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Word 2003: Das geheime Arbeitsmenü für blitzschnellen Zugriff auf die wichtigsten Dokumente aktivieren
Das Öffnen von Word-Dokumenten erfolgt immer auf die gleiche, langwierige Art und Weise. Entweder per Doppelklick auf das benötigte Dokument oder per Klick auf „Datei | Öffnen“ beziehungsweise mit der entsprechenden Symbol-Schaltfläche. Wenn man aber oft mit Dokumenten-Vorlagen oder mit immer wiederkehrenden Dokumenten arbeitet, bei denen nur noch ein paar Angaben ergänzt werden müssen, dann bietet sich die bisher wenig bekannte, standardmäßig deaktivierte Funktion des Arbeitsmenüs an. Der Vorteil ist nicht nur ein sehr schneller Zugriff auf die Dokumente, es werden keine zusätzlichen Kopien angefertigt, die unnötigen Speicherplatz belegen.
In diesem „Arbeitsmenü“ wird im Hintergrund nur eine Verknüpfung zu dem benötigten Dokument erstellt, was mit der Zeit sehr viel unnützen und doppelten Datenmüll verhindert. Auf diese Weise können Sie alle benötigten Dokumente im Menü „Arbeit“ hinterlegen.
Und so aktivieren Sie das „geheime“ Arbeitsmenü:
1. Starten Sie Word 2003, und klicken Sie in der Menüleiste auf „Extras | Anpassen“.
2. Im Dialogfenster „Anpassen“ rufen Sie die Registerkarte „Befehle“ auf und klicken im linken Bereich „Kategorien“ auf den Eintrag „Integrierte Menüs“. Danach scrollen Sie im rechten Bereich „Befehle“ ganz nach unten bis zum Eintrag „Arbeit“. Klicken Sie auf diesen Eintrag, und ziehen Sie ihn mit gedrückter linker Maustaste (Drag & Drop) an die gewünschte Stelle der Menüleiste.
3. Um in „Arbeit“ nun Dokumente zu hinterlegen, öffnen Sie ein Dokument Ihrer Wahl und klicken auf „Arbeit | Zum Arbeitsmenü hinzufügen“.
Word 2003 legt hier die Verknüpfung zu dieser Datei an und ab sofort haben Sie direkten Zugriff auf das Dokument, ohne den langen Weg über „Datei | Öffnen“ benutzen zu müssen.
Mozilla Firefox schneller starten
Bei jedem Start prüft Firefox ob es Updates für Browser, Addons und Suchmaschinen gibt. Das ist wichtig, da nur bei aktueller Software Sicherheitslücken geschlossen wurden. Der Nachteil ist, dass der Startvorgang erheblich verzögert wird. Bei Arbeitsplatz-Rechnern ist das nicht weiter tragisch, aber beim mobilen Arbeiten zählt jede Minute der Akkulaufzeit. Die einfachste Methode der Beschleunigung ist das Abschalten der Update-Funktion, die aber jederzeit wieder aktiviert werden kann.
Damit Firefox schneller startet, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Starten Sie Mozilla Firefox, klicken auf den „Firefox“-Button und wählen im Drop-Down-Menü „Einstellungen | Einstellungen“.
2. Im Dialogfenster „Einstellungen“ wechseln Sie zum Register „Update“, entfernen das Häkchen vor der Option „Suchmaschinen“ und bestätigen die Änderung mit „OK“. Der Neustart von Firefox wird nun spürbar schneller erfolgen.
Das Abschalten der Update-Funktion ist nicht problematisch, da sich bei Suchmaschinen nur selten etwas gravierendes ändert. Bei der Google-Suchmaschine gab es das letzte Update zum Beispiel Anfang des Jahres 2010.
Tipp: Wenn Sie Firefox auf Ihrem Laptop/Notebook vor dem mobilen Einsatz einmal starten und so alle Einstellungen aktualisiert werden, können Sie sogar alle drei Update-Funktionen deaktivieren und so den Start noch mehr beschleunigen.
Outlook: Mobilen Datenverkehr gering halten und nur die Kopfzeilen herunterladen
Wer unterwegs viel mit dem Laptop arbeitet, und dabei sehr oft das Internet nutzen muss, stellt des öfteren fest, dass nicht immer (kostenfreie) Hotspots zur Verfügung stehen. Daher wird gerne auf Surfsticks ausgewichen, die mit sehr kostengünstigen Tarifen von vielen Providern angeboten werden. Hier empfiehlt es sich, um die Datenmenge zu minimieren, bei E-Mails nur die Kopfzeilen herunterzuladen und die Anlagen, die oft mehrere Megabyte groß sind, erst einmal auf dem Server zu belassen. Sollte eine dieser E-Mail wichtig sein, können Sie die Kopfzeile anklicken und den Rest der Nachricht herunterladen.
Haben Sie noch keinen günstigen Surfstick, oder wollen zu einem günstigeren Anbieter wechseln, dann finden Sie eine umfangreiche Auswahl von günstigen Surfsticks und Mobilfunk-Tarifen auf der Internetseite von Kostenlos.de.
So ändern Sie die Einstellungen um nur die Kopfzeilen herunterzuladen:
1. Starten Sie Outlook und klicken auf „Extras | Optionen“.
2. Im Dialogfenster von „Optionen“ wählen Sie das Register „E-Mail-Setup“. Klicken Sie hier auf „Senden/Empfangen“.
3. Im neuen Fenster „Übermittlungsgruppen“ klicken Sie auf die Schaltfläche „Bearbeiten“.
4. Im Fenster „Übermittlungseinstellungen-Alle Konten“ wählen Sie das gewünschte E-Mail-Konto aus. Wählen Sie dann die Option „Nur Kopfzeilen downloaden“ aus und bestätigen mit „OK“.
5. Beenden Sie die offenen Fenster mit „Schließen“ und mit „OK“.
Tipp: Wenn Sie bereits einen kostengünstigen Surfstick besitzen, dann haben Sie unter Arbeitsschritt 4 die Möglichkeit, den Download von kompletten E-Mails von der Größe abhängig zu machen. Wählen Sie in diesem Fall die Option „Nur Kopfzeilen downloaden, wenn das Element größer ist als“.
Stellen Sie dann nur noch die gewünschte Dateigröße ein. Danach werden nur komplette E-Mails heruntergeladen, die kleiner als die eingestellte Größe sind. Alle anderen werden nur als Kopfzeile heruntergeladen.
Hier gilt dann wieder: Ist die E-Mail wichtig, muss sie per Klick separat zum Download angewählt werden.
Internet Explorer: Den „InPrivate“-Modus automatisch starten
Der „InPrivate“-Modus des Microsoft Internet Explorers ermöglicht das Surfen ohne Spuren zu hinterlassen. Normalerweise wird „InPrivate“ über „Extras | Sicherheit | InPrivate-Browsen“ eingeschaltet. Wenn Sie diesen Modus häufiger verwenden, ist dieser lange Weg schon ziemlich lästig. Aber es geht auch einfacher und vor allem schneller: Einfach eine Verknüpfung anlegen! Dann kann man direkt mit einem Doppelklick starten.
Natürlich kann man die „InPrivate“-Funktion auch mit Tastenkombination [Strg][Umschalt][P]schnell starten, aber mal ehrlich: Wer kann sich schon die ganzen Windows-Shortcuts merken? Es gibt sicherlich wichtigere Dinge, an die man denken muss. Die einfachere Methode ist daher eine Verknüpfung.
Bevor Sie die Verknüpfung anlegen, sollten Sie prüfen, ob „InPrivate“ aktiviert ist. Standardmäßig ist die Funktion vor der ersten Nutzung deaktiviert. In diesem Fall lesen Sie bitte vorher diesen Artikel. Hier erklären wir die Aktivierung des „InPrivate“-Modus.
Und so legen Sie die Verknüpfung von „InPrivate“ an:
1. Mit einem Rechtsklick auf Ihren Desktop öffnen Sie das Kontextmenü und wählen „Neu | Verknüpfung“.
2. Im Dialogfenster „Verknüpfung erstellen“ geben Windows 7 und Vista Nutzer folgenden Pfad inklusive der Anführungszeichen ein: „C:Program FilesInternet Exploreriexplore.exe“ -private
Bei Windows XP heißt der Pfad: „C:ProgrammeInternet Exploreriexplore.exe“ -private
Klicken Sie auf „Weiter“ um den Pfad auszuwählen und zum nächsten Fenster zu gelangen.
3. Im neuen Fenster können Sie nun in das Textfeld einen Namen für die Verknüpfung vergeben, zum Beispiel „Internet Explorer InPrivate“. Abschließend bestätigen Sie mit „Fertig stellen“.
Ab sofort kann „InPrivate“-Surfen mit einem Doppelklick auf die Verknüpfung sofort gestartet werden.
Egal ob Sie Windows 7, Vista oder XP nutzen, die oben beschriebenen Arbeitsschritte unterscheiden sich nur grafisch voneinander. Das Ergebnis ist aber das gleiche.
So sieht der zweite Arbeitsschritt bei Windows XP aus:
und so der dritte Arbeitsschritt:
Microsoft Office: Wichtige Excel-Dateien mit Passwort gegen unberechtigten Zugriff schützen
Es wird immer wichtiger, sensible Daten gegen unberechtigten Zugriff zu schützen. Man weiß nie, wer gerade mitliest. Auch große Firmen werden oft mit den verschiedensten Viren und Trojanern angegriffen. Wenn Sie oft Excel-Dateien, wie Umsatzstatistiken, Personaldaten, Lieferanten-Daten oder ähnliches per E-Mail versenden, dann ist Vorsicht geboten. Auch wenn Sie einen Computer nutzen, der von mehreren Mitarbeitern genutzt werden kann, ist ein solcher Schutz unumgänglich. Nicht jeder, sollte diese Daten lesen, geschweige denn verändern dürfen. Microsoft Excel bietet einen integrierten Passwortschutz an, mit dem man mit wenig Aufwand wichtige Dateien mit einem Kennwort sichern kann. Dann ist man sicher, dass wirklich nur berechtigte Personen diese Dateien einsehen können.
So werden die Excel-Dateien per Kennwort gesichtert:
1. Starten Sie Microsoft Excel und erstellen, bzw. rufen die Datei auf, die gesichert werden soll.
2. Klicken Sie in der Menüleiste auf „Datei | Speichern unter“. Bei Excel 2007 und 2010 heißt der Befehl „Start | Speichern unter“.
3. Im Dialogfenster „Speichern unter“ klicken Sie oben rechts auf „Extras | Allgemeine Optionen“. Bei Excel 2007 und 2010 ist es am unteren Fensterrand „Tools | Allgemeine Optionen“.
4. Im Fenster „Speicheroptionen“ geben Sie nun im Bereich „Gemeinsamer Datenzugriff“ in das Eingabefeld neben dem Eintrag “ Lese- /Schreibkennwort“ das Passwort ein (bei Excel 2007 und 2010 heißt es „Kennwort zum Öffnen“). Beachten Sie Groß- und Kleinschreibung! Soll die Datei auch gegen unbefugtes Verändern geschützt werden, geben Sie in das untere Eingabefeld „Schreibschutzkennwort“ auch ein Passwort ein (Excel 2007 und 2010: „Kennwort zum Ändern“). Auch hier beachten Sie bitte die Groß- und Kleinschreibung.
5. Mit der Schaltfläche „Weitere“ können Sie bei Bedarf noch den Verschlüsselungstyp ändern.
6. Mit einem Klick auf „OK“ öffnet sich das Fenster der Sicherheitsabfrage. Hier wiederholen Sie die Eingabe des gerade vergebenen Passwortes. Haben Sie auch ein Passwort für den Schreibschutz vergeben, muss dieses auch noch einmal per Sicherheitsabfrage bestätigt werden.
7. Mit „OK“ werden alle Passwörter bestätigt.
8. Nun können Sie die Datei im entsprechenden Ordner abspeichern.
Tipp: Es empfiehlt sich, die Dateien mit verschiedenen Passworten auszustatten. Um hier den Überblick behalten zu können, sollten Sie eine Liste der vergebenen Kennworte an sicherer Stelle ablegen oder speichern.
Outlook Lesebestätigung: E-Mails als „Einschreiben“ verschicken
Bei wichtigen E-Mails weiß man nie so genau, ob der Empfänger diese auch wirklich liest. Man kann zwar in der E-Mail um Bestätigung bitten, wenn sie aber nicht gelesen wurde, kann man da lange warten. Outlook bietet hier eine simple, aber wirkungsvolle Lösung an: Die Lesebestätigung.
Wenn Sie die Lesebestätigung einfordern wollen, öffnen Sie in der E-Mail die Sie verfassen, das Optionsmenü. Hierzu klicken Sie auf die Schaltfläche „Optionen“ in der Menüleiste. Aktivieren Sie in der Rubrik „Abstimmungs- und Verlaufsoptionen“ die Checkbox vor dem Eintrag „Das Lesen dieser Nachricht bestätigen“. Nachdem Sie die E-Mail versendet haben, wird der Empfänger automatisch aufgefordert, per Mausklick eine Lesebestätigung zu senden.
Das ist zwar keine Garantie, das der Empfänger Ihre Nachricht tatsächlich gelesen hat, aber die Chance ist doch recht hoch.
Da Empfänger manchmal bestreiten diese wichtige E-Mail bekommen zu haben, kann man noch eine andere Möglichkeit nutzen, um sicherzugehen, das die Nachricht tatsächlich zugestellt wurde: Die Übermittlung einer Nachricht bestätigen lassen. Aktivieren Sie hierzu einfach im Optionsfenster die Checkbox vor dem Eintrag „Die Übermittlung dieser Nachricht bestätigen“. Nach dem Versand der E-Mail erhalten Sie von Ihrem Provider eine Zustellungsbestätigung, mit der Sie den Versand der Nachricht nachweisen können.
Windows 7 & Vista Taskleiste: Programm-Schnellstart per Tastatur
Programme, die man sehr häufig nutzt, legt man gerne als Verknüpfung in der Schnellstartleiste/Taskleiste ab. So sind sie schnell und einfach verfügbar. Hat man aber gerade keine Maus zur Hand – zum Beispiel beim Laptop – kann man mit einer schnellen Tastenkombination die gewünschten Programme starten.
Diese Tastenkombination für den schnellen Start der Taskleistenprogramme funktioniert bei Vista und auch bei Windows 7. Und zwar so: Für das erste Programmsymbol auf der Taskleiste drücken Sie [Windows-Taste][1], für den zweiten Eintrag [Windows-Taste][2] und so weiter. So lassen sich bis zu 10 Programme starten.
Ein Beispiel: Ist das erste Programmsymbol in der Taskleiste das Icon des Internet Explorers, wechseln Sie mit der Tastenkombination [Windows-Taste][1] sofort zum Internet Explorer bzw. starten den Browser.
Microsoft Excel: Mit den Pfeiltasten die ganze Tabelle statt nur den Cursor bewegen
Um eine Tabelle in ihrer Gesamtheit zu scrollen, nutzt man am häufigsten den seitlichen Schieberegler per gedrückter Maustaste. Da kann man schon mal bei sehr großen Tabellen einen Krampf im Zeigefinger bekommen. Mit den Pfeiltasten dagegen, verschiebt man nur den Cursor um eine Zelle oder eine Zeile. Hier kommt eine, der am wenigsten genutzten Tasten ins Spiel: Die [Rollen] Taste. Bei Excel jedoch erfüllt sie eine sehr wichtige, sowie praktische Funktion.
Mit der Tastenkombination [Shift][Rollen] schalten Sie die Pfeiltasten zur Bewegung der gesamten Excel-Tabelle ein. Nun können Sie mit den [Pfeil] Tasten bequem die gesamte Tabelle hin- und herbewegen ohne dauernd die Maus zu nutzen. Zum Deaktivieren dieser Funktion wiederholen Sie die Tastenkombination.