Häufig verwendete Texte, wie Grußformeln, Lieferhinweise oder Disclaimer erfordern viel Tipperei und kostet wertvolle Zeit. Egal ob du E-Mails schreiben, Web-Formulare ausfüllen oder mehrere Artikel bei eBay einstellen möchtest, mit dem richtigen Tool fügst du wiederkehrende Textbausteine blitzschnell ein.
Lade dir von der Firefox Add-Ons-Seite die Erweiterung Clippings herunter und füge sie deinem Browser hinzu. Ein Neustart ist nicht erforderlich. Clippings ist übrigens auch mit dem E-Mail-Client Mozilla Thunderbird kompatibel.
Über das Clippings-Icon in der Browserleiste startest du das Tool und klickst auf Neuer Textbaustein. In der Titelzeile legst du den Namen des Bausteins fest und gibst dann im Eingabebereich den benötigten Text ein. Er wird beim Beenden der Eingabemaske automatisch gespeichert.
Um gespeicherte Textbausteine einzufügen, klickst du mit der rechten Maustaste in das betreffende Eingabefeld und gelangst im Kontextmenü über Clippings zu deinen gespeicherten Textbausteinen. Mit einem Mausklick wählst du den gewünschten Text aus, der anschließend automatisch eingefügt wird.
Fazit:
Clippings ist eine sehr sinnvolle Browser-Erweiterung für alle Nutzer, die mit häufig wiederkehrenden Texten arbeiten müssen.
Allerdings gibt es auch einen Nachteil. Das Tool funktioniert mit Outlook leider nicht. Wohl aber mit Webmailern wie Gmail, GMX oder Web.de.
Das viele Nutzer mehrere E-Mail-Adressen besitzen, ist nicht besonders ungewöhnlich. Allerdings muss man sich in so einem Fall die dazugehörigen Kennwörter merken oder irgendwo notieren. Da kann es schon mal passieren, dass das eine oder andere Passwort mit der Zeit verloren geht. Mit dem passenden Tool lassen sich die Passwörter bei Outlook schnell auslesen.
Lade dir das kostenlose Tool Mail PassView von der Webseite von NirSoft herunter und installiere es auf deinem Rechner.
Um die Passwörter deiner, über Outlook eingerichteten E-Mail-Accounts zu rekonstruieren, startest du einfach nur das Programm Mail PassView. Die Kennwörter werden dann automatisch ausgelesen und in einer Liste angezeigt.
Solltest du dein Outlook mit einem Masterpasswort geschützt und dieses vergessen haben, funktioniert diese Variante leider nicht.
Weitere E-Mail-Clients
Mail PassView unterstützt neben Outlook auch GMail, Yahoo! Mail, Windows Mail und Live Mail, Outlook Express, IncrediMail, Eudora, Netscape 6.x/7.x, Mozilla Thunderbird, Group Mail Free und Hotmail/MSN-Mail.
Die meisten E-Mail-Anbieter die wir deutschen User nutzen, sind amerikanischen Ursprungs und damit auch der amerikanischen Gerichtsbarkeit unterstellt. Seit den Terroranschlägen 2001 auf das World Trade Center haben die Geheimdienste leichten Zugriff auf die Datenbestände dieser E-Mail-Provider. Ein sicherer Nachrichtenversand ist bei diesen Anbietern kaum möglich. Um einigermaßen sicher vor NSA & Co zu sein, muss man sich auf Provider in Europa beschränken. Bei uns gibt es ein paar recht sichere Alternativen.
Deutsche Anbieter, deutsches Recht
Deutsche Anbieter wie GMX oder Web.de unterliegen unseren Datenschutzbestimmungen und dürfen nur unter bestimmten Voraussetzungen die Daten eines Mailpostfaches an Polizei oder Geheimdienst übergeben. Dies ist ein richterlicher Beschluss für die polizeilichen Ermittlungen oder ein Beschluss der G10-Kommission bei Zugriff von Geheimdiensten wie dem BND oder MAD.
Besserer Datenschutz in der Schweiz
Besonders restriktiv ist der Datenschutz in der Schweiz. Der dort ansässige, noch recht junge E-Mail-Provider ProtonMail (gegründet von CERN Wissenschaftlern), bietet seinen Kunden verschlüsselte Konten und eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für den E-Mail-Versand. Unabhängig davon, ob es ein kostenloses oder ein kostenpflichtiges ProtonMail-Konto ist. Verschlüsselt wird mit AES, RSA und OpenPGP.
Für das Anlegen eines Kontos benötigst du nur eine E-Mail-Adresse und zwei Passwörter. Ein Kennwort dient als Login, das Zweite entschlüsselt den Inhalt deines E-Mail-Kontos.
In diesem Artikel erfährst du übrigens, wie man sich ein komplexes Passwort leicht merken kann.
Ist das Postfach eingerichtet, kann man es wie ein normales E-Mail-Konto benutzen und Nachrichten auch unverschlüsselt versenden. Das Aussehen des Mail-Clients erinnert dabei leicht an GoogleMail.
Nachrichten zwischen ProtonMail-Nutzern werden automatisch mit der End-2-End-Verschlüsselung abgesichert.
Verschlüsselte E-Mails an jedermann senden
Soll eine verschlüsselte Nachricht an eine Adresse eines anderen Providers gesendet werden, dann klickst du bei der Erstellung im Nachrichtenfenster unten links auf das Schloß-Symbol. Dann gibst du ein Message-Passwort ein, wiederholst die Passworteingabe und tippst noch einen optionalen Passworthinweis ein. Über das Uhren-Symbol kannst du zusätzlich noch ein Verfallsdatum festlegen. Nach Ablauf der Zeitspanne wird die Nachricht beim Empfänger automatisch gelöscht.
Der externe Empfänger erhält nun von ProtonMail eine Nachricht mit einem Link, den er durch Eingabe des zuvor verabredeten Passworts öffnen und deine Nachricht entschlüsselt lesen kann. Über die hier eingebaute Reply-Funktion kann er dir, ebenfalls verschlüsselt, antworten. Die Benachrichtigungsmail verfällt automatisch nach 28 Tagen.
Tipp:
Das Sicherheitskonzept bei ProtonMail sieht vor, dass niemand, auch der Provider selber nicht, Zugriff auf die Postfächer hat. Vergisst du deine Zugangsdaten, ist alles in deinem Postfach unwiederbringlich verloren. Es sei denn, du hast bei der Einrichtung eine Recovery-Email-Adresse festgelegt. Über die Settings kannst du dies bei Bedarf aber noch nachholen.
Natürlich gibt es neben dem Webmail-Client ProtonMail auch als App für Android und für´s iPhone/iPad.
Fast jeder hat im Posteingang seines E-Mail-Programms ungelesene Nachrichten. Nach spätestens einer Woche kann man die Übersicht verlieren, welche noch bearbeitet werden müssen. Dann fängt eine zeitraubende Suche an. Dabei lassen sich bei Outlook alle ungelesenen Mails auf einen Schlag anzeigen.
Outlook 2007
Bei dieser älteren Version wählst du den betreffenden Ordner des Posteingangs aus und klickst in der Menüleiste auf Ansicht | Aktuelle Ansicht | Ungelesene Nachrichten in diesem Ordner.
Outlook 2010
Bei Outlook 2010 ist es umständlicher, aber immer noch besser als eine langwierige Einzelsuche. Auch hier markierst du den Ordner, in dem gesucht werden soll. Beachte dabei, dass du dich im Register Start des Menübandes befindest. Ganz rechts, in der Gruppe Suchen, wählst du die Option E-Mail filtern | Ungelesen aus.
Outlook 2013 und 2016
In den Versionen 2013 und 2016 ist das Einblenden wesentlich einfacher. In der Nachrichtenliste des ausgewählten Ordners, befindet sich oben der Button Ungelesen. Damit werden alle nicht geöffneten Nachrichten an den Anfang der Anzeigeliste sortiert.
Ein Grund warum Gmail sehr beliebt ist, liegt an seinem guten Spamfilter. Doch manchmal schafft es die eine oder andere unerwünschte E-Mail doch mal auf den Rechner oder das Smartphone. Gmail erkennt in diesem Fall nicht das es eine Spam-Mail ist. Solche E-Mails, ob Spam oder einfach nur unerwünscht, können ziemlich einfach blockiert werden.
Gmail´s Spamfilter
Wenn unerwünschte Nachrichten doch mal den Posteingang erreichen, dann liegt das folglicherweise daran, dass der Gmail-Spam-Filter diese Art der Werbung noch nicht kennt oder das sie früher mal gewollt war (z. B. ehemalige Newsletter). Ein weiterer Grund könnte auch sein, dass der Absender überhaupt kein Spam-Versender ist und man eigentlich keine Nachricht von dieser Person/Firma erhalten möchte.
Mit den folgenden Arbeitsschritten kann man jeden unerwünschten Absender blockieren.
Nachrichten-Blockade in der Gmail-App
Öffne die Gmail-App auf deinem Smartphone oder dem Tablet und rufe die Nachricht auf, deren Empfang zukünftig blockiert werden soll. Tippe neben dem Antworten-Pfeil auf das Icon mit den drei Punkten um das Kontextmenü zu öffnen…
…und wähle dann die Blockierfunktion aus. In diesem Beispiel heißt sie shpock blockieren.
Ab sofort bist du die nervigen E-Mail dieses Absenders los.
Nachrichten in der Gmail-Desktop-Version blockieren
In der Desktop-Version findest du die Blockade-Funktion ebenfalls im Kontextmenü der Pfeil-Schaltfläche, neben dem Button Antworten.
Mist, jetzt habe ich die falsche E-Mail-Adresse eingegeben!! Wer hat nicht schon einmal einen falschen Empfänger angegeben oder eine unfertige Email versendet? Versehentlich abgesendete Google-E-Mails können seit kurzem wieder zurück geholt werden. So kann die Original-Nachrich überarbeitet, Fehler behoben oder Ergänzungen vorgenommen werden. Die Gründe für eine Rückholung sind vielfältig. Diese Funktion ist bereits in GMail integriert, muss aber manuell eingeschaltet werden.
Die sogenannte Undo-Funktion ist keine versteckte Funktion und über die allgemeinen Einstellungen erreichbar. Starte Google-Mail, klicke dann auf das Zahnradsymbol, und wähle dann die Einstellungen aus.
Im Einstellungsfenster suchst du die Funktion E-Mail zurückrufen aktivieren und setze in die Checkbox ein Häkchen. Dann stellst du über das Drop-Down-Menü die Rückruffrist ein. Zur Auswahl stehen 5, 10, 20 und 30 Sekunden. Zuletzt speicherst du die Änderung mit der Schaltfläche Änderungen speichern am Ende der Seite.
Die Rückruffrist verzögert die Zustellung der Nachricht an den/die Empfänger entsprechend der eingestellten Zeit.
Nur während dieser Zeitspanne ist ein Rückholung der versendeten Nachricht möglich.
Abgesehen von dieser Zeitspanne gibt es noch eine Einschränkung, um die Rückruf-Funktion nutzen zu können. Nur in der Browser-Version von Gmail ist dies möglich. Nutzt man SMTP, zum Beispiel mit einem E-Mail-Client wie Outlook, dann ist ein Rückruf nicht durchführbar.
Der E-Mail-Client Outlook, der ein Teil des Office-Paketes ist, dient auch als Verbindung zum ehemaligen Web-Mailer Hotmail. Dieser heisst heute Outlook.com (Outlook Mail) und kann natürlich auch in Outlook eingebunden werden. Manchmal kommt es aber beim Hinzufügen einer Outlook.com-Email zu Passwortproblemen. Man gibt das Passwort richtig ein und trotzdem lehnt es der Outlook-Client ab. Meist liegt es an einer der folgenden Ursachen.
Falsche Ländereinstellung der Tastatur
Beim schnellen Tippen auf der Tastatur passiert es schon mal, dass man versehentlich auf eine andere Tastatursprache umschaltet. Dadurch ändern etliche Zeichen ihre Position. Nicht nur Buchstaben (Y, Z, Umlaute) sondern auch Sonderzeichen wie der Doppelpunkt, Bindestrich oder das Prozentzeichen. Wenn du hauptsächlich die deutsche Tastatur verwendest, dann deaktiviere einfach den Umschalter.
Aktivierte Feststelltaste
Eine weitere Ursache einer Passwort-Ablehnung ist eine aktivierte Feststelltaste. Sie dient der permanenten Groß-Schreibung, aber auch in verschiedenen (Online-) Games wird sie gerne verwendet. Durch erneutes Drücken wird wird die Feststelltaste wieder deaktiviert. Sie befindet sich links neben der Taste [A]. Viele Tastaturen zeigen übrigens eine aktivierte Feststelltaste mit einer (meist) grünen LED oberhalb des Zahlenblocks an.
Microsoft Konto
Etliche Nutzer haben ein Microsoft Konto, um verschiedene Microsoft Produkte wie OneDrive, XBox oder Office 365 optimal nutzen zu können. Hier liegt dann das Problem bei der aktivierten Zwei-Stufen-Überprüfung. In diesem Fall musst du über die Microsoft-Webseite in deinem Konto ein App-Kennwort erzeugen, weil der Outlook-Client keine Sicherheitscodes unterstützt.
Dann gibst du das Kennwort in der Outlook-Kontoeinrichtung ein.
Spätestens nach dem Erzeugen des App-Kennwortes, sollte das Hinzufügen der Outlook.com-Adresse reibungslos funktionieren.
Nutzen Sie auch für unterschiedliche E-Mail-Konten verschiedene E-Mail-Programme? Sind Sie dann auch etwas genervt, wenn Sie eine bestimmte E-Mail suchen und dazu alle E-Mail-Konten durchforsten müssen? Je nachdem wo Sie sich auch gerade befinden, haben Sie unter Umständen gar keinen Zugriff auf alle Ihre E-Mail-Konten. Aber damit ist jetzt Schluss. Mit dem kostenlosen Programm „Mailstore Home“ archivieren Sie alle E-Mail-Konten auf einmal.
Dabei können Sie entscheiden, ob die Datenbank auf CD/DVD, USB-Stick oder (externe) Festplatte gespeichert werden soll. Installieren Sie das Tool auf einem mobilen Speicher, dann können Sie die Datenbank sogar überall hin mitnehmen.
Download von „Mailstore Home“
Laden Sie das Programm „Mailstore Home“ von der Webseite…
…herunter und installieren Sie es auf einem beliebigen Datenträger. Dazu klicken Sie einfach auf die Download-Schaltfläche und folgen dann den Installationsanweisungen.
Während des Installations-Verlaufs können Sie eine Version zur Installation auswählen.
Der erste Programmstart und Archivierung
Nach dem ersten Programmstart müssen Sie zuerst Ihre die E-Mails Ihrer verschiedenen Konten archivieren. Klicken Sie dazu im linken Bereich von „Mailstore Home“ auf „E-Mails archivieren“. Dann wählen Sie auf der rechten Seite unter „E-Mail-Programme“ den betreffenden E-Mail-Client aus. In unserem Beispiel wählten wir „Microsoft Outlook“. Das ausgewählte E-Mail-Programm wird im Bereich „Gespeicherte Profile“ angezeigt. Mit einem Doppelklick auf den Eintrag wird die Archivierung gestartet.
Die Archivierung von Googlemail- und Webmail-Konten ist ähnlich einfach. Geben Sie unter „Profil erstellen“ die betreffende E-Mail-Adresse ein und wählen Sie im Aufklappmenü von „Erweitert“ die passende Einstellung.
Dann klicken Sie auf „Start“ und geben Sie im Nachfolgedialog die Zugangsdaten zu dem Webmail-Konto an.
Mit „Weiter“ gelangen Sie zur Auswahl der zu archivierenden Ordner.
Nachdem Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, wird die Archivierung mit „Fertigstellen“ gestartet.
Nachdem alle E-Mail-Konten archiviert wurden, wechseln Sie im linken Bereich zum Register „Eigenes Archiv“.
Dort finden Sie alle archivierten E-Mails. Der rechte Anzeigebereich ist unterteilt in den Vorschaubereich und den Listenbereich der Nachrichten.
Zukünftig benötigen Sie nur noch einen Doppelklick auf die gespeicherten E-Mail-Profile um Ihre komplette Korrespondenz zu aktualisieren.
Die Suchfunktion
Besonders erwähnenswert ist noch die mächtige Suchfunktion. Im linken Bereich können Sie eine „Schnellsuche“, oder auch eine durch etliche Parameter individuell konfigurierbare Suche starten.
Mit dem Archiv von „Mailstore Home“ haben Sie jederzeit Zugriff auf alle gespeicherten Mails. Man könnte es auch als „Must have“ bezeichnen.
Übrigens:
Durch die Archivierung wurden keine Nachrichten in den ursprünglichen Dateien gelöscht. Somit haben Sie immer noch ein zusätzliches Backup des gesamten E-Mail-Bestandes.
Dort finden Sie alle archivierten E-Mails. Der rechte Anzeigebereich ist unterteilt in den Vorschaubereich und den Listenbereich der Nachrichten.
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