Tipps, Tricks & Kniffe

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  • Microsoft Office 2007/2010: Häufig genutzte Funktionen in die Schnellzugriffs-Leiste übernehmen

    Mit Einführung von Office 2007 und 2010 wurde das gesamte Aussehen von Word, Excel und Outlook  überarbeitet. Manchem Benutzer erscheint die Multifunktionsleiste (das Menüband) zu unübersichtlich. Etliche der Funktionen, wie man sie aus den Versionen 2000 oder 2003  kannte, wurden irgendwo ins Menüband integriert. Für viele User beginnt jetzt das nervige Suchen der häufig benutzten Funktionen. Doch es gibt auch etwas Gutes: Die Schnellzugriffsleiste, die standardmäßig ganz oben links angeordnet ist. Diese können Sie selbst mit den gewünschten Funktionen erweitern.

    Standardmäßig enthält die Schnellzugriffsleiste die Funktionen „Speichern“, „Rückgängig“ und „Wiederholen“. Bis man sich einen guten Überblick über das neue Layout von Office verschafft hat, kann man sich mit dieser Leiste, die sich individuell anpassen lässt, sehr gut behelfen.

    Die folgenden Arbeitsschritte zur individuellen Anpassung der Schnellzugriffs-Leiste sind für Word und Excel identisch. Nur Outlook 2007 verzichtet noch darauf.

    1. Starten Sie Word oder Excel, und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Symbolleiste oder das Menüband. Wählen Sie aus dem Kontextmenü die Option „Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen“ aus.

    Alternativ können Sie auch auf den kleinen Pfeil in der Schnellzugriffs-Leiste klicken und dort die Option „Weitere Befehle“ auswählen.

    2. Im neuen Dialogfenster „Word-Optionen“ (bei Excel heißt es natürlich „Excel-Optionen“) wird im rechten Teilbereich der aktuelle Umfang der Funktionen in der Schnellzugriffszeile angezeigt. Im linken Teilbereich sind alle verfügbaren Funktionen aufgelistet.

    Hier markieren Sie mit einem Mausklick linken Bereich die Funktion, die Sie dem Schnellzugriff hinzufügen wollen und klicken dann in der Mitte auf die Schaltfläche „Hinzufügen“. Nicht benötigte Elemente entfernen Sie aus dem rechten Bereich mit der Schaltfläche „Entfernen“.

    3. Die Position der hinzugefügten Funktionen kann mit den Pfeiltasten rechts neben der Schnellstartleiste nach oben oder unten verschoben werden.

    4. Mit der Schaltfläche „OK“ speichern Sie die Änderungen. 

    Sofort wird die Schnellzugriffs-Liste aktualisiert und steht mit allen hinzugefügten Elementen zur Verfügung.


  • Keine aktiven Programme, aber trotzdem Festplatten-Aktivität: Schreib- und Lesevorgänge im Task-Manager identifizieren und beenden

    Verwenden Sie den Task-Manager auch nur zum Beenden von abgestürzten Programmen, oder für den Überblick der laufenden Anwendungen? Der Task-Manager kann aber noch mehr. Zum Beispiel können Sie damit unerklärliche Festplattenaktivitäten identifizieren und beenden, wenn Sie merken, dass offensichtlich mehr Programme im Hintergrund laufen als Sie gestartet haben. Jede unnötige Aktivität bindet Rechenleistung und trägt damit zur Leistungsminderung bei. Mit zwei zusätzlichen Angaben im Task-Manager können Sie diese auffinden und beenden.

    So identifizieren Sie die unnötigen Lese- und Schreibvorgänge:

    1. Starten Sie den Task-Manager mit einem Rechtsklick auf die Task-Leiste und im nachfolgenden Kontextmenü klicken Sie auf „Task-Manager starten“. Alternativ hierzu drücken Sie die Tastenkombination [Strg][Shift/Umschalten][Esc].

    2.  In der Menü-Leiste des Task-Managers klicken Sie auf „Ansicht | Spalten auswählen“.

    3. Suchen Sie die beiden Einträge „E/A-Bytes (Lesen)“ und „E/A-Bytes (Schreiben)“ und aktivieren beide mit einem Häkchen in der Checkbox. Bestätigen Sie die Auswahl mit „OK“.

    4. Wechseln Sie nun wieder zum Task-Manager und wählen die Registerkarte „Prozesse“. Zur besseren Übersicht maximieren Sie das Programm auf Vollbild.

    5. Beide neuen Spalten sind bereits aktiv und mit einem Klick auf die Überschrift der Spalten können Sie alle Prozesse nach Größe sortieren und bei Bedarf markieren und per Button den „Prozess beenden“.

    Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob der eine oder andere Prozess für das System wichtig ist, sollten Sie den Programm- oder Prozessnamen mit eine Google-Suchanfrage  identifizieren.

  • Microsoft Excel: Einfache Visualisierung von verschiedenen Werten in einer Tabelle

    Das Tabellenkalkulations-Programm „Microsoft Excel“ enthält bekanntlicher Weise viele verschiedene grafische Möglichkeiten. Mit diesen grafischen Darstellungen, wie zum Beispiel eines Torten- oder Balkendiagramms, lässt sich ein bildliches Verhältnis von Zahlenwerten visualisieren. Diese sind in der Erstellung jedoch ziemlich aufwendig eignen sich daher eher für Präsentationen bei Kunden oder Lieferanten. Für den internen Gebrauch kann man auch auf eine einfachere grafische Variante ausweichen. Da es sich nur um eine einfache Formel handelt, kann diese sehr schnell von jedem Mitarbeiter eingeben werden.

    Dies ist eine einfache Variante eines Balkendiagramms. Hierfür ist am besten der Groß-Buchstabe „I“ geeignet.

    So wird das „rudimentäre“ Balkendiagramm erstellt:

    1. Starten Sie Excel und öffnen oder erstellen Sie die gewünschte Tabelle. In diesem Beispiel ist es eine Tabelle mit Monatsumsätzen von Mitarbeitern.

    2. Klicken Sie in die nächste freie Zelle hinter dem ersten Wert. Geben Sie hier folgende Formel ein: =wiederholen(„I“;B2) und drücken die [Enter] Taste. „B2 steht hier für die erste Zelle mit dem Zahlenwert.

    3.  In der Zelle, in der gerade die Formel eingegeben wurde, erscheint nun ein Balkendiagramm. Klicken Sie nochmals in diese Zelle und kopieren die Formel mit Rechstklick und „kopieren“.

    4. Markieren Sie nun alle anderen Zellen, in denen das Balkendiagramm angezeigt werden soll und fügen die Formel mit einem Rechtsklick und „Einfügen“ ein. Drücken Sie [Enter] und die Balkendiagramme werden auch für diese Zellen angezeigt.

    Bitte beachten Sie, dass große Zahlen auch ein großes Balkendiagramm erzeugen. Es empfiehlt sich daher, mit Zehnerpotenzen zu arbeiten. Dabei werden die ursprünglichen Zahlen durch 10, 100 oder auch 1000 geteilt. Außerdem funktioniert diese Darstellung nicht mit Datumsangaben.