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Hardware & Software Outlook

Outlook-Terminfelder in natürlicher Sprache ausfüllen, etwa „morgen“, „nächste Woche Montag“ oder „neun Uhr vormittags“

Bei Datumsfeldern für Termine und Erinnerung verlangt Outlook die Angabe eines exakten Datums. Über die kleine Pfeilschaltfläche lassen sich Tag und Zeitpunkt recht zügig eintragen. Das Listenfeld öffnen, im Kalenderblatt auf das Datum klicken, fertig. Noch schneller geht es mit Angaben wie Morgen und Nächste Woche oder Abkürzungen wie 2t.

Datum und Uhrzeit in natürlicher Sprache eintragen

Soll der Termin beispielsweise in genau einer Woche stattfinden, reicht die Eingabe von 1w als Abkürzung für 1 Woche oder 7t für in sieben Tagen. Nach einem Druck auf die [Tab]-Taste oder einem Klick auf ein anderes Eingabefeld wandelt Outlook das Kürzel automatisch ins richtige Datum um. Das geht wesentlich schneller, als das Datum erst mühsam im Kalenderblatt zu suchen.

outlook-datum-uhrzeit-in-natuerlicher-sprache-eingeben

Outlook erkennt sogar umgangssprachliche Umschreibungen wie zweiundzwanzigster März, diesen Freitag oder Weihnachten. Hier einige weitere Beispiel, die Outlook korrekt umwandel:

  • gestern
  • heute
  • morgen
  • diesen Freitag, nächsten Freitag, Freitag
  • heute in zwei Tagen, 2 Tage, 2
  • nach sechzig Tagen
  • in zweiundzwanzig Tagen, in 22 Tagen, 22 Tage
  • vor drei Wochen, vor 3 Wochen
  • nächste Woche, eine Woche, 1 Woche, Woche
  • heute in einem Monat, 1 Monat, Monat
  • Feb (für Februar)
  • heute Mittag
  • um Mitternacht, Mitternacht
  • jetzt
  • neun Uhr vormittags
  • neun Uhr zehn
  • zwanzig Minuten nach fünf Uhr nachmittags
  • Anfang August
  • Ende September
  • Neujahr
  • Heilige drei Könige
  • Tag der Arbeit
  • Mariä Himmelfahrt
  • Tag der deutschen Einheit
  • Allerheiligen
  • Heilig Abend
  • Erster Weihnachtsfeiertag
  • Zweiter Weihnachtsfeiertag
  • Sylvester
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Hardware & Software Outlook Windows 7 Windows 8 Windows Vista Windows XP

Terminplanung auf dem Desktop: Outlook-Termine direkt auf der Windows-Arbeitsoberfläche

Es ist immer praktisch, alle anstehenden Termine und Aufgaben auf einem Blick zu sehen. Mit dem kostenlosen Tool „DeskTask“ werden die in den nächsten Tagen anstehenden Termine und Aufgaben übersichtlich auf dem Desktop präsentiert. Die Daten werden direkt aus Outlook abgefragt, ohne dass Outlook dabei gestartet sein muss.

Das Tool „DeskTask“ gibt es kostenlos auf der Webseite des Herstellers carthagosoft.net/DeskTask.php. Mit dem Setup-Programm lässt sich die Software in wenigen Augenblicken installieren. Sie können einfach jeweils mit einem Klick auf „Next“ die Standardwerte übernehmen. Anschließend müssen Sie nur noch den Lizenzbestimmungen zustimmen und auf „Install“ klicken.

desktask-outlook-termine-direkt-auf-dem-desktop

Nach der Installation werden die Termine der nächsten fünf Tage sowie die unmittelbar anstehenden Aufgaben unten rechts auf dem Desktop angezeigt. Um die Einstellungen zu ändern, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Programm-Symbol, dass sich in der Taskleiste von Windows befindet. Im Kontextmenü wählen Sie anschließend den Befehl „Options“ an. Auf der Registerkarte „General“ können Sie beispielsweise die Sprache auf Deutsch umstellen. Anschließend werden im DeskTask-Bereich die deutschen Bezeichnungen angezeigt. Allerdings bleibt die Benutzeroberfläche weiterhin in Englisch.

Das Tool bietet Ihnen auch die Möglichkeit, Termine und Aufgaben direkt vom Desktop aus zu öffnen. Hierzu müssen Sie noch das Kontrollkästchen bei „Open Outlook Items“ aktivieren. Zudem können Sie auch festlegen, an welcher Stelle die Termine und Aufgaben angezeigt werden sollen. Ziehen Sie hierzu einfach das Kalendersymbol an die gewünschte Stelle. Dabei bewegt sich der gesamte DeskTask-Bereich. Möchten Sie sich während der Arbeit über die aktuell anstehenden Termine und Aufgaben informieren, klicken Sie einfach mit der Maus auf das Symbol in der Taskleiste.

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Internet & Medien

Doodle: Termine finden und abstimmen mit doodle.com

Es ist doch immer wieder dasselbe Lied. Da möchten Sie sich endlich mal wieder mit ein paar Freunden treffen, aber irgendwie hapert es an der Organisation. Wer viele Termine hat und auch ansonsten nur wenig Zeit findet, verschiebt diese Angelegenheit immer und immer wieder. So wird aus dem geplanten Treffen am Ende doch wieder nichts. Mit dem Terminfinder auf doodle.com haben alle Leute, die Verabredungen, Feste oder sonstige Anlässe planen möchten, ein einfaches und sehr effizientes Werkzeug an der Hand. Wie Sie schnell einen Termin für Ihre Wiedersehensfeier oder Ihren „Umtrunk unter Freunden“ finden können, ist kein großes Geheimnis.

Terminfindung leicht gemacht – Einer muss immer den ersten Schritt machen

Natürlich hilft das beste Tool nichts, wenn sich niemand dransetzt und den Stein ins Rollen bringt. Doch dank des kostenlosen Dienstes von doodle.com ist dies recht einfach. Machen Sie den ersten Schritt und erstellen Sie eine Umfrage. Sie brauchen dafür nur eine E-Mail-Adresse. Sie können – das ist aber kein Muss – vorher natürlich die Termine heraussuchen, an denen Sie selbst auch können. Damit sparen Sie sich schon einmal viel Arbeit. Klicken Sie anschließend einfach auf „Einen Termin finden“; und schon kann es losgehen.

Terminfindung mittels doodle.com: Erstellen Sie eine Umfrage

Geben Sie der Terminumfrage einen sprechenden Titel und schreiben Sie ruhig ein paar Zeilen in das Beschreibungsfeld. Je mehr Teilnehmer Sie haben, desto einfacher wird es für alle, wenn Sie die Umfrage mit ein paar Sätzen beschreiben. Nach der Eingabe Ihres Namens sowie Ihrer E-Mail-Adresse drücken Sie auf „Weiter“.

Nun haben Sie den Kalendermodus, mit dem Sie die Tage heraussuchen können, die Ihnen zusagen. Nachdem die von Ihnen gewählten Tage alle grün markiert und rechts neben dem Kalender aufgeführt sind, können Sie mittels „Weiter“ zur Zeitangabe wechseln.

Standardmäßig werden drei Zeitfelder für den Start des Termins zur Verfügung gestellt. Wenn Sie mehr als diese drei Felder benötigen, ist dies ganz einfach über „Weitere Zeitfelder hinzufügen“ zu erledigen.

Fast fertig: Ihre Umfrage ist beinahe startklar; nur ein paar Kleinigkeiten müssen Sie noch tun

In der nächsten Maske können Sie die Antworten für die Umfrage festlegen. Bei einer einfachen Umfrage kann nur zwischen Ja und Nein unterschieden werden. Möchten Sie aber ein paar Beschränkungen oder die Antwort „Wennsseinmuss“ mit aufnehmen, klicken Sie auf „Einstellungen“ und haken Sie die entsprechenden Punkte an.

Abschließend können Sie noch auswählen, ob Sie die Einladungen selbst verschicken oder diese Aufgabe doodle.com übergeben möchten. Im zweiten Fall müssten Sie noch ein Konto erstellen. Die Selbstversendung ist aber sehr einfach, daher ist dieser Schritt nicht unbedingt erforderlich. Sie erhalten von doodle.com zwei Links. Der erste Link dient der Administration, den nur Sie als Initiator der Umfrage erhalten. Achten Sie gut auf diesen Link, da Sie ansonsten nichts mehr an der Umfrage verändern können. Den zweiten Link verschicken Sie als Einladung an alle potenziellen Teilnehmer des Treffens. Wird von einer Person schließlich ein Eintrag vorgenommen, erhalten Sie eine Info-Mail an die angegebene Adresse.

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Google Internet & Medien

Google Kalender: Aufpassen, dass private Termine nicht für alle sichtbar sind

Dank Google-Kalender haben Sie Ihre Termine immer mit dabei. Da der Kalender nicht mehr auf dem eigenen Rechner, sondern auf den Servern von Google liegen, sollte man allerdings darauf achten, dass private Termine auch privat bleiben. Denn wer nicht aufpasst, macht private Termine für Jedermann im Web sichtbar.

Aufpassen beim Anlegen neuer Termine

Generell unterscheidet der Google Kalender zwischen privaten und öffentlichen Terminen. Während private Termine nur für den Besitzer des Kalenders sichtbar sind, werden öffentliche Einträge wie auf dem Silbertablett allen Surfern im Web präsentiert. Das kann fatale Folgen haben: Die einfache Suche nach „Passwort“ oder „Password“  in den öffentlichen Kalendern zeigt, dass viele Anwender sensible Daten als öffentlichen Kalendereintrag preisgeben.

Bei der Terminverwaltung sollten Sie daher stets das Feld „Datenschutz“ beachten. Einträge mit sensiblen oder pikanten Informationen sollten Sie hier als „Privat“ kennzeichnen.

Ganzer Kalender sichtbar?

Per Klick aufs Zahnrad oben rechts und den Befehl „Kalender-Einstellungen“ können Sie zudem festlegen, ob der eigene Kalender generell für andere Benutzer sichtbar sein soll oder nicht. Hierzu klicken Sie auf „Kalender“ und dann in der Spalte „Freigabe“ auf „Einstellungen bearbeiten“.

Wenn Sie auf Nummer sicher gehen möchten, verzichten Sie auf die Freigabe und lassen das Kontrollkästchen „Diesen Kalender für andere freigeben“ leer. Oder noch besser: Sie legen zwei Kalender an – einen für private und einen für öffentliche Termine.

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Hardware & Software Outlook

Bahnauskunft direkt in Outlook übernehmen und als Outlook-Termin eintragen

Wenn Sie eine im Internet recherchierte Zugverbindung öfters als Aufgabe bzw. Termin in den Kalender von Outlook eintragen möchten, dann können Sie die wichtigsten Angaben aus der Verbindung einfach kopieren. Eine entsprechende Zusatzfunktion ermöglicht das direkte Laden in den Kalender von Outlook sowie das Abspeichern als Datei.

Von Bahn.de in den Outlook-Kalender

Gehen Sie zunächst auf die Seite www.bahn.de, und suchen Sie nach der gewünschten Verbindung. Bei der betreffenden Verbindung können Sie sich durch Klicken des kleinen weißen Pfeils die Details zur gewählten Verbindung anzeigen lassen. Dort können Sie dann einfach den Link „In Kalender eintragen“ auswählen. Im folgenden Dialog wählen Sie die Option „Herunterladen“ aus, um die Verbindung als ICS-Kalenderdatei zu speichern.

Bei der gespeicherten Kalenderdatei können Sie nun einfach die Option „Öffnen“ auswählen. In der Regel ist die Option Outlook bereits eingestellt, falls nicht, wählen Sie diese aus. Nach dem Bestätigen mit „OK“ werden Daten aus der Verbindung als separater Kalender in Outlook integriert.

Download als universelle ICS-Datei für alle Kalender

Noch praktischer und flexibler ist es allerdings, wenn Sie im Download-Dialog die Option „Datei speichern“ bzw. „Speichern“ auswählen. Dadurch wird diese zunächst als ICS-Datei auf Ihrem Rechner gespeichert. Somit haben Sie den Vorteil, dass Sie diese auch für andere Kalender wie Sunbird oder Google verwenden können. Zudem können Sie die Verbindung in Outlook nun auch in den Standardkalender einbauen können. Hierzu reicht es aus, die Datei mit dem Befehl „Datei öffnen“ zu öffnen und danach mit „importieren“ diese in den Kalender zu integrieren.

In älteren Outlook Versionen steht hierfür der Befehl „Datei | Importieren/Exportieren“ zur Verfügung. Anschließend wähle Sie einfach die Option „iCalendar- (ICS) oder vCalendar-Datei (VCS) importieren“ und klicken danach auf „weiter“. Suchen Sie danach die heruntergeladene Datei aus und bestätigen Sie die Auswahl mit „OK“. Nun haben Sie die Auswahl, ob Sie die Datei als neuen Kalender öffnen oder diese in den vorhandenen Kalender integrieren möchten. Die Verbindungen sind anschließend als Termine direkt im Kalender vorhanden.

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Hardware & Software

Kontakte und Termine aus Thunderbird übernehmen

Wenn Sie einen iPod nutzen, möchten Sie sicher auch ihre Termine und Kontakte stets aktuell dabei haben, ohne diese jedes Mal neu einzugeben. In diesem Fall können Sie die Daten direkt von Thunderbird auf den iPod übertragen. Eine direkte Verbindung von Thunderbird zum iPod besteht zwar nicht, jedoch lassen sich die Daten mit den richtigen Formaten ebenfalls übertragen.

Termine übernehmen mit „Lightning“

Für den Fall, dass Sie mit dem Add-on Lightning Kalender in Thunderbird arbeite, sollten Sie mit dessen Einträgen beginnen. Dazu öffnen Sie zunächst in Thunderbird die Kalenderansicht. Nun können Sie im Kombinationsfeld zu Filtern entweder die Einstellung „Alle Termine“ auswählen oder eine gewünschte Auswahl vorgeben. Anschließen öffnen Sie bitte den Befehl „Termine und Aufgaben | Exportieren“. Zum Exportieren können Sie dann einfach das bereits vorgeschlagene ICS-Format nutzen. Geben Sie der Datei den gewünschten Namen und speichern Sie diese auf Ihrem Rechner ab.

Kontakte exportieren mit „Dawn“

Als Nächstes kommen dann die Kontakte dran. Leider bietet Thunderbird kein zum Export geeignetes Format an. Sie können zum Umwandeln jedoch einfach das kostenlose Tool „Dawn“ benutzen. Dies steht unter dem Link mysite.verizon.net/zakharin/software/Dawn/ zum Download bereit. Nach dem Herunterladen des Zip-Archives können Sie dieses entpacken und mit der Datei „setup.exe“ installieren. Starten Sie das Programm dann mit dem Aufruf von „Dawn Wizard“ über das Startmenü.

Nach dem Start rufen Sie den Befehl „File | Open | Open Address Book“ auf und wählen als Quelle „Thunderbird“ aus. Wählen Sie danach ein Verzeichnis aus. Üblicherweise befinden sich die Kontakte im „Personal Address Book“. Nachdem Sie dieses markiert haben, werden Ihre Kontakte im Programm gelistet. Öffnen Sie anschließend den Befehl „File | Save | Save as file“ und wählen Sie als Format „Becky! Address Book“ aus. Den Dateinamen können Sie frei wählen, wichtig ist jedoch, dass Sie die Dateiendung „.vcf“ an den Dateinamen anhängen. Nach einem Klick auf „Speichern“ wird die Datei exportiert und Sie können „Dawn“ wieder schließen.

Nun können Sie den iPod mit dem Computer verbinden und das entsprechende Laufwerk im Windows Explorer öffnen. Die gespeicherte ICS-Datei kopieren Sie in den Ordner „Calendars“ und die VCF-Datei kommt in den Ordner „Conatcts“. Sobald Sie den iPod wieder trennen, sind alle Termine und Kontakte auf dem Apple-Medienplayer verfügbar.

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Google Internet & Medien

Google & Outlook: Google-Kalender mit dem Outlook-Kalender synchronisieren

Google oder Outlook? Diese Frage stellen sich viele Anwender, die sich nicht entscheiden können, weiter Outlook zu verwenden oder doch auf den kostenlose Google-Kalender zu wechseln. Dabei ist die Lösung doch so einfach. Mit dem kaum bekannten Zusatzprogramm „Google Kalender-Synchronisierung“ können Sie beide Kalender gleichzeitig nutzen. Das Gratistool synchronisiert die Einträge beider Kalender.

Den praktischen Helfer für Outlook 2003, 2007 und 2010 gibt es kostenlos auf der Webseite www.google.com/support/calendar/bin/answer.py?answer=98563&topic=13948. Installation und Einrichtung sind einfach. Nach der Installation geben Sie Ihre Google-Zugangsdaten ein und wählen die Synchronisierungsvariante. Ideal ist die „2-Weg-Synchronisierung“, bei der Outlook- und Google-Einträge in beide Richtungen abgeglichen werden. Outlook-Einträge erscheinen dann automatisch im Google-Kalender – und umgekehrt.

Einmal eingerichtet, müssen Sie sich um nichts weiter kümmern. Sobald ein neuer Termin hinzukommt – egal in welchem Kalender -, erscheint er automatisch auch im anderen Terminkalender. Falls Sie die Synchronisierungseinstellungen verändern möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Google-Icon in der Taskleiste und wählen den Befehl „Optionen“.

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Hardware & Software

Google Kalender: Feiertage, Mondphasen, Jahrestage, Geburtstage der Kontakte und mehr in den Google-Kalender eintragen

Wer seine Termine im Google Kalender verwaltet hat immer und überall alles parat. Ein Internetzugang genügt, um unterwegs auf dem Handy, Tablet, Netbook oder Notebook die Termine einzusehen und neue Einträge vorzunehmen. Was viele nicht wissen: der Google-Kalender lässt sich ruck, zuck mit weiteren wichtige Terminen füllen. Zum Beispiel mit Feiertagen oder den Geburtstagen Ihrer Kontakte. Ganz automatisch und auf Knopfdruck.

Mit einem Klick alle Geburtstage eintragen

Wenn Sie nicht nur Ihre Termine, sondern auch Ihre Kontakte mit Google Mail verwalten, können Sie in einem Rutsch alle Geburtstage Ihrer Kontakte in den Kalender eintragen. Das klappt natürlich nur, wenn die Geburtstage auch beim jeweiligen Kontakt hinterlegt sind. So geht’s:

1. Wechseln Sie bei Google Mail zum Kalender.

2. Klicken Sie oben rechts aufs Zahnrad und dann auf den Befehl „Kalender-Einstellungen“.

3. Anschließend klicken Sie weiter unten auf „Interessante Kalender durchsuchen“.

4. Auf der folgenden Seite zeigt Google eine Auswahl fertiger Kalendereinträge, die Sie direkt in Ihren Kalender übernehmen können, im Bereich „Feiertage“ zum Beispiel „Amerikanische Feiertage“ oder „Deutsche Feiertage“. Im Bereich „Sportarten“ finden Sie Termine der wichtigsten internationalen Ligen. Die Termine der Fußball-Bundesliga stehen unter „Fußball > German Bundesliga“. Interessante Einträge gibt’s unter „Weitere“, darunter:

  • Die Mondphasen
  • Geburts- und Jahrestage meiner Kontakte
  • Hebräischer Kalender
  • Sonnenaufgang und Sonnenuntergang in (mein Wohnort)
  • Sternzeiten
  • Tag des Jahres (der wievielte Tage des Jahres)
  • Wochennummern

Per Klick auf „Vorschau“ und „Terminübersicht“ sehen Sie vorab, wann welche Termine in den Google-Kalender aufgenommen werden.

Um keinen Geburtstag zu verpassen, klicken Sie in der Zeile „Geburts- und Jahrestage meiner Kontakte“ auf „Abonnieren“. Sofern die Geburtsdaten bei den Kontakten eingetragen sind, erscheinen im Kalender rot markiert  die Geburstage Ihre Freunde und Bekannten. In der linken Spalte können Sie per Klick auf den nach unten weisenden Pfeil den Kalender wieder ausblenden, die Farbe bestimmen oder über die „Kalender-Einstellungen“ die Kalenderdetails ändern.

Um die hinzugefügten Termine wieder zu entfernen, wiederholen Sie die Schritte und klicken bei Schritt 4 auf „Kalender kündigen“ oder entfernen in der Spalte „In List anzeigen“ das Häkchen beim jeweiligen Extrakalender.