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Hardware & Software

Dokumente unterschreiben mit dem Mac-Trackpad und der Vorschau-App (Video)

Bei jedem Mac gehört die Vorschau-App zur Bordausstattung. Die Vorschau kann viel mehr als nur Dokumente und Dateien anzeigen. Kaum bekannt ist die Möglichkeit, Dokumente mit einer echten Unterschrift zu versehen. Du brauchst dazu nur das Trackpad, auf dem du dann nur noch deine Unterschrift „aufmalen“ musst. Wir zeigen Schritt für Schritt, wie einfach sich Dokumente via Trackpad unterschreiben lassen.

Digitale Unterschrift per Trackpad

Wenn du beispielsweise eine PDF-Datei – etwas einen PDF-Brief – mit deiner Unterschrift versehen möchtest, musst du nicht mühsam erst die Unterschrift auf ein Blatt Papier kritzeln, das Blatt einscannen und per Bildbearbeitung die Unterschrift ausschneiden. Viel schneller geht’s mit dem Trackpad und der mit verstecken Unterschriften-Funktion der Vorschau-App. Das Ganze funktioniert sowohl mit dem Magic Trackpad als auch mit dem in MacBooks und MacBook Airs eingebauten Trackpads.

Um über das Trackpad des Mac eine Datei digital zu unterschreiben, gehst du folgendermaßen vor:

1. Starte die Vorschau-App und öffne darin die gewünschte Datei, etwa ein PDF-Dokument. Bei PDF-Dateien musst du im Finder nur doppelt auf die Datei klicken. Bei anderen Dateien reicht ein Rechtsklick und der Befehl Öffnen mit | Vorschau.app.

2. In der Vorschau-App klickst du oben rechts auf den Button für die Werkzeugleiste.

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3. In der Werkzeugleiste folgt ein Klick auf das Unterschreiben-Symbol.

4. Hier klickst du auf Klicken Sie hier, um zu beginnen.

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5. Das Trackpad ist jetzt bereit für den Unterschriften-Scan. Du musst nur mit dem Finger auf dem Trackpad deine Unterschrift zeichnen – genau so, wie du es auch auf einem Blatt Papier machen würdest.

6. Ist die Unterschrift fertig, drückst du auf der Tastatur eine beliebige Taste und anschließend auf Fertig.

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Um die Unterschrift ins Dokument einzufügen, musst du jetzt nur noch die Liste der Unterschriften öffnen (du kannst beliebig viele Unterschriften scannen) und auf die gewünschte Unterschrift klicken.

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Anschließend erscheint die Unterschrift als verschiebbare Grafik im Dokument. Mit gedrückter Maustaste lässt sich sich beliebig im Dokument platzieren. Über die Anfasser an den Ecken kannst du zudem die Größe der Unterschrift beliebig ändern. Beim Speichern wird die Unterschrift zusammen mit dem Dokument gespeichert.

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Praktisch: Um weitere Dokumente zu unterschreiben, muss man die Prozedur nicht jedes Mal wiederholen. Die einmal gescannten Unterschriften werden dauerhaft in der Vorschau-App gespeichert und lassen sich beliebig oft in anderen Dateien einsetzen.

Die komplette Anleitung gibt’s hier nochmal als kurzes YouTube-Video:

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Hardware & Software Office Outlook

Outlook: Mehrere unterschiedliche Signaturen für ein E-Mail-Account als Autotext-Baustein anlegen

Verwendet man Outlook gleichzeitig zu privaten und beruflichen Zwecken, dann benötigt man meist auch mehrere, unterschiedliche E-Mail-Signaturen. Die Standard-Signatur ist da nicht besonders hilfreich. Man kann natürlich die Kontaktdaten und die Schlußformulierung auch jedes mal neu schreiben, das benötigt in der Regel aber zuviel Zeit, die man besser nutzen kann. In diesem Fall ist ein Autotext-Baustein mit der benötigten Signatur die bessere Lösung.

Schnell erstellte Signatur

Das Erstellen eines Autotext-Bausteins ist kinderleicht und blitzschnell durchgeführt. Öffnen Sie in Outlook eine neue E-Mail und tippen Sie die gewünschte Signatur inklusive Grußformel ein. Anschließend markieren Sie diesen Text und drücken die Tastenkombination [Alt][F3]. Im Dialogfenster geben Sie im obersten Eingabefeld der Signatur einen Namen.

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Je nach Bedarf erstellen Sie nach diesem Vorbild weitere Signaturen im Text-Schnellbaustein-Format.

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Einfügen mit F3 oder der Menüleiste

Soll eine dieser Signaturen nun am Ende einer E-Mail eingefügt werden, dann tippen Sie dessen Namen ein und drücken dann die Taste [F3]. An der Stelle des Baustein-Namens erscheint nun die komplette Signatur.

Und keine Angst, haben Sie mal den Namen der Signatur vergessen, dann kann sie auch über das Menüband eingefügt werden. Wechseln Sie in die Registerkarte Einfügen und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Schnellbausteine. Die Liste aller verfügbaren Textbausteine klappt auf und Sie wählen den gewünschten Text per Mausklick aus.

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Tipp:

Auf diese Weise können Sie auch oft verwendete Formulierungen speichern, die mit dem entsprechenden Stichwort eingefügt werden. Ein gutes Beispiel ist die Begrüßungsformel…

Sehr geehrte Damen und Herren,

…die man mit der Bezeichnung sgduh in der Liste der Schnellbausteine speichern kann.

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Hardware & Software

Thunderbird Signature Switch: Für jeden Empfänger automatisch eine andere Signatur einfügen

Die meisten Nutzer von Thunderbird arbeiten mit mehreren E-Mail-Adressen. So wird beispielsweise eine E-Mail für private und eine andere für berufliche Zwecke genutzt. Zumeist besteht dabei auch der Wunsch, für jede Adresse eine unterschiedliche Signatur zu verwenden. Mit der Thunderbird-Erweiterung „Signature Switch“ lässt sich dies ohne Probleme realisieren. Sie können damit mehrere Signaturen anlegen und diese anschließend individuell zuschalten.

Signature Switch: Je Adressat eine andere Signatur

Eine Möglichkeit ist es, die Signaturen vor dem Absenden der E-Mail per Mausklick auszuwählen. Deutlich komfortabler ist jedoch die Nutzung der eingebauten Automatik. Mit dieser können Sie die den E-Mail-Adressen unterschiedliche Signaturen zuordnen.

Sie können die Thunderbird-Erweiterung „Signature Switch“ ganz bequem über den Add-on-Manager („Extras | Add-Ons“) installieren. Nach erfolgter Installation finden Sie das Programm unter dem Punkt „Optionen“ beim Verfassen einer Mail. Die Grundeinstellung ermöglicht es Ihnen die bereits vorhandene Signatur ein- und auszuschalten. Möchten Sie noch weitere Signaturen verwenden rufen Sie zunächst die Optionen von „Signature Switch“ auf.

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Öffnen Sie nun einen Texteditor und legen Sie mit diesem die gewünschten Signaturen an. Achtung: Mit Word oder Writer funktioniert dies nicht. Nutzen Sie ausschließlich einen reinen Texteditor wie Notepad. Nachdem Sie die Dateien gespeichert haben, gehen Sie in den Optionen der Erweiterung auf den Punkt „Grundlegendes“ und klicken Sie auf das Plus-Zeichen. Anschließend öffnen Sie eine der angelegten Signatur-Dateien und geben dieser einen aussagekräftigen Namen. Im Feld „Kürzel“ können Sie der Signatur eine eigene Tastenkombination zuweisen, um sie direkt per Shortcut in Mails einfügen zu können. Im unteren Teil des Fensters können Sie die E-Mail-Adressen auswählen, denen die geöffnete Signatur automatisch zugeordnet werden soll.

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Binden Sie auf diese Weise alle erstellten Signaturen in Thunderbird ein. Diese stehen anschließend sowohl im Kontextmenü wie auch in den Optionen zur Verfügung. Sie können diese nun einfach per Mausklick in die jeweiligen Mails einbinden. Haben Sie Mailadressen einer Signatur automatisch zugeordnet so wird diese vom Programm selbsttätig eingefügt.

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Hardware & Software Photoshop

Photoshop: Bilder signieren und mit eigener Unterschrift versehen

Von Malern ist es ja bekannt, dass sie sich mit einer Signatur auf ihren Kunstwerken verewigen. Mit einem unmissverständlichen Pinselstrich wird klar gemacht, wer der Urheber des Bildes ist. Diese Möglichkeit wünschen sich auch viele Fotografen, vor allem wenn sie ihre Bilder im Internet veröffentlichen. Mit Photoshop lässt sich in wenigen Schritten erledigen. Einfach die Signatur einscannen und später auf die Fotos legen.

Natürlich können Sie die Signatur in Photoshop auch einfach mit dem Textwerkzeug erstellen. Allerdings lässt diese Möglichkeit nur wenig Individualität zu. Deutlich persönlicher wirkt das Ganze, wenn Sie die Bilder mit Ihrer eigenen Unterschrift kennzeichnen. Wandeln Sie die eingescannte Unterschrift zunächst in eine Bilddatei um. Die besten Ergebnisse erzielen Sie, wenn Sie die die Unterschrift mit einem schwarzen Stift auf einem weißen Blatt Papier erstellen. Sollten Sie keinen Scanner besitzen können Sie die Unterschrift auch einfach senkrecht von oben fotografieren.

Bereiten Sie Signatur dann mit Photoshop wie folgt vor

1. Als Erstes schneiden Sie das Bild mit dem Freistellungswerkzeug möglichst eng um die Signatur zu. Dazu ziehen Sie mit dem Markierungswerkzeug (Taste [M]) einen Rahmen um die Unterschrift und rufen dann den Befehl „Bild | Freistellen“ auf.

2. Sollte das Papier nicht reinweiß sein gehen Sie anschließend auf „Bild | Korrekturen | Schwellenwert“. Ziehen Sie Regler soweit nach links, bis der Hintergrund in reinem Weiß und die Unterschrift in tiefstem Schwarz erscheint.

2. Speichern Sie das Bild anschließend auf Ihrem Rechner ab.

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Fügen Sie die Signatur anschließend wie folgt auf dem Bild ein

1. Öffnen Sie zunächst das Bild, das Sie signieren möchten.

2. Gehen Sie anschließend zum Menü „Datei“ und wählen Sie hier den Befehl „Platzieren“ aus. Im sich daraufhin öffnenden Feld können Sie nun die zuvor abgespeicherte Signatur auswählen.

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3. Über die Eckpunkte können Sie die die Signatur anschließend auf die gewünschte Größe anpassen. Mit dem Werkzeug „Verschieben“ können Sie die Signatur an der gewünschten Bildstelle platzieren.

4. Allerdings steht die Unterschrift noch auf einem weißen Hintergrund, was natürlich sehr unschön aussieht. Ändern Sie dies deshalb die Füllmethode noch auf „Multiplizieren“. Dazu markieren Sie in der Ebenenliste die Ebene mit der Unterschrift und wählen aus dem Listenfeld für die Füllmethode den Eintrag „Multiplizieren“.

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Hardware & Software Word

Word: Eingefügte Tabellen mit Überschriften versehen

In Word Tabellen einzufügen ist recht einfach. Egal ob Sie eine einfache Tabelle durch Direkteingabe, oder eine umfangreichere mit Excel erstellen. In beiden Fällen kann es für die Übersicht von Vorteil sein, diese Tabellen mit einer Überschrift zu versehen. Mit ein paar Klicks ist das schnell erledigt.

Tabellenüberschriften ganz einfach

Diese Tabellen-Beschriftungen lassen sich automatisch fortlaufend als „Tabelle 1″, Tabelle 2“, usw nummerieren, oder Sie geben eigene Beschriftungen ein.  Außerdem können sie auch nachträglich noch angelegt werden. Und das geht so:

1. Starten Sie Word, und rufen Sie das betreffende Dokument auf. Setzen Sie anschließend den Cursor in die erste Tabelle, klicken Sie in der Menüleiste auf „Verweise“, und klicken Sie dann auf die Symbolschaltfläche „Beschriftung einfügen“.

2. Im Dialogfenster „Beschriftung“ ist im gleichnamigen Bereich schon „Tabelle 1“ eingetragen. Hier können Sie nun noch einen eigenen Text eingeben. Zur Bestätigung klicken Sie auf „OK“.

Die so angelegte Überschrift wird direkt in das Word-Dokument eingefügt.

3. Möchten Sie lieber von Anfang an eine eigene Bezeichnung anlegen, oder eine Beschriftung nachträglich ändern, dann setzen Sie den Cursor wieder in die betreffende Tabelle, klicken in der Menüleiste auf „Verweise“ und anschließend auf „Beschriftung einfügen“.

4. Im Dialogfenster öffnen Sie mit der Schaltfläche „Neue Bezeichnung“ das nächste Bearbeitungsfenster und geben dort die gewünschte Beschriftung ein. Bestätigen Sie beide offenen Fenster mit „OK“.

Die Änderung wird auch wieder direkt in das Dokument übernommen. Eventuelle alte Überschriften löschen Sie einfach mit der [Rückschritt]-Taste.

Diese Funktion ist aber erst seit der Office-Version 2007 in Word enthalten.

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Hardware & Software Outlook

Outlook: Signatur je nach Konto automatisch einfügen

In vielen Fällen werden für geschäftliche und private Mails unterschiedliche E-Mail-Konten mit jeweils angepassten Signaturen verwendet. Dabei wäre es sinnvoll, wenn Outlook je nach gewähltem Outlook-Konto die passende Signatur automatisch einfügt. Für diese Aufgabe bietet Outlook ab der Version 2003 die passende Lösung an.

Signaturen anlegen

Zunächst sollten Sie für jedes E-Mail-Konto die passende Signatur anlegen. Um eine Signatur anzulegen, gehen Sie bitte zunächst auf „Extras | Optionen“ (bzw. „Datei | Optionen“ bei Outlook 2010) und aktivieren Sie anschließend das Register „E-Mail Format“ (bzw. „E-Mail“). In diesem Register klicken sie dann bitte auf „Signaturen“ und danach auf „Neu“. Geben Sie der Signatur zunächst einen Namen. Danach können Sie auswählen ob Sie die Signatur neu oder auf Basis einer bereits bestehenden Signatur erstellen möchten. Nachdem Sie auf „Weiter“ geklickt haben, können Sie den Text bearbeiten und die Bearbeitung dann mit einem Klick auf „Fertig stellen“ abschließen.

Um die Signaturen zuzuordnen, gehen Sie auf den Abschnitt „Signaturen“ bzw. „Standardsignatur auswählen“. Geben Sie in den folgenden Kombinationsfeldern an, welche Signatur bei welchem Konto verwendet werden soll. Pro Konto können Sie separat entscheiden, ob die Signatur nur für neue Mails oder auch für Antworten und Weiterleitungen verwendet werden soll. Nachdem Sie alle Einstellungen getätigt haben, können Sie diese mit einem Klick auf „Übernehmen“ speichern. Nun können Sie noch weitere Festlegungen für andere Signaturen treffen.

In vorigen Versionen von Outlook war es so, dass lediglich eine Signatur automatisch in eine Mail eingefügt werden konnte. Sollten andere Signaturen verwendet werden, so mussten diese einzeln über den Befehl „Einfügen | Signatur“ eingefügt werden. Um zu vermeiden, dass die Signaturen doppelt eingefügt werden, können Sie das automatische Einfügen auch abschalten. Wechseln Sie hierzu einfach auf das Menü „Extras | Optionen“. Gehen Sie dann im Register „E-Mail Format“ auf den Abschnitt „Signatur“ und wählen Sie in allen Kombinationsfeldern die Option „Keine“ aus.

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Hardware & Software Outlook

Verschiedene Signaturen in Outlook automatisch für das jeweilige Konto einfügen

Wenn Sie beispielsweise für den privaten und gewerblichen Gebrauch unterschiedliche E-Mail-Konten verwenden, dann sollen dabei vermutlich auch verschiedene Signaturen zum Einsatz kommen. Dabei ist es dann sinnvoll, wenn Outlook abhängig vom gerade genutzten Konto die passende Signatur automatisch einfügt.

Zwei Konten, zwei Signaturen – oder mehr

Ab der Version 2003 bietet Outlook eine passende Funktion, mit der sich dies einfach und schnelle einrichten lässt. Zu Beginn schreiben Sie für jedes Ihrer E-Mail-Konten eine passende Signatur. Gehen Sie dann anschließend im Menü „Extras“ auf den Unterpunkt „Optionen“ und wählen Sie dort den Punkt „E-Mail Format“ aus. Bei Outlook 2010 klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen freien Bereich innerhalb des Mailfensters und wählen den Befehl „Signaturen“.

Nach einem Klick auf „Signaturen“ können Sie danach im anschließenden Dialog auf „Neu“ klicken. Geben Sie zuerst der Signatur einen passenden Namen. Anschließend können Sie auswählen, ob Sie den Anhang auf einer Vorlage basierend oder komplett neu erstellen möchten. Indem Sie einfach auf „Weiter“ klicken, können Sie den Text entsprechend bearbeiten. Die Bearbeitung schließen Sie mit einem Klick auf „Fertig stellen“ ab.

Signaturen den Konten zuordnen

Nun geht es daran, die erstellten Signaturen einem bestimmten E-Mail-Konto zuzuordnen. Wählen Sie hierzu im Abschnitt „Signaturen“ bzw. „Standardsignatur auswählen“ im Kombinationsfeld ein Konto aus. Im Anschluss können Sie in den beiden Kombinationsfeldern „Signatur für neue Nachrichten“ und „Für Antworten und Weiterleitungen“ die entsprechenden Signaturen auswählen. Wenn Sie alle Einstellungen getätigt haben, klicken Sie auf „Übernehmen“ und wiederholen Sie den Vorgang für die restlichen angelegten Signaturen.

Bei vorhergehenden Outlook Versionen war es so, dass jeweils nur eine Signatur einem bestimmten E-Mail-Konto zugeordnet werden konnte. Kamen mehrere Schlusstexte zur Anwendung, so mussten diese im jeweiligen Nachrichtenfenster über den Befehl „Einfügen | Signatur“ einzeln ausgewählt werden. Um zu verhindern, dass Signaturen doppel eingefügt werden, haben Sie auch die Möglichkeit die Automatik abzuschalten. Gehen Sie dazu einfach nochmal unter dem Menü „Extras“ auf den Punkt „Optionen“ und weiter zum Register „E-Mail Format“. Dort können Sie dann in den beiden angezeigten Kombinationsfeldern jeweils die Option „Keine“ einstellen. Anschließend müssen Sie die geänderte Einstellung nur noch bestätigen.

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Handy & Telefon

iPad & iPhone Signatur: Statt „Von meinem iPad/iPhone gesendet“ eine andere Standardsignatur für Mails einrichten

So ein iPad oder iPhone eignet sich ideal, um auch unterwegs Mails an Freunde und Bekannte zu schicken. Allerdings werden alle Mails mit der Standardsignatur „Von meinem iPhone gesendet“ bzw. „Von meinem iPad gesendet“ unterschrieben. Mit folgendem Trick können Sie die Apple-Signatur gegen Ihre eigene Signatur austauschen.

So ersetzen Sie die Standard-Signatur mit einer individuellen Variante: Wechseln Sie im iPhone bzw. iPad in den Bereich „Einstellungen | Mail, Kontakte, Kalender“. Danach tippen Sie auf „Signatur“. Im nächsten Fenster löschen Sie die Standard-Floskel und geben Ihre eigene Signatur ein, die später unter allen mit dem iPhone oder iPad geschriebenen Mails erscheinen soll.