Nicht selten muss man bei der Arbeit mit Microsoft Office das Dokument, welches gerade bearbeitet wird, unter einem anderen Namen speichern. Der Weg über Datei | Speichern unter ist aber nicht zwingend notwendig. Es gibt eine sehr viel schnellere Alternative.
Im aktiven Dokument drückst du einfach nur die Taste [F12] und du gelangst direkt zum Dialogfenster Speichern unter. Nun kannst du den Speicherort wie gewohnt auswählen und dem Dokument einen neuen Namen geben.
Das funktioniert mit allen Office-Programmen, wie Word, Excel, Outlook und PowerPoint.
Jedes mal wenn eine Datei gespeichert werden soll, erscheint das Speichern-Dialogfenster des Windows Explorer in einer vordefinierten Größe. Diese kann zwar an den Rändern mit der Maus individuell vergrößert werden, aber die neue Größe wird beim Schließen nicht gespeichert. Ein kleiner Trick der Wenigen bekannt sein dürfte, ermöglicht dennoch die Speicherung einer individuellen Fenstergröße.
Den Trick kannst du direkt beim nächsten Speichervorgang ausprobieren. Wenn der Speicherdialog erscheint, ziehst du in auf deine gewünschte Größe. Dann drücke und halte die Taste [Strg] während du mit der Maus das Dialogfenster über das Schließen-Kreuz das Fenster wieder beendest.
Dadurch wurde aber nur die neue Größe des Dialogfensters gespeichert. Die aktuelle Datei aus diesem Vorgang wurde aber nicht gespeichert, du musst also den Speichervorgang wiederholen.
Der einzige Nachteil ist, dass du die Größe des Speichern-Fensters für jedes Programm separat festlegen musst, da die Standard-Einstellungen abweichen können. Das Ganze funktioniert übrigens auch mit dem Dialogfenster Öffnen, sowie in den Betriebssystemen Windows 7/8/8.1/10.
Beim Einfügen von Zeilen in eine Exceltabelle lässt sich auf normalem Wegen immer nur eine Zeile auf einmal einfügen. So weit so gut. Sollen aber mehrere auf einmal eingefügt werden, dann ist diese Methode ziemlich zeitaufwendig. Mit einem einfachen Makro geht das wesentlich schneller,
Der Code für das Erstellen des Makros ist nur vier Zeilen lang und kann bei Bedarf entsprechend geändert werden.
Zuerst muss aber die Excel-Arbeitsmappe in einem anderen Format abgespeichert werden.
Über Datei | Speichern unter legst du im Speicherdialog des Windows-Explorers den Dateityp Excel-Arbeitsmappe mit Makros (*.xlsm) fest.
Bei der etwas älteren Excel-Version 2007 kann dieses Format direkt über den Office-Button im Bereich Speichern unter ausgewählt werden.
Zurück in der zu bearbeitenden Tabelle klickst du dann auf Ansicht | Makros.
Im nächsten Dialogfenster gibst du dem neuen Makro einen Namen und bestätigst diesen mit der Schaltfläche Erstellen.
Dann fügst du im Bearbeitungsfenster zwischen den Zeilen Sub und End Sub folgenden Code ein:
Dim CurrentSheet As Object For Each CurrentSheet In ActiveWindow.SelectedSheets CurrentSheet.Range(„A2:A8“).EntireRow.Insert Next CurrentSheet
Der Wert („A2:A8“) ist variabel und bezeichnet die beiden Positionen zwischen denen die zusätzliche Zeilen eingefügt werden sollen.
Ist der Code eingegeben, schließe das Eingabefenster und das Bearbeitungsfenster Microsoft Visual Basic mit der roten X-Schaltfläche. So kehrst du zu deiner Arbeitsmappe zurück.
Um das Makro einzusetzen, klickst du im Menüband, im Register Ansicht, wieder auf den Button Makros, wählst das soeben erstellte Makro aus und bestätigst mit Ausführen.
Möchtest du zu einem späteren Zeitpunkt mehrere Zeilen an anderer Stelle in eine Tabelle einfügen, wähle einfach Bearbeiten aus und ändere den Wert in der Klammer.
Das Ergebnis ist sofort sichtbar.
Auch wenn sich das Anlegen dieses Makros nicht für zwei oder drei Zeilen lohnt, so kann es doch später einmal hilfreich sein. Schließlich kann man es schnell an wechselnde Bedürfnisse anpassen.
Sicherlich ist es jedem schon einmal passiert, dass eine Word-Dokumentenvorlage geändert und versehentlich mit Speichern anstatt mit Speichern unter bestätigt wurde. Je nach Umfang der Änderungen kann die Rekonstruktion der Vorlage viel Arbeit und Zeit in Anspruch nehmen. Dabei kann die Wiederherstellung doch so einfach sein! Und das nur mit Bordmitteln.
Über den Windows-Explorer navigierst du zum Speicherort der irrtümlich geänderten Word-Datei. Mit einem Rechtsklick öffnest du das Kontextmenü und wählst die Eigenschaften aus.
Im Dialogfenster Eigenschaften von rufst du die Registerkarte Vorgängerversionen auf. Nach ein paar Sekunden werden hier alle bisherigen Versionen dieser Word-Datei angezeigt. Wähle die passende Version aus, klicke auf den Button Wiederherstellen, und bestätige die Sicherheitsabfrage ebenfalls mit Wiederherstellen. Das war´s schon.
Werden mehrere Vorgängerversionen angezeigt, oder bist du dir nicht ganz sicher, ob dies die richtige Datei ist, kannst du über Öffnen eine Dokumentenvorschau starten.
Aber Vorsicht!
Das zuvor geänderte Dokument wird durch die Wiederherstellung unwiederbringlich gelöscht. Soll das geänderte Dokument aber ebenfalls im Verzeichnis gespeichert bleiben, dann legst du vorher mit der Schaltfläche Kopieren ein Duplikat der geänderten Datei an.
Beim Schreiben von Briefen sollte auf ein professionelles Aussehen geachtet werden. Zum Ersten macht dies beim Empfänger immer einen guten Eindruck, zum Anderen ist bei der Verwendung einer Briefkopf-Vorlage sichergestellt, dass die Maße auf Fensterbriefumschläge abgestimmt sind. Dann passt die Anschrift auch in das Fenster des Umschlags. Dabei ist die Erstellung persönlicher Korrespondenz mithilfe der Vorlagen sehr einfach.
Starte dazu Microsoft Word mit einem leeren Dokument. Mit Mausklicks auf Datei | Neu | Briefe gelangt man zu der Liste der Brief- und Fax-Vorlagen.
Aus der Liste der Vorlagen suchst du dir das gewünschte Modell aus…
…und passt die Vorlage deinen Vorstellungen entsprechend an.
Achte beim Speichern auf den Dateityp Word-Vorlage, damit alle Einstellungen dieser Vorlage erhalten bleiben.
Fast jeder wird zu Hause aus alten Computern noch Festplatten zurückbehalten haben. Dabei dürften sogar noch die ganz alten IDE-Festplatten existieren. Wenn sich auf diesen Festplatten, die teilweise noch unter 100 GByte liegen, persönliche Daten befinden, die nicht gelöscht werden sollen, dann behalten Sie diese HDD doch einfach als Archiv. Die Rechner neueren Datums haben zwar keine IDE-Anschlüsse mehr, aber das ist kein Problem. Egal ob diese fehlen, oder keine IDE/SATA-Anschlüsse mehr frei sind, gibt es ja immer noch die USB-Anschlüsse.
IDE- und SATA per USB anschließen
Mit IDE/SATA Adaptern werden diese alten Speichereinheiten zur externen USB-Festplatte. Je nach Bedarf sind reine IDE-Adapter für 2,5 und 3,5 Zoll Festplatten erhältlich, oder auch kombiniert für IDE und SATA. Reine IDE-Adapter sind mit ungefähr 15 – 20 Euro etwa ein Drittel günstiger als die IDE/SATA-Kombination mit ca 30 Euro.
Die Bedienung der Adapter ist auch sehr einfach. Den Adapter und das Netzteil mit der Festplatte verbinden und das USB-Kabel in den PC einstecken, fertig. Der Computer erkennt dann automatisch die alte Festplatte, die dann wie ein USB-Stick verwendet werden kann.
Die IDE/SATA Adapter sind in fast jedem gut sortierten Elektronik-Shop erhältlich. So auch bei Amazon…
In den Office-Programmen wie Excel, Word und PowerPoint wird der Befehl „Speichern unter“ in der Regel per Mausklick ausgeführt. Je nach Office Version sind dafür unterschiedlich viele Klicks erforderlich. Bis Version 2010 waren zwei Mausklicks nötig um den Windows-Explorer zu erreichen, bei Office 2013 sind es schon drei Klicks. Mit einer entsprechend konfigurierter Schnellzugriffsleiste oder der richtigen Tastenkombination geht das sehr viel schneller.
Öffnen Sie ein Office-Programm, beispielsweise Excel und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Diskettensymbol. Wählen Sie im Kontextmenü die Option „Passen Sie die Symbolleiste für den Schnellzugriff an“.
Im Dialogfenster der Optionen markieren Sie in der Liste der häufig verwendeten Befehle den Eintrag „Speichern unter“ und schieben ihn mit der Schaltfläche „Hinzufügen“ in den rechten Bereich „Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen“. Anschließend bestätigen Sie die Änderung mit „OK“.
Ab sofort reicht ein Mausklick auf das „Speichern unter“ Symbol in der Schnellzugriffsleiste um den Windows-Explorer aufzurufen.
Speichern Sie dann wie gewohnt Ihre Datei im gewünschten Ordner oder im SkyDrive.
Diejenigen die die Bedienung per Tastatur vorziehen, gelangen bei den Office-Versionen 2007 und 2010 mit der Tastenkombination [Alt][D][T] und bei Office 2013 mit [Alt][D][H] ebenfalls zur „Speichern unter“-Funktion.
Mit den Zahlentasten gelangen Sie dann zum gewünschten Speicherplatz auf Ihrem Computer/SkyDrive.
Einer der größten Zeitfallen ist die Erstellung immer wiederkehrender Korrespondenz. Das betrifft den Arbeitsalltag genauso wie den privaten Bereich. Das beste Beispiel für effektives Arbeiten ist der Serienbrief bei Word. Die Grundstruktur eines Briefes wird erstellt und bei Bedarf geringfügig angepasst. Was bei Word funktioniert ist aber auch mit Outlook möglich.
Die Erstellung von Vorlagen verschafft einem nicht nur einen Zeitvorteil, sondern erspart ebenfalls das immer neue Formulieren von Schriftstücken mit gleichem Inhalt.
Eigene Vorlagen ganz einfach erstellen
Möchten Sie nun eine E-Mail-Vorlage erstellen, dann starten Sie Outlook und erstellen eine ganz „normale“ E-Mail.
Im nächsten Schritt wird die E-Mail noch nicht versendet. Zuerst muss sie noch als Vorlage gespeichert werden. Dazu klicken Sie in der Menüleiste auf „Datei | Speichern unter“. Bei den neueren Outlook-Versionen verwenden Sie den Office-Button gefolgt von der Option „Speichern unter“.
Outlook findet den Vorlagenordner automatisch
Im nachfolgenden Speicherdialog des Windows-Explorers geben Sie der Vorlage einen Namen und wählen im darunterliegenden Bereich „Dateityp“ das Format „Outlook Vorlage“ aus. Daraufhin wechselt der Windows-Explorer automatisch in den Ordner „Templates“ (Vorlagen). Mit dem Button „Speichern“ wird die Vorlage im Ordner „Templates“ abgelegt.
Eigene Vorlagen aufrufen und verwenden
Um eigene Vorlagen aufzurufen ist ein wenig aufwendiger als das Speichern von neuen Vorlagen. Aber trotz allem überwiegt der Zeitvorteil gegenüber der Erstellung einer neuen E-Mail und ist eigentlich nur Gewöhnungssache.
Zum Aufrufen einer Vorlage klicken Sie im Register „Start“ des Menübandes von Outlook (ab Version 2010) auf „Neue Elemente | Weitere Elemente | Formular auswählen“. In älteren Versionen gelangen Sie mit „Extras | Formulare | Formular auswählen“ zum gleichen Ziel.
Im neuen Fenster „Formular wählen“ ändern Sie die Einstellung im Bereich „Suchen in:“ über dessen Aufklappmenü und wählen „Vorlagen im Dateisystem“. Es werden nun alle selbst erstellten Vorlagen, die automatisch als „.oft“-Datei gespeichert wurden, angezeigt.
Wählen Sie die benötigte Vorlage aus und klicken Sie auf „Öffnen“. Die Vorlage wird nun geöffnet und kann vor dem Versand noch beliebig ergänzt oder bearbeitet werden.
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