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Excel Plausibilitätskontrolle: Falscheingaben und ungültige Werte verhindern
Wenn Sie beim Ausfüllen von Excel-Zellen, die an anderer Stelle in Formeln verwendet werden, das Komma falsch setzen, kann das fatale Auswirkungen haben. Zum Beispiel in einer Rechnung, in der statt 5,0 versehentlich 50,0 Prozent Rabatt gewährt wird. Damit es nicht zu solch utopischen Preisnachlässen und anderen Fehlern kommt, können Sie alle kritischen Zellen vor Fehleingaben schützen.
Nur plausible Eingaben akzeptieren
Das funktioniert, da Excel mit einer cleveren Schutzfunktion ausgestattet ist, die bei der Eingabe eines unrealistischen Wertes – etwa einem Rabatt von mehr als zehn Prozent – Alarm schlägt. So richten Sie die Plausibiliätskontrolle und den Schutz vor Fehleingaben ein:
1. Markieren Sie die Zellen, die vor Fehleingaben geschützt werden sollen.
2. Rufen Sie bei Excel bis zu Version 2003 den Menübefehl „Daten | Gültigkeit“ auf; bei Excel 2007/2010 klicken Sie auf „Daten“ und dann in der Registergruppe „Datentools“ auf die Schaltfläche „Datenüberprüfung“.
3. Im nächsten Fenster legen Sie den Spielraum für „sinnvolle“ Werte fest, bei Rabatten etwa nur Dezi-malwerte zwischen 0 und 10.
4. Wechseln Sie zum Register „Fehlermeldung“, und geben Sie den Warnhinweis ein, der bei ungültigen Werten erscheinen soll.
5. Schließen Sie das Fenster mit OK.
Fehleingaben und utopische Werte sind für diese Zellen ab sofort nicht mehr möglich. Sollte doch ein falscher Wert eingegeben werden, blendet Excel die gewünschte Warnmeldung ein. Mit einem Klick auf „Wiederholen“ schließen Sie das Warnfenster und können sofort einen neuen Wert eingeben.
Outlook Regelassistent: E-Mail-Alarm für wichtige Nachricht einrichten
Wieder mal eine wichtige E-Mail verpasst? Das kann in Zeiten von Spam und Dutzenden neuen E-Mails pro Tag leicht mal passieren. Muss es aber nicht. Damit wichtigen E-Mails von Vorgesetzten, Freunden oder Bekannten nicht mehr untergeben, können Sie einen E-Mail-Alarm einrichten. Trudelt eine wichtige Mail ein, schlägt Outlook sofort Alarm.
E-Mail-Alarm einrichten
Um bei Outlook den E-Mail-Alarm für wichtige Nachrichten einzurichten, richten Sie mit dem Regelassistenten eine neue Regel ein. So geht’s:
1. Öffnen Sie eine beliebige Mail des entsprechenden Absenders, etwa die letzte Nachricht des Vorgesetzten.
2. Dann rufen Sie den Befehl „Aktion | Regel erstellen“ auf auf. Bei Outlook 2007 klicken Sie im Mailfenster auf die Schaltfläche „Regel erstellen“, bei Outlook 2010 klicken Sie im Bereich „Verschieben“ auf den aufgeklappten Ordner und dann auf „Regel erstellen“.
3. Im nächsten Fenster markieren Sie die erste Option mit dem Namen des Absenders und kreuzen das Kontrollkästchen „Gewählten Sound wiedergeben“ an.
4. Danach klicken Sie auf „Erweiterte Optionen“ und bestätigen das erste Fenster des Assistenten mit „Weiter“.
5. Wählen Sie den Eintrag „im Benachrichtigungsfenster für neue Elemente diesen Text anzeigen“ aus und tragen darunter den gewünschten Hinweistext ein, zum Beispiel „Wichtige Nachricht!“. Bei Outlook 2007 und 2010 müssen Sie zur Texteingabe auf die blau unterstrichenen Worte „diesen Text“ klicken.
6. Klicken Sie auf „Fertig stellen“, um den Alarm scharfzustellen.
Sobald von diesem Absender eine weitere E-Mail eintrudelt, blendet Outlook das Dialogfenster „Benachrichtigung bei neuen Elementen“ mit der eigenen Warnmeldung ein und spielt einen Hinweiston an. Wichtige E-Mails gehen so garantiert nicht mehr unter.
Windows 7 Benutzerkontensteuerung: Festlegen, wann und wie oft Warnfenster erscheinen
Seit Windows Vista gibt es die sogenannte Benutzerkontensteuerung. Die sorgt dafür, dass vor „gefährlichen“ Änderungen am System gewarnt und zuerst eine Bestätigung eingeholt wird. Bei Windows Vista war das richtig lästig. Ständig präsentierte Vista ein Warnfenster. Bei Windows 7 sind es zum Glück weniger geworden. Sie können sogar genau festlegen, wie „scharf“ die Benutzerkontensteuerung eingestellt ist.
Seit Windows 7 erscheinen die Warnfenster nur noch, wenn fremde Programme Änderungen am System vornehmen möchten. Werden Sie hingegen selbst aktiv, werden die Änderungen ungefragt übernommen. Mit folgenden Schritte können Sie selbst festlegen, wie genau Windows 7 auf ungewollte Änderungen achtet:
1. Öffnen Sie die Systemsteuerung („Start | Systemsteuerung“), und klicken Sie auf „System und Sicherheit“.
2. Anschließend klicken Sie auf „Wartungscenter“ und dann auf „Einstellungen der Benutzerkontensteuerung ändern“.
3. Auf der folgenden Seite haben Sie die Wahl zwischen vier Stufen. Ideal und ein guter Kompromiss ist die zweite Stufe von unten. Windows warnt damit vor gefährlichen Eingriffen, der Bildschirm wird aber nicht mehr komplett ausgegraut.
4. Bestätigen Sie die Änderungen per Klick auf OK.