Tipps, Tricks & Kniffe

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  • PDF-Dateien mit Tabellen in Excel-Dokumente umwandeln

    Du möchtest ein PDF-File mit Formeln und Tabellen in ein Excel-Dokument konvertieren, das anschließend bearbeitet werden kann? Dann solltest du das Tool PDF To Excel Converter kennen.

    Der PDF To Excel Converter ist kostenlos auf der Webseite des Anbieters als Download erhältlich. Nach der Installation startest du das Programm und wählst über das grüne Plus-Symbol ein PDF-File aus. Mehrere Dokumente (Stapelverarbeitung) lädst du über das Ordnersymbol mit dem grünen Kreuz aus.

    Dann legst du im Bereich Output Folder (Button: Browse) den Zielordner fest, in dem das Excel-Dokument gespeichert werden soll. Ein Mausklick auf die Schaltfläche Start Converting Now startet die Umwandlung vom PDF- in das Excel-Format.

    Allerdings kannst du nur die erste Seite von PDF-Dokumenten mit dem Gratis-Tool in Excel umwandeln. Die Konvertierung mehrseitiger Dateien ist nur mit der kostenpflichtigen Version (ab 40 USD) möglich.

    Online-Konvertierung

    Wer nur vereinzelt eine PDF-Konvertierung in Excel benötigt, ist mit dem Online-Dienst von Smallpdf gut bedient. Einfach das PDF hochladen, konvertieren und anschließend die Excel-Datei wieder herunterladen.

    Ein weiterer Vorteil von Smallpdf ist, dass noch weitere Konvertierungsmöglichkeiten angeboten werden. Du kannst PDF-Dateien außer in Excel noch in Word, JPG und Powerpoint umwandeln. Umgekehrt, von Word, Excel, JPG und PPT in PDF geht natürlich auch. Zudem können mehrseitige PDF-Dokumente gesplittet, oder mehrere Seiten zu einem PDF-Dokument zusammengefügt werden.

  • Die PiP-Funktion in Windows 10 nutzen

    Das Creators Update (Redstone 2) von Microsoft für Windows 10 bringt neue und nützliche Funktionen mit sich. Eine davon ist das Bild-in-Bild-Feature (PiP = Picture in Picture) für die App Filme & TV.

    Mit der Bild-in-Bild-Funktion kannst du während der Arbeit mit beliebigen anderen Programmen, wie Office oder deinem Lieblingsbrowser, das Videofenster im Vordergrund ausführen, um gleichzeitig einen Film oder Fernsehen zu schauen.

    Das Einschalten der PiP-Funktion ist einfach. Starte einen beliebigen Film mit der Microsoft App Filme & TV. In der rechten unteren Ecke klickst du auf die Schaltfläche Im Mini-Modus wiedergeben.

    Das Wiedergabefenster wird daraufhin verkleinert und im Vordergrund ausgeführt. Außerdem lässt es sich frei auf dem Monitor positionieren.

    Mit anderen Media Playern nicht kompatibel

    Wie Eingangs schon erwähnt, ist die Bild-in-Bild-Funktion nur mit der Microsoft App Filme & TV möglich.

    Andere Video-Player, wie beispielsweise der VLC Media Player, haben eine eigene „Bild-in-Bild-Funktion“, die aber nicht ganz so komfortabel ist. Beim VLC verkleinerst du das Anzeige-Fenster und wählst im Register Video die Option Immer im Vordergrund aus.

  • Fehlerhaft laufende Programme per Eingabeaufforderung beenden

    Wenn Prozesse und Programme plötzlich nicht mehr reagieren und die Anzeige einfriert, kann dies am Computer, Betriebssystem oder am Programm selber liegen. Bevor man sich aber an die Ursachenforschung macht, müssen Programme und Prozesse zuerst einmal beendet werden da die Standard-Methode zum Schließen meist auch nicht mehr funktioniert. Abhängig von der Anzahl der zu schließenden Prozesse, kannst du zwei Varianten nutzen.

    Task-Manager

    Über den Task-Manager, der mit der Tastenkombination [Strg][Umschalt][Esc] am schnellsten gestartet wird, kannst du per Rechtsklick Programme und Prozesse mit dem Befehl Task beenden zum Stoppen zwingen.

    Programme werden über die Registerkarte Anwendungen und Prozesse über die gleichnamige Registerkarte beendet.

    Eingabeaufforderung

    Über den Task-Manager lassen sich mehrere Programme/Prozesse leider nur nacheinander beenden. Ist dir das zu zeitaufwendig, dann kannst du auch alle fehlerhaften Prozesse über die Eingabeaufforderung auf einmal beenden.

    Starte das Fenster Ausführen mit der Tastenkombination [Windows][R], tippe den Befehl cmd ein, und klicke dann auf OK.

    Mit dem Kommandozeilen-Tool taskkill.exe kannst du nun alle Prozesse und Programme die nicht mehr reagieren auf einen Schlag löschen.

    Der komplette Beendigungs-Befehl lautet taskkill /IM Programmname (z. B. taskkill /IM outlook.exe).

    Mehrere Programme und Prozesse stoppst du nach folgendem Vorbild:

    • taskkill /IM outlook.exe /IM opera.exe /IM svchost.exe

    Mit Drücken von [Enter] werden dann alle, in dieser Befehlskette eingetragenen Programme, auf einen Schlag beendet.

  • Urlaubsplanung mit Brückentagen optimieren

    Im ersten Quartal jedes Jahres planen die meisten Leute ihren Jahresurlaub. Das bedeutet meist den Kalender hervorholen, und jeden Kalendermonat nach geeigneten Zeiträumen suchen, die man für die Urlaubszeit verwenden kann. Und vielleicht kann man ja sogar noch mit Brückentagen möglichst viele kostbare Urlaubstage einsparen. Das hört sich nach viel Arbeit an? Ist auch meistens so. Aber mit dem richtigen Tool für die Urlaubsplanung ist das nur ein Klacks.

    Das Online-Tool mit dem bezeichnenden Namen Urlaubstage-Planen.de, macht deine Urlaubsplanung zu einem Kinderspiel. Und das bis zum Jahr 2021.

    Du legst im linken Bereich nur den Planungszeitraum fest, gibst dann deine (verbleibenden) Urlaubstage an und bestimmst noch deine Arbeitstage. Über den Bereich Feiertage nach Region, kannst entweder dein Heimat-Bundesland, oder das Bundesland deiner (deutschen) Urlaubsregion auswählen, um eventuelle Feiertage mit in die Urlaubsplanung einbeziehen zu können.

    Der Button Und los geht´s zeigt dir dann den Kalender unter Bezugnahme der zuvor festgelegten Auswahl-Filtern an. Nun kannst du per Mausklick alle in Frage kommenden Kalendertage per Mausklick markieren. Der Link Brückentage vorschlagen zeigt mit grün markierten Kalendereinträgen den effektiven Einsatz deiner wertvollen Urlaubstage. So holst du das beste aus deinem Urlaub heraus.

    Wenn du deine Planung erfolgreich beendet hast, kannst du mit der Schaltfläche Exportieren den Urlaubsplan entweder ausdrucken oder dir per E-Mail zuschicken lassen.

    So schnell und einfach kann Urlaubsplanung sein!

  • Du vermisst eine bestimmte Firefox-Funktion? Ein Downgrade kann helfen.

    In einem früheren Artikel berichteten wir beim Mozilla Firefox über die Entfernung der Plugins nach dem Upgrade auf Version 52. Updates sorgen meistens für eine Verbesserung des Programms. Manchmal fallen aber Funktionen weg, die (noch) nicht verbessert wurden. Durch den Wegfall aller Plugins beim Firefox 52 kann es zu Darstellungsproblemen bei Webseiten führen. Durch ein Downgrade, einer Rückkehr zu einer früheren Version, kann man das Problem beseitigen.

    Vorsicht bei zu alten Programmversionen

    Zumindest für eine gewisse Zeit kannst du so deine benötigten Tools weiterhin nutzen. Eine Rückkehr zu alten Versionen ist aber keine Lösung auf Dauer, da beseitigte Sicherheitslücken wieder geöffnet werden. Hier muss jeder selber entscheiden, ob er ein eventuelles Sicherheits-Risiko zugunsten eines weggefallenen Tools eintauschen möchte.

    Wegen fehlender Plugins muss man aber nicht auf die neue Firefox-Version verzichten. Mit einem Trick kann man sie leicht wieder aufspielen. Wie das funktioniert, erfährst du hier.

    Alte Version finden

    Wer dennoch zum alten Firefox zurückkehren möchte, der findet sie auf der Webseite www. oldversion.com. In der Kategorie Internet klickst du auf den Eintrag Mozilla Firefox, in dem du dann aus den alten Versionen seit dem Jahr 2000 die Gewünschte (z. B. 45.0.1) herunterladen und installieren kannst.

    Bevor du jedoch die alte Version verwendest, muss zuerst ein erneutes Update verhindert werden. Dazu startest du den alten Firefox, klickst oben rechts auf den Menü-Button mit den drei Balken und rufst die Einstellungen auf.

    Hier wechselst du zu Erweitert | Update und aktivierst die Option Nicht nach Updates suchen (nicht empfohlen: Sicherheitsrisiko). Dann deaktivierst du die beiden Einstellungen Einen Hintergrunddienst verwenden, um Updates zu installieren und Suchmaschinen.

    Damit ist die automatische Update-Funktion außer Kraft gesetzt.

    Tipp:

    Zu lange solltest du eine alte Programmversion nicht benutzen. Das Risiko, sich Viren und Trojaner einzufangen, ist einfach zu groß.

    Wie du auf der Webseite von Oldversion.com sehen kannst, sind nicht nur die alten Versionen vom Firefox, sondern auch andere Programme, wie Browser,  Treiber und Office-Tools vorhanden.

  • Windows nachträglich mit den Gruppenrichtlinien (gpedit) ausstatten

    Bei den Windows Betriebssystemen (7/8.x/10) der Starter Edition, sowie den Home- und Home-Premium-Versionen fehlt das Tool der Gruppenrichtlinien (gpedit.msc). Dieses Tool ermöglicht einige Einstellungsänderungen, die sonst nur den Professional- und Ultimate-Versionen vorbehalten sind. Die gpedit.msc lässt sich aber problemlos auch bei den Starter- und Home-Versionen nachrüsten.

    Auf der Webseite von Druger´s Deviant Art gibt es die gpedit.msc als kostenlosen Download im ZIP-Format. Lade die Datei herunter, entpacke sie, und starte die Installation mit einem Doppelklick auf die Setup.exe.

    Windows 32-Bit-Betriebssysteme

    Bei den 32-Bit-Betriebssystemen sind die Gruppenrichtlinien damit schon einsatzbereit. Über das Suchfeld im Startmenü und dem Begriff gpedit.msc lassen sich ab sofort die Gruppenrichtlinien aufrufen.

    Windows 64-Bit-Betriebssysteme

    Bevor du bei deinem 64-Bit-Betriebssystem mit gpedit.msc arbeiten kannst, müssen noch drei Verzeichnisse über den Windows Explorer an der richtigen Stelle eingefügt werden.

    Starte den Windows Explorer und navigiere zu dem Ordner SysWOW64. Du findest ihn im Verzeichnis C:\Windows. Dann kopierst du die Ordner…

    • GroupPolicy
    • GroupPolicyUsers
    • gpedit.msc (befindet sich im Ordner GPBAK)

    …und fügst sie dann in das Verzeichnis System32 ein, dass sich ebenfalls in C:\Windows befindet.

    Ab sofort sind auch in 64-Bit-Systemen die Gruppenrichtlinien problemlos einsatzbereit.

  • Mit Bordmitteln Verzeichnisse und einzelne Dateien zu einem ZIP-Archiv komprimieren

    Um Speicherplatz auf Desktop-Rechnern und Notebooks zu sparen, können Dateien und Ordner zu ZIP-Archiven gepackt werden. Dazu sind nicht einmal zusätzliche Komprimierungsprogramme wie WinRar oder 7-Zip zwingend erforderlich. Das geht auch ganz bequem mit den integrierten Bordmitteln.

    Das Windows-Betriebssystem enthält ein Komprimierungs-Tool, dass sich im Kontextmenü versteckt.

    Um Dateien und/oder Ordner zu einem ZIP-Archiv zusammenzufassen, öffnest du den Windows-Explorer und navigierst zu den betreffenden Dateien und Ordnern.

    Markiere die Dateien und klicke mit der rechten Maustaste auf diese Markierung. Wähle im Kontextmenü den Befehl Senden an | Zip-komprimierter Ordner um das ZIP-Archiv zu erstellen.

    Möchtest du die Dateien später wieder entpacken, dann klicke mit der rechten Maustaste auf das ZIP-Archiv und wähle im Kontextmenü den Punkt Alle extrahieren aus.

    Fazit:

    Die eingebaute Windows-Variante ist durchaus akzeptabel. Man kann den Komprimierungsfaktor zwar nicht beeinflussen, sowie bei 7-Zip & Co, trotzdem hatte das fertige Archiv bei unseren Versuchen nur noch etwas mehr als ein Drittel der ursprünglichen Dateigröße.

  • PowerPoint zum Erstellen eines Inhaltsverzeichnisses zwingen

    Wer bei Word umfangreiche Textdateien wie Dissertationen erstellt, legt normalerweise auch ein Inhaltsverzeichnis an. Das war bis Office 2007 auch bei PowerPoint möglich. In den nachfolgenden PowerPoint-Versionen fehlt diese automatische Funktion, aus Folien ein Inhaltsverzeichnis zu erstellen. Das manuelle Anlegen funktioniert aber weiterhin.

    Auch wenn das mit etwas mehr Zeitaufwand verbunden ist, wirkt eine Präsentation mit Inhaltsverzeichnis wesentlich professioneller und bietet einen Ausblick auf den Gesamtumfang des Inhalts.

    Bevor jedoch das Inhaltsverzeichnis angelegt werden kann, muss die eigentliche Präsentation erstellt werden. Dann wechselst du in das Register Ansicht | Gliederungsansicht.

    Um nun die Folienüberschriften in das Inhaltsverzeichnis zu übernehmen, öffnest du im linken Bereich der Gliederungsansicht mit der rechten Maustaste das Kontextmenü und wählst Gliederung reduzieren | Alle Ebenen reduzieren aus.

    Dann markierst du in der Gliederungsansicht alle Folienüberschriften, legst hier per Rechtsklickmenü eine neue Folie an und fügst die Überschriften aus der Zwischenablage ein. Die Überschrift dieser neuen Präsentationsfolie könnte dann beispielsweise Inhaltsverzeichnis lauten. Sie lässt sich aber ganz normal bearbeiten.

    Abschließend verschiebst du das Inhaltsverzeichnis an die gewünschte Position und speicherst dann die gesamte PowerPoint-Präsentation.

  • Mit dem „Dateiversionsverlauf“ eine regelmäßige Datensicherung einrichten

    Das Tool Dateiversionsverlauf (Windows File History) wurde erstmalig beim Betriebssystem Windows 8 eingeführt und ist auch in Windows 10 übernommen worden. Dieses kleine Werkzeug speichert nach der Aktivierung in regelmäßigen Abständen Dateikopien der betreffenden Ordner. Das Einrichten von Backups mit dem Dateiversionsverlauf benötigt kein Spezialwissen und ist schnell erledigt.

    Voraussetzungen

    Dazu benötigst du eine externe Festplatte, die an den PC oder das Notebook angeschlossen (mind. Windows 8) wird. Dann öffnest du mit der Tastenkombination [Windows][I] die Einstellungen, wählst Update und Sicherheit | Sicherung aus und klickst auf die Option Laufwerk hinzufügen. Die externe Festplatte wird automatisch erkannt und mit einem weiteren Mausklick für den Backup-Vorgang ausgewählt.

    Einstellungen

    Dann klickst du auf den Link Weitere Optionen um das Feintuning für zukünftige Backups einzustellen. Im Fenster der Sicherungsoptionen legst du fest, in welchen Abständen gesichert wird und wie lange die Sicherungskopien auf der Festplatte gespeichert bleiben sollen.

    Hier findest du auch eine Übersicht aller Ordner, die standardmäßig für Backups ausgewählt wurden. Über die gleichnamige Schaltfläche kannst du weitere Ordner hinzufügen. Um ein Verzeichnis von der Datensicherung auszuschließen, klickst du es an und benutzt dann den Button Entfernen.

    Unterhalb der Verzeichnisliste befindet sich eine weitere nützliche Funktion, mit der du Unterordner von dem Backup-Vorgang ausschließen kannst.

    Fazit:

    Der Dateiversionsverlauf ist ein unkompliziertes Bordmittel, dass nicht nur für Nutzer von Note- oder Netbooks mit sehr begrenztem Festplattenspeicher, sondern für jeden geeignet ist.

  • Outlook: E-Mails und Kalender mit einem Passwort schützen

    Gemeinsam genutzte Computer bedürfen eines besonderen Sicherheitskonzeptes. Programme, die von anderen Nutzern nicht verwendet werden sollen, müssen separat mit einem Passwort vor unberechtigtem Zugriff versehen werden. Insbesondere gilt das natürlich auch für den E-Mail-Client Outlook von Microsoft. Hier kannst du mit ein paar Mausklicks einen effektiven Kennwort-Schutz einrichten.

    Zuvor aber ein paar Anmerkungen. Der Schutzmechanismus verhindert den Zugriff auf die PST-Datei (Outlook-Datendatei). Damit können andere Personen Outlook zwar verwenden, haben aber keinen Zugriff auf deine E-Mail- und Kalenderdaten.

    Einzelne Ordner lassen sich mit dieser Methode nicht schützen. Das Passwort gilt für die gesamte PST-Datei des betreffenden Outlook-Kontos. Entweder wird alles geschützt, oder nichts.

    Kennwort-Schutz einrichten

    Zum Einrichten des Passwortes startest du zuerst das Programm Outlook. Dann klickst du mit der rechten Maustaste im linken Anzeigebereich auf den Kontonamen des zu schützenden E-Mail-Accounts. Öffne nun über das Kontextmenü die Option Datendateieigenschaften.

    In älteren Outlook-Versionen heißt diese Option Eigenschaften für „Kontoname“.

    Auf der Registerkarte Allgemein klickst du auf den Button Erweitert und im nächsten Dialogfenster auf Kennwort ändern.

    Hier tippst du in das Feld Neues Kennwort ein sicheres Passwort ein, bestätigst es im darunterliegenden Feld und speicherst die Angaben mit OK. Da in der Regel kein altes Passwort existiert, lässt du das Eingabefeld Altes Passwort einfach leer.

    Kennwort in der Kennwortliste speichern

    Mit Vorsicht ist die Aktivierung der Option Dieses Kennwort in der Kennwortliste speichern zu sehen. Wird hier ein Häkchen gesetzt, dann bleibst du während der Bedienung von Outlook angemeldet und musst nicht nach jedem Arbeitsschritt dein Passwort erneut eingeben.

    Zugegeben, die stetige Eingabe des Passwortes kann ziemlich nervend sein und ist zudem zeitaufwendig.

    Sinnvoll ist das Einschalten der Option nur, wenn du längere Zeit mit Outlook arbeitest und kein anderer Nutzer auf diesen PC Zugriff hat. Danach solltest du aber das Häkchen wieder entfernen, damit deine Outlook-Daten geschützt bleiben.