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  • Outlook 2003 und 2007: Die Kalenderansicht individuell anpassen und konfigurieren

    Bei Outlook kann man in der Kalenderansicht standardmäßig zwischen drei Ansichtsformen auswählen: den Tag, die Woche und den Monat. Bei der Wochenansicht sind es sogar nur fünf Tage, da Outlook von einer normalen Arbeitswoche ausgeht. Für manche Bedürfnisse ist die Standardansicht aber nicht das Optimum. Zum Beispiel für Vertriebsmitarbeiter oder Außendienst-Mitarbeiter, deren Aufgabengebiet auch Innendienst beinhaltet, sind nicht die ganze Woche unterwegs. Aber auch für den normalen Benutzer, der wissen möchte was in den nächsten Tagen an Terminen ansteht, müssen immer wieder die einzelnen Tage anklicken, um eine Übersicht zu bekommen. Eine versteckte Funktion in Outlook ermöglicht jedoch, eine Ansicht bis zu zehn Tagen auf einmal einzublenden.

    Bis zu zehn Tage gleichzeitig anzeigen

    Um selbst festzulegen, wie viele Tage im Outlook-Kalender angezeigt werden, gehen Sie wie folgt vor:

    1. Starten Sie Outlook, und wechseln Sie zur Kalenderansicht.

    2. Danach klicken Sie auf die Schaltfläche „Tag“ beziehungsweise bei Outlook 2003 auf „Tagesansicht“ und wählen den ersten Tag aus, der angezeigt werden soll.

    3. Drücken und halten Sie nun die [Alt]-Taste, und geben Sie über die Zahlentasten oberhalb der Tastatur die gewünschte Anzahl der Tage ein, die in der Kalenderansicht angezeigt werden sollen. In diesem Beispiel ist es die Taste [4] für vier Tage.

    4. Wählen Sie die Tastenkombination [Alt][0], werden insgesamt zehn Tage angezeigt.

    Besonders praktisch: Die gewählte Tagesansicht bleibt auch über einen Programmstart hinaus aktiv. Sie wird erst wieder zurückgestellt, wenn Sie eine andere Ansicht (zum Beispiel die Woche oder den Monat) auswählen.

    Hinweis: Bei der Tastenkombination funktionieren nur die Zahlentasten oberhalb der Buchstaben-Tastatur. Die Kombination mit dem Ziffernblock funktioniert nicht.

  • Google Zeitfilter: Suchergebnisse zeitlich eingrenzen

    Egal welchen Begriff man bei Google sucht, die Ergebnisliste ist immens groß. Das reicht von Mehrfacheinträgen über PDF-Dateien bis hin zu Uralt-Einträgen. Das verwässert das Suchergebnis und man muss sich durch unendliche Altbestände klicken. Aber es geht auch besser. Google enthält Filter, mit denen man bestimmte Zeiträume eingrenzen, oder einen individuellen Zeitraum bestimmen kann.

    Im linken Seitenbereich der Suchmaschine finden Sie folgende Filter:

    • Letzte Stunde
    • Letzte 24 Stunden
    • Letzte 2 Tage
    • Letzte Woche
    • Letzter Monat
    • Letztes Jahr
    • Zeitraum festlegen

    Als erstes geben Sie den Suchbegriff ein und drücken die [Enter]-Taste oder klicken auf den Button mit der „Lupe“, um den Suchvorgang zu starten.

    In diesem Beispiel brachte die Ergebnisliste zum Suchbegriff „kostenlos.de“ 96 Millionen Treffer. Klicken Sie in der Ergebnisliste auf einen der vordefinierten Zeiträume, oder klicken Sie auf „Zeitraum festlegen“, um den eigenen Datumswert vorzugeben.

    In die Felder „Start“ und „Ende“ geben Sie das gewünschte Datum ein und klicken auf „Suche“.

    Die korrigierte Ergebnisliste wird nach einem Augenblick angezeigt. Im obigen Beispiel wurde durch die Eingabe des Zeitraumes das Ergebnis um fast 80 Prozent nach unten korrigiert. Von den 96 Millionen Treffern auf 20,5 Millionen Treffer.

    Tipp: In Google Suchergebnissen ist dann immer noch ein großer Anteil von unnötigen PDF-Dateien verzeichnet, auf die man in der Regel auch verzichten kann. Wie diese herausgefiltert werden können, lesen Sie hier…

  • Microsoft Excel: Differenz zwischen zwei Uhrzeiten berechnen

    Die Differenz zwischen zwei Uhrzeiten lassen sich nicht mit einer einfachen Subtraktion berechnen. Damit wird die Kontrolle der eigenen Arbeitszeit zu einer langwierigen Rechenaktion. Dabei sollte jeder, auch diejenigen, die am Arbeitsplatz eine Zeiterfassung haben, zur Selbstkontrolle greifen. Gerade in den Firmen, die noch mit Stechkarten arbeiten. Da kann es in der Personalabteilung schon mal zu Rechenfehlern kommen. Vertrauen ist gut – Kontrolle ist besser (und sehr einfach).

    Um mit Excel die Arbeitszeiten zu berechnen, erstellen oder rufen Sie die Datei mit den Uhrzeiten auf. Prüfen Sie die Zellen mit den Uhrzeiten, ob sie die richtige Formatierung (Uhrzeit) aufweisen. Falls nicht, markieren Sie die betreffenden Zellen und öffnen mit einem Rechtsklick das Kontextmenü. Wählen Sie hier den Eintrag „Zellen formatieren“.

    Im Dialogfenster „Zellen formatieren“ wählen Sie im Register „Zahlen“ das Format „Uhrzeit“ und unter „Typ“ das entsprechende Erscheinungsbild aus. Speichern Sie die neue Formatierung mit „OK“.

    Tragen Sie nun in die Zelle, in der die Zeitdifferenz angezeigt werden soll, folgende Formel ein: “

    =(A1>A2)+A2-A1

    Mit drücken der [Enter]-Taste wird das Ergebnis im Uhrzeit-Format angezeigt. In diesem Beispiel sind es 9 Stunden und 3 Minuten.

    Die Parameter „A1“ und „A2“ werden wahrscheinlich von Ihrer Tabelle abweichend sein und müssen natürlich entsprechend angepasst werden.

    Diese Formel lässt sich natürlich auch dann anwenden, wenn die Zeitdifferenz mit datumsübergreifenden Uhrzeiten (nach Mitternacht) berechnet werden müssen.

    Somit ist die Arbeitszeit-Kontrolle ein Kinderspiel und funktioniert ab Version 2000.

  • Microsoft Excel: Mit DATEDIF die Differenz zwischen zwei Datumswerten berechnen

    In Excel erfasste Datumswerte zur Berechnung von Entgelten-  wie zum Beispiel einer Lagermiete –  benötigen die Anzahl der Tage zwischen Anfangs- und Enddatum. Die Berechnung kann anhand eines Kalenders erfolgen, indem Sie die Tage zählen. Diese herkömmliche Methode birgt aber auch die Gefahr dass man sich verzählt. Die andere Möglichkeit ist eine Berechnungsformel. Es existiert zwar eine entsprechende Funktion in Excel, ist aber in der Online-Hilfe nicht mehr erwähnt, da sie aus einer sehr frühen Version stammt. Glücklicherweise ist sie aber doch noch vorhanden.

    Die grundsätzlichen Parameter für die Formel „DATEDIF()“ lauten:

    • „D“ für die Differenz in Tagen,
    • „M“ für die Differenz in Monaten und
    • „Y“ für die Differenz in Jahren.

    So funktioniert’s: Geben Sie in Excel in eine Zelle das Anfangsdatum ein (z.B. Zelle A1) und in eine andere Zelle (z.B. A2) das Enddatum ein. In eine dritte Zelle tragen Sie die Formel ein. Für die Differenzberechnung in Tagen sieht die Formel dann so aus:

    =DATEDIF(A1;A2;“d“)

    Um das Ergebnis zu erhalten, drücken Sie die [Enter]-Taste.

    Existiert in der Datumstabelle ein Zeitraum von mehreren Jahren, gibt es noch weitere Parameter für die Berechnung von Zeiträumen des laufenden Jahres:

    • „YD“ für die Differenz in Tagen des gleichen Jahres,
    • „YM“ für die Differenz in Monaten des gleichen Jahres und
    • „MD“ für die Differenz in Tagen des gleichen Jahres und Monats.

    Hier sieht die Formel beispielsweise so aus:

    =DATEDIF(A1;A2;“yd“)

    Diese Formel funktioniert ab Version 2000.

  • Windows 7: Per Doppelklick die bearbeiteten Dokumente des aktuellen Tages anzeigen lassen

    Zur eigenen Kontrolle des Arbeitstages nutzen viele die Windows-Suchfunktion, erreichbar vom Desktop mit [F3], um sich die bearbeiteten Dokumente eines Tages anzeigen zu lassen. Die Sucheinstellungen erfordern aber jedes Mal die gleichen, zusätzlichen Arbeitsschritte. Viel praktischer wäre es doch, sich mit einem Doppelklick alle diese Dokumente anzeigen zu lassen. Dies lässt sich mit dem einmaligen Anlegen einer „Such-Verknüpfung“ bewerkstelligen.

    Der Standardvorgang für das Anzeigen der Dokumente des aktuellen Arbeitstages ist das Drücken der [F3]-Taste, im Suchfeld den Link „Änderungsdatum“ anklicken und im Kalenderblatt den aktuellen Tag markieren.

    Mit den folgenden Arbeitsschritten kürzen Sie das alles ab und öffnen die Suche mit nur einem Doppelklick.

    1. Wechseln Sie zum Desktop und drücken die [F3]-Taste um die Windows-Suche zu öffnen.

    2. Klicken Sie unterhalb des Suchfeldes auf „Änderungsdatum“.

    3. Im Suchfeld wird nun automatisch „änderungsdatum:“ eingetragen. Tippen Sie noch dazu das Wort „heute“ ein.

    4. Klicken Sie im Anschluss auf „Suche speichern“ und danach links oben im Dialogfenster „Speichern unter“ auf „Desktop“. Vergeben Sie dieser Verknüpfungen einen entsprechenden Namen, zum Beispiel „HEUTE“.

    5.   Der Button „Speichern“ erzeugt die neue Verknüpfung auf Ihrem Desktop.

    Ab sofort sind nun alle bearbeiteten Dokumente des aktuellen Tages per Doppelklick erreichbar. Die Verknüpfung finden Sie  ebenfalls links oben im Windows-Explorer.

  • Google Flugplansuche: Flugpläne und Flugverbindungen schnell finden

    Sie möchten einen Bekannten oder ein Familienmitglied zum Flughafen bringen und wollen daher sicherheitshalber nochmal die Flugverbindung prüfen? Oder ganz einfach mal schauen welche Fluggesellschaft zu Ihrem geplanten Urlaubsziel fliegt? Dann können sie hierzu auch die Google-Suche nutzen.

    Wer fliegt wann von hier nach da?

    Geben Sie dazu in das Google Suchfeld einfach nur „Flug“ ein und kombinieren Sie es mit dem gewünschten Abgangs-Flughafen, wie zum Beispiel „ab Düsseldorf“. Mit der [Enter]-Taste beginnt die Suche. In der Ergebnisliste klicken Sie dann auf den Eintrag „Flüge ab Düsseldorf“. Dort werden alle abgehenden Direktflüge angezeigt. Wählen Sie das entsprechende Ziel per Linksklick aus und es werden alle Flugverbindungen mit Flugnummer, -zeiten und Abflugtage angezeigt. Diese Suche funktioniert mit allen ausländischen Flughäfen, so auch wie in diesem Beispiel mit Abflug ab Barcelona nach Düsseldorf.

    Lassen Sie dagegen im Suchbegriff das Wort „ab“ weg und geben beispielsweise nur „Flug New York“ ein, erhalten Sie eine Auswahl von Flughäfen, von denen die entsprechenden Direktflüge angeboten werden. Die Ergebnisse starten mit dem, Ihnen am nächsten gelegenen Flughafen.  Und darüber hinaus, Google wäre eben nicht Google, wenn nicht auch Flugangebote angezeigt würden.

  • Windows 7: Dateiname vergessen? Dann suchen Sie doch mal nach Erstellungs- oder Änderungsdatum

    Man verbringt viel Zeit vor dem Computer mit der Suche nach Dateien. Ein gutes Beispiel hierfür sind Fotos und Videos, die man von Handy oder Kamera auf den heimischen Computer kopiert hat. Diese Dateien sind mit herstellerspezifischen Dateibezeichnungen wie „cimg“ oder Zahlenkombinationen versehen. Hat man sich nicht die Mühe gemacht, alle Fotos und Videos umzubenennen, ist eine spätere Suche nach einem bestimmten Bild sehr langwierig. Hier hat Windows 7 mit der Dateisuche nach Datum Abhilfe geschafft. Damit wird die Suche nach Dateien beschleunigt und die Arbeit effizienter.

    So setzen Sie den Datumsfilter ein:

    1. Navigieren Sie zu dem Zielordner, der die gesuchte(n) Datei(en) enthält und öffnen die Windows-Suche mit der Tastenkombination [Windows][F].

    2. Oben rechts im Bildschirm öffnet sich das Suchfeld. Klicken Sie hier auf den Suchfilter „Änderungsdatum“.

    3. Eine Kalenderansicht mit dem aktuellen Datum öffnet sich. Klicken Sie auf die links unten vordefinierten Zeiträume oder für länger zurückliegende Zeiträume klicken Sie auf den aktuellen Monat. Mit jedem weiteren Klick wählen Sie ein größeres Zeitfenster. Mit den Links- und Rechts-Pfeilen navigieren Sie zwischen den chronologisch angeordneten Zeiträumen.

    4. Während des navigieren durch die verschiedenen Zeiträume, zeigt Windows 7 die in diesen Zeiträumen geänderten oder erstellten Dateien an.

     Tipp: Lesen Sie diesen Artikel, wie Sie weitere Suchfilter einsetzen und immer wiederkehrende Windows-Suchanfragen speichern können.

  • Facebook Privatsphäre: Foto-Markierungen erst bestätigen, dann veröffentlichen

    Endlich nimmt Facebook das Thema Datenschutz und Privatsphäre ernst. Bislang war es so, dass man auf Fotos markiert (getaggt) werden konnte, ohne dass man davon etwas mitbekommen hat. Die Folge: Plötzlich wurde man auf peinlichen Fotos markiert, auf denen Chefs oder Vorgesetzte einen besser nicht erkennen sollten. Auf Wunsch ist das Tagging nur noch per Bestätigung möglich.

    Erst bestätigen, dann veröffentlichen

    Wie von Facebook gewohnt, ist die Standardeinstellung erst einmal Facebook-freundlich. Leider. Wer die neue Schutzfunktion nutzen möchten, muss mal wieder selbst aktiv werden. Und zwar so:

    1. Klicken Sie auf „Konto“ und dann auf „Privatsphäre-Einstellungen“.

    2. Danach klicken Sie in der Zeile „Funktionsweise von Markierungen“ auf „Einstellungen bearbeiten“.

    3. Neu sind die ersten beiden Einstellungen. Mit „Profil-Überprüfung“ legen Sie fest, ob Sie einen Beitrag (in dem Sie selbst markiert wurden) zuerst bestätigen müssen, bevor er in Profil angezeigt wird. Hierzu klicken Sie auf „Aus“ und dann auf „Profil-Überprüfung aktivieren“. Ist die Funktion aktiviert, erscheint links in Ihrem Facebook-Profil der neue Reiter „Freizugebende Beiträge“, in der alle Beiträge auftauchen, die auf Ihre Freigabe warten.

    Ebenfalls interessant ist die neue Option „Markierungen überprüfen“. Wenn Sie diese aktivieren, müssen alle Markierungen, die von Freunden zu Ihren Inhalten hinzugefügt wurden (etwa Namen-Tags in Fotos) zuerst von Ihnen überprüft werden.

  • Windows 7: Fotos nach Kategorie statt nach Speicherort anzeigen

    Bei Windows 7, in der Bibliothek abgespeicherte Bilder können in verschiedenen Speicherorten auf der Festplatte oder externen Festplatte abgelegt sein. Standardmäßig werden diese Dateiordner nach Speicherort angezeigt. Hat man nun Bilder gleicher Kategorie, wie zum Beispiel Urlaubsbilder, Bilder vom Haustier, Bilder der eigenen Pflanzenzucht, usw. in verschiedenen Ordnern, kann man diese mit wenig zusätzlicher Arbeit katalogisiert in der Bibliothek anzeigen lassen. Dabei kann sogar der vorher vergebene Bildname beibehalten werden.

    Windows 7 kann die Bilder nach folgenden Kriterien sortieren:

    • Ordner (Speicherort)
    • Monat  (Aufnahmemonat)
    • Tag        (Aufnahmetag)
    • Bewertung (Ermittlung der Beliebtheit anhand von Sternsymbolen)
    • Markierung (Freie Texteingabe, z. B. eine Kategoriebezeichnung)

    Am effektivsten ist die Sortierung nach „Markierung“. Aber bevor diese Sortierung sinnvoll angezeigt wird, müssen die Eigenschaften der Bilder noch etwas bearbeitet werden:

    1. Klicken Sie auf „Start | Bilder“ und öffnen einen Ordner mit einem Doppelklick.

    2. Markieren Sie in diesem Ordner mit linker Maus- und gedrückter [Strg] Taste die Bilder aus, die in eine Kategorie gehören. In diesem Beispiel sind es Fotos von Beeren.

    3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eines der markierten Fotos, wählen im Kontextmenü „Eigenschaften“ und wechseln zum Register „Details“.

    4. Im Bereich „Beschreibung“ gehen Sie zum Eintrag „Markierung“ und klicken in die freie Fläche rechts daneben. Es erscheint dort das Textfeld „Markierung hinzufügen“. Geben Sie den gewünschten Sortierbegriff ein (in diesem Beispiel „Beeren“) und bestätigen diese Änderung mit „OK“. Der Sortierbegriff wird nun automatisch in die anderen, ausgewählten Fotos eingetragen.

    Wiederholen Sie diese Arbeitschritte, wenn Sie weiteren Bilddateien Markierungen hinzufügen wollen.

    5. In der Bibliothek „Bilder“ klicken Sie im oberen rechten Bereich auf den Button „Anordnen nach: Ordner“ und wählen die Option „Markierung“ aus.

    Die Anordnungsänderung wird sofort aktiv und die Bilder werden nach „Markierung“ angezeigt.

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