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Hardware & Software Office Outlook

Outlook 2007 / 2010: Immer am letzten Tag im Monat automatisch an einen Termin erinnert werden

Seit Outlook 2007 kann man sich auch an unregelmäßige Termine wie den Monatsletzten erinnern lassen. Mit dieser Erinnerungsfunktion vergisst man keine wiederkehrenden Tätigkeiten. Das gilt insbesondere für Banküberweisungen wie Miete, Telefon, Monatsabschlussarbeiten, usw. Das Einrichten einer unregelmäßigen Erinnerung ist auch nicht komplizierter als das Einrichten einer normalen Erinnerung.

Der kleine Unterschied ist nur das Einbeziehen der „Serientyp“-Funktion. Und so geht´s:

1. Starten Sie Outlook, und wechseln Sie zur Kalenderansicht.

2. Klicken Sie in Outlook 2007 auf „Neu“, in der Version 2010 klicken Sie auf „Neuer Termin“. Hier können Sie schon bei „Beginnt um:“ und „Endet um:“ den Start und das Ende der Erinnerung inklusive der Uhrzeigen festlegen. Anschließend wählen Sie die Option „Serientyp“.

3. Aktivieren Sie im Bereich „Serienmuster“ die Optionen „Monatlich“ und danach „Am 31. Tag jedes 1. Monats“. Speichern Sie die Änderungen mit „OK“.

4. Folgende Meldung…

…bestätigen Sie mit „OK“.

5. Bevor Sie den Termin mit „Speichern & Schließen“ bestätigen, können Sie noch einen „Betreff“ eingeben, der Sie an die Art der Tätigkeit erinnert.

Ab sofort werden Sie frühzeitig an diesen „unregelmäßigen Termin“ erinnert.

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Excel Hardware & Software

Excel 2003, 2007 und XP: Bei der Datumsberechnung das Monatsende ermitteln

Wer Zahlungstermine und Fälligkeiten mit Excel berechnet – egal ob Firma oder private Haushaltsbuchführung –  benötigt das Monatsende als „Ultimo“. Für den aktuellen Monat oder die nächsten drei Monate reicht meistens ein Blick auf den Kalender. Fehlt der aber, muss man umständlich das Datum einfügen. Mit der bei Excel integrierten Funktion „MONATSENDE“ lässt sich ein beliebiges Monats- oder Quartalsende schnell ermitteln. Gerade für den Monat Februar braucht man nicht extra an ein eventuelles Schaltjahr denken. Es wird automatisch richtig ermittelt.

Die Voraussetzung für diese Funktion ist das entsprechende Add-In. In älteren Excel-Versionen ist es meistens deaktiviert. Deshalb sollte man vorher prüfen, ob es aktiviert werden muss.

Dazu starten Sie Excel und wählen in der Menüleiste „Extras | Add-ins“. Im gleichnamigen Dialogfenster aktivieren Sie die Option „Analyse-Funktionen“ und bestätigen die Auswahl mit „OK“.

Mit der Aktivierung der Analyse-Funktionen ist Excel nun bereit für die Berechnung eines Monatsendes. Öffnen Sie  das benötigte Arbeitsblatt und geben für die Berechnung des aktuellen Monatsendes folgende Formel ein:

Mit drücken der [Enter]-Taste wird das aktuelle Monatsdatum angezeigt. Die Null am Ende der Formel muss mit eingegeben werden, da sie der entscheidende Faktor für den aktuellen Monat ist. Möchten Sie dagegen das Monatsende des folgenden Monats ermitteln, geben Sie eine „1“ anstelle der „0“ ein.

Ein Monatsende das noch weiter in der Zukunft liegt, kann man besser mit der nachfolgenden Formel berechnen anstatt die erste zu verwenden und die Monate zu zählen:

Die Zahlen „2012;2,1“ stehen für „Jahr; Monat; Tag“. Auch hier steht am Ende der Formel die „0“ für den gewählten Monat.

Ein zukünftiges Quartalsende ermitteln Sie mit folgender Formel:

„05.01.2012“ ist das Bezugsdatum und die „2“ steht für den letzten Tag des in zwei Monate in der Zukunft liegenden Monatsende. In diesem Beispiel ist es das Ende des ersten Quartals 2012, dem 31.03.2012.

Hinweis: Die Zelle, in der das Datum letztendlich angezeigt wird, muss auch als Datum formatiert sein, damit es korrekt dargestellt wird.