Einen neuen Termin um exakt 12:33 Uhr eintragen? Das können Sie beim iPhone-Kalender vergessen. Neue Termine lassen sich nur im 5-Minuten-Abstand eintragen, also entweder 12:30 Uhr oder 12:35 Uhr. Mit einem Trick klappt’s trotzdem minutengenau.
Termine minutengenau statt in 5er-Schritten
Beim Eintragen eines neuen Termins zeigt das Auswahlfeld für die Zeit die Minuten nur im 5-Minuten-Abstand. Mit folgenden Schritten überlisten Sie den iPhone-Kalender und tragen auch krumme Termine ein:
1. Tragen Sie zuerst wie gewohnt einen neuen Termin in den Kalender ein, und tippen Sie auf die Zeitangabe, um die Start- und Endzeiten einzustellen.
2. Wie immer zeigt das Auswahlrad für die Minuten nur die 5-Minuten-Schritte. Um das Auswahlrad zu überlisten, aktivieren Sie einmal die Option „Ganztätig“…
3. …und schalten die „Ganztätig“-Optionen danach wieder aus. Und siehe da: Jetzt können Sie mit dem Minuten-Wahlrad alle der 60 Minuten auswählen. Na also, geht doch.
Das Synchronisieren von Kalenderdaten des Email-Programms mit dem Smartphone ist immer wieder ein großes Thema. Viele Programme versprechen ein einfaches Installieren und Bedienen. Die Realität sieht aber häufig anders aus. Bevor sich aber die Nutzer des Mozilla Thunderbird mehr und mehr Programme auf den Rechner holen, sollte man zuerst einmal das kostenlose „QR-Code Add-on für Lightning“ ausprobieren.
Die Erweiterung für den Mozilla Thunderbird erzeugt automatisch einen separaten QR-Code für jeden Termin, ohne dass Sie eingreifen müssen. Dieser kann dann per Smartphone mit einem beliebigen QR-Code-Reader, beispielsweise dem „RedLaser„, in die Kalenderfunktion Ihres Handys übertragen werden. „RedLaser“ ist für iPhone, Android- und Windows-Phones ebenfalls gratis erhältlich.
Voraussetzung für die QR-Code-Erstellung ist allerdings die installierte Thunderbird-Erweiterung „Lightning„, die das Email-Programm um die Kalenderfunktion erweitert.
Zum Herunterladen des QR-Code Add-ons starten Sie Ihren Mozilla Thunderbird, klicken auf „Extras“ und wählen im Kontextmenü die Option „Add-ons“ aus.
Im „Add-ons-Manager“ geben Sie den Begriff „lightning qr code“ in das Suchfeld ein und starten den Suchvorgang. In der Ergebnisliste sollte die Erweiterung direkt an erster Stelle angezeigt werden. Klicken Sie dort auf den Button „Installieren“. Ein Neustart des Thunderbird ist nicht notwendig, das Add-on ist direkt einsatzbereit.
Wenn Sie nun den Mauszeiger auf einem Termin platzieren, wird automatisch der dazugehörige QR-Code angezeigt.
Jetzt nur noch den Code mit dem Handy fotografieren…
…und „Im Kalender notieren“, fertig. So einfach kann das Übertragen von Terminen zwischen Thunderbird und Handy sein!
Die PST-Datei (Personal STore) ist die zentrale Speicherdatei von Outlook. Sie speichert alle Nachrichten, Termine und Kontakte. Ein Verlust dieser Datei durch einen kritischen Absturz des Programms oder durch einen Virenangriff wäre fatal. Standardmäßig sichert Outlook zwar gelegentlich die Daten, aber die Suche nach diesem Ordner ist im Schadensfall für den Laien oftmals zu langwierig. Zudem kann diese „serienmäßige“ Sicherungsdatei auch beschädigt sein. Mit dem kostenlosen Tool „Safe PST Backup“ lässt sich sehr leicht ein automatisiertes, regelmäßiges Backup einrichten.
Zum Sichern beenden Sie Outlook, bevor Sie das Programm herunterladen und installieren.Das Programm von „4 Team Corporation“ wird auf der Webseite www.safepstbackup.com gratis als Download angeboten. Tragen Sie dort Ihre Email-Adresse in das entsprechende Feld ein , klicken Sie auf den Button „Download now“, und folgen Sie anschließend den Download- und Installationsanweisungen.
Nach dem Download und erfolgreicher Installation starten Sie das Programm. Legen Sie im Eingabefeld von „Backup destination folder“ den Speicherort des Backup-Ordners fest. Idealerweise sollte dieser Ordner auf einer anderen, ständig verfügbaren Festplatte liegen. Dabei ist es egal, ob es eine externe Festplatte, eine interne HDD oder ein Netzwerkordner ist.
Um die automatischen Intervalle der Backups einzustellen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Options“.
Auf der Registerkarte „Schedule“ aktivieren Sie als erstes die Option „Automatically“. Standardmäßig ist eine vierstündliche Sicherung über „Hourly“ eingestellt.
Insgesamt stehen vier Sicherungs-Varianten zur Verfügung:
Hourly (Stündlich)
Daily (Täglich)
Weekly (Wöchentlich)
Monthly (Monatlich)
Für jede dieser Varianten sind mehrere Zeiteinstellungen möglich. Nachdem Sie den gewünschten Rhythmus festgelegt haben, bestätigen Sie die Auswahl mit „OK“.
Das Fenster „Options“ schließt sich und Sie kehren zum Startbildschirm zurück. Mit der Schaltfläche „Start Backup“ wird die erste Basis-Sicherung durchgeführt. Diese kann etwas länger dauern, die folgenden Backups starten entsprechend nach den von Ihnen festgelegten Zeiten und dauern nicht mehr so lange.
Der für diese häufigen Backups benötigte Speicherplatz ist unkritisch, da die Speicherung inkrementell erfolgt. Bei der inkrementellen Speicherung werden nur Änderungen berücksichtigt, beziehungsweise neue Daten den bereits bestehenden hinzugefügt.
Tagtäglich passiert es in Büros und auch zu Hause: Man hat eine Präsentation, ein Video, Musik oder andere wichtige Dateien auf einen USB-Stick kopiert, um es beim Termin einem Kunden oder anderen Personen zu zeigen. Unterwegs bemerkt man dann das Fehlen des USB-Sticks. Da hat man nur zwei Möglichkeiten, entweder zurückfahren und verspätet zum Termin kommen oder ohne die Dateien hinfahren. Beides macht keinen guten Eindruck bei einem Geschäftstermin. Dabei ist es doch so einfach, sich vom PC an den USB-Stick erinnern zu lassen.
Mit einer Verknüpfung lässt sich der PC herunterfahren und automatisch erscheint eine Meldung, wie zum Beispiel „Den USB-Stick nicht vergessen!“. Das Anlegen ist in allen aktuellen Windows Betriebssystemen möglich.
Um diese Verknüpfung anzulegen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine freie Stelle des Desktops und wählen im Kontextmenü „Neu | Verknüpfung“. Als Speicherort geben Sie in das Eingabefeld den Befehl
shutdown -s -f -t 60 -c „Den USB-Stick nicht vergessen!“
ein und bestätigen mit dem Button „Weiter“. Die Zahl hinter -t ist variabel und steht für die Zeit bis zum Ausschalten, der Text zwischen den Anführungszeichen ist ebenfalls frei wählbar.
Im nächsten Dialogfenster vergeben Sie der Verknüpfung einen Namen. In dem Beispiel wurde der Name „Herunterfahren mit Erinnerung“ ausgewählt. Mit der Schaltfläche „Fertig stellen“ wird die Verknüpfung auf Ihrem Desktop angelegt.
Nun genügt zum Herunterfahren ein Doppelklick auf die Verknüpfung und die Meldung erscheint ebenfalls.
Hinweis: Bevor der Computer heruntergefahren wird, bitte alle offenen Dateien speichern und schließen, sonst droht Datenverlust. Außerdem funktioniert die Erinnerung auch dann, wenn kein USB-Stick eingesteckt ist…
Ähnlich wie bei Outlook kann auch das E-Mail-Programm von Mozilla, der „Thunderbird“, mit dem Google-Kalender verknüpft werden. Das ist besonders sinnvoll, wenn Sie Ihre Termine und Erinnerungen gleichermaßen auf Ihrem Android-Handy und auf dem PC gleichermaßen benötigen. Beide Kalender werden automatisch synchronisiert und es bedarf somit keiner separaten Kalenderverwaltung.
Die Voraussetzung beim Thunderbird ist das Add-On „Lightning“, da Mozilla seinem E-Mail-Programm keine Kalender- und Aufgabenfunktion spendiert hat. Haben Sie noch kein „Lightning“, dann klicken Sie im geöffneten „Thunderbird“ auf „Extras | Add-ons“, geben im Suchfeld des Add-ons-Manager den Begriff „Lightning“ ein und starten den Suchvorgang. In der Ergebnisliste klicken Sie im gleichlautenden Eintrag auf „Installieren“ und starten anschließend den E-Mail-Client neu.
Für die Synchronisation von Thunderbird und dem Google-Kalender benötigen Sie das Add-on „Provider for Google Calendar“. Laden Sie es mit den gleichen Arbeitsschritten herunter und installieren Sie es. Nach erneutem Browser-Neustart ist auch diese Erweiterung einsatzbereit.
Als nächsten Schritt öffnen Sie Ihren Google Kalender und klicken im linken Bereich auf den kleinen Pfeil rechts neben dem entsprechenden Kalender. Wählen Sie im Kontextmenü die Option „Kalender-Einstellungen“…
…und klicken Sie im nächsten Fenster im Bereich der „Kalenderadresse“ auf den Button „ICAL“.
Der Link der Kalenderadresse wird nun angezeigt. Kopieren Sie den Link in die Zwischenablage…
…wechseln Sie zur Kalender-Ansicht des Thunderbird, und klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Navigationsbereich. Wählen Sie im Kontextmenü die Option „Neuer Kalender“.
Im nächsten Fenster aktivieren Sie die Option „Im Netzwerk“ und klicken auf „Weiter“ um zum nächsten Dialogfenster zu gelangen. Hier wählen Sie „Google Kalender“ und fügen in das darunterliegende Adressfeld die in der Zwischenablage befindliche Kalenderadresse Ihres Google-Kalenders ein. Setzen Sie noch das Häkchen in die Checkbox der Option „Cache“, wenn abgerufene Termine auch ohne Internetverbindung angezeigt werden sollen. Bestätigen Sie die Eingaben mit „Weiter“.
Im nächsten Fenster geben Sie Ihre Google-Kontodaten ein und bestätigen mit „OK“. Wenn Sie sich nicht bei jedem Kalenderzugriff die Logindaten erneut eingeben wollen, setzen Sie den Haken beim Passwort-Manager.
Jetzt haben Sie noch die Gelegenheit, dem Kalender einen Namen zu geben und diesen farblich zu kennzeichnen. Aktivieren Sie noch zusätzlich die Option „Erinnerungen“ und klicken dann auf „Weiter“.
Bestätigen Sie anschließend den Einrichtungsvorgang mit „Fertigstellen“.
Standardmäßig werden nun die Kalender alle 30 Minuten automatisch synchronisiert. Aber auch die Synchronisation kann individuell angepasst werden. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den soeben neu erstellten Kalender und wählen im Kontextmenü „Eigenschaften“ aus. Im Dialogfenster „Kalender bearbeiten“ können Sie nun zwischen sechs Varianten wählen:
jede Minute
Alle 5 Minuten
Alle 15 Minuten
Alle 30 Minuten
Alle 60 Minuten
Manuell
Entscheiden Sie sich für die Option „Manuell“, wird keine automatisierte Synchronisation durchgeführt. Sie wird nur dann durchgeführt, wenn Sie es wollen.
Bei Outlook werden nicht nur die in Ordner verschobenen E-Mails archiviert, sondern auch alle vergangenen Termineinträge. Die Outlook PST-Datenbank (=Personal Store) wird somit immer größer und beansprucht mit der Zeit immer mehr Festplattenkapazität. Das kann bisweilen bei mobilen Geräten wie Laptop, Netbook, Tablet-PCs zu Speicherengpässen führen. Man sollte daher regelmäßig prüfen, ob wirklich alle gespeicherten Elemente noch benötigt werden. Leider bleiben meist die Termineinträge davon unberührt, da man die vergangenen Monate nicht einzeln kontrollieren möchte. Dabei bietet Outlook ab Version 2007 die Möglichkeit, alle Termine vor einem bestimmten Datum auf einmal zu löschen.
Weg mit alten Terminen
Diese Funktion ermöglicht sogar, wenn mehrere PST-Dateien in Ihr Outlook eingebunden sind, auch diese nacheinander zu bearbeiten und auch dort alle nicht benötigten Termine zu entfernen. Damit die alten Termine nicht mühselig aus den Kalenderblättern herausgesucht werden müssen, hat Microsoft eine Listenansicht geschaffen, die es qermöglicht, alle Termine aufzulisten, zu sortieren und sie mit einem Schlag zu löschen.
Und so gehen Sie vor:
1. Starten Sie Outlook, und wählen Sie im Navigationsbereich „Kalender“ aus. Anschließend klicken Sie in der Menüleiste auf „Ansicht | Aktuelle Ansicht | Alle Termine“. Bei Outlook 2010 wählen Sie in der Multifunktionsleiste das Register „Ansicht“ und klicken danach auf „Ansicht ändern | Liste“.
2. Sortieren Sie nun die Liste der Termineinträge indem Sie auf die Spaltenüberschriften „Beginn“ oder „Ende“ klicken. Überprüfen Sie, ob die Sortierung die von Ihnen gewählte chronologische Auflistung (absteigend oder aufsteigend) anzeigt.
Markieren Sie nun den ersten Termineintrag unter dessen Datum alle anderen Termine gelöscht werden sollen. Scrollen Sie anschließend zum letzten Termineintrag und markieren diesen ebenfalls. Dazu halten Sie die „Umschalt“-Taste gedrückt, damit alle zu löschenden Termine ebenfalls markiert werden. Löschen Sie die Termin nun mit der Taste „Entf“, oder mit einem Rechtsklick auf die Markierung und wählen im Kontextmenü „Löschen“.
3. Bevor die ausgewählten Termin endgültig gelöscht werden, befinden Sie sich noch im Ordner „Gelöschte Objekte“ und können bis zur endgültigen Löschung noch zurückgeholt werden.
Hinweis: Achten Sie genau darauf, in welchem Bereich Sie die Löschungen vornehmen. Die Listenansicht ist möglicherweise in mehrere Bereiche aufgeteilt. Das ist davon abhängig, welchen Serien-Typ Sie für die Termine ausgewählt haben.
Für regelmäßig wiederkehrende Termine, wie zum Beispiel Geburtstage, Namenstage, wöchentliche Meetings etc., kann der Serientyp „Jährlich“, „Monatlich“, „Wöchentlich“ und „Täglich“ gewählt werden. Löschen Sie einen dieser Termine, dann entfernen Sie vielleicht ungewollt eine Terminserie. Entfernen Sie also nur Termine, die im Bereich „Serientyp: (keine Angabe)“ aufgelistet sind.
Bei allen anderen sollten Sie sich wirklich sicher sein, dass Sie diese nicht mehr benötigen.
Seit Outlook 2007 kann man sich auch an unregelmäßige Termine wie den Monatsletzten erinnern lassen. Mit dieser Erinnerungsfunktion vergisst man keine wiederkehrenden Tätigkeiten. Das gilt insbesondere für Banküberweisungen wie Miete, Telefon, Monatsabschlussarbeiten, usw. Das Einrichten einer unregelmäßigen Erinnerung ist auch nicht komplizierter als das Einrichten einer normalen Erinnerung.
Der kleine Unterschied ist nur das Einbeziehen der „Serientyp“-Funktion. Und so geht´s:
1. Starten Sie Outlook, und wechseln Sie zur Kalenderansicht.
2. Klicken Sie in Outlook 2007 auf „Neu“, in der Version 2010 klicken Sie auf „Neuer Termin“. Hier können Sie schon bei „Beginnt um:“ und „Endet um:“ den Start und das Ende der Erinnerung inklusive der Uhrzeigen festlegen. Anschließend wählen Sie die Option „Serientyp“.
3. Aktivieren Sie im Bereich „Serienmuster“ die Optionen „Monatlich“ und danach „Am 31. Tag jedes 1. Monats“. Speichern Sie die Änderungen mit „OK“.
4. Folgende Meldung…
…bestätigen Sie mit „OK“.
5. Bevor Sie den Termin mit „Speichern & Schließen“ bestätigen, können Sie noch einen „Betreff“ eingeben, der Sie an die Art der Tätigkeit erinnert.
Ab sofort werden Sie frühzeitig an diesen „unregelmäßigen Termin“ erinnert.
Bei Outlook kann man in der Kalenderansicht standardmäßig zwischen drei Ansichtsformen auswählen: den Tag, die Woche und den Monat. Bei der Wochenansicht sind es sogar nur fünf Tage, da Outlook von einer normalen Arbeitswoche ausgeht. Für manche Bedürfnisse ist die Standardansicht aber nicht das Optimum. Zum Beispiel für Vertriebsmitarbeiter oder Außendienst-Mitarbeiter, deren Aufgabengebiet auch Innendienst beinhaltet, sind nicht die ganze Woche unterwegs. Aber auch für den normalen Benutzer, der wissen möchte was in den nächsten Tagen an Terminen ansteht, müssen immer wieder die einzelnen Tage anklicken, um eine Übersicht zu bekommen. Eine versteckte Funktion in Outlook ermöglicht jedoch, eine Ansicht bis zu zehn Tagen auf einmal einzublenden.
Bis zu zehn Tage gleichzeitig anzeigen
Um selbst festzulegen, wie viele Tage im Outlook-Kalender angezeigt werden, gehen Sie wie folgt vor:
1. Starten Sie Outlook, und wechseln Sie zur Kalenderansicht.
2. Danach klicken Sie auf die Schaltfläche „Tag“ beziehungsweise bei Outlook 2003 auf „Tagesansicht“ und wählen den ersten Tag aus, der angezeigt werden soll.
3. Drücken und halten Sie nun die [Alt]-Taste, und geben Sie über die Zahlentasten oberhalb der Tastatur die gewünschte Anzahl der Tage ein, die in der Kalenderansicht angezeigt werden sollen. In diesem Beispiel ist es die Taste [4] für vier Tage.
4. Wählen Sie die Tastenkombination [Alt][0], werden insgesamt zehn Tage angezeigt.
Besonders praktisch: Die gewählte Tagesansicht bleibt auch über einen Programmstart hinaus aktiv. Sie wird erst wieder zurückgestellt, wenn Sie eine andere Ansicht (zum Beispiel die Woche oder den Monat) auswählen.
Hinweis: Bei der Tastenkombination funktionieren nur die Zahlentasten oberhalb der Buchstaben-Tastatur. Die Kombination mit dem Ziffernblock funktioniert nicht.
Seit iOS 5 gibt es auf iPhones und iPads die Mitteilungszentrale. Sobald Ihnen das iPhone etwas mitteilen möchte, erscheint auch bei gesperrten iPhones ein Hinweis auf dem Display – etwa zu verpassten Anrufen, SMS-Nachrichten, Erinnerungen oder Terminen. Was viele nicht wissen: mit einem Trick gelangen Sie zu entsprechenden App, ohne das iPhone zuerst entsperren zu müssen.
Ein Beispiel: Steht ein Termin an, erscheint auf dem Sperrbildschirm – direkt unter dem Datum – ein entsprechender Hinweis auf den anstehenden Termin. Um an weitere Details zu kommen, wird jetzt meist das iPhone über den „Entsperren“-Regler entsperrt und dann zum Kalender gewechselt. Dabei geht’s auch viel einfacher.
Mitteilung wegschieben
Sparen Sie sich das Entsperren. Sie können direkt und ohne Entsperren zur passenden App springen. Dazu schieben Sie das Icon der Mitteilung mit gedrückten Finger nach rechts – genau so, wie sie es sonst mit den „Entsperren“-Pfeil machen. Und siehe da: das iPhone wird entsperrt und gleichzeitig die zur Mitteilung passende App aufgerufen.
Egal ob auf der Arbeit oder Zuhause: Outlook ist meistens geöffnet, um E-Mails, Termine, Aufgaben, Kontakte und den Kalender zu verwalten. Da bietet es sich doch an, dieses Programm auch zur zentralen Datenverwaltung zu nutzen. Hier können wichtige Dokumente und Ordnerverweise, die man ohnehin nahezu jeden Tag benötigt, direkt angewählt werden. Somit entfällt die herkömmliche, zusätzliche Navigation mit dem Windows-Explorer. Mit dieser weitestgehenden unbekannten Funktion lässt sich der Arbeitsalltag noch besser und effektiver strukturieren.
Um die zentrale Verwaltung einzurichten, gehen Sie wie folgt vor:
1. Starten Sie Outlook, und klicken Sie im Navigationsbereich unten links auf „Verknüpfungen“. Um die häufig genutzten Dateien zu strukturieren, fügen Sie mit der Schaltfläche „Neue Gruppe hinzufügen“ so viele Ordner hinzu, wie Sie benötigen. Vergeben Sie den neuen Ordnern gleichzeitig entsprechende Namen wie „Dokumente“, „Fotos“, Ordner, usw…
Wichtig: Der Link „Neue Verknüpfung hinzufügen“ ist für diesen Zweck nicht geeignet, da diese Verknüpfungen nur auf interne Outlook-Ordner verweist.
2. Anschließend öffnen Sie zusätzlich den Windows Explorer und ordnen beide offenen Fenster so an, dass Sie per Drag & Drop die benötigten Dateien und Ordner vom Explorer in die zuvor erstellten Gruppen hineinziehen.
Auf diese Weise entstehen neue Verknüpfungen direkt in Outlook. Die enthaltenen Daten werden nicht verschoben und verbleiben im ursprünglichen Ordner.
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