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Mit wenigen Mausklicks Kontaktdaten in Outlook einfügen

Der E-Mail-Client Outlook ist Bestandteil des Microsoft Office-Paketes und somit eines der bekanntesten und am häufigsten genutzten E-Mail-Programme. Outlook enthält viele zusätzliche Funktionen wie Kalender- und Terminverwaltung. Natürlich werden auch Kontaktdaten gespeichert. In einem kürzlich erschienenen Artikel haben wir beschrieben, wie diese Daten als Backup gesichert werden können. Das Wiedereinfügen (importieren) der Kontakte in eine neue, oder neu aufgesetzte Outlook-Version ist ebenso einfach.

Bei Outlook 2003/2007 klickst du in der Menüleiste auf Datei | Importieren/Exportieren. Bei den Outlook-Versionen 2010/2013 und 2016 klickst du auf Datei | Optionen | Erweitert | Exportieren.

Dadurch wird der Import/Export-Assistent gestartet. Wähle die Aktion Aus anderen Programmen oder Dateien importieren aus und bestätige mit Weiter.

In der Anzeige Zu importierender Dateityp legst du Kommagetrennte Werte (Windows), beziehungsweise Durch Trennzeichen getrennte Werte fest.

Mit dem Button Weiter geht es zum Speicherort der Backup-Datei. Über die Schaltfläche Durchsuchen kannst du den Speicherpfad recht komfortabel finden und festlegen. Im darunterliegenden Bereich Optionen stellst du ein, ob Kontaktduplikate erstellt werden dürfen, oder nicht. Zur Auswahl stehen folgende Einstellungen:

  • Duplikate durch importierte Elemente ersetzen
  • Erstellen von Duplikaten zulassen (ist standardmäßig voreingestellt)
  • Keine Duplikate importieren

Wähle jetzt die passende Option aus und bestätige wieder mit Weiter.

Im nächsten Fenster legst du im Outlook-Verzeichnisbaum den Ordner Kontakte als Zielordner für die Speicherung fest. Diese Aktion bestätigst du mit Weiter und das nächste Dialogfenster mit Fertig stellen.

Nach ein paar Sekunden sind alle Daten in die neue Outlook-Version importiert und können wie gewohnt verwendet werden.

Extra-Tipp:

Im ersten Anzeigefenster des Import/Export-Assistenten kannst du auch iCalendar- (ICS) oder vCalendar-Dateien (VCS) einfügen. Es lassen sich je nach Outlook-Version auch noch andere Daten wie RSS-Feeds, VCARD-Dateien oder Internet-Mail-Adressen und -Kontoeinstellungen auf Wunsch importieren.

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Outlook: Eingehende E-Mails direkt an den richtigen Empfänger weiterleiten

Eingehende Nachrichten können bei Outlook direkt an einen anderen E-Mail-Empfänger weitergeleitet werden. Weiterleitungen sind ein gutes Mittel zum Delegieren von Aufgaben oder bei einer Abwesenheit sicherzustellen, dass eingehende Nachrichten bearbeitet werden. Outlook enthält einen Regel-Assistenten, mit dessen Hilfe die Weiterleitungen erstellt werden.

Outlook 2010 und 2013

Zum Aufrufen des Regel-Assistenten klickst du im Outlook-Menüband auf Start | Regeln | Regeln und Benachrichtigungen verwalten.

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Im Dialogfenster von Regeln und Benachrichtigungen wählst du oben rechts das betreffende E-Mail-Konto aus und klickst auf den Button Neue Regel um den Regel-Assistenten zu öffnen. Hier wählst du im Bereich Regel ohne Vorlage erstellen die Option Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden aus. Mit Weiter gelangst du zum nächsten Arbeitsschritt.

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Im diesem Dialogfenster legst du die Bedingungen für eine Weiterleitung fest. Sollen alle eingehenden E-Mails weitergeleitet werden, dann wähle keine Optionen aus, klicke auf Weiter und bestätige die Warnmeldung mit Ja.

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Im nachfolgenden Dialog aktivierst du im ersten Schritt die Einstellung diese an einer Person/öffentlichen Gruppe weiterleiten. In Schritt 2 klickst du auf den Link und gibst im neuen Fenster die Weiterleitungs-E-Mail-Adresse an. Natürlich kann man hier auch eine Verteiler-Liste über das Adressbuch aussuchen.

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Mit Weiter geht´s dann zum nächsten Arbeitsschritt, den Ausnahmen. Bei Bedarf definierst du hier Ausnahmeregelungen.

ausnahmen-festlegen-person-email-weiterleitung-posteingang-outlook

Mit Weiter kommst du nun zum letzen Arbeitsschritt. Hier vergibst du der Regel einen Namen und die Schaltfläche Fertig stellen aktiviert die neue Regel.

regel-festlegen-name-eingeben-fertig-stellen-assistent-outlook-urlaubsvertretung

Outlook 2007 und älter

Bei den älteren Outlook-Versionen gelangst du in der Menüleiste über Extras | Regeln und Benachrichtigungen

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…zum Dialogfenster der Regeln und Benachrichtigungen.

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Auch hier öffnest du mit dem Button Neue Regel den Regel-Assistenten. Über die Option Nachrichten bei Ankunft prüfen legst du die Weiterleitung an. Die nachfolgenden Arbeitsschritte sind identisch.

Tipp:

Mit dem Regel-Assistent lässt sich ein Postfach gut strukturieren. So lassen sich eingehende Nachrichten zum Beispiel auch automatisch in die dafür vorgesehenen Ordner verschieben.

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Mozilla Thunderbird: Persönliche E-Mails auf einen Blick identifizieren

Über den Tag verteilt erhält man schon eine Menge E-Mails unterschiedlichster Herkunft. Nicht jede Nachricht muss aber sofort bearbeitet oder beantwortet werden. Leider kann beim Erhalt nicht immer auf einen Blick erkennen, ob die E-Mail an einen persönlich adressiert ist, oder ob man sie über eine Verteilerliste erhält. In diesem Fall dient die Nachricht meist nur Informationszwecken. Mit dem kostenlosen Add-On „Indikator für persönliche Nachrichten“ finden Sie Ihre persönlichen E-Mails sehr viel schneller.

Kein Pfeil, ein Pfeil und zwei Pfeile

Zusätzlich zeigt der Indikator auch an, ob die eingegangene Nachricht an eine Gruppe oder eine Mailingliste adressiert wurde.

Download und Installation

Am besten laden Sie die Erweiterung über den Add-ons-Manager des Thunderbird herunter. Klicken Sie dazu in der Menüleiste des Thunderbirds auf „Extras | Add-ons“.

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Im Add-ons-Manager geben Sie in das Eingabefeld den Suchbegriff „Indikator für persönliche Nachrichten“ ein und starten den Suchvorgang. Anschließend fügen Sie die Erweiterung mit dem Button „Installieren“ dem E-Mail-Client hinzu.

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Ein Neustart des Thunderbird macht das Add-On einsatzbereit.

Einstellung „Triple Style“

Als nächsten wechseln Sie nochmals zum Add-ons-Manager, klicken in der neuen Erweiterung auf „Einstellungen“…

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…und aktivieren den Presentation Mode „Triple Style“.

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Die Indikator-Spalte

Im letzten Arbeitsschritt muss nur noch die Spalte mit den Indikatoren dem Posteingang hinzugefügt werden. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine der Spaltenüberschriften und wählen Sie im Kontextmenü die Option „Indikator für persönliche Nachrichten“.

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Nachdem die zusätzliche Spalte des „Personal-Level-Indicator“ im Posteingang neben dem „Betreff“ angezeigt wird, werden anhand der Pfeil-Symbole die Nachrichten entsprechend gekennzeichnet.

Ein Doppelpfeil kennzeichnet die persönliche Nachricht, ein einzelner Pfeil zeigt an, dass die Nachricht an Sie und andere Personen gesendet wurde. Bei Posteingängen über Mailinglisten wird kein Pfeil angezeigt.

So erkennen Sie nun auf einen Blick, welche der Nachrichten an Sie persönlich gerichtet sind. Natürlich können die Nachrichten auch über die Spaltenüberschrift sortiert werden.

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Beim Mozilla Thunderbird Fotos der Email-Kontakte anzeigen

Erhält man auf dem Handy einen Anruf, wird ein Kontaktfoto – sofern auf dem Telefon gespeichert – zusätzlich zur Telefonnummer angezeigt. Diese Anzeigemöglichkeit zur besseren Übersicht gehört mittlerweile zur Normalität. Da die Adressbücher vieler Telefone mit Outlook synchronisiert werden, sind im E-Mail-Client von Microsoft  auch alle Kontaktfotos gespeichert, werden aber im E-Mail-Betrieb nicht angezeigt. Die Nutzer des Thunderbirds haben es da besser. Mit dem kostenlosen Add-on „Display Contact Photo“ werden die Kontaktfotos des E-Mail-Empfängers angezeigt.

Mit „Display Contact Photo“ werden aber auch alle Fotos der Empfänger von Verteilerlisten angezeigt. Mit einem Mausklick auf eins, der im Hintergrund angezeigten Bilder, holen Sie dieses in den Vordergrund und dessen E-Mail-Adresse wird als erste in der Verteilerliste angezeigt.

Zuerst installieren Sie das Add-on, indem Sie im geöffneten Thunderbird in der Menüleiste auf „Extras | Add-ons“ klicken.

Im Tab des „Add-on-Manager“ geben Sie in das Suchfeld den Begriff „display contact photo“ ein und starten den Suchvorgang.

In der Ergebnisliste klicken Sie anschließend auf den Button „Installieren“ des Add-ons „Display Contact Photo 1.2.5“.

Nach dem Installationsvorgang starten Sie zur Aktivierung der Erweiterung den Thunderbird neu.

Versehen Sie nun Ihre E-Mail-Adressen mit den Kontaktfotos, indem Sie in das Adressbuch wechseln, eine Kontaktadresse per Doppelklick öffnen und im Register „Foto“ das entsprechende Foto von Ihrem Computer oder einer Webseite auswählen. Mit der Schaltfläche „OK“ werden die Änderungen gespeichert.

Wenn Sie nun neue E-Mails erstellen und die Adressen auswählen, werden die Kontaktfotos direkt neben der E-Mail als Miniatur angezeigt und im linken Display-Bereich in einem größeren Format. Bei mehreren Empfängern werden hier außerdem auch deren Fotos in einer gefächerten Ansicht dargestellt. Mit einem Klick auf ein Foto holen Sie dessen Email-Adresse an die erste Stelle der Verteilerliste.

Klicken Sie dagegen mit der rechen Maustaste auf ein Kontaktfoto, dann gelangen Sie über die Option „Display Contact Photo Einstellungen“ zu den Bildbearbeitungs-Funktionen.

Hier können im Bereich „Visuelle Effekte“ die Fotos beispielsweise mit Rahmen, Schlagschatten, abgerundeten Ecken und weiteren Einstellungen individuell angepasst werden.

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Outlook E-Mail-Verteiler: E-Mails nicht an alle Mitglieder einer Verteilergruppe schicken; einzelne Empfänger temporär entfernen

Gut, dass es bei Outlook Verteiler und Kontaktgruppen gibt. Wenn Sie häufig E-Mails an mehrere Empfänger verschicken, müssen Sie nicht jedes Mal alle Empfänger von Hand in die „An“-Liste eintragen, sondern nur noch den Namen der Verteilergruppe. Doch was tun, wenn ausnahmsweise einige Empfänger ausgenommen werden sollen? Dann können Sie ganz einfach temporär einzelne Mitglieder aus der Empfängerliste streichen – ganz ohne Bearbeitung der bestehenden Liste.

Outlook-Verteiler: Du ausnahmsweise mal nicht

Um temporär und nur ausnahmweise den Kreis der Empfänger zu reduzieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie im E-Mail-Fenster zuerst wie gewohnt auf die „An“-Schaltfläche, wählen Sie per Doppelklick den Verteiler (fett formatiert) aus, und klicken Sie auf OK.

2. Anschließend klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Verteilernamen und dann auf den Befehl „Verteilerliste erweitern“; bei Outlook 2010/2013 lautet der Befehl „Kontaktgruppe erweitern“. Bestätigen Sie das Hinweisfenster mit OK.

3. Die Verteilerliste wird daraufhin aufgelöst. Im Feld „An“ erscheint nicht mehr der Name der Kontaktgruppe, sondern jeder Empfänger als einzelne Adresse. Jetzt können Sie bequem aussuchen, wer aus der Gruppe die E-Mail ausnahmsweise nicht erhalten soll. Zum Löschen einzelner Empfänger klicken Sie auf die Adresse und drücken die [Entf]-Taste.

Die ursprüngliche Liste bleibt davon unberührt. Wenn Sie das nächste Mal wieder die Kontaktgruppe ins An-Feld einfügen (und nicht bearbeiten), landet die E-Mail wieder wie gewohnt bei allen Empfängern des Verteilers.

 

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Outlook Verteilerlisten: Neue Verteiler einrichten und mehrere Empfänger mit einem Klick addressieren

Es kommt öfters vor, dass E-Mails immer an dieselben Personen gesendet werden müssen. Um Ihnen in diesem Fall die Arbeit zu erleichtern, gibt es in Outlook die Möglichkeit sogenannte Verteilerlisten anzulegen. Dadurch müssen Sie nicht mehr jeden Empfänger einzeln in das Feld Empfänger schreiben, sondern können hier einfach die komplette Verteilerliste eintragen. Die betreffende E-Mail wird dann an alle Mitglieder der jeweiligen Liste gesendet.

Verteilerlisten anlegen

Um eine Verteilerliste zu erstellen, wechseln Sie in Outlook zunächst zu den Kontakten. Wählen Sie hier „Datei | Neu | Verteilerliste“ aus; bei Outlook 2010 klicken Sie auf „Neue Kontaktgruppe“. Im Feld „Name“ können Sie der Liste nun einen aussagekräftigen Namen geben, damit Sie diese später bei mehreren Listen sofort finden. Um Kontakte aus dem Adressbuch in die Liste einzufügen, klicken Sie auf „Mitglieder auswählen“ bzw. „Mitglieder hinzufügen“. Möchten Sie einen Empfänger hinzufügen, der nicht in Ihrem Adressbuch steht dann wählen Sie hierfür „Neu Hinzufügen“ aus. Haben Sie der Liste alle benötigten Adressen zugefügt, dann können Sie die Bearbeitung mit einem Klick auf „Speichern und Schließen“ beenden. Für den Fall, dass bereits eine Liste mit demselben Namen existiert, legt Outlook einfach eine zweite Verteilerliste an. Sie erkennen Verteilerlisten im Adressbuch ganz einfach am Icon mit den zwei Köpfen.

E-Mail an Verteilerliste schicken

Möchten Sie nun eine E-Mail an die erstellte Verteilerliste senden, klicken Sie in der neuen Mail auf den Button „An“ und wählen die gewünschte Liste aus dem anschließenden Kontaktdialog mit einem Doppelklick aus. Sie haben nun noch die Möglichkeit weitere Empfänger außerhalb der Liste ebenfalls im Feld „An“ einzutragen. Trennen Sie die Eintragungen einfach mit einem Komma oder einem Strichpunkt. Sobald Sie die Mail abschicken, wird der Name der Verteilerlisten durch die darin enthaltenen Empfänger ersetzt.

Sie können einmal erstellte Verteilerlisten jederzeit bearbeiten. Öffnen Sie hierzu einfach die Verteilerliste unter Kontakte mit einem Doppelklick. Nun können Sie durch einen Klick auf „Mitglieder auswählen“ neue Empfänger hinzufügen. Fall Sie eine Adresse nicht mehr benötigen, können Sie diese mit einem Klick auf „Entfernen“ wieder löschen. Nach Durchführung der gewünschten Änderungen klicken Sie wieder auf „Speichern und Schließen“.

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Outlook: Einzelne E-Mail-Empfänger aus einer Verteilerliste vorübergehend ausschließen

Viele Outlook-Nutzer verwenden Verteilerlisten, um E-Mails an mehrere Empfänger zu senden. Verzwickt wird es, wenn einzelne Empfänger des Verteilers ausnahmsweise eine Information nicht erhalten sollen. Normalerweise wird dann auf die Verteilerliste verzichtet, um dann die verbleibenden Empfänger mühselig aus den Kontakten der E-Mail zu picken. Es geht aber auch effizienter und schneller.

Mit wenigen Klicks lassen sich einzelne E-Mail-Adressen aus einer bestehenden Verteilerliste entfernen, ohne sie endgültig aus der Liste zu löschen. Mit den gleichen Arbeitsschritten lassen sich aber auch genauso einfach einzelne E-Mail-Adressen dem Verteiler hinzufügen.

Und so einfach ist der kleine Kniff:

1. Starten Sie Outlook, und öffnen Sie eine neue E-Mail.

2. Tragen Sie in das E-Mail-Adressfeld den Namen der Verteilerliste ein oder suchen und fügen ihn über die Schaltfläche „An“ ein. Klicken Sie anschließend im Menüband „Nachricht“ auf die Schaltfläche „Namen überprüfen“. Der eingetragene Verteilername wird nun in Fettschrift dargestellt und ein Pluszeichen wird dem Namen vorangestellt.

3. Wenn Sie nun auf das Pluszeichen klicken, folgt die Meldung „Liste erweitern“, die Sie mit „OK“ bestätigen.

4.  Die Einzel-Adressen der gesamten Verteilerliste werden jetzt in der Adresszeile angezeigt. Mit einem einfachen Klick auf eine nicht benötigte Adresse wird diese markiert und kann nun mit der Taste [Entf] aus dem Verteiler gelöscht werden. Wahlweise können Sie noch weitere, dem Verteiler nicht zugehörige E-Mail-Adressen, hinzufügen.

Die auf diese Weise geänderten Verteilerlisten, gelten nur für die aktuelle E-Mail. Die in den Kontakten gespeicherte Verteilerliste wird nicht geändert.

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Outlook & Word: Verteilerlisten für Word-Rundschreiben erstellen

Oftmals ist es erforderlich, Einladungen oder andere Rundschreiben an eine Vielzahl von Personen zu senden. Über eine Kombination von Word und Outlook lässt sich mit wenigen Schritten der Versand eines entsprechenden Rundschreibens automatisieren. Hierfür stehen in Outlook die persönlichen Verteilerlisten zur Verfügung. Hierbei handelt es sich um Gruppen von E-Mail-Adressen, die zum Versand einer Nachricht ausgewählt werden können.

Um eine Arbeit mit Verteilerlisten zu ermöglichen, muss das persönliche Adressbuch aktiviert sein. Starten Sie Outlook auf die gewohnte Weise und gehen Sie zu „Extras | Dienste“. Sollte Ihr persönliches Adressbuch nicht in der angezeigten Auswahlliste erscheinen, fügen Sie über die Schaltfläche „Hinzufügen“ ein neues Adressbuch hinzu. Nach Auswahl des entsprechenden Eintrags klicken Sie auf „OK“. Anschließend ist es erforderlich, Outlook zu beenden und wieder zu starten.

Im Anschluss können Sie dann die benötigten Verteilerlisten anlegen. Als Erstes ist es erforderlich, die entsprechenden E-Mail-Adressen zu erfassen. Gehen Sie hierzu im Menü „Extras“ auf die Option „Adressbuch“. Hier können Sie nun über den Befehl „Datei | Neuer Eintrag“ die gewünschten E-Mail-Adressen zufügen. Für den Fall, dass Sie mit unterschiedlichen Adressbüchern arbeiten, ist es wichtig, dass Sie im Menu „“Neuer Eintrag“ auf die korrekte Einstellung des Kombinationsfeldes „In“ achten.

Damit Sie eine neue Verteilerliste anlegen können, gehen Sie im Adressbuch auf „Datei | Neuer Eintrag“. Sie können danach über das Feld „In“ die Option „Persönliches Adressbuch“ auswählen. Etwas darüber finden Sie den Eintrag „Persönliche Verteilerliste“, den Sie bitte auswählen. Die Auswahl können Sie dann mit einem Klick auf „OK“ bestätigen. Der anschließende Dialog bietet die Möglichkeit, die Liste mit einem Namen zu versehen. Danach gehen Sie auf „Mitglieder hinzufügen/ entfernen“. Sie haben nun die Möglichkeit genau wie beim Verfassen einer neuen Mail Adressen zur Verteilerliste hinzuzufügen. Am Ende können Sie die Bearbeitung über einen Klick auf „OK“ abschließen.

Möchten Sie direkt aus Word heraus eine Nachricht versenden, müssen Sie dort zunächst den Brief erstellen. Nach der Erstellung gehen sie auf „Datei | Senden an | E-Mail-Empfänger“. Daraufhin öffnet sich ein Outlook-Fenster, in welchem Sie auf die Schaltfläche „An“ klicken. Es öffnet sich anschließend das Kombinationsfeld „Namen anzeigen aus“. In diesem wählen Sie die Option „Persönliches Adressbuch“ aus und machen einen Doppelklick auf Verteilerliste. Das Word-Dokument wird nun als Anhang direkt über Outlook an die ausgewählten Empfänger gesendet. Das bedeutet jedoch, dass alle Empfänger eine installierte Word-Version benötigen, um die Nachricht lesen zu können. Falls Sie sich nicht sicher sind, dass alle Empfänger Word nutzen, kopieren Sie den Text einfach über die Zwischenablage in die E-Mail.