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Hardware & Software

Dokumente unterschreiben mit dem Mac-Trackpad und der Vorschau-App (Video)

Bei jedem Mac gehört die Vorschau-App zur Bordausstattung. Die Vorschau kann viel mehr als nur Dokumente und Dateien anzeigen. Kaum bekannt ist die Möglichkeit, Dokumente mit einer echten Unterschrift zu versehen. Du brauchst dazu nur das Trackpad, auf dem du dann nur noch deine Unterschrift „aufmalen“ musst. Wir zeigen Schritt für Schritt, wie einfach sich Dokumente via Trackpad unterschreiben lassen.

Digitale Unterschrift per Trackpad

Wenn du beispielsweise eine PDF-Datei – etwas einen PDF-Brief – mit deiner Unterschrift versehen möchtest, musst du nicht mühsam erst die Unterschrift auf ein Blatt Papier kritzeln, das Blatt einscannen und per Bildbearbeitung die Unterschrift ausschneiden. Viel schneller geht’s mit dem Trackpad und der mit verstecken Unterschriften-Funktion der Vorschau-App. Das Ganze funktioniert sowohl mit dem Magic Trackpad als auch mit dem in MacBooks und MacBook Airs eingebauten Trackpads.

Um über das Trackpad des Mac eine Datei digital zu unterschreiben, gehst du folgendermaßen vor:

1. Starte die Vorschau-App und öffne darin die gewünschte Datei, etwa ein PDF-Dokument. Bei PDF-Dateien musst du im Finder nur doppelt auf die Datei klicken. Bei anderen Dateien reicht ein Rechtsklick und der Befehl Öffnen mit | Vorschau.app.

2. In der Vorschau-App klickst du oben rechts auf den Button für die Werkzeugleiste.

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3. In der Werkzeugleiste folgt ein Klick auf das Unterschreiben-Symbol.

4. Hier klickst du auf Klicken Sie hier, um zu beginnen.

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5. Das Trackpad ist jetzt bereit für den Unterschriften-Scan. Du musst nur mit dem Finger auf dem Trackpad deine Unterschrift zeichnen – genau so, wie du es auch auf einem Blatt Papier machen würdest.

6. Ist die Unterschrift fertig, drückst du auf der Tastatur eine beliebige Taste und anschließend auf Fertig.

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Um die Unterschrift ins Dokument einzufügen, musst du jetzt nur noch die Liste der Unterschriften öffnen (du kannst beliebig viele Unterschriften scannen) und auf die gewünschte Unterschrift klicken.

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Anschließend erscheint die Unterschrift als verschiebbare Grafik im Dokument. Mit gedrückter Maustaste lässt sich sich beliebig im Dokument platzieren. Über die Anfasser an den Ecken kannst du zudem die Größe der Unterschrift beliebig ändern. Beim Speichern wird die Unterschrift zusammen mit dem Dokument gespeichert.

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Praktisch: Um weitere Dokumente zu unterschreiben, muss man die Prozedur nicht jedes Mal wiederholen. Die einmal gescannten Unterschriften werden dauerhaft in der Vorschau-App gespeichert und lassen sich beliebig oft in anderen Dateien einsetzen.

Die komplette Anleitung gibt’s hier nochmal als kurzes YouTube-Video:

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Hardware & Software Photoshop

Photoshop: Bilder signieren und mit eigener Unterschrift versehen

Von Malern ist es ja bekannt, dass sie sich mit einer Signatur auf ihren Kunstwerken verewigen. Mit einem unmissverständlichen Pinselstrich wird klar gemacht, wer der Urheber des Bildes ist. Diese Möglichkeit wünschen sich auch viele Fotografen, vor allem wenn sie ihre Bilder im Internet veröffentlichen. Mit Photoshop lässt sich in wenigen Schritten erledigen. Einfach die Signatur einscannen und später auf die Fotos legen.

Natürlich können Sie die Signatur in Photoshop auch einfach mit dem Textwerkzeug erstellen. Allerdings lässt diese Möglichkeit nur wenig Individualität zu. Deutlich persönlicher wirkt das Ganze, wenn Sie die Bilder mit Ihrer eigenen Unterschrift kennzeichnen. Wandeln Sie die eingescannte Unterschrift zunächst in eine Bilddatei um. Die besten Ergebnisse erzielen Sie, wenn Sie die die Unterschrift mit einem schwarzen Stift auf einem weißen Blatt Papier erstellen. Sollten Sie keinen Scanner besitzen können Sie die Unterschrift auch einfach senkrecht von oben fotografieren.

Bereiten Sie Signatur dann mit Photoshop wie folgt vor

1. Als Erstes schneiden Sie das Bild mit dem Freistellungswerkzeug möglichst eng um die Signatur zu. Dazu ziehen Sie mit dem Markierungswerkzeug (Taste [M]) einen Rahmen um die Unterschrift und rufen dann den Befehl „Bild | Freistellen“ auf.

2. Sollte das Papier nicht reinweiß sein gehen Sie anschließend auf „Bild | Korrekturen | Schwellenwert“. Ziehen Sie Regler soweit nach links, bis der Hintergrund in reinem Weiß und die Unterschrift in tiefstem Schwarz erscheint.

2. Speichern Sie das Bild anschließend auf Ihrem Rechner ab.

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Fügen Sie die Signatur anschließend wie folgt auf dem Bild ein

1. Öffnen Sie zunächst das Bild, das Sie signieren möchten.

2. Gehen Sie anschließend zum Menü „Datei“ und wählen Sie hier den Befehl „Platzieren“ aus. Im sich daraufhin öffnenden Feld können Sie nun die zuvor abgespeicherte Signatur auswählen.

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3. Über die Eckpunkte können Sie die die Signatur anschließend auf die gewünschte Größe anpassen. Mit dem Werkzeug „Verschieben“ können Sie die Signatur an der gewünschten Bildstelle platzieren.

4. Allerdings steht die Unterschrift noch auf einem weißen Hintergrund, was natürlich sehr unschön aussieht. Ändern Sie dies deshalb die Füllmethode noch auf „Multiplizieren“. Dazu markieren Sie in der Ebenenliste die Ebene mit der Unterschrift und wählen aus dem Listenfeld für die Füllmethode den Eintrag „Multiplizieren“.

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Hardware & Software Office Outlook

Mozilla Thunderbird: Automatische Verschlüsselung von Nachrichten

Die Verschlüsselung von E-Mails wird immer wichtiger. Nicht nur Firmen sichern so Ihren E-Mail-Verkehr, auch immer mehr Privatanwender nutzen Verschlüsselungsprogramme. Aber hier ist guter Rat teuer, weil das Angebot sehr unübersichtlich ist. Eine gute, sowie kostenlose Lösung bietet der Mozilla Thunderbird in Verbindung mit dem Add-on „Enigmail“.

Zwei Zusatz-Programme sind nötig

Die Erweiterung „Enigmail“ nutzt das Verschlüsselungs-Tool „GPG4Win“, dessen Herstellung vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) veranlasst wurde. Es unterstützt die kryptografischen Standards „OpenPGP“ und „S/MIME (X.509)„.

Um den E-Mail-Versand mit dem Thunderbird zu verschlüsseln, müssen erst diese zwei Programme heruntergeladen und installiert werden. Danach wird ein Sicherheitsschlüssel erstellt, der dann die Sicherheit herstellt. Zudem kann man bei der Einrichtung entscheiden, ob generell alle E-Mails automatisch verschlüsselt werden sollen oder nicht.

Zugegeben, das hört sich kompliziert an, ist aber mit unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung schnell erledigt. Außerdem hilft ein komfortabler „OpenPGP“-Einrichtungs-Assistent den Sicherheitsschlüssel zu erstellen. Aber der ganze Aufwand lohnt sich auf jeden Fall!

Download und Installation von GPG4Win

Zuerst muss das Verschlüsselungs-Tool „GPG4Win“ auf Ihren Computer heruntergeladen und installiert werden. Rufen Sie die Webseite www.gpg4win.de auf und klicken Sie auf den grünen Download-Button.

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Auf der nachfolgenden Seite wählen Sie die benötigte Version aus. Wir empfehlen die Vollversion. Folgen Sie danach den Download- und Installationsanweisungen.

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Während der Installation werden zusätzliche Komponenten installiert, die die Verwaltung von Sicherheitsschlüsseln, die nicht über „Enigmail“ kommen, ermöglicht.

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Im letzten Installationsschritt aktivieren Sie zusätzlich die Option „Wurzelzertifikate festgelegt oder Konfiguration überspringen“.

Download und Installation des Add-ons „Enigmail“

Starten Sie nun den Mozilla Thunderbird und öffnen Sie mit „Extras | Add-ons“ den Add-ons-Manager. Geben Sie dann oben rechts in das Suchfeld „enigmail“ ein und klicken Sie auf das Lupen-Symbol. Die benötigte Erweiterung erscheint in der Ergebnisliste an erster Stelle. Mit der Schaltfläche „Installieren“ fügen Sie das Add-on dem Thunderbird hinzu. Ein anschließender Neustart aktiviert „Enigmail“.

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Eigenes Schlüsselpaar erzeugen

Die Menüleiste wurde nun um einen Menüpunkt, „OpenPGP“ erweitert. Klicken Sie auf „OpenPGP | OpenPGP-Assistent“ um das Schlüsselpaar zu erzeugen.

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Im Verlauf der Erstellung werden Sie zunächst gefragt, ob der Schlüssel für alle E-Mail-Accounts oder nur für ausgewählte E-Mail-Adressen gelten soll. In diesem Beispiel gilt der Schlüssel nur für ein Konto. Danach müssen noch entscheiden, ob alle Nachrichten der/des ausgewählten E-Mail-Konten verschlüsselt werden sollen.

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Entscheiden Sie sich gegen die generelle Verschlüsselung, wie in unserem Beispiel, dann können Sie zu einem späteren Zeitpunkt eine Regel festlegen, welcher Empfänger die verschlüsselten Mails bekommt. Legen Sie keine Regel fest, dann verschlüsseln Sie einfach nach Bedarf.

Im letzten Schritt legen Sie ein Passwort für den privaten Schlüssel fest. Mit „Weiter“ speichern Sie das Schlüsselpaar in einem beliebigen Ordner.

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Öffentlicher und privater Schlüssel

Das so erzeugte Schlüsselpaar besteht aus einem öffentlichen und einem privaten Schlüssel. Der öffentliche Schlüssel ist zur Weitergabe an Ihre Kommunikationspartner vorgesehen. Sie können auch auf spezielle Schlüsselserver hochgeladen werden. Der private Schlüssel sorgt dafür, dass Sie eingehende, verschlüsselte Nachrichten mit Ihrem Passwort lesbar machen können.

Verschlüsselung einer E-Mail

Die Verschlüsselung von Nachrichten erfolgt im automatisch im Hintergrund wenn die benötigten Schlüssel der Kommunikationspartner vorliegen. Möchten Sie eine verschlüsselte Nachricht an einen Empfänger senden, der Ihren Schlüssel noch nicht vorliegen hat, dann können Sie Ihren öffentlichen Schlüssel an die E-Mail anhängen.

Erstellen Sie Ihre E-Mail wie gewohnt. Vor dem Senden klicken Sie in der Menüleiste der neuen Nachricht auf „OpenPGP“ und aktivieren im Kontextmenü folgende Optionen:

  • Nachricht unterschreiben
  • Nachricht verschlüsseln
  • Meinen öffentlichen Schlüssel anhängen

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Mit dem Button „Senden“ öffnet sich das Dialogfenster „OpenPGP-Schlüssel auswählen“. Wählen Sie den entsprechenden Schlüssel aus und bestätigen Sie mit „OK“.

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Die Schaltfläche „Empfängerregeln erstellen“ ermöglicht gleichzeitig eine automatisierte Verschlüsselung von Nachrichten an diesen Empfänger.

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Wird die verschlüsselte Nachricht ohne Sicherheitsschlüssel geöffnet…

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…dann ist nur ein Wirrwarr an Buchstaben und Zeichen zu sehen. Der Empfänger benötigt dann nur noch seinen eigenen privaten Schlüssel um die E-Mail wieder lesbar zu machen.

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Chrome Google Internet & Medien

Google Chrome: Dokumente mit der eigenen Unterschrift versehen und per Gmail versenden.

Sollen per E-Mail handschriftlich unterschriebene Dokumente versendet werden, dann führt der „normale“ Weg über den Drucker und über den Scanner zurück auf die Festplatte. Erst dann wird das Dokument als Anhang versendet. Natürlich gibt es genügend Hardware, um Unterschriften in Dokumente einzufügen. Jeder, der in Vergangenheit einmal zu Hause eine Versicherung abgeschlossen hat, wurde mit dieser Technik bereits konfrontiert. Mit „HelloSign“ geht das aber auch viel einfacher.

Unterschreiben Sie mit „HelloSign“

Die kostenlose Erweiterung „HelloSign“ für Google Chrome ermöglicht das einfache Einfügen handschriftlicher Unterschriften oder Namenskürzel in ein beliebiges Dokument. Automatisch wird das auf diese Weise unterschriebene Dokument ins PDF-Format umformatiert und kann direkt mit Ihrem Gmail-Konto versendet werden. Zusätzlich wird das Dokument in Google Drive gespeichert.

Erhalten Sie per E-Mail Unterlagen die unterschrieben oder gegengezeichnet werden müssen, kann dies direkt im Gmail-Account geschehen.

Erste Schritte vor dem Download

Aber alles der Reihe nach. Bevor Sie über den Chrome Webstore die Erweiterung herunterladen, scannen Sie als erstes Ihre Unterschrift und speichern sie in einem Bildformat (z. B. jpg, bmp, png) ab. Danach rufen Sie Anbieter-Webseite www.hellosign.com/gmail auf.

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Klicken Sie auf den roten Button „Try it out“ und bestätigen Sie im nächsten Dialogfenster mit „Zugriff zulassen“ die Zugriffsberechtigung auf Ihr Gmail-Konto.

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Download aus dem Chrome Webstore

Nun können Sie aus dem Chrome Webstore die Erweiterung herunterladen und Ihrem Chrome-Browser hinzufügen.

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Erhalten Sie nun eine Email mit der Bitte, die beigefügten Unterlagen zu unterschreiben, dann klicken Sie bei dem angehängten Dokument auf den Link „Sign“. Dieser Link wurde Ihrem Googlemail-Konto durch das Add-on hinzugefügt.

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Erstellen und Einfügen von Unterschriften

Das Dokument wird nun hochgeladen. Mit der Schaltfläche „Signature or Initials“ öffnen Sie das Dialogfenster zur Unterschriften-Erfassung. Mit diesem Dialog können Sie jederzeit eine neue oder aktuellere Unterschrift eingeben und abgespeicherte Unterschriften in das betreffende Dokument einfügen.

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Um eine Unterschrift zu erstellen, klicken Sie auf die Kategorie „Upload image file“ und auf den Button „Upload“ um Ihre zuvor gescannte Unterschrift hochzuladen.

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Folgen Sie dann den weiteren Arbeitsschritten „Crop and Contrast“ zur weiteren Optimierung der Unterschrift. Mit „Next“ gelangen Sie zum nächsten Bearbeitungsschritt.

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Mit „Save & Insert Signature“ wird die Unterschrift gespeichert und in ein Dokument eingefügt.

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Eine weitere Möglichkeit der Unterschriften-Erstellung ist die Funktion „Draw it in“. Da hier aber nur eine begrenzte Anzahl von Buchstaben zur Verfügung stehen, ist diese Version nur für kurze Namen oder Initialen nutzbar. Tragen Sie mit der Maus Ihren Namen oder Ihre Initialen auf der gestrichelten Linie ein und bestätigen Sie die Eingabe mit „Next“. Die nächsten Arbeitsschritte entsprechen den bereits erläuterten Schritten in „Upload image file“.

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Ziehen Sie anschließend das Unterschriftenfeld an die richtige Stelle. Die Unterschrift kann mit gedrückter linker Maustaste in der Größe angepasst werden. Zum Schluss klicken Sie auf „Save and Attach to Email“.

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Nach ein paar Sekunden ist der Speichervorgang beendet und das unterschriebene Dokument wird in Google Drive angezeigt. Von hier kann es dann mit einer neuen E-Mail versendet oder auf den Rechner heruntergeladen werden.

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„HelloSign“ ist das ideale Tool um die eigene digitale Korrespondenz mit einer persönlichen Note zu versehen. Bitte achten Sie aber darauf, welche Dokumente Sie mit Ihrer Unterschrift versehen. Ihre (digitale) Unterschrift könnte als rechtsverbindlich anerkannt werden.

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Hardware & Software Word

Word: Digital unterschreiben und per Knopfdruck die eigene digitale Unterschrift einfügen

Vermutlich haben Sie auch schon einmal Word- oder PDF-Dokument gesehen, das handschriftlich unterschrieben wurde. Rechtsgültig sind die digitalen Signaturen zwar nicht – es sind ja nur Grafiken -, so eine handgeschriebene Signatur sieht aber schick aus und gibt dem Dokument eine persönliche Note.

Meine Unterschrift in Word-Dokumenten

Um eine Tastenkombination für das eigene Autogramm unter Word-Dokumente zu setzen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Zuerst müssen Sie die eigene Unterschrift digitalisieren. Unterschreiben Sie mit einem blauen Kugelschreiber (ein Füller sieht natürlich noch edler aus) auf einem weißen Blatt Papier und scannen Sie es mit einem handelsüblichen Scanner ein. Eine Scan-Auflösung von 300dpi genügt. Speichern Sie den Scan als JPG-, GIF- oder TIF-Datei. Alternativ dazu können Sie die Unterschrift auch abfotografieren, etwa mit dem Smartphone.

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2. Rufen Sie in Word den Befehl „Einfügen | Grafik | Aus Datei“ auf (Word 2000 bis 2003) bzw. klicken Sie bei Word 2007/2010/2013 in der Menüleiste „Einfügen“ auf „Grafik“ bzw „Bilder“. Wählen Sie die Grafikdatei mit Ihrer Unterschrift aus, und klicken Sie auf OK bzw. „Einfügen“.

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3. Damit Sie die Unterschrift nicht jedesmal aufs Neue über die Einfügen-Funktion auswählen müssen, können Sie für die Unterschrift eine eigene Tastenkombination einrichten. Hierzu markieren Sie die Grafik und drücken die Tastenkombination [ALT][F3].

4. Im nächsten Fenster geben Sie in das Feld „Name“ ein passendes Kürzel ein – zum Beispiel die Initialen Ihres Namens oder ein allgemeines Kürzel wie „unt“- und bestätigen mit OK.

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Damit haben Sie die digitale Unterschrift als Textbaustein gespeichert. Um das eigene Autogramm einzufügen, müssen Sie in Zukunft nur noch das Kürzel – z.B. „unt“ eingeben – und die Taste [F3] drücken – schon ist das Dokument digital unterzeichnet. Bei Verträgen und anderen wichtigen Dokumenten sollten Sie aber weiterhin beim klassischen Kugelschreiber und Füllfederhalter bleiben.