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Beim Einfügen von Texten fremder oder ältere Worddokumente können die Formate unterschiedlich sein. Schriftart, -farbe und -größe lassen sich noch recht einfach über die Bearbeitungsleiste an den bestehenden Text anpassen. Nicht so die Anführungszeichen. Verwenden Sie typographische Anführungszeichen, dann müssen die alten Gänsefüßchen angepasst werden. Da das automatische Ersetzen hier nicht den gewünschten Erfolg bringt, muss man diese Funktion mit einem Trick überlisten.

Als Erstes vergewissern Sie sich, dass Ihr Word-Programm automatisch die typografischen Zeichen nutzt. Klicken Sie dazu in Word 2007 auf den Office-Button und danach auf Word-Optionen. In Word 2013 klicken Sie auf Datei | Optionen.

Im nächsten Dialogfenster wechseln Sie in die Kategorie Dokumentprüfung und rufen die AutoKorrektur-Optionen auf. Im Unterfenster AutoKorrektur überprüfen Sie auf der Registerkarte AutoFormat während der Eingabe, ob im Bereich Während der Eingabe ersetzen, die Option „Gerade“ Anführungszeichen durch „typographische“ aktiviert ist. Ist sie nicht aktiviert, dann holen Sie es jetzt nach und bestätigen beide Fenster mit OK.

Da das direkte Austauschen der Anführungszeichen nicht funktioniert, dann tricksen Sie Word wie folgt aus:

Öffnen Sie mit der Tastenkombination [Strg][F] das Dialogfenster Suchen und Ersetzen. Über das Register Suchen überprüfen Sie das Dokument auf eine nicht vorhandene Zeichenfolge, in diesem Beispiel sind es zwei Dollarzeichen. Haben Sie ein Zeichen oder eine Zeichenfolge gefunden, die in diesem Dokument nicht existiert, wird das durch eine Meldung entsprechend angegezeigt.

Rufen Sie nun die Registerkarte Ersetzen auf, geben Sie in das Feld Suchen nach ein Anführungszeichen und in das Feld Ersetzen durch die ausgewählte  Zeichenfolge ein. Die Schaltfläche Alle ersetzen führt den Zeichentausch durch.

Um wieder vom Dokumentbeginn zu starten, schließen Sie das Dialogfenster und starten es erneut. Geben Sie nun auf der Registerkarte Ersetzen im Feld Suchen nach die Hilfs-Zeichenfolge und im Feld Ersetzen durch ein Anführungszeichen ein. Mit Alle ersetzen wird erneut ein Austausch der Zeichen durchgeführt und der „alte“ Zustand ist wieder hergestellt.

Durch die AutoFormat-Option setzt Word nun das typografische Anführungszeichen ein. Dabei erkennt das Programm von selbst, wann die Anführungszeichen unten oder oben angeordnet werden müssen.