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Outlook Verteilerlisten: Neue Verteiler einrichten und mehrere Empfänger mit einem Klick addressieren

Es kommt öfters vor, dass E-Mails immer an dieselben Personen gesendet werden müssen. Um Ihnen in diesem Fall die Arbeit zu erleichtern, gibt es in Outlook die Möglichkeit sogenannte Verteilerlisten anzulegen. Dadurch müssen Sie nicht mehr jeden Empfänger einzeln in das Feld Empfänger schreiben, sondern können hier einfach die komplette Verteilerliste eintragen. Die betreffende E-Mail wird dann an alle Mitglieder der jeweiligen Liste gesendet.

Verteilerlisten anlegen

Um eine Verteilerliste zu erstellen, wechseln Sie in Outlook zunächst zu den Kontakten. Wählen Sie hier „Datei | Neu | Verteilerliste“ aus; bei Outlook 2010 klicken Sie auf „Neue Kontaktgruppe“. Im Feld „Name“ können Sie der Liste nun einen aussagekräftigen Namen geben, damit Sie diese später bei mehreren Listen sofort finden. Um Kontakte aus dem Adressbuch in die Liste einzufügen, klicken Sie auf „Mitglieder auswählen“ bzw. „Mitglieder hinzufügen“. Möchten Sie einen Empfänger hinzufügen, der nicht in Ihrem Adressbuch steht dann wählen Sie hierfür „Neu Hinzufügen“ aus. Haben Sie der Liste alle benötigten Adressen zugefügt, dann können Sie die Bearbeitung mit einem Klick auf „Speichern und Schließen“ beenden. Für den Fall, dass bereits eine Liste mit demselben Namen existiert, legt Outlook einfach eine zweite Verteilerliste an. Sie erkennen Verteilerlisten im Adressbuch ganz einfach am Icon mit den zwei Köpfen.

E-Mail an Verteilerliste schicken

Möchten Sie nun eine E-Mail an die erstellte Verteilerliste senden, klicken Sie in der neuen Mail auf den Button „An“ und wählen die gewünschte Liste aus dem anschließenden Kontaktdialog mit einem Doppelklick aus. Sie haben nun noch die Möglichkeit weitere Empfänger außerhalb der Liste ebenfalls im Feld „An“ einzutragen. Trennen Sie die Eintragungen einfach mit einem Komma oder einem Strichpunkt. Sobald Sie die Mail abschicken, wird der Name der Verteilerlisten durch die darin enthaltenen Empfänger ersetzt.

Sie können einmal erstellte Verteilerlisten jederzeit bearbeiten. Öffnen Sie hierzu einfach die Verteilerliste unter Kontakte mit einem Doppelklick. Nun können Sie durch einen Klick auf „Mitglieder auswählen“ neue Empfänger hinzufügen. Fall Sie eine Adresse nicht mehr benötigen, können Sie diese mit einem Klick auf „Entfernen“ wieder löschen. Nach Durchführung der gewünschten Änderungen klicken Sie wieder auf „Speichern und Schließen“.

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Outlook & Word: Verteilerlisten für Word-Rundschreiben erstellen

Oftmals ist es erforderlich, Einladungen oder andere Rundschreiben an eine Vielzahl von Personen zu senden. Über eine Kombination von Word und Outlook lässt sich mit wenigen Schritten der Versand eines entsprechenden Rundschreibens automatisieren. Hierfür stehen in Outlook die persönlichen Verteilerlisten zur Verfügung. Hierbei handelt es sich um Gruppen von E-Mail-Adressen, die zum Versand einer Nachricht ausgewählt werden können.

Um eine Arbeit mit Verteilerlisten zu ermöglichen, muss das persönliche Adressbuch aktiviert sein. Starten Sie Outlook auf die gewohnte Weise und gehen Sie zu „Extras | Dienste“. Sollte Ihr persönliches Adressbuch nicht in der angezeigten Auswahlliste erscheinen, fügen Sie über die Schaltfläche „Hinzufügen“ ein neues Adressbuch hinzu. Nach Auswahl des entsprechenden Eintrags klicken Sie auf „OK“. Anschließend ist es erforderlich, Outlook zu beenden und wieder zu starten.

Im Anschluss können Sie dann die benötigten Verteilerlisten anlegen. Als Erstes ist es erforderlich, die entsprechenden E-Mail-Adressen zu erfassen. Gehen Sie hierzu im Menü „Extras“ auf die Option „Adressbuch“. Hier können Sie nun über den Befehl „Datei | Neuer Eintrag“ die gewünschten E-Mail-Adressen zufügen. Für den Fall, dass Sie mit unterschiedlichen Adressbüchern arbeiten, ist es wichtig, dass Sie im Menu „“Neuer Eintrag“ auf die korrekte Einstellung des Kombinationsfeldes „In“ achten.

Damit Sie eine neue Verteilerliste anlegen können, gehen Sie im Adressbuch auf „Datei | Neuer Eintrag“. Sie können danach über das Feld „In“ die Option „Persönliches Adressbuch“ auswählen. Etwas darüber finden Sie den Eintrag „Persönliche Verteilerliste“, den Sie bitte auswählen. Die Auswahl können Sie dann mit einem Klick auf „OK“ bestätigen. Der anschließende Dialog bietet die Möglichkeit, die Liste mit einem Namen zu versehen. Danach gehen Sie auf „Mitglieder hinzufügen/ entfernen“. Sie haben nun die Möglichkeit genau wie beim Verfassen einer neuen Mail Adressen zur Verteilerliste hinzuzufügen. Am Ende können Sie die Bearbeitung über einen Klick auf „OK“ abschließen.

Möchten Sie direkt aus Word heraus eine Nachricht versenden, müssen Sie dort zunächst den Brief erstellen. Nach der Erstellung gehen sie auf „Datei | Senden an | E-Mail-Empfänger“. Daraufhin öffnet sich ein Outlook-Fenster, in welchem Sie auf die Schaltfläche „An“ klicken. Es öffnet sich anschließend das Kombinationsfeld „Namen anzeigen aus“. In diesem wählen Sie die Option „Persönliches Adressbuch“ aus und machen einen Doppelklick auf Verteilerliste. Das Word-Dokument wird nun als Anhang direkt über Outlook an die ausgewählten Empfänger gesendet. Das bedeutet jedoch, dass alle Empfänger eine installierte Word-Version benötigen, um die Nachricht lesen zu können. Falls Sie sich nicht sicher sind, dass alle Empfänger Word nutzen, kopieren Sie den Text einfach über die Zwischenablage in die E-Mail.

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Outlook Verteiler: Wie Sie mehrere E-Mail-Empfänger in einer Verteilerliste zusammenfassen

Die Adreßbücher von Outlook sind eine feine Sache. Beim Verschicken einer elektronischen Nachricht brauchen Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers nicht manuell einzutragen, sondern wählen sie bequem per Mausklick aus der Adressenliste aus. Soll die elektronische Botschaft gleich mehrere Empfänger erreichen, kann die manuelle Auswahl der Adressaten jedoch schnell zur Sisyphusarbeit ausarten. Insbesondere, wenn Sie die Nachricht regelmäßig – zum Beispiel jede Woche – an die gleichen Empfänger verschicken.

Für derartige Aufgaben stellt Outlook die sogenannten Verteilerlisten zur Verfügung. In der Verteilerliste können Sie mehrere Empfänger zu einer Gruppe zusammenfassen. Der Vorteil: Beim Versenden einer Nachricht brauchen Sie dann nur noch die jeweilige Gruppe auszuwählen.

Verteiler einrichten

Um mehrere Mail-Empfänger in einer Verteilerliste zusammenzufassen, rufen Sie zunächst den Menübefehl Extras -> Adreßbuch auf. Klicken Sie anschließend auf die erste Schaltfläche der Symbolleiste, oder rufen Sie den Menübefehl Datei -> Neuer Eintrag auf. Wählen Sie im nachfolgenden Dialogfenster den Eintrag Persönliche Verteilerliste, und klicken Sie auf Ok.

Geben Sie in das Feld Name eine Bezeichnung für die Verteilerliste ein, zum Beispiel Buchhaltung oder Projektmanager, und klicken Sie auf die Schaltfläche Mitglieder hinzufügen/entfernen.

Wer ist mit dabei?

Im nachfolgenden Fenster bestimmen Sie, welche E-Mail-Empfänger der Verteilerliste angehören sollen. Fügen Sie die gewünschten Mitglieder in die Liste Persönliche Verteilerliste ein, indem Sie sie markieren und auf die Schaltfläche Mitglieder klicken. Ganz wichtig: Über das Listenfeld Namen anzeigen aus können Sie auf sämtliche Outlook-Adreßbücher zurückgreifen. Somit ist es möglich, Empfänger aus verschiedenen Adreßbüchern in die Verteilerliste aufzunehmen, etwa aus dem persönlichen Adreßbuch, dem Kontakt-Register von Outlook, dem CompuServe-Adreßbuch oder dem Microsoft-Network-Adreßbuch. Sobald Sie alle Mitglieder der Verteilerliste bestimmt haben, schließen Sie die Dialogfenster per Mausklick auf die Schaltfläche Ok.

Outlook speichert die Verteilerlisten im persönlichen Adreßbuch. Um die Verteiler anzuzeigen, wählen Sie aus der Liste Namen anzeigen aus den Eintrag Persönliches Adreßbuch. Im Adreßbuch erkennen Sie die Verteilerlisten sofort anhand eines speziellen Symbols sowie anhand des fett formatierten Namens.

Mail an alle

Eine E-Mail an alle Mitglieder einer Verteilerliste zu schicken, ist eine Sache von wenigen Mausklicks. Klicken Sie im Nachrichtenfenster zunächst auf die Schaltfläche An, um das Dialogfenster Namen auswählen einzublenden. Öffnen Sie die Liste Namen anzeigen aus, und wählen Sie den Listeneintrag Persönliches Adreßbuch. Anschließend können Sie die gewünschte Verteilerliste auswählen, auf die Schaltfläche An klicken und das Dialogfenster wieder schließen. Im Adreßfeld der E-Mail erscheint anschließend lediglich der Name der Verteilerliste, die E-Mail erreicht jedoch jedes einzelne Mitglieder der Liste.