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Eingehende E-Mails können mit verschiedenen Kennzeichnungen versehen werden. Die bekanntesten sind die farbigen Fähnchen oder der Haken als Symbol für „Erledigt“.  Outlook enthält zwar eine Notiz-Funktion, die aber nur separat gespeichert wird und somit keinen direkten Bezug zur E-Mail-Nachricht hat. Mit einer relativ unbekannten Outlook-Funktion lässt sich das aber trotzdem bewerkstelligen.

Es gibt natürlich auch andere Möglichkeiten, eine „Notiz“ zu einer Email zu erfassen: Sie schreiben an sich selbst eine E-Mail, oder Sie wählen aus der Menü- beziehungsweise Bearbeitungsleiste die Funktion „Nachricht bearbeiten“. Wählen Sie die Variante „E-Mail an sich selbst schreiben“, dann müssen Sie das direkt nach Erhalt der Ursprungsmail tun, denn sonst ist Ihre „Notiz“ durch andere in der Zwischenzeit erhaltene Nachrichten getrennt.

Am schnellsten legen Sie eine Notiz an, indem Sie die betreffende Nachricht markieren und die Tastenkombination [Strg][T] drücken. Im neuen Fenster wird die ausgewählte Nachricht im Notiz-Layout geöffnet. Tragen Sie hier nun einen „Betreff“ ein und erfassen Sie die Notiz. Mit der Schaltfläche „Öffentliche Nachricht“ wird die Notiz im gleichen Ordner wie die ursprüngliche E-Mail abgespeichert.

Die Notiz erscheint nun im zeitlichen Verlauf aber nicht unbedingt über der betreffenden Ursprungsnachricht. In diesem Fall ist das nicht so schlimm, da sich eine Kopie der Ursprungsnachricht unterhalb des Notiz-Textes befindet.

Benötigen Sie jedoch eine neutrale Notiz, weil beispielsweise die eingehenden E-Mails projektbezogen in eigenen Ordnern abgelegt werden, dann geht das auch genau so schnell und einfach.

Wechseln Sie in den betreffenden Ordner und klicken Sie auf den kleinen Pfeil der Schaltfläche „Neu“. Im Aufklappmenü wählen Sie die Option „Öffentliche Nachricht in diesem Ordner bereitstellen“. In einem neuen Fenster wird dann die neutrale Notiz geöffnet. Noch schneller geht es mit der Tastenkombination [Strg][Umschalt][S].

Ursprünglich wurde diese Möglichkeit als Erleichterung für Projektteams geschaffen, die Ihre Unterlagen in einer Exchange-Server-Umgebung verwalten.