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Wenn Sie eine Aufgabe in das Aufgaben-Register von Outlook eintragen, heißt das noch lange nicht, daß Sie die Aufgabe selbst erledigen müssen und für das Projekt alleine verantwortlich sind. Auf Wunsch können Sie eine Aufgabe via E-Mail auch anderen Mitarbeitern übertragen und verfolgen, wie weit die übertragene Aufgabe gediehen ist.

Nur unter einer Bedingung

Um Aufgaben anderen Mitarbeitern übertragen zu können, müssen diese ebenfalls mit Outlook arbeiten. Zudem sollten Sie die Anfragen über einen Mail-Dienst verschicken, der die Daten im sogenannten Exchange-Rich-Text-Format verschickt, beispielsweise via Microsoft Mail oder Microsoft Network.

Möchten Sie diese Aufgabe übernehmen?

Wenn Sie Aufgaben delegieren möchten, müssen Sie zunächst eine Aufgabenanfrage versenden. Der Empfänger kann die Aufgabe annehmen, ablehnen oder sie wiederum auf eine andere Person übertragen. Rufen Sie den Menübefehl „Datei -> Neu -> Aufgabenanfrage“ auf. Sie können auch eine bereits bestehenden Aufgabe übertragen, indem Sie im Aufgaben-Fenster den Befehl „Aufgabe -> Aufgabe übertragen“ aufrufen. Im nachfolgenden Dialogfenster können Sie die gewünschte Aufgabenstellung und das Fälligkeitsdatum formulieren. Im ersten Feld „An“ bestimmen Sie, wem Sie die Aufgabe übertragen möchten.

Aufgabe ruckzuck übertragen

Sie können den gewünschten Empfänger einer Aufgabe auch bereits im Vorfeld bestimmen. Markieren Sie hierzu im Kontakte-Register von Outlook den gewünschten Empfänger, und rufen Sie den Menübefehl „Kontakte -> Neue Aufgabe für Kontakt“ auf.

Im Vergleich zum normalen Aufgaben-Dialogfenster finden Sie im Dialogfenster zwei neue Optionen, die festlegen, wie die übertragenen Aufgaben in Ihrer eigenen Aufgabenübersicht verwaltet werden. Möchten Sie den Fortgang der übertragenen Aufgabe verfolgen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Aktualisierte Kopie dieser Aufgabe auf meiner Aufgabenliste speichern“. In diesem Fall wird die übertragene Aufgabe nicht nur in der Aufgabenliste des Empfängers, sondern – als Kopie – auch in Ihrer eigenen Aufgabenliste gespeichert. Möchten Sie einen Statusbericht erhalten, sobald der Empfänger die Aufgabe als erledigt markiert hat, markieren Sie die Option „Statusbericht senden, sobald die Aufgabe erledigt ist“. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Senden“, um die Aufgabenanfrage auf die Reise zu schicken.

Annehmen oder nicht?

Auf der Empfängerseite erkennen Sie Aufgabenanfragen anhand des speziellen Mail-Symbols (eine kleine Hand reicht einen kleinen Aufgabenblock) sowie des Betreffs „Aufgabenanfrage“. Die Informationszeile zeigt Ihnen, wer Ihnen wann die Anfrage geschickt hat. Um auf die Anfrage zu antworten, stehen Ihnen die Schaltflächen „Übernehmen“ und „Ablehnen“ zur Verfügung. Bevor Sie die Aufgabe endgültig übernehmen, können Sie auf Wunsch noch einmal Veränderungen an der Aufgabenstellung vornehmen.

Wenn Sie eine Aufgabenanfrage verschickt und der Empfänger auf die Anfrage geantwortet hat, erhalten Sie im Posteingang automatisch eine entsprechende Benachrichtigung. Sofern der Empfänger die Aufgabe angenommen hat, können Sie ab sofort in der Aufgabenliste verfolgen, welche Änderungen der Empfänger an der Aufgabe vorgenommen hat. Sie schauen dem jeweiligen Mitarbeiter praktisch auf die Finger und verfolgen genau, wie weit die übertragene Aufgabe bereits gediehen ist. Sobald der Besitzer die Aufgabe als erledigt markiert hat, erhalten Sie automatisch via E-Mail einen abschließenden Statusbericht.