Sollen per E-Mail handschriftlich unterschriebene Dokumente versendet werden, dann führt der „normale“ Weg über den Drucker und über den Scanner zurück auf die Festplatte. Erst dann wird das Dokument als Anhang versendet. Natürlich gibt es genügend Hardware, um Unterschriften in Dokumente einzufügen. Jeder, der in Vergangenheit einmal zu Hause eine Versicherung abgeschlossen hat, wurde mit dieser Technik bereits konfrontiert. Mit „HelloSign“ geht das aber auch viel einfacher.
Unterschreiben Sie mit „HelloSign“
Die kostenlose Erweiterung „HelloSign“ für Google Chrome ermöglicht das einfache Einfügen handschriftlicher Unterschriften oder Namenskürzel in ein beliebiges Dokument. Automatisch wird das auf diese Weise unterschriebene Dokument ins PDF-Format umformatiert und kann direkt mit Ihrem Gmail-Konto versendet werden. Zusätzlich wird das Dokument in Google Drive gespeichert.
Erhalten Sie per E-Mail Unterlagen die unterschrieben oder gegengezeichnet werden müssen, kann dies direkt im Gmail-Account geschehen.
Erste Schritte vor dem Download
Aber alles der Reihe nach. Bevor Sie über den Chrome Webstore die Erweiterung herunterladen, scannen Sie als erstes Ihre Unterschrift und speichern sie in einem Bildformat (z. B. jpg, bmp, png) ab. Danach rufen Sie Anbieter-Webseite www.hellosign.com/gmail auf.
Klicken Sie auf den roten Button „Try it out“ und bestätigen Sie im nächsten Dialogfenster mit „Zugriff zulassen“ die Zugriffsberechtigung auf Ihr Gmail-Konto.
Download aus dem Chrome Webstore
Nun können Sie aus dem Chrome Webstore die Erweiterung herunterladen und Ihrem Chrome-Browser hinzufügen.
Erhalten Sie nun eine Email mit der Bitte, die beigefügten Unterlagen zu unterschreiben, dann klicken Sie bei dem angehängten Dokument auf den Link „Sign“. Dieser Link wurde Ihrem Googlemail-Konto durch das Add-on hinzugefügt.
Erstellen und Einfügen von Unterschriften
Das Dokument wird nun hochgeladen. Mit der Schaltfläche „Signature or Initials“ öffnen Sie das Dialogfenster zur Unterschriften-Erfassung. Mit diesem Dialog können Sie jederzeit eine neue oder aktuellere Unterschrift eingeben und abgespeicherte Unterschriften in das betreffende Dokument einfügen.
Um eine Unterschrift zu erstellen, klicken Sie auf die Kategorie „Upload image file“ und auf den Button „Upload“ um Ihre zuvor gescannte Unterschrift hochzuladen.
Folgen Sie dann den weiteren Arbeitsschritten „Crop and Contrast“ zur weiteren Optimierung der Unterschrift. Mit „Next“ gelangen Sie zum nächsten Bearbeitungsschritt.
Mit „Save & Insert Signature“ wird die Unterschrift gespeichert und in ein Dokument eingefügt.
Eine weitere Möglichkeit der Unterschriften-Erstellung ist die Funktion „Draw it in“. Da hier aber nur eine begrenzte Anzahl von Buchstaben zur Verfügung stehen, ist diese Version nur für kurze Namen oder Initialen nutzbar. Tragen Sie mit der Maus Ihren Namen oder Ihre Initialen auf der gestrichelten Linie ein und bestätigen Sie die Eingabe mit „Next“. Die nächsten Arbeitsschritte entsprechen den bereits erläuterten Schritten in „Upload image file“.
Ziehen Sie anschließend das Unterschriftenfeld an die richtige Stelle. Die Unterschrift kann mit gedrückter linker Maustaste in der Größe angepasst werden. Zum Schluss klicken Sie auf „Save and Attach to Email“.
Nach ein paar Sekunden ist der Speichervorgang beendet und das unterschriebene Dokument wird in Google Drive angezeigt. Von hier kann es dann mit einer neuen E-Mail versendet oder auf den Rechner heruntergeladen werden.
„HelloSign“ ist das ideale Tool um die eigene digitale Korrespondenz mit einer persönlichen Note zu versehen. Bitte achten Sie aber darauf, welche Dokumente Sie mit Ihrer Unterschrift versehen. Ihre (digitale) Unterschrift könnte als rechtsverbindlich anerkannt werden.
