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Hardware & Software Office Outlook

Outlook: Antwort wieder in separatem Fenster schreiben

In der aktuellen Outlook-Version werden Antworten und Weiterleitungen im Hauptanzeigebereich geöffnet. Dadurch hat man dann keinen direkten Zugriff auf die anderen Outlook-Bereiche, wie in den älteren Varianten. Antwort und Weiterleitung können bei Bedarf aber wieder in separaten Fenstern erstellt werden.

Dazu ist nur eine kleine Änderung in den Outlook-Einstellungen notwendig.

Klicke auf Datei | Optionen | E-Mail und scrolle bis zum Eintrag Antworten und Weiterleitungen. Aktiviere hier die Option Antworten und Weiterleitungen in neuem Fenster öffnen und bestätige die Änderung mit OK.

Ab sofort öffnet sich für die Erstellung von Antworten und Weiterleitungen ein neues Bearbeitungsfenster.

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Google Internet & Medien

Bei Gmail Standard-Antworten erstellen und verwenden

Bei eingehenden E-Mails muss man sich nicht immer einen neuen Text ausdenken. Insbesondere dann, wenn die Antwort immer die gleiche ist. Bei Gmail lassen sich daher vorgefertigte Antworten anlegen und bei Bedarf mit wenigen Klicks versenden. Das spart viel Zeit und unnötige Tipperei.

Die Funktion Gespeicherte Antworten ist in Gmail schon eingebaut, muss aber zuerst im Bereich Labs aktiviert werden.

Funktion aktivieren

Starte dazu dein Gmail-Account und klicke oben rechts auf das Zahnrad und dann auf Einstellungen | Labs. Suche im Bereich Labs die Funktion Gespeicherte Antworten, aktiviere sie, und speichere die Änderung mit dem entsprechenden Button am Ende der Seite.

Standard-Antwort erstellen

Eine vorgefertigte Antwort zu erstellen ist genauso einfach wie das Schreiben einer E-Mail. Klicke bei Gmail auf den Button Schreiben (Neue Nachricht) und tippe in den Textbereich die betreffende Standard-Antwort ein.

Anschließend öffnest du im Nachrichtenfenster unten rechts mit dem kleinen Pfeil die weiteren Optionen, wählst dann Gespeicherte Antworten | Neue gespeicherte Antwort aus. Im nächsten Dialogfenster gibst du der gespeicherten Antwort einen Namen und bestätigst mit OK.

Wenn du mehrere Standard-Antworten benötigst, wiederhole diese Arbeitsschritte entsprechend oft.

Gespeicherte Antwort senden

Um eine gespeicherte Antwort zu verwenden, öffnest du im Posteingang die gewünschte E-Mail und klickst auf Antworten. Dann öffnest du mit dem kleinen Pfeil-Button unten rechts wieder die weiteren Optionen und wählst über den Eintrag Gespeicherte Antworten die passende Antwort aus. Dann nur noch mit Senden bestätigen, fertig.

Handys und Tablets werden nicht unterstützt

Leider ist das Erfassen und Versenden von gespeicherten Antworten nur mit der Desktop-Version möglich. In der Smartphone-App ist dieses Feature nicht vorgesehen. Für Android und iOS soll zukünftig SmartReply bei Gmail für einfacheres Antworten sorgen. Darüber werden wir aber in einem anderen Artikel berichten.

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Internet & Medien YouTube

YouTube: Beim Lesen der Kommentare gleichzeitig das Video schauen

Gleichzeitig ein YouTube-Video schauen und die Kommentare lesen spart viel Zeit und war bisher nur mit dem Smartphone oder dem Tablet möglich. Was die YouTube-App kann, ist jetzt auch auf den Webbrowser übertragen worden. Zumindest auf den Chrome-Browser.

Der Chrome-Browser erzeugt ein Overlay, in dem das Video eingeblendet wird. Doch dafür benötigst du das Add-On Mini YouTube, das du kostenlos im Chrome Web Store herunterladen und installieren musst.

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Nach der Installation nimmt die Erweiterung Mini YouTube automatisch ihren Dienst auf, wenn die Webseite nach unten gescrollt wird und das Video verschwinden würde.

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Dann erscheint das Video in einem kleinen Fenster, das auf dem Monitor mit dem Mauskreuz frei positioniert werden kann. Die Größe des Video-Fensters lässt sich über die linke Symbolleiste in Small, Medium, Large und EXtraLarge ändern.

Wem die vordefinierten Fenstergrößen nicht genügen, kann am Rand das Videofenster mit der Maus in eine beliebige Größe ziehen. Die Pin-Nadel speichert die Änderungen.

Beim Scrollen bleibt nun das Video in der festgelegten Position. Das Verfassen eigener Kommentare ist ebenfalls möglich.

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Google Internet & Medien

Google Mail: E-Mails mit Selbstzerstörung erstellen

Gmail hat schon ein paar sehr nützliche Features. So kann zum Beispiel gerade abgesendete Nachrichten zurückrufen, ohne dass sie auf dem Rechner des Empfängers erscheint.  Das funktioniert je nach Einstellung maximal für 30 Sekunden. Aber mit Gmail ist noch mehr möglich. Man kann E-Mails mit einem Verfallsdatum versenden.

Nach einer, vor dem Versand eingestellten Zeitspanne, vernichtet sich die Nachricht im Posteingang des Empfängers von selbst. Der Selbstzerstörungsmechanismus wird durch die Erweiterung Dmail dem Chrome-Browser hinzugefügt, die im Chrome Web Store kostenlos erhältlich ist.

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Nach der Installation meldest du dich in deinem Gmail-Konto an, oder lädst den Gmail-Tab per Taste [F5] neu.

Dann verfasst du deine E-Mail wie gewohnt. Im Erfassungsformular von Gmail befindet sich am unteren Rand der Schalter von Dmail, der auf On gestellt werden muss. Rechts daneben befindet sich das Aufklappmenü der Funktion Destroy (zerstören). Hier kannst du dann zwischen drei Verfallszeiten auswählen:

  1. In 1 hour (in einer Stunde)
  2. In 1 day (in einem Tag)
  3. In 1 week (in einer Woche)

Standardmäßig ist die Einstellung Never (niemals) ausgewählt. Du musst also für jede Nachricht mit Verfallsdatum den Zeitraum manuell festlegen.

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Danach klickst du auf Send um die Nachricht auf den Weg zum Empfänger zu bringen.

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Internet & Medien

Der Namens-Generator für deine selbst geschriebenen Geschichten

Lieschen Müller, Peter Meier und John Smith sind als Namen in Kurz-Geschichten recht unbrauchbar. Den richtigen Namen für eine Person für die selbstgeschriebene Geschichte zu finden, stellt sich manchmal als recht schwierig heraus. Schließlich muss er ja zum Charakter und der Story passen. Hilfe bei der Suche bietet dir am besten ein Fake-Namensgenerator.

Die Webseite Fake Name Generator erzeugt neben einem Namen auch das passende Profil mit Adresse, Telefonnummer, einem Online-Profil, Kreditkartendaten und etlichen anderen persönlichen Daten, bishin zu einer Paket-Sendungsnummer.

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Grundsätzlich brauchst du nur drei Auswahlkriterien, um eine passende Identität zu erstellen. Diese legst du über folgende Aufklappmenüs fest:

  1. Geschlecht (Gender)
  2. Vor- und Nachname (Name set)
  3. Wohnort/Land (Country)

Im Aufklappmenü von Name set wählst du die ethnische Herkunft deiner Romanfigur aus. Ist die Auswahl getroffen, erzeugst du das gewünschte Profil mit dem roten Button Generate.

Rechts neben der Schaltfläche Generate gibt es noch die Advanced Options. In diesen erweiterten Optionen kannst du zusätzlich noch im Bereich Country über die Einstellung Region weitere örtliche Spezifizierungen vornehmen. Hier lässt sich auch ein bestimmtes Bundesland auswählen. Und mit dem Schieberegler Age wird das Alter der Person individuell angepasst.

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Der Regler Gender steuert nur die Wahrscheinlichkeit der Anzeige von männlichen oder weiblichen Namen.

Der einzige Nachteil der Webseite fakenamegenerator.com ist, dass alle Erklärungen und Beschreibungen nur in englischer Sprache verfügbar sind. Das trifft auch auf die enthaltenen Verlinkungen zu, wie beispielsweise die Herkunft und Bedeutungen von Vornamen.

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Hardware & Software

Mozilla Thunderbird: Für jedes E-Mail-Konto eine eigene Farbe verwenden

Wer mit dem E-Mail-Programm seiner Wahl gleichzeitig Nachrichten mit mehreren Accounts erstellt, wird feststellen, dass es schnell unübersichtlich wird. Die Thunderbird-Erweiterung Border Colors GT verpasst jedem Verfassen-Fenster eine eigene Farbe und sorgt damit für eine bessere Übersicht.

Mehr Farbe im Postfach

Das Add-on laden Sie am besten über den Add-ons-Manager des Thunderbird herunter. Klicken Sie dazu in der Menüleiste auf Extras | Add-ons, geben Sie in das Suchfeld den Namen der Erweiterung ein, und starten Sie den Suchvorgang. In der Ergebnisliste wird die Erweiterung Border Colors GT an erster Stelle angezeigt werden. Klicken Sie auf Installieren um das Add-on Ihrem Thunderbird hinzuzufügen. Starten Sie Thunderbird neu, um die Erweiterung zu aktivieren.

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Nach dem Neustart können Sie manuell jedem Account eine Farbe zuordnen. Dazu öffnen Sie wieder den Add-ons-Manager und wechseln zu den Erweiterungen. Klicken Sie im Add-on Border Color GT auf den Button Einstellungen.

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Im Dialogfenster Choose the color preferences for your accounts öffnen Sie über das Rahmensymbol von Color selectors die Farbpalette, in der Sie die Rahmenfarbe festlegen. Das Aufklappmenü von Border width reguliert zusätzlich noch die Dicke des Rahmens. Dann nur noch mit OK bestätigen, um die Änderungen zu aktivieren. Ab sofort werden die Fenster der E-Mail-Erstellung farblich gekennzeichnet.

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Hardware & Software Outlook

Mozilla Thunderbird: Beliebig viele Identitäten oder Fake-E-Mail-Adressen anlegen

Haben Sie sich auch schon einmal gefragt, wie die Absender von Spam-Mails die ganzen Fantasie-Namen und Fake-E-Mail-Adressen anlegen können? Manche E-Mail-Programme ermöglichen die Anlage von mehreren Identitäten. Diese verschleiern dann die richtige Adresse, von der die Mails dann versendet werden. Ohne Profi-Software lässt sich die ursprüngliche Absenderadresse nicht ohne weiteres ermitteln. Seit der Thunderbird-Version 17.0.6 kann jetzt jeder verschiedene Identitäten anlegen.

Meine eigenen Fake-Adressen

Die Anlage von Fake-Identitäten ist recht einfach und es sind diesmal auch keine Add-ons erforderlich. So geht’s:

1. Starten Sie Ihren Mozilla Firefox, und klicken Sie auf „Extras | Konten-Einstellungen“. Sollte die Menüzeile nicht sichtbar sein, drücken Sie vorher die [Alt]-Taste.

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2. Im Dialogfenster der „Konten-Einstellungen“ wählen Sie Ihr Konto aus, klicken im unteren Bereich des Fensters auf die Schaltfläche „Weitere Identitäten“…

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…und wählen im nächsten Fenster die Schaltfläche „Hinzufügen“ aus.

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3. Im Fenster der Konfiguration tragen Sie im Register „Einstellungen“  in den Feldern „Ihr Name“ und „E-Mail-Adresse“ den fiktiven Namen und die E-Mail-Adresse ein. Bestätigen Sie die Eingaben mit „OK“.

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Die Alias-Identität ist nun einsatzbereit. Die beiden anderen Dialogfenster können nun beendet werden.

Fake-Adressen im Einsatz

Um die Fake-Adresse zu verwenden, erstellen Sie wie üblich eine neue Nachricht. Vor dem Senden wählen Sie im Bereich „Von“ die neue Adresse aus.

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Hinter dieser Identität wird die richtige Absender-Adresse ebenfalls angezeigt, ist aber für den Empfänger nicht sichtbar. Versucht dieser auf die Fake-Adresse zu antworten, wird er die Meldung über eine unzustellbare Nachricht erhalten.

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Diese Fake-Identitäten sind sehr nützlich, wenn man jemandem Informationen übermitteln möchte, aber nicht will, dass die eigene E-Mail-Adresse publik wird.

Hier ist aber Vorsicht geboten! Bei Missbrauch kann mit der entsprechenden Software der richtige Absender trotzdem ermittelt werden und man muss dann mit rechtlichen Konsequenzen rechnen.

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Hardware & Software Office Outlook

Outlook: Durch Vorlagenerstellung blitzschnell E-Mails versenden

Einer der größten Zeitfallen ist die Erstellung immer wiederkehrender Korrespondenz. Das betrifft den Arbeitsalltag genauso wie den privaten Bereich. Das beste Beispiel für effektives Arbeiten ist der Serienbrief bei Word. Die Grundstruktur eines Briefes wird erstellt und bei Bedarf geringfügig angepasst. Was bei Word funktioniert ist aber auch mit Outlook möglich.

Die Erstellung von Vorlagen verschafft einem nicht nur einen Zeitvorteil, sondern erspart ebenfalls das immer neue Formulieren von Schriftstücken mit gleichem Inhalt.

Eigene Vorlagen ganz einfach erstellen

Möchten Sie nun eine E-Mail-Vorlage erstellen, dann starten Sie Outlook und erstellen eine ganz „normale“ E-Mail.

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Im nächsten Schritt wird die E-Mail noch nicht versendet. Zuerst muss sie noch als Vorlage gespeichert werden. Dazu klicken Sie in der Menüleiste auf „Datei | Speichern unter“. Bei den neueren Outlook-Versionen verwenden Sie den Office-Button gefolgt von der Option „Speichern unter“.

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Outlook findet den Vorlagenordner automatisch

Im nachfolgenden Speicherdialog des Windows-Explorers geben Sie der Vorlage einen Namen und wählen im darunterliegenden Bereich „Dateityp“ das Format „Outlook Vorlage“ aus. Daraufhin wechselt der Windows-Explorer automatisch in den Ordner „Templates“ (Vorlagen). Mit dem Button „Speichern“ wird die Vorlage im Ordner „Templates“ abgelegt.

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Eigene Vorlagen aufrufen und verwenden

Um eigene Vorlagen aufzurufen ist ein wenig aufwendiger als das Speichern von neuen Vorlagen. Aber trotz allem überwiegt der Zeitvorteil gegenüber der Erstellung einer neuen E-Mail und ist eigentlich nur Gewöhnungssache.

Zum Aufrufen einer Vorlage klicken Sie im Register „Start“ des Menübandes von Outlook (ab Version 2010) auf „Neue Elemente | Weitere Elemente | Formular auswählen“. In älteren Versionen gelangen Sie mit „Extras | Formulare | Formular auswählen“ zum gleichen Ziel.

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Im neuen Fenster „Formular wählen“ ändern Sie die Einstellung im Bereich „Suchen in:“ über dessen Aufklappmenü und wählen „Vorlagen im Dateisystem“. Es werden nun alle selbst erstellten Vorlagen, die automatisch als „.oft“-Datei gespeichert wurden, angezeigt.

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Wählen Sie die benötigte Vorlage aus und klicken Sie auf „Öffnen“.  Die Vorlage wird nun geöffnet und kann vor dem Versand noch beliebig ergänzt oder bearbeitet werden.