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Die Grundfunktionen der Textverarbeitung lassen sich praktisch in vier Aktionen zusammenfassen:

Schreiben, Speichern, Öffnen, Drucken.

Hierin zeigt sich einerseits, was die Texterfassung per Computer mit dem traditionellen Tippen gemein hat – nämlich daß etwas Geschriebenes zu Papier kommt – und andererseits, was beide unterscheidet – das Speichern und Öffnen. Während Sie bei einer Schreibmaschine direkt aufs Blatt tippen, das sich bestenfalls per Kopierer vervielfältigen läßt, sieht die Sachlage in der Textverarbeitung anders aus. Gespeicherte Texte sind flexibel, können geöffnet, immer wieder gedruckt, verändert und erneut gespeichert werden.

Aus der Flexibilität, die ein digitales Dokument hat, entspringen dann viele weitere Vorteile, die in diesem und den nächsten Teilen dieses Buches ausführlich behandelt werden. So läßt sich beispielsweise der Text auf der Seite beliebig plazieren, Buchstaben und Absätze ganz nach Wunsch gestalten und vieles automatisieren, was bislang per Hand und Augenmaß erledigt werden mußte. Doch bevor dies alles geschieht, muß der Text erst einmal erfaßt werden.

Tipps fürs Tippen

Eine große Textverarbeitung wie Word kann Ihnen viel Arbeit abnehmen. Das Erfassen von Texten bleibt Ihnen allerdings nicht erspart. Doch auch hierbei bieten Tastenschlüssel und Mausfunktionen wesentliche Hilfestellungen, die Ihnen das Tippen leichter von der Hand gehen lassen.

Falls auf Ihrem Bildschirm nur Buchstaben und Zahlen erscheinen, betätigen Sie die Tastenkombination [Strg][Shift][F8]. Sie zeigt, was zwischen den Zeilen steht.

Grundsätzlich zeigt Ihnen Word in seinem Texteingabebereich die Zeichen, die Sie auf der Tastatur tippen. Doch das ist längst nicht alles. Außer den gewohnten Zeichen, die Sie von der normalen Schreibmaschinentastatur kennen, werden hier einige Zeichen abgebildet, die Sie im Ausdruck nicht finden werden.

Word liefert Ihnen beinahe überall im Programm Hilfestellungen. Menübefehlen sind – sofern vorhanden – jene Symbole vorangestellt, die den Befehl in einer Symbolleiste darstellen. Zusätzlich wird jedes Symbol durch den Namen des zugehörigen Befehls erklärt, wenn Sie den Mauszeiger einen Moment auf dem Symbol ruhen lassen; Voraussetzung hierfür ist, daß Sie die Option QuickInfo auf Symbolleisten anzeigen im Register Optionen dws Dialogfenster Extras > Anpassen nicht deaktiviert haben. Wenn Sie schneller mit der Tastatur als mit der Maus arbeiten können, lassen sich die Shortcuts zu den einzelnen Symbolen im QuickInfo anzeigen. Aktiveren Sie hierzu die Option Tastenkombination in QuickInfo anzeigen.

In nahezu sämtlichen Dialogfenstern ist ebenfalls eine Hilfefunktion integriert. Neben dem Schließen-Symbol befindet sich eine Schaltfläche, die den Mauszeiger auf Mausklick in den Direkthilfe -Mauszeiger verwandelt. Klicken Sie mit diesem Mauszeiger auf die Schaltfläche bzw. das Kontrollkästchen, zu dem Sie nähere Informationen benötigen. Die gleiche Erklärung erhalten Sie, wenn Sie das unbekannte Element markieren und die Tastenkombination [Shift][F1] drücken.

Außerhalb eines Dialogfenster können Sie mit Hilfe der Tastenkombination [Shift][F1] Informationen zu Bildschirmelementen, Menübefehlen und Symbolen erhalten. Klicken Sie mit dem durch das Fragezeichen ergänzeten Mauszeiger auf jenes Symbol oder Element, zu dem Sie weitere Informationen benötigen. Die Tastenkombination [Shift][F1] entspricht hierbei dem Befehl Hilfe > Direkthilfe. Sie sind hierbei nicht auf jene Symbole oder Befehle begrenzt, die bereits auf die Bildschirm dargestellt werden, Sie können auch Menüs öffnen um Hilfe zu den einzelnen Befehlen innerhalb der Menüs zu erhalten. Der Mauszeiger der Direkthilfe wird nach einer Hilfestellung sofort deaktiviert, so daß Sie mit der Arbeit fortfahren und den gewünschten Befehl anwenden können. Haben Sie die Direkthilfe aktiviert möchten jedoch keine Hilfe erfahren, brechen Sie diese Funktion mit [Esc] ab.

Innerhalb des Textes wirkt die Direkthilfe als Formatierungshilfe. Ein Klick auf ein Textelement bringt Informationen über Zeichen- und Absatzformatierung, aber auch Objektformatierungen wie Grafik- und Positionsrahmen zu Tage. So eignet sich das Fragezeichen auch zur mausgerechten Überprüfung der Textgestaltung.

Wenn Sie nicht den Office-Assistenten anwenden möchten, können Sie auch direkt auf die Word-Hilfe zugreifen. Wählen Sie hierzu im durch das Fragezeichen symbolisierte Menü Hilfe den Befehl Inhalt und Index . Im Register Inhalt werden alle vorhandenen Hilfetexte in Form von Büchern dargestellt. Sie öffnen ein Buch per Doppelklick und finden die einzelnen Kapitel oder – je nach komplexität des Themas – weitere Bücher. Wenn Sie ein Kapitel öffnen finden Sie in der Regel eine Schrittweise Anleitung oder aber weitergehende Informationen zur Anwendung eines Befehls

Die Registerkarte Index bietet sich an, wenn Sie für das gesuchte Problem ein Stichwort kennen, das der Word-Terminologie entspricht. In diesem Fall können Sie sich das Öffnen von Büchern und Kapiteln sparen und tragen einfach das Stichwort im Eingabefeld der zweiten Registerkarte ein. Word zeigt während Ihrer Eingabe direkt die Entsprechungen an. Per Doppelklick öffnen Sie die Erklärung.

Fehlt Ihnen der Fachterminus, so hilft Ihnen die dritte Registerkarte bei der Suche nach einer Lösung. In der Registerkarte Suchen können Sie auch nach Begriffen suchen, die im Text einer Lösung vorkommen, ohne im Titel genannt zu werden. Um diese Hilfefunktion zu nutzen, indiziert das Hilfeprogramm die Hilfedateien von Word beim ersten Aufruf. Sie haben hierbei die Möglichkeit eine umfassende Datenbank mit Indexeinträgen anzulegen. Wenn Sie nicht oft Gebrauch von der Hilfe machen, reicht die minimierte Indizierung aus, die sich im Endeffekt ebenso fündig erweist wie die maximierte Version.

Die minimierte Fassung der Hilfe benötigt hierbei jedoch gerade die Hälfte der Festplattenkapazität, die die ausführliche Hilfe benötigt. Die maximierte Indizierung bietet allerdings in den Optionen die Möglichkeit, die Suche genauer einzugrenzen und gezielt ablaufen zu lassen. Um zwischen den Indizierungsmöglichkeiten zu wechseln, klicken Sie in der Registerkarte Suchenauf die Schaltfläche Aktualisieren und wählen im Dialogfenster Assistent für die Konfiguration der Suchfunktion die Option Suchfunktion maximieren . Die Benutzerdefinierte Suchfunktion ermöglicht unter anderem den Ausschluß einzelner Hilfedateien, wie beispielsweise der Hilfe zu MS Word HTML. Beabsichtigen Sie nicht Word als HTML-Editor zu verwenden, deaktivieren Sie diese Hilfedatei und sparen Sie somit knappen Festplattenspeicher.

Im Dialogfenster Suchoptionen , das Sie über die Schaltfläche Optionen öffnen, können Sie wählen, wie die Word-Hilfe Ihre Eingaben im Register Suchen verarbeiten soll. Die Option Alle Suchbegriffe in der angegebenen Reihenfolge und Verwandte AUsdrücke anzeigen stehen Ihnen hierbei lediglich bei der maximierten Suche zur Verfügung. Bei denSelektionskriterien können Sie die Fundliste ausdehnen, wenn Sie die Option Angegebene Buchstaben im Wort wählen. Somit finden sich auch Hilfethemen, die den von Ihnen eingegebenen Suchbegriff innerhalb eines Wortes enthalten.

Um eine Suche zu initiieren geben Sie im Eingabefeld ein oder mehrere Stichwörter ein. In der Liste der Themen mit Wortentsprechung werden alle Begriffe aufgeführt, die Word in Zusammenhang mit Ihrer Eingabe bringt. Markieren Sie sie, um die zugehörigen Themen in der dritten Liste aufzuführen, die Sie per Doppelklick öffnen.

Damit Sie sich in Winword ohne Probleme zurechtfinden und die Funktionen richtig nutzen, haben sich die Entwickler einiges einfallen lassen. Neben dem Bekannten Hilfeprogramm, das Windows seinen Anwendungen zur Verfügung stellt, ist in Word ein eigener Assistent integriert. Er steht nicht nur Ihren Fragen offen, sondern versucht sogar selbsttätig Ratschläge beizusteuern.

Hilfe vom Office-Assistenten

Sie werden sicherlich schon bemerkt haben: Neben dem eigentlichen Word-Fenster erscheint ein weiteres kleines Fenster – der Office-Assistent. Insgesamt stehen Ihnen neun Assistenten zur Verfügung: Karl Klammer, F1, Office-Logo, Mutter Natur, Minki, Hüpfer, Der Professor, Rocky . Der Office-Assistent begleitet Sie bei Ihrer Arbeit mit Word und analysiert Ihr Vorgehen und hält Tricks oder auch einfach nur Hinweise auf neue Funktionen in Word 2000 bereit. Darüber hinaus illustriert er trickfilmartig die Befehle, die Sie anwenden, ob nun ein Dokument gespeichert, gedruckt oder auf Rechtschreibfehler geprüft wird. Wenn Sie anstelle des standardmäßig aktivierten Assistenten F1 lieber einen anderen Begleiter wählen möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Fenster des Assistenten und wählen Sie den Befehl Assistent auswählen .

2. Im Dialogfenster Office-Assistent schalten Sie in der Registerkarte Katalog mit Hilfe der Schaltflächen Weiter> und <Zurück zwischen den neun Assistenten, deren Namen Sie unterhalb der Sprechblase in der der Assistent Sie begrüßt finden.

3. Bestätigen Sie Ihre Wahl mit OK.

4. Wenn Sie bei der Installation von Word 2000 nicht alle Assistenten auf Ihre Festplatte übertragen haben, müssen Sie nun die nachträgliche Installation des ausgewählten Assistenten mit Ja bestätigen.

Der Automatismus der Funktion, die – symbolisiert durch eine kleine Glühbirne – Antworten auf Fragen bereithält, die der Anwender gar nicht gestellt hat, erschien notwendig, da die üblichen Hilfen, die mit Hypertext und Demos helfen sollten, nicht genügend genutzt wurden. Erscheint eine kleine Glühbirne innerhalb des Assistenten-Fenster, Klicken Sie mit der linken Maustaste auf die Glühbirne und es öffnet sich neben dem Assistenten ein kleine Fenster in Form einer Sprechblase, in dem Sie einen Trcik oder Hinweis finden.

Direkte Fragen an den Assistenten Das geht auch heute noch, dank eines kleinen Eingabefeldes, das der Office-Assistant bei Bedarf öffnet. Klicken Sie mit der linken Maustaste in den Assistenten öffnet sich ein Fenster über dem Assistenten, in das Sie Ihre Frage eingeben können. Achten Sie bei der Fragestellung darauf, daß Sie Ihre Frage so präzise als möglich formulieren. In vielen Fällen müssen Sie sich bei der Fragestellung nicht an den Fachterminus von Word halten. Die Frage:

Wie gestalte ich Buchstaben dicker

führt ebenso zu der Erklärung „Formatieren von Text oder Zahlen in Fettdruck“ wie die Frage

Wie formatiere ich Text fett

Am effektivsten ist dennoch bei allen Hilfesuchen, wenn Sie die Fachtermini Words beherrschen, sich also an die Bezeichnungen halten, die in Menüs, Dialogen und Eingabefeldern erscheinen, und mit denen in den Hilfetexten selbst operiert wird. Dann finden sich tatsächlich auch für kompliziertere Aufgaben praktische Lösungen – bis hin zur Programmierung mit Visual Basic für Applikationen (VBA), für die sich oft gerade dann Zeit findet, wenn bereits alle Ansprechpartner aus Fleisch und Blut schlafen.

Wenn Sie des Assistenten überdrüssig werden, können Sie ihn jederzeit wieder ausschalten. Klicken Sie hierzu mit der rechten Maustaste in das Fenster des Assistenten und wählen Sie den Befehl Assistent ausblenden. Da jeder Office-Assistent in einem eigenen Fenster agiert, können Sie das Fenster auch mit einem Klick auf das Symbol „X“ schließen. Ist der Assistent deaktiviert, werden Fehlermeldungen in einfachen Dialogfenstern dargestellt.

Möchten Sie den Assistenten später wieder aktivieren, genügt ein Klick auf die Schaltfläche Office-Assistent. Ist der Assistent eingeschaltet, öffnet der Klick auf das Symbol die Frage-Sprechblase des Assistenten.

Daß der Assistent zur Betrachtung einlädt wissen nicht nur die Anwender, sondern – hier spricht der Autor aus eigener Erfahrung – auch deren Kinder zu schätzen. Und so hat derr letzte Befehl seines Kontextmenüs durchaus Berechtigung: Animieren . So legen Karl Klammer und Konsorten los und zeigen, was sie tricktechnisch können.

Mit welchen Informationen der Office-Assistent Ihnen zur Seite steht können Sie mitbestimmen. Öffnen Sie hierzu mit einem rechten Mausklick in das Assistenten-Fenster über die Schaltfläche Optionen die gleichnamige Registerkarte des Dialogfensters Office-Assistent.

Im oberen Teil des Dialogfensters bestimmen Sie die Fähigkeiten des Assistenten. Hierzu gehören Funktion wie Automatisch verschieben, wenn im Weg , wodruch das Assistenten-Fenster die Positions wechselt, wenn es die Einfügemarke oder ein Dialogfenster verdecken sollte, oder aber auch Funktionsweisen. Deaktivieren Sie die Option Meldung anzeigen werden Fehlermeldungen oder Sicherheitsmeldungen von Word nicht als Sprechblase des Assistenten denn als eigenständiges Dialogfeld dargestellt. Ist die Option Hilfethemen errateneingeschaltet, analysiert der Assistent die zuletzt aufgerufenen Befehle und versucht so beim Aufruf der Sprechblase Was möchten Sie tun direkt Hilfestellungen zu den zuletzt ausgeführten Befehlen anzubieten.

Auf welchen Fundus von Tips der Assistent zurückgreifen soll legen Sie unter Tips anzeigen fest. Deaktivieren Sie jene Themen, die Sie nicht angezeigt bekommen möchten. Unter Weitere Tip-Optionen können Sie den Umfang der angezeigten Tips ebenfalls einschränken. Aktivieren Sie Nur Tips mit hoher Priorität anzeigen, reduziert sich die Anzahl der dargestellten Tricks enorm. Die Tricks des Assistenten werden immer nur einmal dargestellt, wenn Sie das erste mal eine Funktion anwenden, zu der der Assistent einen Trick parat hält. Wenn Sie längere Zeit nicht mit Word gearbeitet haben, oder aber mehrere Personen an einem Computer arbeiten, können Sie über die Schaltfläche Meine Tips zurücksetzen sämtliche Tricks und Tips erneut zur Anzeige bringen. Möchten Sie gleich zu Beginn einer Arbeitssitzung mit Word von einem Tagestip begrüßt werden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Tips und Tricks beim Start anzeigen.

Vielleicht ist Ihnen aufgefallen, daß einige Befehle in den Menüs durch drei nachfolgende Punkte gekennzeichnet sind. Diese Erweiterung verweist immer auf ein nachfolgendes Dialogfeld. Die Felder der Dialogfelder dienen der Abfrage von Einstellungen und der Modifizierung von Befehlen. Fünf Arten des Dialogfeldes sind grundsätzlich zu unterscheiden:

Schaltflächen weisen eine nahezu rechteckige Form auf und sind beschriftet. Fast immer steht Ihnen die Alternative zwischen OK und Abbrechen offen; mitunter bieten sich Ihnen weitere Befehle, z.B. Löschen.

Die Schaltfläche Optionen aktiviert ein weiteres Dialogfeld, in dem ergänzende, meist allgemeinere Angaben zur gewählten Funktion eingegeben werden können.

In einigen Dialogfeldern werden Schaltflächen dargestellt, die einen nach unten gerichteten Pfeil aufweisen. Durch Anklicken einer derartigen Schaltfläche wird ein Pulldown-Menü geöffnet, das sinnverwandte Befehle enthält.

Das Kontrollkästchen , das eine quadratische Form hat und dessen Aktivität durch ein Häkchen gekennzeichnet ist: Über das Kontrollfeld können Sie verschiedene Möglichkeiten aktivieren, z.B. Fett- und Kursivschrift. Kontrollfelder können meistens parallel geschaltet werden, das heißt, mehrere Optionen können gleichzeitig aktiviert werden. Selbstverständlich dürfen diese Optionen sich nicht behindern. Kontrollfelder aktivieren Sie mit der Maus oder mit der Buchstabenkurzwahl.

Das Optionsfeld , das kreisförmig ist: Die Schaltung einer Option – angezeigt durch einen Punkt – schließt weitere Optionen des gleichen Befehlsbereichs aus. Der Bereich ist durch einen Rahmen gekennzeichnet. Geschaltet wird durch Mausklick oder über Buchstabenkurzwahl.

Das Listenfeld , in dem mittels Maus oder Cursortasten ein Eintrag ausgewählt werden kann. In vielen Fällen bietet ein Listenfeld Zugriff auf verschiedene Einträge. Hier wird in einem rechteckiges Fenster der aktive Eintrag der Liste angezeigt. Hat das Listenfeld einen abwärtsgerichteten Pfeil an seiner rechten Seite, so heißt es Dropdown-Listenfeld. Das Öffnen der Liste erfolgt auch beim Anklicken des Pfeils. Die Auswahl wird mit dem Mauszeiger getroffen und durch ein Klicken auf die Maustaste bestätigt. Auch der direkte Eintrag über die Tastatur bietet sich bisweilen in einem Feld oberhalb der Liste an; in diesem Fall lautet der Fachterminus für das Dialogfeld „Combobox“.

Drücken Sie grundsätzlich beim Einsatz der Buchstabenkurzwahl in Dialogfeldern die A-Taste. Zwar funktioniert die Buchstabenkurzwahl auch ohne A-Taste, solange Sie sich nicht auf einem Listen- oder Textfeld befinden. Falls der Cursor aber unbeachteterweise doch in einem Eingabefeld ist, wird der Eintrag durch den Buchstabenbefehl überschrieben, wenn Sie die A-Taste nicht drücken.

Das Textfeld, bei dem es sich um ein rechteckiges Eingabefeld handelt, in das Sie Werte oder Bezeichnungen direkt eingeben. Angewählt wird dieses Feld wiederum durch einen Mausklick oder die Buchstabenkurzwahl. Textfelder, in die Werte eingegeben werden sollen, verfügen häufig über zwei Pfeilfelder an ihrer rechten Seite. Über diese beiden Pfeile lassen sich die Werte im Feld aufwärts oder abwärts regeln. Sie drehen also durch die Skala der zulässigen Werteingaben, was diesem Feld auch den Namen „Drehfeld“ einträgt. Diese Drehung kann bei aktiviertem Feld auch über die Cursortasten Y und V eingegeben werden. Allerdings erlaubt der manuelle Zahleneintrag ins Feld oft eine präzisere Angabe der Werte, da das Drehen des Wertes im Feld doch in recht großen Schritten abläuft.

Einige Dialogfelder sind zwei- oder mehrfach unterteilt. Hierbei handelt es sich um einzelne Registerkarten. Klicken Sie auf den vorstehenden Teil einer Registerkarte, um diese in den Vordergrund zu bringen.

Am linken Rand der horizontalen Bildlaufleiste befinden sich die drei Schalter für die Ansichtsauswahl. Mit diesen Schaltern wechseln Sie zwischen den vier Ansichtsmodi Normal-Ansicht, Weblayout-Ansicht, Seitenlayout-Ansicht und Gliederungsansicht.

Die Normal-Ansicht eignet sich für die Texteingabe und Überarbeitung. Text- und Absatzformatierungen werden weitgehend wie im Ausdruck dargestellt, entsprechen jedoch nicht exakt der Druckausgabe.

Für Dokumente, die lediglich auf dem Bildschirm dargestellt, jedoch nicht ausgedruckt werden sollen – beispielsweise auch HTML-Dokumente – eignet sich die Weblayout-Ansicht am besten.

In der Seitenlayout-Ansicht wird das Dokument wie im späteren Ausdruck dargestellt. Diese Darstellung – auch WYSIWYG genannt (What You See Is What You Get) – ist jedoch nur mit Geschwindigkeitseinbußen im Vergleich zur Normalansicht zu nutzen. Zur ständigen Texteingabe und -bearbeitung eignet sie sich vor allem bei langsameren Rechnern nicht.

Bei eingeschalteter Gliederungsansicht können Sie das Dokument bei Verwendung der automatischen Überschriftsebenen schnell umstrukturieren.

Weiterhin finden Sie die Bildlaufleisten , mit denen Sie schnell durch das Dokument steuern können, sowie das vertikale Lineal. Die Inhalte der Dokumentfenster lassen sich bei Word mit den Bildlaufleisten steuern. Auch dies ist ein Komfort, den Sie bei Windows regelmäßig nutzen. Die Bedienung der Bildlaufleisten erfolgt ausschließlich mit der Maus.

Word verfügt pro Dokumentfenster über zwei Bildlaufleisten, so daß Sie senkrecht und waagerecht durch Ihre Dokumente blättern können.

Unter Extras > Optionen können Sie im Register Ansicht die Horizontale Bildlaufleiste und Vertikale Bildlaufleiste ein- oder ausblenden. Die vertikale Bildlaufleiste ist hierbei nicht auf den rechten Fensterrand beschränkt. Den Wechsel zum linken Fensterrand vollziehen Sie durch anklicken des Kontrollkästchens Bildlaufleiste links.

Das Ausblenden der Bildlaufleisten empfiehlt sich, wenn Sie ohne Maus arbeiten oder trotz Maus keinen Gebrauch von den Bildlaufleisten machen; außerdem dient der so vergrößerte Bildschirm mitunter der besseren Übersicht.

Eine Bildlaufleiste besteht in ihrer Grundversion aus drei Elementen: den beiden Bildlaufpfeilen an den Enden des Balkens, dem Bildlauffeld , die die aktuelle Einfügeposition in Relation zum Umfang des Dokuments wiedergibt, und die Schiene, auf der Sie das Bildlauffeld bewegen.

Folgende Möglichkeiten der Bedienung eröffnen die Bildlaufleisten:

Bildlaufpfeil anklicken: Bildschirmanzeige eine Zeile nach oben rollen

Bildlaufpfeil anklicken: Bildschirmanzeige eine Zeile nach unten rollen

Oberhalb Bildlauffeld klicken: Bildschirmanzeige um einen Fensterinhalt nach oben rollen

Unterhalb Bildlauffeld klicken: Bildschirmanzeige um einen Fensterinhalt nach unten rollen

Bildlauffeld vertikal ziehen: Bildschirmanzeige relativ zur Länge des Gesamtdokuments verschieben (links neben der Bildlaufleiste wird die Seitenzahl der Seite angezeigt, die beim Lösen der Maustaste dargestellt wird)

Doppelpfeil anklicken: Voriges Objekt anzeigen (vorherige Seite)

Kreis anklicken: Objekt auswählen, das über die Doppelpfeile angezeigt werden soll. Neben dem Zugriff auf die Registerkarten Gehe zu und Suchen besteht auch die Wahl anderer Objekte als Zieladressen: Felder, Fuß- und Endnoten, Kommentare, Abschnitte, Bearbeitungen, Überschriften, Grafiken, Tabellen und Seiten.

Doppelpfeil anklicken: Nächstes Objekt anzeigen (nächste Seite)

Bildlaufpfeil anklicken: Bildschirmanzeige nach links rollen

Bildlaufpfeil anklicken: Bildschirmanzeige nach rechts rollen

Rechts neben Bildlauffeld klicken: Bildschirmanzeige um einen Fensterinhalt nach links rollen

Links neben Bildlauffeld klicken: Bildschirmanzeige um einen Fensterinhalt nach rechts rollen

Bildlauffeld horizontal ziehen: Bildschirmanzeige relativ zur Breite des Gesamtdokuments verschieben

Beachten Sie, daß sich die Einfügemarke nach einer Rollbewegung noch an der alten Stelle befindet. Sie können dies leicht überprüfen, indem Sie die Anzeige in der Statusleiste beobachten, die Ihnen Auskunft über die Position der Einfügemarke gibt. Wenn Sie direkt eine Eingabe vornehmen, erfolgt diese am alten Platz, zu dem automatisch zurückgerollt wird. Dieses Prinzip erweist sich als ausgesprochen nützlich, wenn Sie an anderer Stelle des Dokumentes lediglich etwas nachschlagen möchten, die Eingabe aber direkt weitergehen soll; dann nämlich können Sie sich das Zurückrollen sparen. Um die Einfügemarke an die neue Position zu setzen, bedienen Sie sich der Maus oder der Cursortasten.

Nachdem Sie die Elemente des kennengelernt haben, gilt es nun den Blick nach unten zu lenken. Am unteren Rand des Programmfensters befindet sich eine Leiste, die über den aktuellen Status der Arbeit am Dokument informiert. Die Statusleiste wechselt daher je nach Arbeitsprozeß ihr Aussehen, worauf in diesem Buch stets im Zusammenhang ausführlich eingegangen wird. Generell können drei Aufgabenbereiche der Statusleiste unterschieden werden:

Texterfassung: Die Statusleiste gibt Informationen zur aktuellen Arbeitssituation.

Menü- und Befehlswahl: Sie erhalten Kurzinformationen zum markierten Menü oder Befehl bzw. werden auf weiterführende Hilfe verwiesen.

Selbsttätige Prozesse: Hier werden innerhalb der Statusleiste Informationen zum Arbeitsprozeß gegeben (z.B. bei Datei > Speichern).

Solange keine spezielle Arbeitssituation besteht, auf die Word mit einer modifizierten Statusleiste Bezug nimmt, fungiert sie als Informationsbörse zum aktuellen Stand des Dokuments. Über folgende Daten hält Sie die Statusleiste auf dem Laufenden:

S: Aktuelle Seite (Position der Einfügemarke)

Ab: Aktueller Abschnitt (Position der Einfügemarke)

1/1: Seite/Gesamtseiten

Bei: Aktueller Abstand vom oberen Blattrand (Position der Einfügemarke)

Ze: Aktuelle Zeile (Position der Einfügemarke)

Sp: Aktuelles Zeichen vom linken Rand der Seite bzw. Spalte

Voraussetzung der Angabe von „aktueller Abstand vom oberen Blattrand“ (Bei) und „aktuelle Zeile“ (Ze) ist, daß der Seitenumbruch im Hintergrund aktiv ist (Extras > Optionen > Allgemein).

Im rechten Bereich der Statusleiste werden wichtige Tastatur- und Befehlsschaltungen durch inverse Buchstabenfelder dokumentiert, also z.B. ob der Überarbeitenmodus eingeschaltet ist, ob Eingaben bestehenden Text überschreiben usw. Die Abkürzungen bedeuten:

MAK: Makroaufzeichnung

ÄND: Überarbeitenmodus

ERW: Markierungserweiterung

ÜB: Überschreibmodus (Einfg)

Ein: Doppelklick auf eines dieser Felder schaltet den dokumentierten Modus ein bzw. aus.

Standardmäßig wird für neue Dokumente die deutsche Sprache für Silbentrennung, Überprüfung der Rechtschreibung und Grammatik zugrunde gelegt. Welche Sprache gerade aktiviert ist, wird ebenfalls in der Statusleiste dargestellt.

Nach dem Lineal folgt die eigentliche Schreibfläche – das Dokumentfenster. Hier geben Sie Ihren Text ein. Nach dem Start von Word erscheint ein leeres Dokument namens Dokument1. Dieses Standarddokument werden Sie bei jedem Start vorfinden, jedenfalls so lange, bis Sie durch Startergänzungen andere Anweisungen geben . In diesem Dokument können Sie direkt Texteingaben vornehmen.

Unter einem Dokument versteht sich der gesamte Inhalt einer Datei. Dazu gehören bei einer Textverarbeitung selbstverständlich in erster Linie die Texteingaben. Hiermit ist das Spektrum dessen, was ein Dokument ausmacht, aber noch nicht abgedeckt. Sämtliche Ergänzungen des Textes, z.B. Grafiken und Tabellen, gehören ebenso zu einem Dokument wie Anmerkungen und Fußnoten . Auch die Formatierung , die Sie Ihrem Schriftstück für den Ausdruck angedeihen lassen, sind Teile eines Dokumentes. Das Dokument umfaßt also alle Informationen einer Datei, die in der Druckausgabe sichtbar werden. Darüber hinaus gibt es Dokumentdateien, die Arbeiten für andere Dokumente leisten, z.B. Listen aller möglichen Empfänger eines Serienbriefes. Alle Dokumentdateien lassen sich im Textfenster von Word anzeigen.

Einfügemarke

Während der Erfassung wird der Ort, an dem die nächste Eingabe dargestellt wird, auf der Schreibfläche durch die Einfügemarke gekennzeichnet. Die Einfügemarke hat die Form eines senkrechten Striches. Ihre Position kennzeichnet die Stelle, an der die nächste Eingabe angezeigt wird. Die senkrechte Markierung wird durch die Eingabe schrittweise nach rechts verschoben; die aktuelle Eingabe erscheint also immer links von der Einfügemarke. Außer durch Texteingaben läßt sich die Einfügemarke mit der Maus, den Cursor- und anderen Richtungstasten bewegen. Das Ende eines Dokumentes wird durch die Schlußmarke angezeigt; einzig in der Seitenlayout-Ansicht fehlt die Markierung für das Ende des Dokuments. Die Schlußmarke hat die Form eines waagerechten Striches. Während der Erfassung wird die Schlußmarke automatisch nach unten verschoben. Die Reduzierung des Dokumentinhaltes, z.B. durch Löschen, hat eine Verschiebung der Einfügemarke nach oben zur Folge.

Innerhalb eines Dokumentes können Sie sich auf vielfältige Weise mit Richtungstasten bewegen. Die einfachste Bewegungsart, die Word Ihnen zur Verfügung stellt, basiert auf der Maus, dem dienstbaren Geist der grafischen Oberfläche. Ein Doppelklick mit der Maus an eine beliebige Position ermöglicht die sofortige Eingabe von Text.

Der Mauszeiger symbolisiert durch seine Form, welche Aktionsmöglichkeiten sich für den Mauseinsatz augenblicklich bieten. Möglichkeiten der Texteingabe werden durch einen senkrechten Strich mit zwei Begrenzungslinien gekennzeichnet; die Einfügemarke wird durch ein Anklicken der linken Maustaste an die Position des Mauszeigers gesetzt. Daß sich Möglichkeiten der direkten Eingabe bieten, zeigt der nach oben links gerichtete Pfeil an. Je nach Situation übernimmt die Maus hierbei Befehlseingaben oder die Einstellung spezieller Werte.

Wenn keine spezielle Maustaste angegeben wird, die betätigt werden soll, handelt es sich stets um die linke Taste. Wenn für einen Befehl die rechte Maustaste gedrückt werden soll, so wird dies im Text ausdrücklich erwähnt. In der Regel aktiviert die rechte Maustaste in Word ein Mausmenü – das sogenannte „Kontext-Menü „, über das Sie Befehle direkt über die Maus anwählen.

Anklicken , Doppelklicken , Dreifachklicken und Niederhalten einer Maustaste sind die Varianten der Eingabe über die Maus. In der Regel werden die Mausbefehle mit der primären Maustaste eingegeben, die auf die linke Maustaste (Zeigefinger der rechten Hand) voreingestellt ist. Die Belegung der linken und rechten Maustaste können Sie in der Windows-Systemsteuerung tauschen, falls Sie die primäre Maustaste lieber mit dem Zeigefinger der linken Hand betätigen möchten. In diesem Buch wird von der Standardbelegung ausgegangen, das heißt die Bezeichnung „linke Maustaste“ verweist auf die primäre Maustaste.

Generell wird zwischen vier Handhabungen der Maus unterschieden:

Anklicken (Klick): Maustaste kurz drücken und sofort loslassen.

Doppelt anklicken (Doppelklick): Maustaste sofort hintereinander zweimal kurz drücken und loslassen.

Dreifach anklicken (Tripelklick): Maustaste sofort hintereinander dreimal kurz drücken und loslassen.

Ziehen: Maustaste drücken, unten halten und die Maus mit niedergehaltener Taste bewegen.