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OpenOffice Calc: Richtige Ergebnisse beim Rechnen mit Uhrzeiten

Als Nutzer des Tabellenkalkulationsprogramm „Calc“ lässt sich, wie bei Microsoft Excel auch, mit Uhrzeiten rechnen. Allerdings weisen bei „Calc“ die Ergebnisse manchmal Fehler auf. Um eine fehlerfreie Uhrzeitenberechnung durchführen zu können, sollte man zu einem einfachen Trick greifen: Alle benötigten Uhrzeiten vor dem Rechenvorgang in Dezimalzahlen umrechnen!

Zwar ist das ein Rechenschritt mehr, stellt aber sicher, dass das Ergebnis richtig ist. Um eine Uhrzeit in eine Dezimalzahl umzurechnen, multiplizieren Sie die Uhrzeit mit „24“. Führen Sie diesen Rechenprozess mit allen benötigten Uhrzeiten durch.

Die Aufgabenstellung:

Folgende Uhrzeitenberechnung  soll gelöst werden: 4:30:00 abzüglich 00:42:33.

Schritt eins: Errechnung aller Dezimalzahlen

  • 04:30:00 x 24 = 4,5
  • 00:42:33 x 24 = 0,7091666667

bild-1-calc-open-office-tabellenkalkulation-excel-alternativ-dezimalzahl-umrechnen-genau-ergebnis-fehler

Die Subtraktion

Dann führen Sie die Subtraktion durch:

4,5 –  0,7091666667 =3,790833333

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Dividieren des Ergebnisses

Das Ergebnis der Subtraktion dividieren Sie dann durch „24“ um diese Dezimalzahl wieder in das Uhrzeit-Format umrechnen zu können.

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Umwandlung des Ergebnisses ins Uhrzeit-Format

Zunächst ist das Ergebnis natürlich wieder eine Dezimalzahl, die Sie abschließend als Uhrzeit formatieren müssen.

Danach wird die richtige Uhrzeit wieder angezeigt.

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Excel Hardware & Software

Excel Zeiterfassung: Korrektes Addieren von Stunden und Minuten

Zeiterfassung hin oder her: Man sollte die eigene Wochenarbeitszeit trotzdem kontrollieren. Die einfachste Kontrollmöglichkeit ist das Notieren in Exceltabellen. Hier ist aber die Wahl der Formatierung wichtig, damit das Ergebnis richtig angezeigt wird.

Die Arbeitsstunden können auf zwei Arten bei Excel eingegeben werden. Im Uhrzeitformat (Stunden:Minuten) oder im Dezimalformat (z. B. 8,5 Stunden).

Für eine Zeiterfassung mit Stempelkarte, die im 15-Minuten-Takt stempelt, ist das ja noch in Ordnung, aber bei elektronischer Zeiterfassung, die die Arbeitszeit minutengenau speichert, ist das schon etwas aufwendiger.

Mit dem richtigen Format ist das bei Excel gar kein Problem. Normalerweise würde die Addition der Wochenarbeit mit der normalen Formatierung „hh:mm“ so aussehen…

Alle Zeitangaben die über die 24-Stunden-Grenze hinausgehen, fallen einfach unter den Tisch. Mit einer Formatierung in Dezimalzahlen würde aber das richtige Ergebnis angezeigt werden.

Dabei handelt es sich hier bei Excel nur um ein Darstellungsproblem, weil der Übertrag zur nächsten Einheit (24 Stunden = 1 Tag) automatisch erkannt und umgerechnet wird. Mit einer kleinen Änderung in der Formatierung wird das entsprechend behoben.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Ergebnisfeld der Wochenarbeitszeit (hier ist es die Zelle B8), und wählen Sie im Kontextmenü „Zellen formatieren“.

Im gleichnamigen Dialogfenster wählen Sie, wenn nicht automatisch erkannt, auf der Registerkarte „Zahlen“ die Kategorie „Benutzerdefiniert“ aus. Im Feld „Typ“ suchen Sie das Format „hh:mm“ aus und ändern es in „[hh]:mm“. Bestätigen Sie die Änderung mit „OK“.

Die eckige Klammer verhindert, dass die Darstellung der Stunden über die 24-Stunden-Grenze hinaus, in Tage umgerechnet wird.

Die Formatierung funktioniert mit allen Excel-Versionen.