Tipps, Tricks & Kniffe

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  • In Word 2016 eigene Tastenkürzel für Funktionen anlegen

    Um Word-Funktionen zu nutzen, sind mal mehr und mal weniger Mausklicks erforderlich. Gerade die viel genutzten Möglichkeiten zum Einfügen von Bildern und Grafiken benötigen viele Klicks. Versieht man häufig genutzte Funktionen mit einer Tastenkombination, lässt sich damit viel Zeit sparen.

    Um einer Word-Funktion eine Tastenkombination zuweisen zu können, startest du dein Word-Programm und klickst auf Datei | Optionen. Im nächsten Dialogfenster wechselst du zu Menüband anpassen und klickst neben Tastenkombination auf Anpassen.

    Im nächsten Fenster sind auf der linken Seite die Register und rechts die verfügbaren Befehle aufgelistet.

    Möchtest du beispielsweise Grafiken und Bilder per Shortcut in Word-Dokumente einfügen, dann wählst du die Kategorie Registerkarte Einfügen aus, suchst im rechten Bereich nach dem Befehl EinfügenGrafik und markierst ihn mit einem Mausklick.

    Für den Fall dass diesem Befehl schon eine Tastenkombination zugewiesen ist, würde das im Feld Aktuelle Tasten angezeigt werden. Wenn nicht, dann klicke in das Eingabefeld Neue Tastenkombination und drücke anschließend deine bevorzugte Tastenkombination, zum Beispiel [Strg][Umschalt][B]. Ist die gewünschte Kombination bereits anderweitig belegt, wird dir das direkt angezeigt.

    Bestätige die Auswahl mit dem Button Zuweisen, schließe das Dialogfenster und klicke im Optionsfenster auf OK um die Änderung zu speichern.

    Ab sofort wird mit der neuen Tastenkombination der Windows Explorer direkt geöffnet und du brauchst nur noch die passende Grafik oder das Bild auszuwählen.

    Hinweis:

    Das Zuweisen von Shortcuts funktioniert auch mit älteren Word-Versionen. Bei Word 2007 beispielsweise, klickst du auf das Office-Icon und dann auf Word-Optionen | Anpassen | Tastenkombinationen: Anpassen.

  • PowerPoint zum Erstellen eines Inhaltsverzeichnisses zwingen

    Wer bei Word umfangreiche Textdateien wie Dissertationen erstellt, legt normalerweise auch ein Inhaltsverzeichnis an. Das war bis Office 2007 auch bei PowerPoint möglich. In den nachfolgenden PowerPoint-Versionen fehlt diese automatische Funktion, aus Folien ein Inhaltsverzeichnis zu erstellen. Das manuelle Anlegen funktioniert aber weiterhin.

    Auch wenn das mit etwas mehr Zeitaufwand verbunden ist, wirkt eine Präsentation mit Inhaltsverzeichnis wesentlich professioneller und bietet einen Ausblick auf den Gesamtumfang des Inhalts.

    Bevor jedoch das Inhaltsverzeichnis angelegt werden kann, muss die eigentliche Präsentation erstellt werden. Dann wechselst du in das Register Ansicht | Gliederungsansicht.

    Um nun die Folienüberschriften in das Inhaltsverzeichnis zu übernehmen, öffnest du im linken Bereich der Gliederungsansicht mit der rechten Maustaste das Kontextmenü und wählst Gliederung reduzieren | Alle Ebenen reduzieren aus.

    Dann markierst du in der Gliederungsansicht alle Folienüberschriften, legst hier per Rechtsklickmenü eine neue Folie an und fügst die Überschriften aus der Zwischenablage ein. Die Überschrift dieser neuen Präsentationsfolie könnte dann beispielsweise Inhaltsverzeichnis lauten. Sie lässt sich aber ganz normal bearbeiten.

    Abschließend verschiebst du das Inhaltsverzeichnis an die gewünschte Position und speicherst dann die gesamte PowerPoint-Präsentation.

  • Microsoft Word: Vorübergehendes Ausblenden von Kopf- und Fußzeilen

    Microsoft Word: Vorübergehendes Ausblenden von Kopf- und Fußzeilen

    Bei Word-Vorlagen, wie beispielsweise bei geschäftlichen Briefbögen, nehmen die Kopf- und Fußzeilen viel Platz ein. Scrollt man dann duch das gesamte Dokument, kann der Finger schon mal lahm werden. Mit einem kleinen Trick können auf Wunsch Kopf- und Fußzeilen vorübergehend ausgeblendet werden.

    Zum Ausblenden rufst du das betreffende Word-Dokument auf und scrollst so weit nach unten, bis der kleine Zwischenraum der zwei Dokumentseiten trennt, sichtbar wird. Wenn du den Mauszeiger nun in diesen Zwischenraum bewegst, ändert sich die Ansicht des Mauszeigers und wird als Doppelpfeil angezeigt.

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    Führst du jetzt einen Doppelklick aus, verschwindet der Zwischenraum sowie die Kopf- und Fußzeilen und der Lesebereich beider Seiten rückt zusammen. Lediglich eine Trennlinie zeigt nun an, wo sich der Seitenumbruch befindet.

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    Jetzt erscheint das Word-Dokument viel übersichtlicher und kann zügiger bearbeitet werden. Ein weiterer Doppelklick auf die Trennlinie stellt die vorherige Ansicht mit Kopf- und Fußzeilen wieder her.

  • Sicher ist Sicher: Windows 7 Sicherheitscenter aktivieren

    Das Sicherheitscenter von Windows 7 verschafft Ihnen einen Überblick über die wesentlichen Sicherheitselemente Ihres Computers. Von hier gelangen Sie direkt zu Firewall, Antimalware & Co. Das Sicherheitscenter erinnert darüber hinaus, wenn Updates verfügbar sind oder der nächste Sicherheits-Scan durchgeführt werden sollte. Ist dies bei Ihrem Computer nicht der Fall, dann ist das Sicherheitscenter deaktiviert. Mit ein paar Klicks kann es aber schnell aktiviert werden.

    Dazu öffnen Sie mit der Tastenkombination [Windows][R] das Fenster Ausführen. Geben Sie den Befehl services.msc ein und klicken Sie auf OK.

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    Dadurch startet das Fenster der Windows-Dienste. Suchen Sie den Eintrag Sicherheitscenter und öffnen Sie ihn mit einem Doppelklick. Im Dialogfenster Eigenschaften ändern Sie zuerst über das Aufklappmenü den Starttyp auf Automatisch (Verzögerter Start). Diese Änderung bestätigen Sie mit dem Button Übernehmen, danach klicken Sie im Bereich Dienststatus auf die Schaltfläche Starten um das Sicherheitscenter zu aktivieren.

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    Im Aufklappmenü von Starttyp befindet sich noch die Option Automatisch. Sie unterscheidet sich nur durch sofortigen Start des Dienstes beim Einschalten des Computers.

    Mit OK schließen Sie das Fenster Eigenschaften, das Fenster der Windows-Dienste kann ebenfalls geschlossen werden.

  • Mehr Sicherheit im öffentlichen WLAN: Denken Sie an Ihre Netzwerkfreigaben!

    Nutzen Sie Ihr Notebook häufig im öffentlichen WLAN, beispielsweise bei Bahnhöfen, Flughäfen oder auch bei McDonalds? Dann denken Sie bestimmt auch an die damit verbundenen Sicherheitsrisiken. Die am schnellsten zu erreichenden Dateien sind die in den „Freigegebenen Ordner“. Am besten ist daher, diese Netzwerkfreigaben vorübergehend zu beenden.

    Als erstes sollten Sie sich einen Überblick über die existierenden Netzwerkfreigaben verschaffen. Klicken Sie dazu im Startmenü mit der rechten Maustaste auf „Computer“ und wählen Sie dann im Kontextmenü die Option „Verwalten“ aus.

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    Im Fenster der „Computerverwaltung“ navigieren Sie im Verzeichnisbaum über „Freigegebene Ordner“ zum Unterordner „Freigaben“. In diesem Ordner sind alle Freigaben aufgelistet. Alle Ordner deren Name am Ende ein „$“-Zeichen aufweisen sind nur für systeminterne Zwecke und können unberücksichtigt bleiben.

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    Bei den anderen Ordner können die Freigaben widerrufen werden. Hierbei müssen Sie entscheiden, welche der Ordnerinhalte für den Zugriff Dritter gesperrt werden sollen.

    Um eine Freigabe zu widerrufen, markieren Sie diesen Ordner und klicken in der Menüleiste auf „Aktion | Öffnen“. Als nächstes öffnet sich der Windows Explorer. Hier öffnen Sie das Kontextmenü des zu sperrenden Ordners mit einem Rechtsklick, wählen die Option „Freigeben für“ und danach „Niemand“.

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    Wiederholen Sie diese Arbeitsschritte gegebenenfalls entsprechend oft, um für alle Ordner die Freigaben aufzuheben.

  • Mozilla Thunderbird: E-Mails automatisch ablegen per Nachrichten-Filter

    Wer tagtäglich viele E-Mails erhält und einigermaßen den Überblick im Posteingang behalten möchte, der sollte mithilfe von Filtern die eingehenden Nachrichten direkt in thematische Ordner verschieben. Ist ein Filter einmal erstellt, werden die Nachrichten anschließend automatisch abgelegt. Bei Outlook ist die Filter-Erstellung recht langwierig und umständlich gestaltet. Nicht so beim Thunderbird von Mozilla. Hier sorgt das kostenlose Add-on „QuickFilters“ für schnelle und unkomplizierte Hilfe.

    Download und Installation

    Zuerst laden Sie die Erweiterung herunter. Dazu öffnen Sie über „Extras | Add-ons“ den Add-ons-Manager. Geben Sie in das Suchfeld „Quick Filters“ ein und starten Sie den Suchvorgang. Das gesuchte Add-on sollte dann an erster Stelle der Ergebnisliste angezeigt werden. Falls nicht, können Sie es auch direkt von der Webseite addons.mozilla.org/de/thunderbird/addon/quickfilters/ herunterladen.

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    Mit dem Button „Installieren“ fügen Sie die Erweiterung Ihrem Thunderbird hinzu. Anschließend starten Sie den E-Mail-Client neu, um „Quick Filters“ zu aktivieren. Die Symbolleiste des Mozilla Thunderbird wurde um zwei Schaltflächen erweitert.

    Neuen Filter erstellen

    Um einen Nachrichten-Filter einzurichten, klicken Sie auf die Schaltfläche „quickFilters Assistent“. Die rote Info-Meldung in der Fußzeile des Thunderbird kann ignoriert oder abgeschaltet werden.

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    Dann ziehen Sie die Nachricht in den betreffenden Ordner im linken Verzeichnisbaum. Dabei öffnet sich automatisch das Fenster „Filter erstellen“. Legen Sie über eine der fünf Kriterien fest, wie nachfolgende Nachrichten gleichen Typs aussortiert werden sollen. Bestätigen Sie die Auswahl mit der Schaltfläche „Filter erzeugen“.

    bild-3-quick-filter-assistent-kriterien-kriterium-festlegen-erzeugen-basierend-betreff-schlagwörter

    Das am häufigsten verwendete Kriterium dürfte „Basierend auf Absender (von)“ sein. Hier wird nach Absender der E-Mail gefiltert.

    Das Feintuning

    Im nächsten Bearbeitungsfenster, „Filter bearbeiten“, legen Sie die genauen Eigenschaften fest. Über die Drop-Down-Menüs legen Sie im oberen Bereich die Bedingungen fest, die der Filter erfüllen soll und im unteren Bereich stellen Sie die Aktion ein, die dann ausgeführt werden soll.

    bild-4-filter-bearbeiten-addon-erweiterung-bedingung-aktion-auszuführen-quick-filters-anlegen

    Nachdem alle Bedingungen und auszuführenden Aktionen eingerichtet wurden, bestätigen Sie mit „OK“ den neuen Filter. Anschließend klicken Sie erneut auf den Button „quickFilters Assistent“ um diesen Assistenten zu beenden.

    Spätere Änderung nicht ausgeschlossen

    Die zweite, der Thunderbird Symbolleiste hinzugefügten Schaltfläche „Filters“, ruft die Liste der angelegten Nachrichtenfilter auf.

    bild-5-filter-bearbeiten-liste-aufrufen-löschen-zusammenführen-protokoll-reihenfolge-ändern-anwenden

    Hier können Sie noch nachträglich die Reihenfolge ändern, Filter löschen oder bearbeiten.

    Fazit:

    Unter den zahlreichen Add-ons für den Mozilla Thunderbird, ist „Quick Filters“ zweifellos eines der Besten. Schnell und einfach zu bedienen.

  • Microsoft Excel: Zielgenau und schnell große Zellbereiche markieren

    Der normale Weg, per Maus die benötigten Zellen bei Excel zu markieren, ist bei mehrseitigen Tabellen etwas komplizierter. Zum einen kann man schnell den Überblick über bereits markierte Bereiche verlieren und zum anderen ist die Kontrolle der Scrollgeschwindigkeit schwer kontrollierbar. Nutzen Sie daher doch einmal die bei Excel enthaltene Funktion „Gehe zu“. Sie kann für eine schnelle und zielgenaue Markierung großer Zellenbereiche benutzt werden.

    Und so einfach geht´s:

    1. Starten Sie Excel und rufen Sie die betreffende Tabellenkalkulation auf.

    2. Mit der Tastenkombination [Strg][G] oder mit [F5] öffnen Sie das Dialogfenster „Gehe zu“.

    3. Geben Sie in dem Bereich „Verweis“ die Zelladresse der linken oberen und der rechten unteren Ecke der Tabelle ein. Trennen Sie dabei die Zelladressen durch einen Doppelpunkt. In diesem Beispiel sieht das folgendermaßen aus:

    a1:e11

    4. Nachdem Sie die Eingabe mit „OK“ bestätigt haben, wird der entsprechende Bereich der Tabelle markiert.

    Dieses Verfahren funktioniert mit Excel XP, 2003, 2007 und 2010.

     

     

  • Mozilla Firefox: Die Übersicht aller „about“-Befehle anzeigen

    Beim Firefox gibt es mehr als 20 „about“-Befehle, mit denen Sie zu versteckten Optionen und Einstellungen gelangen. Mit den meisten dieser Befehle werden Einstellungen des Browsers geändert oder hinzugefügt. Natürlich gibt es auch einen „about“-Befehl, mit dem man sich hier einen Überblick verschaffen kann.

    Alle about-Befehle

    Mit Eingabe von

    about:about

    in die Adresszeile des Firefox-Browsers gelangen Sie zur Übersicht. Per Klick auf den entsprechenden Link wird der Befehl sofort ausgeführt, etwa „about:cache“. Alternativ können Sie den jeweiligen Befehl auch wie gewohnt in die Adresszeile eingeben. Insgesamt gelangen Sie so schnell und einfach an folgende about-Befehle:

    • about:
    • about:about
    • about:addons
    • about:buildconfig
    • about:cache
    • about:config
    • about:crashes
    • about:credits
    • about:home
    • about:license
    • about:logo
    • about:memory
    • about:mozilla
    • about:newtab
    • about:permissions
    • about:plugins
    • about:privatebrowsing
    • about:rights
    • about:robots
    • about:sessionstore
    • about:support
    • about:sync-log
    • about:sync-progress
    • about:sync-tabs

    Hier sind auch ein paar witzige, ohne weitere Funktionen versehene „about“-Befehle enthalten. Geben Sie in die Adresszeile beispielsweise den Befehl „about:robots“ ein, drücken Sie die [Enter]-Taste, und lassen Sie sich überraschen.

  • Outlook 2003 und 2007: Die Kalenderansicht individuell anpassen und konfigurieren

    Bei Outlook kann man in der Kalenderansicht standardmäßig zwischen drei Ansichtsformen auswählen: den Tag, die Woche und den Monat. Bei der Wochenansicht sind es sogar nur fünf Tage, da Outlook von einer normalen Arbeitswoche ausgeht. Für manche Bedürfnisse ist die Standardansicht aber nicht das Optimum. Zum Beispiel für Vertriebsmitarbeiter oder Außendienst-Mitarbeiter, deren Aufgabengebiet auch Innendienst beinhaltet, sind nicht die ganze Woche unterwegs. Aber auch für den normalen Benutzer, der wissen möchte was in den nächsten Tagen an Terminen ansteht, müssen immer wieder die einzelnen Tage anklicken, um eine Übersicht zu bekommen. Eine versteckte Funktion in Outlook ermöglicht jedoch, eine Ansicht bis zu zehn Tagen auf einmal einzublenden.

    Bis zu zehn Tage gleichzeitig anzeigen

    Um selbst festzulegen, wie viele Tage im Outlook-Kalender angezeigt werden, gehen Sie wie folgt vor:

    1. Starten Sie Outlook, und wechseln Sie zur Kalenderansicht.

    2. Danach klicken Sie auf die Schaltfläche „Tag“ beziehungsweise bei Outlook 2003 auf „Tagesansicht“ und wählen den ersten Tag aus, der angezeigt werden soll.

    3. Drücken und halten Sie nun die [Alt]-Taste, und geben Sie über die Zahlentasten oberhalb der Tastatur die gewünschte Anzahl der Tage ein, die in der Kalenderansicht angezeigt werden sollen. In diesem Beispiel ist es die Taste [4] für vier Tage.

    4. Wählen Sie die Tastenkombination [Alt][0], werden insgesamt zehn Tage angezeigt.

    Besonders praktisch: Die gewählte Tagesansicht bleibt auch über einen Programmstart hinaus aktiv. Sie wird erst wieder zurückgestellt, wenn Sie eine andere Ansicht (zum Beispiel die Woche oder den Monat) auswählen.

    Hinweis: Bei der Tastenkombination funktionieren nur die Zahlentasten oberhalb der Buchstaben-Tastatur. Die Kombination mit dem Ziffernblock funktioniert nicht.