Tipps, Tricks & Kniffe

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  • Outlook: Arbeitserleichterung dank Vorlagen

    Wer regelmäßig immer wiederkehrende Aufgaben erledigt und zum Beispiel wieder und wieder E-Mails mit gleichem Inhalt an immer die gleichen Empfänger verschickt, kennt die Arbeitsabläufe in- und auswendig: Neue E-Mail öffnen, Empfänger auswählen, Betreff eintragen, Grußformel eingeben, Nachrichtentext eintippen und so weiter. Warum sparen Sie sich nicht die Sisyphusarbeit und verwenden statt dessen Vorlagen?

    Neue Elemente mit vordefiniertem Inhalt

    Sie können sich Vorlagen wie bereits bedrucktes Papier vorstellen, auf dem bereits all das eingetragen ist, was Sie sowieso immer brauchen: Absender, Grußformel, Schlußformel, Signatur, Bankverbindung und ähnliches. Sie brauchen in der Vorlage nur noch den individuellen Text einzutragen und schon ist die E-Mail fertig. Gleiches gilt für Termine, Kontakte, Aufgaben, Journale und Notizen: Wenn Sie regelmäßig immer wieder ähnliche Elemente erstellen, beispielsweise Besprechungen mit immer wieder der gleichen Teilnehmerliste oder Aufgaben mit immer wieder gleichen Beschreibungen, erstellen Sie einfach eine Vorlage, die alle Textpassagen und Einstellungen enthält, die Sie regelmäßig benötigen.

    Neue Vorlagen zaubern

    Um eine neue Vorlage zu erstellen, öffnen Sie zunächst ein neues Element, beispielweise eine E-Mail, und füllen die Dialogfelder des Elements so aus, wie die Vorlage später aussehen soll. Sie legen also die Standardeinstellungen und –texte fest, die später bei jedem neuen Element voreingestellt sein sollen. Sobald Sie die Vorlage nach Ihren Wünschen gestaltet haben, rufen Sie den Menübefehl „Datei -> Speichern unter“ auf und wählen im Listenfeld „Dateityp“ den Eintrag „Outlook-Vorlage (*.oft)“. Geben Sie den gewünschten Namen für die Vorlage ein, und bestätigen Sie mit „Speichern“.

    Wo die Vorlagen schlummern

    Alle Outlook-Vorlagen befinden sich in der Regel im VORLAGENOUTLOOK-Ordner von Microsoft Office.

    Vorlagen einsetzen

    Nachdem Sie die gewünschte Vorlage gespeichert haben, können Sie sie jederzeit für neue Elemente, beispielsweise für neue E-Mail-Nachrichten oder Aufgaben, verwenden. Hierzu rufen Sie den Menübefehl „Datei > Neu > Vorlage wählen“ auf und wechseln in das Register „Outlook“. Markieren Sie die gewünschte Vorlage, und bestätigen Sie mit „Öffnen“. Outlook öffnet anschließend die gewünschte Vorlage, die bereits mit den vordefinierten Texten, Optionen und Einstellungen versehen ist.

  • Outlook: Kontaktformulare im Eigenbau – Im Handumdrehen eigene Kontakt-Formulare gestalten

    Microsoft hat sich bei der Gestaltung der Eingabemasken viel Mühe gegeben. Für Adressen stehen genügend Eingabefelder zur Verfügung, die eigentlich das gesamte Spektrum der Adreßverwaltung abdecken. Eigentlich… Denn mitunter vermißt man doch das eine oder andere Eingabefeld, etwa für wichtige Kundendaten wie Zahlungsziel oder Rabatte. Doch keine Sorge: Die Eingabemasken lassen sich beliebig erweitern.

    Neue Register im Kontakt-Fenster

    Um eine individuelle Adressmaske zu gestalten, öffnen Sie zunächst ein leeres Kontakt-Dialogfenster und rufen den Befehl “Extras -> Outlook-Formular entwerfen” auf. Es erscheinen zusätzliche Register-Karten, in denen Sie Ihrer Phantasie freien Lauf lassen können. Wechseln Sie zunächst in das Register “Eigenschaften”, und geben Sie dem Formular einen Titel, etwa “Kunden”. Wechseln Sie anschließend in das Register mit der Bezeichnung “S.2″. Geben Sie der Registerkarte über den Menübefehl “Formular -> Seite” einen aussagekräftigen Namen, z.B. “Kundendaten”

    Neue Steuerelemente

    Über das Fenster “Feldauswahl” können Sie per Drag-and-Drop anschließend beliebige Felder mitsamt Benennung einfach in die Maske ziehen. Über die Schaltfläche “Neu” erzeugen Sie neue Felder, etwa für Zahlungsziel, Versandart oder Rabatte.

    Neben einfachen Eingabefeldern sind auch Steuerelemente, wie Listenfelder oder Kontrollkästchen herzlich willkommen. Blenden Sie hierzu mit “Formular -> Steuerelementleiste” die Werkzeugsammlung ein. Möchten Sie beispielsweise eine Liste “Versandart” einfügen, ziehen Sie das Steuerelement “Kombinationsfeld” mit gedrückter Maustaste in die Maske. Klicken Sie anschließend mit der rechten Maustaste auf das Kombinationsfeld, und wählen Sie den Befehl “Eigenschaften”. Erstellen Sie mit Hilfe der Schaltfläche “Neu” ein neues Textfeld „Versandart“. Geben Sie in das Feld “Mögliche Werte” die Werte ein, die später im Listenfeld auftauchen sollen, etwa “Post; Kurier; Spedition; UPS, DPD”. Somit können Sie später die Versandart per Mausklick aus der Liste auswählen. Erweitern Sie auf diese Weise die einzelnen Register um die gewünschten Steuerelemente und Datenfelder.

    Noch mehr Formulare auf der CD

    Auf der Office-CD-ROM finden Sie einige Beispielformulare, die Sie modifizieren oder als Vorgabe für eigene Ideen nutzen können. Im Ordner CDZugabeVorlagenOutlook finden Sie u.a. vorgefertigte Beispiele für Urlaubsanträge, Schulungsplanungen oder Kleinanzeigen.

    Formulare speichern

    Sobald das Formular Ihren Wünschen entspricht, speichern Sie es als neue Vorlage. Rufen Sie hierzu den Menübefehl “Datei -> Speichern unter” auf, und speichern das Formular als Vorlage im Ordner “Microsoft OfficeVorlagenOutlook”. Nennen Sie die neue Vorlagen zum Beispiel “Kunden”. Schließen Sie das Fenster, und bestätigen Sie die nachfolgende Sicherheitsabfrage mit “Nein”.

    Formulare in Aktion

    Ab sofort können Sie neue Kontakte auf der Grundlage des neu gestalteten Formulars einfügen. Rufen Sie hierzu den Menübefehl “Datei -> Neu -> Vorlage wählen” auf, und wechseln Sie in das Register “Outlook”. Dort finden Sie neben den Standardformularen auch Ihre eigenen Entwürfe. Wählen Sie die gewünschte Vorlage aus, und bestätigen Sie mit ÖFFNEN. Im neuen Register “Kundendaten” tragen Sie die Zusatzinformationen wie Zahlungsziel, Versandart oder Rabatt ein.

    Formulare veröffentlichen

    Sie können Ihre selbstgestalteten Vorlagen auch veröffentlichen und somit beispielsweise anderen Exchange-Server-Anwendern zugänglich machen. Rufen Sie hierzu im Formularfenster den Befehl “Datei -> Formular veröffentlichen unter” auf. Achtung: Um die Formulare dann nutzen zu können, müssen Sie sie im Formular-Manager (“Extras -> Optionen -> Formulare verwalten -> Formulare”) als persönliche Formulare einrichten. Einfacher ist da der Weg über den Befehl “Speichern unter”.

  • Outlook: Vorlagen und Formulare auf der Office-CD-ROM

    Das ist praktisch: Wenn Ihnen die Standard-Eingabeformulare von Outlook nicht zusagen, können Sie jederzeit selbst Hand anlegen und eigene Vorlagen und Formulare „basteln“. Das Gestalten eigener Vorlagen ist jedoch nicht jedermanns Sache. Das muß es auch nicht, denn Microsoft hat der Office-97-CD gleich ein paar fertige Vorlagen beigelegt. Hierzu gehören zum Beispiel einsatzbereite Vorlagen für Abwesenheitsnotizen, Schulungsplanungen oder Urlaubsanträge.

    Beispielvorlagen und -formulare installieren

    Um die neuen Vorlagen zu installieren, starten Sie den Windows-Explorer und wechseln auf der Office-CD in den Ordner „CdzugabeVorlagenOutlook“. Klicken Sie dort doppelt auf die Datei „Outlfrms.exe“; Windows NT-Anwender starten die Datei „Outlfmsnt.exe“. Nachdem Sie den Ordner bestimmt haben, in den Sie die Beispielformulare und -vorlagen installieren möchten, können Sie direkt einen Blick in die Beispiele werfen.

    Vorlagen begutachten

    Starten Sie Outlook, und rufen Sie den Menübefehl „Datei -> Ordner mit Sonderfunktion öffnen -> Persönlicher Ordner“ auf. Wechseln Sie in den Ordner, in den Sie die Datei „Formular.pst“ installiert haben; das ist in der Regel der Ordner „ProgrammeMicrosoft OfficeOffice „. Markieren Sie die Datei „Formular.pst“, und bestätigen Sie die Auswahl mit „Öffnen“.

    Ab sofort finden Sie in der Ordnerliste, die Sie mit dem Menübefehl“Ansicht -> Ordnerliste“ einblenden, einen neuen Ordner namens „Beispielformulare“. Hier können Sie einen Blick in die Microsoft-Beispiele werfen und anhand der Beschreibungen entscheiden, welches der Formulare Sie dauerhaft installieren möchten.

    Vorlagen einbinden

    Wenn Sie eines der Beispiele einsetzen möchten, müssen Sie es zunächst in Ihre persönliche Formularbibliothek einbinden. Hierzu rufen Sie den Menübefehl „Extras -> Optionen“ auf und wechseln in das Register „Formulare verwalten“. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Formulare“ und anschließend links oben auf „Einrichten“. Wählen Sie im nachfolgenden Dialogfenster im Ordner „Beispielformulare“ den gewünschten Unterordner aus, und bestätigen Sie mit OK.

    Anschließend können Sie die gewünschten Formulare markieren und mit „Kopieren“ in Ihre persönliche Formularbibliothek aufnehmen. Sobald Sie alle gewünschten Formulare eingebunden haben, klicken Sie auf „Schließen“ – voilá, die neuen Formulare sind nun Einsatzbereit. Rufen Sie hierzu den Menübefehl „Datei -> Neu -> Formular auswählen“ auf, und wählen Sie das gewünschte Formular aus.

    Weg mit den Beispielformularen

    Wenn Sie den Ordner „Beispielformulare“ wieder aus der Ordnerliste entfernen möchten, rufen Sie zunächst den Menübefehl „Extras -> Dienste“ auf. Markieren Sie anschließend den Eintrag „Beispielformulare“, und klicken Sie auf die Schaltfläche „Entfernen“.

    Das ist praktisch: Wenn Ihnen die Standard-Eingabeformulare von Outlook nicht zusagen, können Sie jederzeit selbst Hand anlegen und eigene Vorlagen und Formulare „basteln“. Das Gestalten eigener Vorlagen ist jedoch nicht jedermanns Sache. Das muß es auch nicht, denn Microsoft hat der Office-97-CD gleich ein paar fertige Vorlagen beigelegt. Hierzu gehören zum Beispiel einsatzbereite Vorlagen für Abwesenheitsnotizen, Schulungsplanungen oder Urlaubsanträge. 

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