Tipps, Tricks & Kniffe

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  • Faxversand funktioniert auch mit Outlook

    In Unternehmen ist der Versand von Telefaxen immer noch ein wichtiges Kommunikationsmittel. Aber auch im privaten Bereich ist das Fax noch nicht ganz ausgestorben. Aktuelle Multifunktionsdrucker haben neben der Druck-, Scan- und Kopierfunktion meist auch noch eine Faxfunktion (4-in-1-Drucker). Diese Faxfunktion lässt sich auch dem E-Mail-Client Outlook nutzen.

    Meistens ist bei den Windows-Rechnern die Faxfunktion noch nicht aktiviert. Das solltest du vorher prüfen und sie gegebenenfalls aktivieren. Rufe dazu die Systemsteuerung auf und navigiere zu Programme und Funktionen | Windows-Funktionen aktivieren oder deaktivieren. Hier setzt du ein Häkchen vor den Eintrag Windows-Fax und -Scan, der sich im Druck- und Dokumentdienst befindet.

    Um nun ein Fax über Outlook zu versenden, gehst du auf die gleiche Weise vor, wie beim E-Mail-Versand. Du öffnest eine neue Nachricht und gibst im Empfänger-Feld keine E-Mail-Adresse ein, sondern die Faxnummer inklusive der Ortsvorwahl (z. B. 089 12345). Beim Versand ins Ausland musst du natürlich noch zusätzlich die Länderkennung (oo1 352 123456) eingeben.

    Mit dem Button Senden wird deine Nachricht dann per Fax abgeschickt.

  • Outlook: E-Mails zu einer bestimmten Zeit versenden

    Es gibt eine Menge Gründe, warum man eine E-Mail mit Zeitverzögerung versenden sollte. Egal ob sich der Empfänger in einer anderen Zeitzone befindet, oder ob er (noch) nicht zu Hause ist, mit Outlook ist die Auswahl eines alternativen Sendezeitpunkts nur ein paar Mausklicks entfernt.

    Zuerst erstellst du deine Nachricht wie gewohnt. Bevor du auf den Button Senden klickst, öffnest du in der Outlook-Menüleiste das Register Optionen. Im Menüband klickst du in der Gruppe Weitere Optionen auf die Einstellung Übermittlung verzögern.

    Im nachfolgenden Dialogfenster setzt du im Bereich der Übermittlungsoptionen das Häkchen vor der Einstellung Übermittlung verzögern bis. Dann stellst du das Versand-Datum sowie die -Uhrzeit ein und bestätigst den Vorgang mit dem Button Schließen.

    Zurück im Fenster deiner erstellten E-Mail, klickst du nun auf die Schaltfläche Senden.

    Vorausgesetzt, dein Computer ist zu dem eingestellten Zeitpunkt mit dem Internet verbunden, wird Outlook die Nachricht automatisch abschicken. Ist dein PC nicht online, so versendet Outlook deine E-Mail erst dann, wenn wieder eine Verbindung zum Web besteht.

  • iPhone: Neue Funktion für bessere WhatsApp-Fotos bei Dunkelheit

    Bei WhatsApp Fotos zu versenden ist sehr einfach. Entweder man sendet ein Bild aus der Galerie oder man schießt mit der Kamera direkt ein Foto. Dieses Vorgehen ist bei allen Smartphones gleich. Eine neue Funktion, der Nachtmodus, ermöglicht iPhone-Nutzern bessere Aufnahmen bei dunkleren Lichtverhältnissen.

    Die Aktivierung, beziehungsweise die Nutzung des Nachtmodus, erfolgt fast automatisch. Mindestvoraussetzung für dieses Feature ist die WhatsApp-Version 2.17.10. Sollte dieser Tipp bei dir nicht funktionieren, dann überprüfe die Version und aktualisiere gegebenen falls deinen Messenger.

    Nachtmodus aktivieren

    Öffne auf deinem iPhone den betreffenden WhatsApp-Chat und tippe auf das Kamerasymbol neben dem Texteingabefeld. Das iPhone erkennt automatisch die Lichtverhältnisse und blendet ein Halbmond-Symbol ein, wenn es zu dunkel für ein gutes Foto ist.

    Tippe auf den Halbmond um den Nachtmodus zu aktivieren und das Bild etwas aufzuhellen. Danach machst du dein Foto, dass dann ganz normal versendet werden kann.

    Fazit:

    Der Nachtmodus ist ein nützliches kleines Helferlein, dass für bessere Bilder sorgt, aber keine professionelle Beleuchtung ersetzt. Leider ist diese Funktion derzeit nur bei Apple-Geräten verfügbar. Wann der Nachtmodus auch bei Android-Handys Einzug hält, ist noch nicht bekannt.

  • Zu lange Internet-Links problemlos in Short-Links umwandeln

    Webseiten-Links von YouTube und anderen Portalen sind bisweilen sehr lang. Will man zum Beispiel einen solchen Monsterlink per E-Mail versenden oder in einen Text einfügen, dann belegt er unter Umständen mal mehrere Zeilen. Das gleiche Problem taucht auf, wenn du diese Links über einen Web-Client von WhatsApp, Telegram oder andere soziale Medien teilen möchtest. Mit einem URL-Verkürzer schrumpfst du die monströsen URL`s auf eine handliche Länge ein.

    Darauf solltest du achten

    URL-Shortener findet man schnell und einfach über eine Google-Suche. Wie komfortabel die Umwandlung in eine Kurz-URL ist, hängt natürlich vom Anbieter ab. Gleiches gilt für die Dauer der Gültigkeit. Nicht alle verkürzten Weblinks sind unbegrenzt haltbar.

    Die eingedampften Links, die beispielsweise mit TinyUrl.com, Bit.ly und Goo.gl erstellt werden, sind (im Prinzip) unendlich haltbar. Es sei denn TinyUrl und Google stellen ihren Betrieb ein oder Libyen ändert seine Top-Level-Domain (Bit.ly).

    Bedienung

    Aber im Prinzip arbeiten alle URL-Verkürzer nach demselben Schema. Die überlange Webseitenadresse wird in den Zwischenspeicher kopiert und beim ausgewählten URL-Shortener eingefügt. Ein Klick auf den Button Shorten kürzt den Link, der dann wiederum kopiert und an anderer Stelle eingefügt werden kann.

    Tipp:

    Manche Anbieter von Kurz-URL´s bieten auch für  nicht registrierte Nutzer interessante Funktionen an. Bei TinyURL und T1p.de kannst du dir deine Kurzlinks z. B. auch selbst erstellen. Darüber hinaus lässt sich bei T1p.de der Verfallszeitpunkt bei Bedarf individuell festlegen.

  • Android: Mit komprimierten Fotos viel Datentransfer einsparen

    Tablets und Smartphones werden mit immer besseren Kameras ausgestattet, die hochauflösende Bilder erstellen können. Das bedeutet aber auch, dass die Datenmenge von Fotos immer größer wird. Damit erhöht sich auch der Speicherbedarf und der Datentransfer. Mit einem Komprimierungsprogramm lassen sich aber beide Probleme aber gut in den Griff bekommen.

    Die Gratis Android-App Bild verkleinern komprimiert Fotos einfach und schnell. Nach der Installation kannst du wie gewohnt über die Galerie das betreffende Foto öffnen. Dann tippst du auf die Teilen-Funktion, wählst die App Bild verkleinern aus und legst die gewünschte Zielgröße fest.

    Nach dem Komprimieren öffnet sich der Teilen-Dialog erneut, damit das verkleinerte Bild versendet werden kann. Das war´s schon!

    Natürlich enthält die App Bild verkleinern noch weitere Features, wie beispielsweise voreingestellte Bildformate für iPhones, Erstellung eigener Zielformate und Speicherung der komprimierten Fotos in eigenem Bildergalerie-Ordner.

    Der Nachteil von Bild verkleinern ist die schlechte Sprachübersetzung. Wer noch eine weitere, gute Alternative ausprobieren möchte, der wird mit Reduce Photo Size von shoozhoo bestimmt zufrieden sein. Die Bedienung der App ist ähnlich einfach.

  • GIFs per WhatsApp versenden, aber nicht passendes zur Hand?

    Kleine animierte Bilder, sogenannte GIFs, können seit kurzem auch per WhatsApp versendet werden. Die GIF-Dateien müssen sich aber schon auf deinem Smartphone befinden, denn sie werden wie „normale“ Bilder oder Videos in den Chat eingefügt. Bald wird es aber möglich sein, über die Emoticon-Leiste direkt auf GIF´s zuzugreifen.

    Android

    Per Update der WhatsApp-Beta-Version wurde vor kurzem die Tenor- und Giphy-Suche für Android integriert. Für die breite Mehrheit ist die GIF-Suche aber noch nicht verfügbar. Wenn du aber jetzt schon die neue Funktion ausprobieren möchtest, kannst du hier Beta-Tester werden.

    Das Suchen und Einfügen der kleinen GIF-Bilder funktioniert dann so wie bei den Emoticons. Tippe auf das Emoticon-Icon neben der Textzeile und dann auf das GIF-Symbol. Anschließend kannst du über die Lupe nach geeigneten Animationen suchen und sie direkt in den Chat einfügen.

    iPhone und Windows 10 Mobile

    Mit dieser Funktion werden die Giphy– und Tenor-Apps eigentlich überflüssig und können deinstalliert werden. Bis die GIF-Suchfunktion in die endgültige Version übernommen wird, sollten die Apps aber noch auf den Geräten verbleiben. Gleiches gilt für die iPhone-Besitzer. Auch sie müssen sich erst einmal mit den Tenor– und Giphy-Apps zufrieden geben.

    Für das Windows Phone gibt es natürlich auch eine Giphy-Version.

    Tipp:

    Eine weitere Neuerung wurde mit dem Update der WhatsApp-Beta zur Verfügung gestellt. Es ist nun möglich, statt der bisherigen zehn Media-Dateien, auf einen Schlag 30 Anhänge zu versenden.  Auch diese Option ist in der finalen Version noch nicht verfügbar.

  • Windows: Nachrichten über die Kommandozeile an andere PC`s versenden

    Wer ein Netzwerk mit mehreren PC´s und/oder Notebooks betreibt, kann auch ohne Messenger-Software an die beteiligten Rechner Nachrichten versenden. Über die Eingabeaufforderung können Texte blitzschnell an jeden Rechner geschickt werden. Ideal, um den Kindern mitzuteilen, dass das Essen fertig ist.

    Bevor du Nachrichten versendest, empfiehlt sich die Kontrolle des Registry-Eintrags AllowRemoteRPC. Mit der Tastenkombination [Windows][R] öffnest du das Dialogfenster Ausführen, gibst den Befehl regedit ein und klickst auf OK.

    Navigiere über den Pfad HKEY_LOCAL_MACHINE\SYSTEM\CurrentControlSet\Control\Terminal Server zu dem Schlüssel AllowRemoteRPC. Im mittleren Anzeigebereich in der Spalte Daten sollte der Wert in der Klammer auf 1 stehen. Wenn nicht, öffne den Eintrag per Doppelklick, gib im Eingabefeld Wert eine 1 ein und bestätige die Änderung. Danach kannst du den Registrierungseditor beenden.

    Öffne jetzt wieder das Fenster Ausführen, gib den Befehl cmd ein, und bestätige mit der Taste [Eingabe] oder mit OK.

    Das Fenster der Eingabeaufforderung öffnet sich, du gibst folgenden Befehl ein, und sendest ihn zusammen mit dem Text per [Enter]-Taste an den Empfänger ab:

    msg /server:Benutzer-PC * Textnachricht

    Dieser Befehl enthält zwei Platzhalter. Ersetze Benutzer-PC durch den Namen des Empfänger-Computers. Im Zweifelsfall schaust du im Windows-Explorer unter Netzwerk nach, wie der Name des PC`s lautet.

    Der zweite Platzhalte ist Textnachricht. Hier tippst du einfach den Nachrichtentext ein, wie er beim Empfänger erscheinen soll.

    Meist funktioniert auch folgende Kurzversion des obigen Befehls:

    msg Benutzer-PC Textnachricht

    Windows XP

    Bei der Verwendung des Betriebssystems Windows XP musst du zusätzlich noch den Befehlsparameter msg (Message) durch net send ersetzen. Außerdem müssen bei den beteiligten Rechnern in den Windows-Diensten der Nachrichtendienst aktiviert sein. Die Windows-Dienste rufst du ebenfalls über das Fenster Ausführen, mit dem Befehl services.msc auf.

    Hinweis:

    Alle Computer müssen sich natürlich im gleichen Netzwerk befinden, sonst funktioniert der Nachrichtenversand nicht.

    Bei den Windows 7 und 8 Home Basic und Home Premium Versionen fehlt die Nachrichtenfunktion leider vollkommen.

  • Screenshots erstellen, bearbeiten und direkt mit anderen Personen teilen

    Es gibt eine ganze Reihe von Möglichkeiten, Screenshots zu erstellen, zu bearbeiten und mit anderen Menschen zu teilen. Am häufigsten werden dabei Bildbearbeitungsprogramme wie Snagit, Paint Shop und andere Tools verwendet. Anschließend wird das Endprodukt per E-Mail an die betreffenden Personen versendet. Neue Wege bei Screenshots geht das Programm Gyazo.

    Bei Gyazo werden die Bildschirmfotos direkt in einem Browser-Tab geöffnet, können dort bearbeitet und an alle beteiligten Personen versendet werden. Dabei steht der E-Mail-Versand zur Verfügung, aber auch Twitter und Facebook. Bei Bedarf kannst du deinen Screenshot auch direkt ausdrucken.

    Zuerst lädst du dir das Tool Gyazo von der Webseite des Anbieters herunter und installierst es. Dabei wird es direkt in das Systemtray der Taskleiste eingebunden.

    Screenhots anfertigen

    Zum Erstellen von Screenshots klickst du auf das Gyazo-Icon in der Taskleiste und wählst Capture Image aus. Schneller geht es jedoch mit der Tastenkombination [Umschalt][Strg][C]. Anschließend markierst du mit der Maus den Bereich der fotografiert werden soll. Er wird direkt in einem neuen Browsertab geöffnet und mit einem Weblink versehen.

    In diesem Tab kann der Bildausschnitt bearbeitet und anschließend versendet werden. Über das 3-Balken-Icon kannst du das fertige Foto auf deinen Rechner herunterladen. Dabei ist zu beachten, dass der Screenshot auf den Servern von Gyazo gespeichert wird und nur der Link mit anderen Personen geteilt wird. Natürlich können diese Personen das Bild auch herunterladen.

    Tipp:

    Mit Gyazo kannst du auch animierte GIF´s ausschneiden, bearbeiten und an Freunde versenden. Dafür wählst du die Option Capture GIF aus, oder du nutzt die Tastenkombination [Umschalt][Strg][G].

  • Outlook 2013 und 2016: Unterschiedliche Abwesenheitsnotizen für Kunden und Kollegen erstellen

    Der nächste Urlaub kommt bestimmt und sorgt dann wieder für ein volles E-Mail-Postfach. Um dies einzuschränken, kann man bei Outlook eine Abwesenheitsnotiz erstellen. Sie wird automatisch versendet, wenn in deinem Postfach eine Nachricht eingeht. Seit Outlook 2013 gibt es die Möglichkeit, bei den automatischen Abwesenheitsnotizen zwischen Kollegen und externen Kontakten zu unterscheiden.

    Normalerweise wird für die Formulierung des Infotextes bei Kunden auf eine förmliche Gestaltung des Textes geachtet, während man unter Kollegen einen etwas lässigeren Ton verwenden kann. Die zwei unterschiedlichen Abwesenheitsnotizen zu erstellen, ist nicht so zeitaufwendig wie es sich anhört.

    Starte dein Outlook 2013 oder 2016 und klicke auf Datei | Automatische Antworten | Automatische Antworten senden. Aktiviere im Dialogfenster die Option Automatische Antworten senden und lege den Zeitraum deiner Abwesenheit fest.

    Wird diese Option nicht aktiviert, musst du nach deiner Rückkehr die automatischen Antworten manuell über Keine automatischen Antworten senden deaktivieren.

    Im darunterliegenden Textbereich tippst du deine Abwesenheitsnachricht ein. Die Registerkarte Innerhalb meiner Organisation ist für die Benachrichtigung der Kollegen gedacht, den Antworttext für die Kunden erfasst du über die Registerkarte Außerhalb meiner Organisation. Anschließend wählst du noch aus, ob die Antworten an jeden außerhalb deiner Organisation versendet werden soll, oder nur an deine gespeicherten Kontakte. Abschließend bestätigst du die Erstellung nur noch mit dem Button OK.

    Leider funktioniert diese Art der automatischen Antwort nur über ein Exchange-Server-Konto, die meistens von Firmen verwendet werden. Im privaten Bereich kommen bei Outlook meist POP3- und Imap-Konten zum Einsatz. In diesem Fall kann nur eine generelle Abwesenheitsnotiz über die Outlook-Regeln erstellt werden. Wie das funktioniert, steht in diesem Artikel.

  • Outlook-Kalender an berechtigte Personen freigeben

    Der Outlook-Kalender kann für eine bessere Terminplanung an beliebig viele Personen weitergegeben werden. Die berechtigten Personen legt jeder Nutzer individuell fest. Theoretisch (und auch praktisch) kann der Kalender an jeden Adressaten aus dem Adressbuch oder durch direkte Eingabe der Adresse per E-Mail versendet werden.

    Für die Freigabe des Outlook-Kalenders (oder auch einem Teil davon) wechselst du in die Kalenderansicht. Bei den neueren Outlook-Versionen (z. B. Outlook 2016) klickst du im Menü-Register Start auf die Schaltfläche Kalender per E-Mail senden.

    In älteren Versionen, wie Outlook 2007, findest du die Option Kalender über E-Mail versenden im linken Bereich unterhalb der Dreimonatsansicht.

    Nach dem Klick auf die Funktion öffnet sich eine neues E-Mail-Formular sowie die Dialogbox Kalender über E-Mail senden. Im Dialogfenster kannst du den Datumsbereich bestimmen und die Details festlegen. die angezeigt werden sollen. Mit dem Button OK wird der Kalender(bereich) in das E-Mail-Formular als Anhang übernommen.

    Jetzt muss du nur noch den oder die Empfänger einfügen und die E-Mail wie gewohnt versenden.

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