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Excel: Texte, Daten und Formeln in einer einzigen Zelle mischen

Bei Excel denkt man häufig nur eingleisig: In den Zellen des Tabellenprogramms können entweder Formeln oder Texte eingegeben werden; aber nie beides gleichzeitig. Von wegen. Mit einem Trick können Sie in allen Tabellenzellen Formeln und Texte beliebig mischen.

Formeln und Texte mischen

Nützlich ist das Mixen von Formeln und Texten zum Beispiel bei Rechnungen. Wenn Sie zum Beuspiel unterhalb einer Rechnung in einem abschließenden Satz noch einmal die Rechnungssumme hervorheben möchten, können Sie Texte und Umsatzsteuerformel auch in eine Zelle packen.

Sie müssen nur innerhalb des Textes die entsprechende Formel lediglich mit dem Kaufmanns-Und (&-Zeichen) umschließen. Bei einem Textfeld, das die Rechnungssumme nennt und die Umsatzsteuer berechnet, lautet die Formel zum Beispiel

=“In der Rechnungssumme von „&(D33)&“ Euro sind „&(D33/119*19)&“ Euro Mehrwertsteuer enthalten.“

Alles, was in &-Zeichen eingefasst wird, interpretiert Excel als Formel oder Zellverweis, der Rest ist für Excel normaler Text und wird in Textform in die Zelle geschrieben.

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Word für Rechnungen: In Word-Rechnungen automatisch die Mehrwertsteuer und den Rechnungsbetrag berechnen

Wer eine Firma besitzt oder bei eBay gewerblich Waren verkauft, braucht Rechnungen mit korrekt ausgewiesener Umsatzsteuer. Die meisten Word-Nutzer greifen dabei immer noch zum klassischen Taschenrechner, rechnen Umsatzsteuer und Gesamtbetrag manuell aus und tippen die Werte dann  in die Rechnungsvorlage ein. Viel zu aufwändig; ganz zu schweigen von der Tippfehlergefahr. Sie können es sich viel einfacher machen und Word alles selbst ausrechnen lassen.

Umsatzsteuer und Gesamtbetrag automatisch ausfüllen

Ein Beispiel: In Ihrer Word-Rechnung gibt es eine Tabelle mit den drei Zeilen „Nettosumme“, „Umsatzsteuer“ und „Rechnungsbetrag“. Dann können Sie folgendermaßen aus der Nettosumme automatisch den Rest berechnen lassen:

1. Setzen Sie die Schreibmarke in die Zelle, in der die errechnete Umsatzsteuer erscheinen soll.

2. Rufen Sie den Menübefehl „Tabelle | Formel“ auf (bis Word 2003) bzw. klicken Sie bei Word 2007/2010/2013 in der Menüleiste „Layout“ auf „Daten“ sowie „Formel“.

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2. In das Feld „Formel“ tragen Sie die Formel zur Berechnung der Mehrwertsteuer ein. In der Formel müssen Sie mit Koordinatenangaben wie B2 auf die Zelle verweisen, die die Nettosumme enthält. Word nummeriert (wie Excel) die Zellen zeilen- und spaltenweise. Der erste Buchstabe gibt die Spalte an (A für die erste, B für die zweite Spalte, C für die dritte Spalte usw.) und die Zahl dahinter die Zeile. Befindet sich die Nettosumme zum Beispiel in der dritten Spalte (C) der zweiten Zeile (3) lautet die Formel

=C3*19%

Im Feld „Zahlenformat“ wählen Sie den Eintrag „#.##0,00“ oder „#.##0m00€;(#.##0,00 €)“, um die Zahlen korrekt zu formatieren.

3. Nach einem Mausklick auf OK errechnet Word automatisch aus der Nettosumme in Zelle C3 den korrekten Mehrwertsteuerbetrag.

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4. Um in der dritten Zeile die Bruttosumme zu berechnen, wiederholen Sie die Schritte und verwenden für das obige Beispiel die Formel

=C3+C4

Damit werden der Nettobetrag aus Zelle C3 und der berechnete Mehrwertsteuerbetrag aus Zelle C4 zur Gesamtsumme addiert.

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Das Schöne an den Formeln: wenn sich die Nettosumme ändert, müssen Sie nur die Felder aktualisieren, um Umsatzsteuer und Rechnungsbetrag anzupassen. Zum Aktualisieren platzieren Sie die Einfügemarke ins das jeweilige Feld und drücken [F9]. Sie können auch mit gedrückter Maustaste beide Zellen markieren und dann mit [F9] gleichzeitig Umsatzsteuer und Rechnungsbetrag neu berechnen lassen. Oder Sie klicken mit der rechten Maustaste auf das Feld mit der Formel und wählen aus dem Kontextmenü den Befehl „Felder aktualisieren“.

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Das müssen Sie bei der neuen Umsatzsteuer-Voranmeldung beachten

Wenn Sie selbstständig sind, dürften Sie mit dem Thema Umsatzsteuer-Voranmeldung nur zu gut vertraut sein. Als selbstständiger Unternehmer müssen Sie sich nicht nur beim Finanzamt anmelden, sondern auch vorab Angaben zur Umsatzsteuer machen. In den ersten beiden Jahren der Unternehmensgeschichte muss diese Umsatzsteuer-Voranmeldung sogar jeden Monat durchgeführt werden. Neue Regeln dazu sind bereits im Kommen.

Die neuen Regeln der Umsatzsteuer-Voranmeldung im Überblick

Wenn Ihre Umsatzsteuer im letzten Jahr in einem Bereich von 1.000 Euro bis 7.500 Euros lag, müssen Sie die Umsatzsteuer-Anmeldung auch künftig nur einmal alle vier Monate abgeben. Liegt Ihre Umsatzsteuer jedoch über diesem Bereich, so ist die monatliche Abgabe verpflichtend. Diese Regel hat nach wie vor Bestand.

Geändert haben sich jedoch die Vorschriften zum Thema Befreiung. Waren Sie als Selbstständiger oder Unternehmer im vorrausgegangen Kalenderjahr zu einer Zahlung von unter 1.000 Euro Umsatzsteuer verpflichtet, so können Sie sich befreien lassen und müssen die Umsatzsteuer-Voranmeldung nicht mehr leisten. Ausgeschlossen von dieser Regelung sind Sie in den ersten zwei Jahren Ihrer Unternehmensgründung.

Finanzamt – wann kann es den Befreiungsantrag ablehnen?

In Einzelfällen ist das Finanzamt dazu berechtigt, den Antrag auf eine derartige Befreiung abzulehnen. Genau zu diesen Einzelfällen gab es jüngst Änderungen, die vom Bundesfinanzministerium bekannt gegeben wurden. Insgesamt existieren drei Gründe für eine Ablehnung der Umsatzsteuer-Befreiung. Sollte sich einerseits die Struktur Ihres Unternehmens nachhaltig geändert haben, so können Sie nicht von der Befreiung profitieren. Gleiches gilt, wenn Ihr Steueranspruch als gefährdet erscheinen sollte. Gibt es andererseits nachvollziehbare Gründe, warum im aktuellen Jahr deutlich höhere Steuern zu erwarten sind als im Vorjahr, so sind diese für das Finanzamt ein stichhaltiges Argument dafür, Ihren Antrag auf Befreiung ebenfalls abzulehnen.

Weitere Informationen zur Umsatzsteuer, zur Umsatzsteuervoranmeldung und was Sie beachten sollten, finden Sie in Fachbüchern, etwa den Umsatzsteuer-Fachbüchern bei Amazon. Falls Sie sich als Freiberufler selbständig machen möchten, ist folgendes Buch empfehlenswert: Praxisbuch für Freiberufler: Alles, was Sie wissen müssen, um erfolgreich zu sein.

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Hardware & Software Word

Word-Rechnungen: In Tabellen rechnen und in Rechnungen Nettobetrag, Umsatzsteuer und Gesamtsumme berechnen

Rechnungen werden meist in Word erstellt. Aber wie: Die Rechnung selbst sieht optisch zwar perfekt aus, alle Berechnungen werden aber mühsam von Hand erstellt. Rechnungssumme und Umsatzsteuer werden mühsam im Taschenrechner berechnet und dann manuell in die Rechnung übertragen. Das ist nicht nur mühsam, sondern führt oft zu Tippfehlern und falschen Beträgen. Damit das nicht passiert, lassen Sie besser Word die Beträge berechnen.

Word als Mini-Excel nutzen

Word ist nicht nur ein Textprogramm, sondern kann auch in Tabellen rechnen. In Rechnungen zum Beispiel. Um zum Beispiel in einer Rechnung die Gesamtsumme, die Umsatzsteuer und den Rechnungsbetrag zu berechnen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Setzen Sie die Einfügemarke in die Tabellenzelle unter den Einzelposten – also in die Zelle für den Gesamt-Nettobetrag.

2. Klicken Sie im Menüband auf „Tabellentools | Layout“ und dann auf „Formel“.

3. Tragen Sie ins Feld „Formel“ die folgende Formel ein, mit der Sie die Summe der darüberliegenden Werte (also der Einzelposten) berechnen:

=SUM(ABOVE)

Im Feld „Zahlenformat „bestimmen Sie, wie die Summe dargestellt wird, etwa mit zwei Nachkommastellen und dem €-Zeichen. Sie können das Format auch anpassen. Wenn Sie statt des €-Zeichens das Kürzel EUR verwenden möchten, passen Sie das Format entsprechend an.

4. Wenn Sie das Formel-Fenster mit OK schließen, berechnet Word automatisch die korrekte Summe.

5. Im nächsten Schritt erhält der Nettobetrag eine Textmarke, damit Sie damit weiterrechnen können. Hierzu markieren Sie die Zelle mit dem Nettobetrag, indem Sie dreimal in die Zelle klicken. Danach rufen Sie im Menüband „Einfügen“ den Befehl „Textmarke“ auf, geben der Zelle den Namen „Nettobetrag“ und klicken auf „Hinzufügen“.

6. Platzieren Sie die Einfügemarke die Tabellenzelle für die Umsatzsteuer, und rufen Sie erneut den Befehl „Formel“ auf. Zur Berechnung der Mehrwertsteuer verwenden Sie die Formel:

=Nettobetrag*0,19

7. Geben Sie der Zelle mit dem Umsatzsteuerbetrag (wie in Schritt 5) die Textmarke mit dem Namen „UST“.

8. Der Rest ist einfach: In die Zelle für den Rechnungsendbetrag platzieren Sie die Formel

=Nettobetrag+UST

Und schon berechnet Word die korrekte Rechnungssumme.

Formeln aktualisieren

Wichtig: Im Gegensatz zu Excel aktualisiert Word die Formeln nicht automatisch. Sobald sich die Beträge für die Einzelposten ändern, müssen Sie die Formeln manuell aktualisieren. Dazu markieren Sie alle drei Formeln mit gedrückter Maustaste und drücken danach die Taste [F9]. Sie können jede Formal aber auch einzeln aktualisieren, indem Sie sie mit der rechten Maustaste anklicken und den Befehl „Felder aktualisieren“ aufrufen.