Tipps, Tricks & Kniffe

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  • Mit wenigen Mausklicks Kontaktdaten in Outlook einfügen

    Der E-Mail-Client Outlook ist Bestandteil des Microsoft Office-Paketes und somit eines der bekanntesten und am häufigsten genutzten E-Mail-Programme. Outlook enthält viele zusätzliche Funktionen wie Kalender- und Terminverwaltung. Natürlich werden auch Kontaktdaten gespeichert. In einem kürzlich erschienenen Artikel haben wir beschrieben, wie diese Daten als Backup gesichert werden können. Das Wiedereinfügen (importieren) der Kontakte in eine neue, oder neu aufgesetzte Outlook-Version ist ebenso einfach.

    Bei Outlook 2003/2007 klickst du in der Menüleiste auf Datei | Importieren/Exportieren. Bei den Outlook-Versionen 2010/2013 und 2016 klickst du auf Datei | Optionen | Erweitert | Exportieren.

    Dadurch wird der Import/Export-Assistent gestartet. Wähle die Aktion Aus anderen Programmen oder Dateien importieren aus und bestätige mit Weiter.

    In der Anzeige Zu importierender Dateityp legst du Kommagetrennte Werte (Windows), beziehungsweise Durch Trennzeichen getrennte Werte fest.

    Mit dem Button Weiter geht es zum Speicherort der Backup-Datei. Über die Schaltfläche Durchsuchen kannst du den Speicherpfad recht komfortabel finden und festlegen. Im darunterliegenden Bereich Optionen stellst du ein, ob Kontaktduplikate erstellt werden dürfen, oder nicht. Zur Auswahl stehen folgende Einstellungen:

    • Duplikate durch importierte Elemente ersetzen
    • Erstellen von Duplikaten zulassen (ist standardmäßig voreingestellt)
    • Keine Duplikate importieren

    Wähle jetzt die passende Option aus und bestätige wieder mit Weiter.

    Im nächsten Fenster legst du im Outlook-Verzeichnisbaum den Ordner Kontakte als Zielordner für die Speicherung fest. Diese Aktion bestätigst du mit Weiter und das nächste Dialogfenster mit Fertig stellen.

    Nach ein paar Sekunden sind alle Daten in die neue Outlook-Version importiert und können wie gewohnt verwendet werden.

    Extra-Tipp:

    Im ersten Anzeigefenster des Import/Export-Assistenten kannst du auch iCalendar- (ICS) oder vCalendar-Dateien (VCS) einfügen. Es lassen sich je nach Outlook-Version auch noch andere Daten wie RSS-Feeds, VCARD-Dateien oder Internet-Mail-Adressen und -Kontoeinstellungen auf Wunsch importieren.

  • Outlook-Kontakte für die neue Version erfolgreich extrahieren

    Hin und wieder wird es mal erforderlich, den E-Mail-Client Outlook auf eine aktuellere Version zu bringen. Die meiste Arbeit machen die Kontakte, die in die neue Version übertragen werden müssen. Aus diesem Grund lassen diese sich mit ein paar Mausklicks in einer Datei auslagern. Die Export-Datei kann wahlweise auf der Festplatte oder auf einem Wechseldatenträger gespeichert werden.

    Der Datenexport ist schnell erledigt. Die erforderlichen Arbeitsschritte für die Extrahierung unterscheiden sich von den Versionen 2003/2007 zu 2010/2013 nur Anfangs ein wenig.

    Outlook 2010/2013

    Vor dem Wechsel zur neuen Outlook-Version, klickst du in deinem bestehenden Outlook auf Datei | Optionen | Erweitert. Im Bereich Exportieren klickst du auf den Button mit gleichem Namen.

    Outlook 2003/2007

    Bei diesen älteren Versionen reicht ein Klick auf Datei und Importieren/Exportieren. Ab hier ist die Vorgehensweise mit Outlook 2010 und 2013 identisch.

    Im Dialogfenster Import/Export-Assistent wählst du die Option In Datei exportieren und bestätigst die Auswahl mit der Schaltfläche Weiter.

    Anschließend klickst du im nächsten Fenster auf den Eintrag Kommagetrennte Werte (Windows) und dann wieder auf Weiter.

    In der nachfolgenden Anzeige wählst du im Verzeichnisbaum den Ordner Kontakte aus, klickst auf Weiter und legst dann noch den Speicherpfad fest. Mit den beiden Buttons Weiter und Fertig stellen werden nun alle Kontaktdaten in die Speicherdatei exportiert.

    Tipp

    Die Outlook-Export-Funktion eignet sich übrigens auch hervorragend als Kontaktdaten-Backup. Regelmäßig durchgeführt, bist du immer auf der sicheren Seite wenn sie mal verloren gehen.

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