dem englischen Begriff.

  • Excel Zeiterfassung: Korrektes Addieren von Stunden und Minuten

    Zeiterfassung hin oder her: Man sollte die eigene Wochenarbeitszeit trotzdem kontrollieren. Die einfachste Kontrollmöglichkeit ist das Notieren in Exceltabellen. Hier ist aber die Wahl der Formatierung wichtig, damit das Ergebnis richtig angezeigt wird.

    Die Arbeitsstunden können auf zwei Arten bei Excel eingegeben werden. Im Uhrzeitformat (Stunden:Minuten) oder im Dezimalformat (z. B. 8,5 Stunden).

    Für eine Zeiterfassung mit Stempelkarte, die im 15-Minuten-Takt stempelt, ist das ja noch in Ordnung, aber bei elektronischer Zeiterfassung, die die Arbeitszeit minutengenau speichert, ist das schon etwas aufwendiger.

    Mit dem richtigen Format ist das bei Excel gar kein Problem. Normalerweise würde die Addition der Wochenarbeit mit der normalen Formatierung „hh:mm“ so aussehen…

    Alle Zeitangaben die über die 24-Stunden-Grenze hinausgehen, fallen einfach unter den Tisch. Mit einer Formatierung in Dezimalzahlen würde aber das richtige Ergebnis angezeigt werden.

    Dabei handelt es sich hier bei Excel nur um ein Darstellungsproblem, weil der Übertrag zur nächsten Einheit (24 Stunden = 1 Tag) automatisch erkannt und umgerechnet wird. Mit einer kleinen Änderung in der Formatierung wird das entsprechend behoben.

    Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Ergebnisfeld der Wochenarbeitszeit (hier ist es die Zelle B8), und wählen Sie im Kontextmenü „Zellen formatieren“.

    Im gleichnamigen Dialogfenster wählen Sie, wenn nicht automatisch erkannt, auf der Registerkarte „Zahlen“ die Kategorie „Benutzerdefiniert“ aus. Im Feld „Typ“ suchen Sie das Format „hh:mm“ aus und ändern es in „[hh]:mm“. Bestätigen Sie die Änderung mit „OK“.

    Die eckige Klammer verhindert, dass die Darstellung der Stunden über die 24-Stunden-Grenze hinaus, in Tage umgerechnet wird.

    Die Formatierung funktioniert mit allen Excel-Versionen.

  • Mit Excel den ersten oder letzten des Monats ermitteln

    Für den Fall, dass Sie mit Excel auch Abrechnungen durchführen, dann benötigen Sie in der Regel immer wieder den Monatsersten bzw. Monatsletzten des betreffenden Monats, in welchem das eingegebene Datum liegt. Dabei ist es sehr hilfreich, wenn dieses durch das Programm automatisch ermittelt wird. Mit Excel stellt dies kein allzu großes Problem dar.

    Um den letzten eines Monats zu ermitteln, steht in Excel die Funktion „MONATSENDE()“ zur Verfügung. Um diese Funktion zu nutzen, sollten Sie bei älteren Excel-Versionen zunächst überprüfen, ob das Add-in „Analyse-Funktionen“ installiert und aktiviert ist. Um dies zu überprüfen, rufen Sie bitte „Extras | Add-Ins“ auf. Sollte sich vor der Option „Analyse-Funktionen“ noch kein Häkchen befinden, so setzen Sie dieses und bestätigen die Eingaben mit einem Klick auf „OK“ und anschließend auf „Ja“. Im Anschluss wird das benötigte Add-in dann installiert. In den meisten Fällen benötigen Sie hierzu die entsprechende Office-CD.

    Wann ist Monatsende?

    Damit die Funktion „MONATSENDE()“ auch funktioniert benötigt diese zwei Parameter, welche durch ein Semikolon getrennt sein müssen. Durch den ersten Parameter wird das Ausgangsdatum angegeben und der zweite bestimmt, für welchen nach dem Ausgangsdatum liegenden Monat der Monatsletzte ermittelt werden soll. Wenn Sie zum Beispiel in der Zelle B2 ein Datum haben und nun den Monatsletzten hierzu ermitteln möchten, nutzen Sie hierfür den Ausdruck

    =MONATSENDE(B2;0)

    Wenn Sie nun

    =MONATSENDE(B2;1)

    aufrufen, dann ermittelt Excel den letzten des Monats, welcher auf den Monat des Ausgangsdatums folgt. Der große Vorteil dabei ist, dass sowohl die unterschiedliche Anzahl der Tage eines Monats wie auch mögliche Schaltjahre berücksichtigt werden.

    Möchten Sie den Ersten eines Monats ermitteln, dann müssen Sie nur im Ausgangsdatum den Tageswert in eine „1“ abändern. Dies ist besonders für weiterführende automatisierte Berechnungen sinnvoll. Folgende Formel führt zum gewünschten Ergebnis:

    =DATUM(JAHR(A2);MONAT(B2);TAG(1))

    Die Funktion „Datum“ setzt sich aus den drei Bestandteilen eines Datums zusammen. Im Einzelnen sind, dies Jahr, Monat und Tag. Verwendet werden dabei die Bestandteile des in der Zelle „B2“ eingetragenen Ausgangsdatums. Der erste Tag des Monats wird durch die Eingabe „TAG(1)“ bestimmt.

  • Outlook 2007 / 2010: Immer am letzten Tag im Monat automatisch an einen Termin erinnert werden

    Seit Outlook 2007 kann man sich auch an unregelmäßige Termine wie den Monatsletzten erinnern lassen. Mit dieser Erinnerungsfunktion vergisst man keine wiederkehrenden Tätigkeiten. Das gilt insbesondere für Banküberweisungen wie Miete, Telefon, Monatsabschlussarbeiten, usw. Das Einrichten einer unregelmäßigen Erinnerung ist auch nicht komplizierter als das Einrichten einer normalen Erinnerung.

    Der kleine Unterschied ist nur das Einbeziehen der „Serientyp“-Funktion. Und so geht´s:

    1. Starten Sie Outlook, und wechseln Sie zur Kalenderansicht.

    2. Klicken Sie in Outlook 2007 auf „Neu“, in der Version 2010 klicken Sie auf „Neuer Termin“. Hier können Sie schon bei „Beginnt um:“ und „Endet um:“ den Start und das Ende der Erinnerung inklusive der Uhrzeigen festlegen. Anschließend wählen Sie die Option „Serientyp“.

    3. Aktivieren Sie im Bereich „Serienmuster“ die Optionen „Monatlich“ und danach „Am 31. Tag jedes 1. Monats“. Speichern Sie die Änderungen mit „OK“.

    4. Folgende Meldung…

    …bestätigen Sie mit „OK“.

    5. Bevor Sie den Termin mit „Speichern & Schließen“ bestätigen, können Sie noch einen „Betreff“ eingeben, der Sie an die Art der Tätigkeit erinnert.

    Ab sofort werden Sie frühzeitig an diesen „unregelmäßigen Termin“ erinnert.

  • Word 2007/2010: Das automatische Trennen von Bindestrich-Wörtern verhindern

    Der automatische Seitenumbruch bei Word ermöglicht das Schreiben eines Textes über das Zeilenende hinaus. Durch das integrierte Wörterbuch erkennt das Programm automatisch, nach welchem Wort die neue Zeile beginnt. Bei Bindestrich-Wörtern ist eine Worttrennung am Ende der Zeile nicht immer erwünscht. Das beste Beispiel hierfür ist das Wort „E-Mail“. Eine Trennung des Wortes sollte vermieden werden. Für diese Gelegenheiten gibt es bei Word den „Geschützten Bindestrich“.

    Hier bitte nicht trennen

    Der geschützte Bindestrich wird an die Stelle des „normalen“ Bindestrichs eingefügt. Durch die Kombination von nur drei Tasten ist das ziemlich einfach erledigt:

    1. Öffnen Sie in Word das betreffende Textdokument, oder erstellen Sie es neu.

    2. Entfernen Sie danach im entsprechenden Wort den „normalen“ Bindestrich, und fügen Sie den „Geschützten Bindestrich“ mit der Tastenkombination [Strg][Umschalt][-] ein.

    3. Wird in einem Text ein Datum erwähnt, zum Beispiel „26. Mai 2012“, stellt sich ein ähnliches Problem dar. Hier wird der automatische Zeilenumbruch im Leerschritt nach „26.“ zuschlagen.

    In diesem Fall entfernen Sie wiederum den Leerschritt zwischen dem Tag und dem Monat. Logischerweise wird der „Geschützte Leerschritt“ mit der Tastaturkombination [Strg][Umschalt][Leertaste] eingefügt.

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