Sobald man nach dem Schreiben einer E-Mail auf den Senden-Button klickt, wird die Nachricht ohne Zeitverzögerung abgeschickt. Bei Bedarf kannst du eine Nachricht aber auch zu einem anderen Zeitpunkt versenden.
Zunächst kannst du deine E-Mail wie gewohnt erstellen. Vor dem Senden klickst du in der Menü-Leiste auf Optionen und dann auf die Funktion Übermittlung verzögern.
Im Dialogfenster Eigenschaften aktivierst du die Option Übermittlung verzögern bis und legst dann den gewünschten Zeitpunkt (Uhrzeit und Datum) fest. Schließe das Dialogfenster und klicke auf den Button Senden.
Wichtiger Hinweis
Achte darauf, dass dein Rechner zum angegebenen Versandzeitpunkt eingeschaltet ist und über eine aktive Internetverbindung verfügt. Außerdem muss Outlook zwingend geöffnet sein, damit der verzögerte Nachrichtenversand problemlos erfolgen kann.
In vielen Unternehmen läuft Outlook über Exchange-Server und die Mitarbeiterprofile werden als Exchange-Konten geführt. In diesen Fällen ist ein Versand zeitverzögerter E-Mails auch bei ausgeschaltetem Computer möglich.
Es gibt eine Menge Gründe, warum man eine E-Mail mit Zeitverzögerung versenden sollte. Egal ob sich der Empfänger in einer anderen Zeitzone befindet, oder ob er (noch) nicht zu Hause ist, mit Outlook ist die Auswahl eines alternativen Sendezeitpunkts nur ein paar Mausklicks entfernt.
Zuerst erstellst du deine Nachricht wie gewohnt. Bevor du auf den Button Senden klickst, öffnest du in der Outlook-Menüleiste das Register Optionen. Im Menüband klickst du in der Gruppe Weitere Optionen auf die Einstellung Übermittlung verzögern.
Im nachfolgenden Dialogfenster setzt du im Bereich der Übermittlungsoptionen das Häkchen vor der Einstellung Übermittlung verzögern bis. Dann stellst du das Versand-Datum sowie die -Uhrzeit ein und bestätigst den Vorgang mit dem Button Schließen.
Zurück im Fenster deiner erstellten E-Mail, klickst du nun auf die Schaltfläche Senden.
Vorausgesetzt, dein Computer ist zu dem eingestellten Zeitpunkt mit dem Internet verbunden, wird Outlook die Nachricht automatisch abschicken. Ist dein PC nicht online, so versendet Outlook deine E-Mail erst dann, wenn wieder eine Verbindung zum Web besteht.
Die Standard-Einstellungen bei Outlook zum Email-Abruf beträgt normalerweise 30 Minuten. Diese Voreinstellung stammt noch aus der Zeit, in dem keine schnellen Internetverbindungen möglich waren. Heutzutage benötigen wir aber einen schnelleren, automatischen Email-Abruf um mit anderen zu kommunizieren oder Dateien auszutauschen. Selbst bei ISDN und UMTS-Verbindungen stellt die Geschwindigkeit kein Problem mehr da. Mit ein paar Klicks stellen Sie eine schnellere Abruf-Frequenz ein.
Wie oft soll Outlook neue Mails abrufen?
Bei Outlook 2007 gehen Sie wie folgt vor:
1. Klicken Sie auf „Extras | Senden/Empfangen | Übermittlungseinstellungen | Senden-Empfangen-Gruppen definieren“.
2. Haben Sie keine speziellen Gruppen definiert, sehen Sie in der Liste nur die Standardeinstellung „Alle Konten“, die bereits markiert ist. Andernfalls wählen Sie die Gruppe aus, die Sie bearbeiten möchten.
3. Beachten Sie, daß die Option „Automatische Übermittlung alle“ mit einem Häkchen aktiviert ist. Den Wert im Eingabefeld kann jetzt geändert werden.
Für weitere Gruppen wiederholen Sie die Punkte 2 und 3.
Nutzen Sie bereits Outlook 2010 oder Outlook 2013, ersetzen Sie oben genannten Punkt 1 wie folgt:
1. Klicken Sie im Menüband auf „Senden/Empfangen“, wählen Sie dann „Senden-Empfangen-Gruppen“, und klicken Sie danach auf „Senden-Empfangen-Gruppen-definieren“.
Fahren Sie nun mit Punkt 2 und 3 fort.
Welche Abrufintervalle sind sinnvoll?
Intervalle von einer Minute sollten Sie vermeiden. Kurze Intervalle können beim Herunterladen von großen Dateien zu Problemen führen, wenn ein neuer Abruf startet und die alten Dateien noch nicht ganz heruntergeladen sind. Empfehlenswert ist hier die Einstellung von 5 oder 10 Minuten. Wenn Sie allerdings auf eine wichtige Nachricht warten, kann natürlich immer noch mit der Schaltfläche „Senden/Empfangen“ der Posteingang manuell abgefragt werden.
Bei manchen Telefonaten, insbesondere bei Service-Hotlines, möchte (sollte) man die eigene Handynummer unterdrücken. Viele Callcenter speichern die eingehenden Telefonnummern, die dann für Werbezwecke weitergegeben werden können. Die eigene Rufnummer beim (Android-) Handy unterdrücken ist normalerweise kein Problem. Der Nachteil bei der herkömmlichen Methode ist aber, vergisst man die Rufnummern-Unterdrückung rückgängig zu machen, wird die Rufnummer für alle abgehenden Telefonate ausgeblendet. Das kann dazu führen, dass manche Telefonpartner einen Anruf ohne Anrufer-ID gar nicht entgegennehmen. Um das zu verhindern, gibt es einen Trick mit dem man vor jedem Anruf selber entscheiden kann, ob die Telefonnummer unterdrückt werden soll oder nicht.
Das permanente Unterdrücken der eigenen Handy-Nummer wird in den „Einstellungen | Zusätzliche Einstellungen“ vorgenommen. Das sieht bei Ihrem Android-Handy so oder ähnlich aus:
Die andere, die „Call-by-Call“-Methode, wird über die „Kontakte“ gesteuert. Rufen Sie den Kontakt des Teilnehmers auf, der angerufen werden soll. Tippen Sie auf die Telefonnummer und halten Sie den Finger so lange darauf, bis das Kontextmenü erscheint. Wählen Sie dann die Option “ Nr. vor Anruf bearbeiten“ aus.
Das Smartphone wechselt dann in den Telefonmodus und zeigt die Zielrufnummer des Teilnehmers an. Setzen Sie nun den GSM-Code „#31#“ vor die Telefonnummer.
Führen Sie jetzt ihr Telefonat wie gewöhnlich. Beim Anrufer wird Ihre Telefonnummer nun unterdrückt. Eine Änderung der Kontaktdaten des Teilnehmers wurde nicht vorgenommen.
Dieser GSM-Code funktioniert nur für das aktuelle Gespräch. Bei allen nachfolgenden Telefonaten wird Ihre Anruferkennung wieder angezeigt.
Der Trick funktioniert auch mit den Einträgen der Anrufliste. Tippen Sie auf einen Listeneintrag und halten ihn, bis das Kontextmenü erscheint.
Es enthält zwar einige Optionen mehr, die benötigte Option „Nr. vor Anruf bearbeiten“ ist aber ebenfalls vorhanden.
Im nächsten Schritt tragen Sie dann, wie bereits oben beschrieben, den GSM-Code #31# vor der Rufnummer ein und führen wie gewohnt das Telefonat.
Besitzer von iPhones gehen ähnlich vor und nutzen ebenfalls den Code #31#. Allerdings können hier die Rufnummern eines Kontaktes vor dem Anrufen nicht bearbeitet werden. Der Kontakt muss erst geöffnet werden. Wählen Sie dann „Bearbeiten“, tragen Sie vor der Rufnummer den GSM-Code ein, und speichern Sie die Änderung mit „Fertig“.
Die Optionen im Kontextmenü der Android-Smartphones können in der Formulierung etwas anders lauten. Für diesen Tipp verwendeten wir das Huawei Ascend Y201 Pro.
Was bekomme ich dieses Jahr vom Finanzamt wieder? Wenn Sie vorab wissen wollen, was bei der Steuererklärung übrigbleibt, dann hilft Ihnen der kostenfreie Service von „Smartsteuer.de“ weiter.
Rufen Sie die Webseite www.smartsteuer.de auf und klicken Sie am unteren Rand des Bildschirms auf „Steuer-Rechner“.
Auf der nächsten Seite geben Sie den die benötigten Angaben für die Berechnung ein und starten die Schätzung mit der Schaltfläche „Jetzt kostenlos Steuererstattung berechnen“. Persönliche Daten werden hier nicht abgefragt. Die Schätzung ist komplett anonym.
Der nachfolgend angezeigte Betrag ist nur ein Durchschnittsbetrag und ersetzt nicht die reguläre Einkommensteuererklärung.
Und wenn Sie Lust haben und alle Steuerbelege sortiert sind, können Sie mit dem Button „Jetzt zurückholen“ direkt mit der Einkommensteuer-Erklärung beginnen. Auf Wunsch auch erst einmal anonym. Bei der Erfassung der Beträge und Grundangaben werden Sie vom Steuerprogramm ganz bequem im Interview-Stil durch alle Arbeitsschritte geführt.
Bei der anonymen Variante werden Ihre Daten nicht besonders lange gespeichert. Am besten ist, Sie erstellen direkt ein Benutzerkonto.
Auf Smartsteuer.de ist alles kostenlos, bis zur Online-Abgabe Ihrer Steuererklärung. Sobald die Daten an Ihr zuständiges Finanzamt übermitteln, fallen Kosten in Höhe von 14,95 Euro an. Aber die sind ja auch abzugsfähig, da sie zu den Werbungskosten gehören. Dann nur noch die Belege in einen Umschlag packen (zusammen mit einer Kopie der Steuererklärung) und ab damit zum Finanzamt.
Standardmäßig ist bei Outlook der Abruf von E-Mails auf 15 beziehungsweise 30 Minuten voreingestellt. Dieser Zeitraum ist für viele User zu lang. Die Abruf-Intervalle kann man aber schnell und einfach erhöhen.
Im Menüband öffnen Sie die Registerkarte „Senden/Empfangen“ und klicken dann auf „Senden-Empfangen-Gruppen“. Hier wählen Sie die Option „Senden-Empfangen-Gruppen definieren“.
Haben Sie keine Gruppen erstellt, dann ist „Alle Konten“ bereits markiert. Sollten doch Gruppen existieren, wählen Sie die entsprechende Gruppe aus. Aktivieren Sie die Funktion „Automatische Übermittlung alle“ und ändern Sie den angegebenen Wert auf 5 Minuten, oder einen anderen, Ihnen besser passenden Wert.
Wiederholen Sie diese Schritte bei Bedarf mit den anderen Gruppen.
Tipp: Setzten Sie den Abruf-Intervall nicht zu kurz an, da es vorkommen kann, dass bei großen Anhängen ein neuer Abruf-Intervall startet, bevor der gesamte Anhang heruntergeladen ist. Daher sollte der kleinste Intervall die 5-Minuten-Grenze nicht unterschreiten.
Wer unterwegs viel mit dem Laptop arbeitet, und dabei sehr oft das Internet nutzen muss, stellt des öfteren fest, dass nicht immer (kostenfreie) Hotspots zur Verfügung stehen. Daher wird gerne auf Surfsticks ausgewichen, die mit sehr kostengünstigen Tarifen von vielen Providern angeboten werden. Hier empfiehlt es sich, um die Datenmenge zu minimieren, bei E-Mails nur die Kopfzeilen herunterzuladen und die Anlagen, die oft mehrere Megabyte groß sind, erst einmal auf dem Server zu belassen. Sollte eine dieser E-Mail wichtig sein, können Sie die Kopfzeile anklicken und den Rest der Nachricht herunterladen.
Haben Sie noch keinen günstigen Surfstick, oder wollen zu einem günstigeren Anbieter wechseln, dann finden Sie eine umfangreiche Auswahl von günstigen Surfsticks und Mobilfunk-Tarifen auf der Internetseite von Kostenlos.de.
So ändern Sie die Einstellungen um nur die Kopfzeilen herunterzuladen:
1. Starten Sie Outlook und klicken auf „Extras | Optionen“.
2. Im Dialogfenster von „Optionen“ wählen Sie das Register „E-Mail-Setup“. Klicken Sie hier auf „Senden/Empfangen“.
3. Im neuen Fenster „Übermittlungsgruppen“ klicken Sie auf die Schaltfläche „Bearbeiten“.
4. Im Fenster „Übermittlungseinstellungen-Alle Konten“ wählen Sie das gewünschte E-Mail-Konto aus. Wählen Sie dann die Option „Nur Kopfzeilen downloaden“ aus und bestätigen mit „OK“.
5. Beenden Sie die offenen Fenster mit „Schließen“ und mit „OK“.
Tipp: Wenn Sie bereits einen kostengünstigen Surfstick besitzen, dann haben Sie unter Arbeitsschritt 4 die Möglichkeit, den Download von kompletten E-Mails von der Größe abhängig zu machen. Wählen Sie in diesem Fall die Option „Nur Kopfzeilen downloaden, wenn das Element größer ist als“.
Stellen Sie dann nur noch die gewünschte Dateigröße ein. Danach werden nur komplette E-Mails heruntergeladen, die kleiner als die eingestellte Größe sind. Alle anderen werden nur als Kopfzeile heruntergeladen.
Hier gilt dann wieder: Ist die E-Mail wichtig, muss sie per Klick separat zum Download angewählt werden.
Im Arbeitsalltag ist es oftmals vorteilhaft, zu einem bestimmten Zeitpunkt eine E-Mail zu senden. Zum Beispiel eine Empfangsbestätigung einer Bestellung, eine Einladung zum Meeting oder zum Mittagessen. Auch im privaten Bereich gibt es genügend Beispiele. Das Problem dabei ist, kommt etwas dazwischen, ein Telefonat, eine Zigarettenpause oder ähnliches, dann ist der Zeitpunkt schnell verpasst oder sogar vergessen. Outlook bietet daher die Option der Übermittlungsverzögerung an. Mit zwei Klicks und einer Zeitangabe hat man das Problem gelöst und kann sich getrost wieder anderen Aufgaben zuwenden.
So versenden Sie Ihre E-Mail zeitverzögert:
1. Starten Sie Outlook und erstellen die E-Mail.
2. Klicken Sie in der Menüleiste der soeben erstellten E-Mail auf die Schaltfläche „Optionen“. Ab Outlook 2007 klicken Sie im Menü-Band auf den kleinen Pfeil rechts unten im Feld „Optionen“.
3. Im Dialogfenster „Nachrichtenoptionen“ aktivieren Sie im Bereich „Übermittlungsoptionen“, mittels eines Häkchens in der Checkbox, die Funktion „Übermittlung verzögern bis:“.
4. Geben Sie nun in die beiden daneben liegenden Felder das gewünschte Datum und die Uhrzeit ein und bestätigen mit „Schließen“.
5. Nun nur noch die E-Mail mit dem Button „Senden“ abschicken, und die Mail wird im E-Mail-Server bis zum gewählten Zeitpunkt gespeichert.
Bei wichtigen E-Mails weiß man nie so genau, ob der Empfänger diese auch wirklich liest. Man kann zwar in der E-Mail um Bestätigung bitten, wenn sie aber nicht gelesen wurde, kann man da lange warten. Outlook bietet hier eine simple, aber wirkungsvolle Lösung an: Die Lesebestätigung.
Wenn Sie die Lesebestätigung einfordern wollen, öffnen Sie in der E-Mail die Sie verfassen, das Optionsmenü. Hierzu klicken Sie auf die Schaltfläche „Optionen“ in der Menüleiste. Aktivieren Sie in der Rubrik „Abstimmungs- und Verlaufsoptionen“ die Checkbox vor dem Eintrag „Das Lesen dieser Nachricht bestätigen“. Nachdem Sie die E-Mail versendet haben, wird der Empfänger automatisch aufgefordert, per Mausklick eine Lesebestätigung zu senden.
Das ist zwar keine Garantie, das der Empfänger Ihre Nachricht tatsächlich gelesen hat, aber die Chance ist doch recht hoch.
Da Empfänger manchmal bestreiten diese wichtige E-Mail bekommen zu haben, kann man noch eine andere Möglichkeit nutzen, um sicherzugehen, das die Nachricht tatsächlich zugestellt wurde: Die Übermittlung einer Nachricht bestätigen lassen. Aktivieren Sie hierzu einfach im Optionsfenster die Checkbox vor dem Eintrag „Die Übermittlung dieser Nachricht bestätigen“. Nach dem Versand der E-Mail erhalten Sie von Ihrem Provider eine Zustellungsbestätigung, mit der Sie den Versand der Nachricht nachweisen können.
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