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Mit geschützten Leerzeichen ungewollte Umbrüche und Worttrennungen bei Word verhindern

Die Texterfassung mit Microsoft Word ist unter anderem mit einem automatischen Umbruch und automatischer Worttrennung ausgestattet. Das ermöglicht ein schnelles Schreiben, ohne auf das Zeilenende zu achten. Hin und wieder ist es aber dann doch einmal erforderlich, dass keine Worttrennung oder Zeilenumbruch stattfindet. Damit man nicht zuviel Zeit mit Einstellungsänderungen oder erfolglosem Herumprobieren vergeudet, ist der Einsatz eines geschützten Leerzeichens die rettende Lösung.

Besonders empfehlenswert ist dieser Trick bei Namen oder Titeln die nicht getrennt werden sollen. Auch bei Blocksatz-Texten kann ein geschütztes Leerzeichen das Schriftbild positiv aufwerten und zu große Abstände zwischen einzelnen Worten verhindern.

Zwei Möglichkeiten der Eingabe

Um das geschützte Leerzeichen einzufügen, platzieren Sie den Cursor an der benötigten Textstelle und drücken die Tastenkombination [Strg][Umschalt][Leertaste]. Das geschützte Leerzeichen wird mit einem kleinen Kreis  ° dargestellt.

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Dieses Sonderzeichen ist im normalen Fließtext nicht sichtbar und wird auch nicht ausgedruckt. Erst mit der Menüband-Schaltfläche Alle anzeigen

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…wird der Kreis sichtbar. Zusätzlich werden noch Absatzmarken, Tabulatoren und die „normalen“ Leerzeichen eingeblendet.

Zahlencode der Sonderzeichen-Tabelle (Charmap)

Wer nicht so gerne eine Tastenkombination mit drei Tasten verwenden möchte, kann auch noch eine zweite Eingabemöglichkeit nutzen. Positionieren Sie den Cursor an der gewünschten Textstelle, drücken Sie dann die Taste [Alt] und geben über den Ziffernblock nacheinander die Zahlen 0160 ein.

Auf diese Weise lassen sich auch andere Sonderzeichen schnell in einen Text einfügen. Lesen Sie dazu unseren Artikel Windows 7: Per Tastenkombination blitzschnell das richtige Sonderzeichen einfügen.

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Hardware & Software Office Word

Microsoft Word: Neue Kapitel bei beidseitigem Druck auf der Vorderseite eines Blattes beginnen

Bei umfangreichen Word-Dokumenten wie Aufsätzen, Manuskripten und Dissertationen macht es einen besseren Eindruck, wenn ein neues Kapitel auf der Vorderseite eines Blattes beginnt. Da es aber auch vorkommt, dass ein vorheriges Kapitel auf einer Vorderseite endet, muss eine leere Seite im Dokument eingefügt werden. Das Beste ist, Sie lassen es Word automatisch einfügen. So stellen Sie auch sicher, dass bei späteren Textänderungen das Dokument dynamisch angepasst wird und das neue Kapitel immer auf der ungeraden Seitenzahl der Vorderseite beginnt.

Setzen Sie als erstes den Cursor vor das erste Zeichen der Kapitelüberschrift. Bei Word 2003 und 2007/2010 sind die weiteren Schritte unterschiedlich.

Word 2003

Klicken Sie in der Menüleiste auf „Einfügen | Manueller Umbruch“ beziehungsweise „Einfügen | Manueller Wechsel“.

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Im Dialogfenster „Manueller Umbruch“ aktivieren Sie die Option „Ungerade Seite“ und bestätigen die Änderung mit dem Button „OK“.

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Word 2007 und 2010

Wählen Sie in der Multifunktionsleiste das Register „Seitenlayout“, und klicken Sie im Bereich „Seite einrichten“ auf „Umbrüche“. Im Untermenü bei „Abschnittsumbrüche“ entscheiden Sie sich für den Eintrag „Ungerade Seite“.

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Auf diese Weise eingefügte Leerseiten sind tatsächlich leer; sie enthalten nicht mal Kopf- oder Fußzeilen.

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Hardware & Software Word

Word: Gezielter Seitenumbruch innerhalb einer Tabelle

Word bietet einfache Möglichkeit, um auch Tabellen einzufügen. Dabei ist es auch ohne Probleme möglich große Tabellen einzufügen, welche mehrere Blätter in Anspruch nehmen. Schwierigkeiten gibt es nur dann, wenn Sie beispielsweise vor einer Tabelle einen Zeilenumbruch einfügen möchten. Dies kann zum Beispiel dann erforderlich sein, weil in der betreffenden Zeile eine neue Gruppe von Tabellenträgern beginnt. Ohne Zeilenumbruch würde die Zeile alleine auf der vorderen Seite verbleiben.

Eine Möglichkeit ist, mit der Tastenkombination [Strg][Eingabetaste] einen Zeilenumbruch zu erzwingen. Allerdings ist diese Variante nur bedingt geeignet. Zwar bringt sie rein optisch gesehen das gewünschte Ergebnis, jedoch wird dabei die Gesamttabelle in zwei separate Tabellen aufgesplittet. Der Effekt dabei ist, dass es anschließend nicht mehr möglich ist, die Breite einer Spalte durchgehend zu ändern. Dies kann dann nur noch für jede Tabelle getrennt erledigt werden, was einen zusätzlichen Aufwand bedeutet. Es gibt jedoch auch eine Möglichkeit einen Zeilenumbruch einzufügen, ohne die Tabelle dabei zu teilen.

Bewegen Sie hierzu den Cursor an den Beginn der Zeile, vor der ein Seitenumbruch eingefügt werden soll. Bei Word 2007 und 2010 gehen Sie anschließend auf „Start | Absatz“ und klicken Sie auf das kleine Pfeilsymbol. In früheren Word-Versionen rufen sie stattdessen den Befehl „Format | Absatz“ auf. Es öffnet sich anschließend ein Dialogfeld in welchem Sie auf das Register „Zeilen und Seitenumbruch“ wechseln. In Word 2000 lautet der Name des Registers „Zeilen und Seitenwechsel“. Aktivieren Sie hier dann die Option, dass der „Seitenumbruch oberhalb“ eingerichtet werden soll. Anschließend können Sie die Einstellungen mit einem Klick auf „OK“ schließen. Word verschiebt die aktuelle Zeile nun auf eine neue Seite, ohne dabei jedoch die Tabelle in zwei Teile zu reißen.

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Excel Hardware & Software Office

Excel: Zeilenumbrüche per „Suchen und Ersetzen“ einfügen

Wenn Sie mit Excel eine Tabelle erstellen, dann enthält diese oftmals Aufzählungen mit verschiedenen Elementen, die durch unterschiedliche Trennzeichen wie ein Komma voneinander getrennt sind. Um die Tabelle etwas übersichtlicher zu gestalten, können Sie die sich dazwischen befindlichen Trennzeichen durch einen Zeilenumbruch ersetzen.

Excel bietet hierfür den Befehl „Suchen und Ersetzen“ an. Dieser kann auch problemlos mit Sonderzeichen sowie mit Zeilenumbrüchen umgehen. Im Gegensatz zur Textverarbeitung von Word können Sie die Sonderzeichen bei Excel allerdings nicht so einfach auswählen. Bei Excel müssen Sie dem Programm genau mitteilen, wie dieses die Zeilenumbrüche verwenden soll.

Gehen Sie zunächst auf „Bearbeiten | Ersetzen“ und wählen Sie dort die Option „Suchen und Ersetzen“ aus. Bei neueren Versionen ab Excel 2007 geht der Weg etwas anders. Wählen Sie hier bitte zunächst „Start | Bearbeiten“ und anschließend „Suchen und Auswählen | Ersetzen“ aus.

Tragen Sie nun im Feld „Suchen nach“ das Trennzeichen, wie beispielsweise ein Komma mit einem Leerzeichen ein. In das Feld „Ersetzen durch“ kommt dann der Zeilenumbruch. Diesen geben Sie bitte in Form der Tatenkombination [Strg] + [J] ein. Nach Eingabe der Tastenkombination bleibt das Feld zunächst leer. Lediglich der Cursor erscheint in etwas veränderter Form. Sie sollten sich davon jedoch nicht irritieren lassen, da dies so beabsichtigt ist.

Nach Eingabe der Daten können Sie nun den Suchvorgang starten. Excel sucht daraufhin die eingetragenen Trennzeichen auf und ersetzt diese durch einen Zeilenumbruch. Sie können diesen Trick natürlich auch verwenden, um in umgekehrter Richtung vorzugehen. Sie können dann einfach einen bereits vorhandenen Zeilenumbruch durch ein Trennzeichen ersetzen. Die Wahl des Trennzeichens bleibt dabei Ihnen überlassen.

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Hardware & Software Word

Word: Auf einzelnen Seiten die Seitenzahlen ausblenden

Wenn Sie beispielsweise mit Word ein Buch gestalten möchten, dann benötigen Sie eine Durchnummerierung der Seiten für das gesamte Dokument. In der Regel sollen auf den Deckblättern der einzelnen Kapitel jedoch keine Seitenzahlen erscheinen. Wenn Sie eine Gestaltungsänderung der Seitenzahlen in Word vornehmen, dann wirkt sich dieses jedoch auf das gesamte Dokument aus. Sie haben jedoch die Möglichkeit, einzelne Seiten auch unabhängig vom restlichen Dokument zu ändern.

Dokument in Abschnitte unterteilen

Die verschiedenen werden durch Word für einzelne Abschnitte eines Dokuments festgelegt. Hierzu zählen neben Kopf- und Fußzeilen, einer Spaltenaufteilung auch die Ränder und Seitenzahlen. Aus diesem Grunde empfiehlt es sich, ein Dokument mit verschiedenen Abschnittswechseln zu versehen. Klicken Sie dazu auf die Stelle, an der ein Abschnittswechsel eingefügt werden soll, und wählen Sie „Einfügen | Manueller Wechsel“. Gehen Sie anschließend in den Bereich „Abschnittswechsel“ und klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche um die Position des Wechsels festzulegen. Bei Word 2010 nehmen Sie den Abschnittswechsel im Menüband „Seitenlayout“ per Klick auf „Umbrüche“ vor. Wiederholen Sie diesen Vorgang, bis Sie das Dokument in verschiedene Abschnitte unterteilt haben.

Gehen Sie nun auf „Ansicht | Kopf- und Fußzeile“ (bei Word 2010 „Einfügen | Kopfzeile | Kopfzeile bearbeiten“. Sie sehen nun neben dem Rahmen der Kopf- oder Fußzeile auch die Bezeichnung des jeweiligen Abschnitts. Führen Sie nun zunächst die Formatierung des ersten Abschnitts durch. Gehen Sie hierzu im Menü „Einfügen“ auf den Punkt „Seitenzahlen“ und bestimmen Sie die Position und die Ausrichtung. Anschließend klicken Sie auf „Format“ oder mit der rechten Maustaste auf die Seitenzahl und dann auf „Seitenzahl formatieren“.

Zu Beginn des Dokuments klicken Sie bitte auf „Beginnen mit“ und geben Sie die erste Seitenzahl ein. Gehen Sie nun zu den weiteren Abschnitten und wählen Sie dort „Fortsetzen vom vorherigen Abschnitt“. Dies bewirkt, das Word eine durchgängige Nummerierung der Seitenzahlen vornimmt.

Wechseln Sie anschließend zum nächsten Abschnitt. Sie sehen dort am Rahmen der Kopf- bzw. Fußzeile den Hinweis „wie vorherige“. Da bei Word immer noch das komplette Dokument verbunden ist, müssen Sie zunächst diese Verknüpfung trennen. Dies erreichen Sie, indem Sie bei „Kopf- und Fußzeile“ auf das Feld „wie vorherige“ klicken. Bei Word 2010 aktivieren Sie die Option „Beginnen bei“. Sie können nun die Zahlen für den nächsten Abschnitt frei definieren. Beim Formatieren sollten Sie beachten, dass ein Festlegen der Anfangszahl auch dann wirkt, wenn sich auf der entsprechenden Seite keine sichtbare Zahl befindet.

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Excel Hardware & Software

Excel 2003/2007: Zeilenumbrüche innerhalb einer Zelle automatisch einfügen

Wenn in Excel-Tabellen öfters Texte in Zellen eingegeben werden, kann es erforderlich werden einen oder mehrere Zeilenumbrüche oder einen Absatz einzugeben. Da bei der Texterfassung nicht so ohne weiteres die [Enter]-Taste genutzt werden kann, bedarf es eines Tricks. Die Eingabe eines Absatzes in einen längeren Text haben wir bereits in einem früheren Artikel erklärt. Für das Einfügen mehrerer Umbrüche, zum Beispiel für eine Aufzählung, muss man allerdings etwas anders vorgehen.

Voraussetzung für das Einfügen von Umbrüchen in eine Aufzählung ist, dass deren einzelne Elemente durch ein Komma, gefolgt von einem Leerschritt erfasst werden.

Öffnen Sie das Excel-Dokument mit der Aufzählung oder erstellen es neu. Öffnen Sie dann mit der Tastenkombination [Strg][H] das Dialogfenster „Suchen und Ersetzen“. In das Textfeld neben der Option „Suchen nach:“ drücken Sie nacheinander auf [,] und [Leertaste].

Mit [Tab] wechseln Sie zum Eingabefeld der Option „Ersetzen durch:“. Hier drücken Sie die Tastenkombination [Strg][J]. Der blinkende Cursor wird danach durch einen blinkenden Punkt ersetzt.

Klicken Sie auf die Schaltfläche „Alle ersetzen“…

…und bestätigen die folgende Meldung mit „OK“.

In die Aufzählung sind nun die Umbrüche eingefügt, und das Fenster „Suchen und Ersetzen“ kann mit „Schließen“ bestätigt werden.

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Hardware & Software Word

Word Seitenzahlen: Eine separate Seitenzählung für Word

Wenn Sie umfangreiche Dokumente verfassen, ist neben dem Inhaltsverzeichnis in einigen Fällen eine besondere Nummerierung erforderlich. So soll die Nummerierung mit den Seitenzahlen oftmals erst nach dem Deckblatt beginnen. Eine andere Möglichkeit besteht darin, dass Inhaltsverzeichnis separat mit römischen Ziffern zu versehen.

Bei Word besteht die Möglichkeit, ein Dokument in verschiedene Abschnitte einzuteilen. Diese können dann entweder eigene Nummerierungen erhalten oder die Nummerierung vom vorigen Abschnitt werden entsprechend fortgeführt. Die jeweilige Vorgehensweise ist bei fast allen Programmversionen ähnlich. Setzen Sie zunächst den Cursor innerhalb des Dokuments an die Begrenzung zwischen Deckblatt und Inhaltsverzeichnis. Bei allen Versionen ab 2007 wählen Sie im Menü „Seite einrichten“ die Option „Umbrüche“. Im anschließenden Menü können Sie dann unter dem Punkt „Abschnittsumbrüche“ den Punkt „Nächste Seite“ auswählen.

Bei älteren Word-Versionen gehen Sie im Menü „Einfügen“ auf den Punkt „Manueller Umbruch“. Im darauf folgenden Dialog erscheint dann je nach Version entweder die Option „Abschnittswechsel“ oder „Abschnittsumbruch“. Hierunter finden Sie dann die Option „Neue Seite“. Mit einem Klick auf „OK“ können Sie den Dialog schließen. Für den Fall, dass Sie bereits vorher Seitenumbrüche eingefügt haben, müssen Sie diese noch entfernen. Im Anschluss können Sie den genannten Vorgang wiederholen und so den Text vom Inhaltsverzeichnis trennen.

Setzen Sie den Cursor im Anschluss auf das Inhaltsverzeichnis und gehen Sie im Menü „Einfügen“ auf den Unterpunkt „Kopfzeile“ bzw. „Fußzeile“. In älteren Programmversionen finden sich diese Punkte unter dem Menü „Ansicht“. Word wechselt zunächst in die Kopfzeile. Mit der Option „Zwischen Kopf- und Fußzeile wechseln“ können Sie hin und her wechseln. Soll die Kopf- oder Fußzeile unabhängig von vorigen Passagen gestaltet werden, muss die Option „Mit vorheriger verknüpfen“ deaktiviert werden. Sie finden diese in der Multifunktionsleiste „Entwurf“ unter dem Punkt „Navigation“.

Nun muss noch die Kopf- bzw. die Fußzeile gestaltet werden. Hierzu positionieren Sie den Cursor einfach an der Stelle, an welcher die Seitenzahl erscheinen soll. Gehen Sie nun in der Multifunktionsleiste „Entwurf“ zum Punkt „Navigation“ und wählen Sie hier bitte unter dem Punkt „Kopf- und Fußzeile“ die Option „Seitenzahl“. Wählen Sie hier bitte die Layoutvorgabe „Einfache Zahl“ und wählen Sie anschließend erneut „Seitenzahl“ und danach „Seitenzahl formatieren“. Sofern Sie eine ältere Word-Version verwenden, müssen Sie noch den Befehl „Seitenzahl einfügen“ in der schwebenden Multifunktionsleiste ausführen.

Unter „Zahlenformat“ können Sie nun noch das Design der Seitenzahlen formatieren. Hier können Sie beispielsweise auswählen, ob Sie arabische oder römische Ziffern wünschen. Außerdem können Sie unter dem Punkt „Beginnen bei“ die Seitenzahl eingeben, ab der dann fortlaufend nummeriert werden soll.