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Wenn Sie einen Brief schreiben, hat er selten nur eine Seite Umfang. Für Folgeseiten bietet es sich an, den Namen des Empfängers sowie die Seitenzahl anzugeben. Eine Kopfzeile könnte also folgendermaßen aussehen: „Seite 2 des Schreibens an Pit Bit“.

Mit Hilfe von Word-Feldfunktionen läßt sich dieser Vorgang automatisieren. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Öffnen Sie die Dokumentvorlage, auf dessen Basis Sie Briefe schreiben (z. B. BRIEF.DOT)

2. Aktivieren Sie im Register Seitenlayout des Dialogfensters Datei > Seite einrichten das Kontrollkästchen Erste Seite anders, und schließen Sie das Fenster.

3. Markieren Sie die Zeile, in der der Empfängername eingefügt wird. Wählen Sie Einfügen > Textmarke, und weisen Sie der Zeile den Namen „Empfängername“ zu.

4. Fügen Sie einige leere Absätze ein, und erzwingen Sie einen Seitenumbruch, indem Sie die Tastenkombination [Strg][Shift][Return] drücken. Am Bildschirm wird Seite 2 dargestellt.

5. Wählen Sie Ansicht > Kopf- und Fusszeile.

6. Schreiben Sie das Wort „Seite“. Fügen Sie danach ein Feld für die Seitennummer ein, indem Sie auf die Schaltfläche Seitenzahlen klicken.

7. Schreiben Sie die Wörter „des Schreibens an“.

8. Nun fügen Sie ein Feld ein, das den Namen des Empfängers ermittelt. Wählen Sie dazu den Befehl Einfügen > Feld.

9. Aktivieren Sie die Kategorie Verknüpfungen und Verweise, und markieren Sie den Feldnamen Ref. Klicken Sie auf die Schaltfläche Optionen, und aktivieren Sie die Registerkarte Textmarken, in der Sie aus der Liste der vorhandenen Textmarken die Textmarke „Empfängername“ markieren und Hinzufügen.

Nachdem Sie die Dialogfelder Optionen für Felder und Feld mit OK geschlossen haben, hat die Kopfzeile hat die folgende Form:

Seite {Page} des Schreibens an {REF Empfängername }

10. Entfernen Sie den eingefügten Seitenwechsel und die überflüssigen leeren Absätze.

11. Schließen Sie die Vorlage (S+$), und speichern Sie die Änderungen ab. Sobald Sie mit Datei > Neu > Brief > OK ein neues Dokument auf der Basis von BRIEF.DOT erstellen, wird beim Wechsel von Seite 1 auf Seite 2 sowie auf allen weiteren Folgeseiten die folgende Kopfzeile automatisch erstellt.

Wenn Sie einen Brief schreiben, hat er selten nur eine Seite Umfang. Für Folgeseiten bietet es sich an, den Namen des Empfängers sowie die Seitenzahl anzugeben. Eine Kopfzeile könnte also folgendermaßen aussehen: „Seite 2 des Schreibens an Pit Bit“.

Mit Hilfe von Word-Feldfunktionen läßt sich dieser Vorgang automatisieren. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Öffnen Sie die Dokumentvorlage, auf dessen Basis Sie Briefe schreiben (z. B. BRIEF.DOT)

2. Aktivieren Sie im Register Seitenlayout des Dialogfensters Datei > Seite einrichten das Kontrollkästchen Erste Seite anders, und schließen Sie das Fenster.

3. Markieren Sie die Zeile, in der der Empfängername eingefügt wird. Wählen Sie Einfügen > Textmarke, und weisen Sie der Zeile den Namen „Empfängername“ zu.

4. Fügen Sie einige leere Absätze ein, und erzwingen Sie einen Seitenumbruch, indem Sie die Tastenkombination [Strg][Shift][Return] drücken. Am Bildschirm wird Seite 2 dargestellt.

5. Wählen Sie Ansicht > Kopf- und Fusszeile.

6. Schreiben Sie das Wort „Seite“. Fügen Sie danach ein Feld für die Seitennummer ein, indem Sie auf die Schaltfläche Seitenzahlen klicken.

7. Schreiben Sie die Wörter „des Schreibens an“.

8. Nun fügen Sie ein Feld ein, das den Namen des Empfängers ermittelt. Wählen Sie dazu den Befehl Einfügen > Feld.

9. Aktivieren Sie die Kategorie Verknüpfungen und Verweise, und markieren Sie den Feldnamen Ref. Klicken Sie auf die Schaltfläche Optionen, und aktivieren Sie die Registerkarte Textmarken, in der Sie aus der Liste der vorhandenen Textmarken die Textmarke „Empfängername“ markieren und Hinzufügen.

Nachdem Sie die Dialogfelder Optionen für Felder und Feld mit OK geschlossen haben, hat die Kopfzeile hat die folgende Form:

Seite {Page} des Schreibens an {REF Empfängername }

10. Entfernen Sie den eingefügten Seitenwechsel und die überflüssigen leeren Absätze.

11. Schließen Sie die Vorlage (S+$), und speichern Sie die Änderungen ab. Sobald Sie mit Datei > Neu > Brief > OK ein neues Dokument auf der Basis von BRIEF.DOT erstellen, wird beim Wechsel von Seite 1 auf Seite 2 sowie auf allen weiteren Folgeseiten die folgende Kopfzeile automatisch erstellt.

Wenn Sie einen Kopf- oder Fußzeilenausschnitt über Ansicht > Kopf- und Fusszeile geöffnet haben, können Sie Feldfunktionen einfügen, um automatisch Inhalte zu erzeugen. Nachfolgend finden Sie eine Liste der wichtigsten Feldfunktionen für den Einsatz in Kopf- oder Fußzeilen. Word bringt das Feld spätestens beim Druck auf den neusten Stand.

Wird die Feldfunktion beispielsweise in der Form {StyleRef Zwischentitel} erfaßt, so zitiert Word an der Stelle der Feldfunktion den nächsten Absatz, der mit der Formatvorlage Zwischentitel gestaltet wurde. Hierfür sucht das Programm von der aktuellen Druckseite aus zuerst in Richtung Dokumentanfang und – wenn keine Fundstelle vorliegt – anschließend in Richtung Dokumentende. Da diese Suche für jede Seite separat erfolgt, läßt sich in den Kopf- oder Fußzeilen auf Überschriften oder auch Stichwörter des Textes direkt Bezug nehmen. Empfehlenswert ist es, die Zeile, die Word in Kopf oder Fuß des Blatts zitieren soll, kurz zu halten und mit einer der neun Überschrift-Formatvorlagen zu formatieren. Dies erleichtert dem Leser die Zuordnung von Kopf- oder Fußzeile zur Gliederung und erspart dem Autor das Ausschreiben des Formatvorlagennamens. Die Angabe der Gliederungsebene allein reicht aus; so greift {StyleRef 3} die Überschrift der dritten Ebene auf.

Für Dokumentationszwecke eignen sich in Kopf- oder Fußzeilen vor allem folgende Felder:

Author

Dieses Feld übernimmt den Namen des Autors aus der Dateiinformation. Wenn als Anweisung ein neuer Name ergänzt wird, wird dieser Name bei der Aktualisierung in die Dateiinformation übernommen.

CreateDate

Diese Feldfunktion gibt das Datum an, zu dem das Dokument erstellt wurde. Dieses Datum richtet sich nach dem Stand der Systemuhr zum Zeitpunkt der Erstellung und ist in der Dateistatistik eingetragen und gibt in Kopf- oder Fußzeilen Aufschluß über das Alter des Dokuments.

Date

Mit diesem Feld können Sie das Tagesdatum der Systemuhr direkt in ein Dokument aufnehmen.

FileName

Dieses Feld gibt den Dateinamen und die Namenserweiterung in das Dokument ein. Auf diese Weise läßt sich z.B. in der Fußzeile die Datei vermerken, so daß bei Änderungen nicht verschiedene Dateien durchsucht werden müssen.

NumChars

Diese Feldfunktion gibt die Anzahl der Zeichen an, die bei der letzten Aktualisierung der Dateistatistik ermittelt wurde.

NumPages

Diese Feldfunktion gibt die Anzahl der Seiten an, so wie sie beim letzten Seitenumbruch in die Dateistatistik eingetragen wurde.

NumWords

Diese Feldfunktion gibt die Anzahl der Wörter an, die bei der letzten Aktualisierung der Dateistatistik ermittelt wurden.

Page

Dieses Feld gibt die aktuelle Seitennummer in den Text ein. Dies ermöglicht eine automatische Paginierung, die auch nach einem neuerlichen Seitenumbruch weiterhin zutrifft. Die Startnummer der Seitennumerierung und das Numerierungsformat wird im Dialogfeld Seitenzahlen-Format festgelegt.

PrintDate

Diese Feldfunktion gibt das Datum an, zu dem das Dokument zuletzt ausgedruckt wurde. Dieses Datum richtet sich nach dem Stand der Systemuhr zum Zeitpunkt des Drucks und ist in der Dateistatistik eingetragen. Sollte das Dokument noch nie ausgedruckt worden sein, erscheint die Angabe in Nullen. So läßt sich durch eine Angabe in der Fußzeile leicht kontrollieren, der wievielte Druck des Dokuments vorliegt.

Ref

ieses Feld fügt den Inhalt einer Textmarke in ein Dokument ein; die Angabe des Feldartnamens „Ref“ kann entfallen, wenn es sich eindeutig um den Namen einer Textmarke handelt. Falls allerdings Felder mit dem gleichen Namen existieren, muß durch die Angabe von „Ref“ die Textmarke eindeutig gekennzeichnet werden

RevNum

Diese Feldfunktion gibt die Überarbeitungsnummer der Datei an. Die Überarbeitungsnummer wird bei jeder Speicherung der Datei im Word-Format um 1 weitergezählt. Die aktuelle Überarbeitungsnummer wird dem entsprechenden Eintrag der Dateistatistik entnommen. Diese Information läßt in Kopf- oder Fußzeilen leicht erkennen, welcher von zwei Ausdrucken aktueller ist und ob alle Seiten dem aktuellen Stand entsprechen.

SaveDate

Diese Feldfunktion gibt das Datum in den Text ein an, zu dem das Dokument zuletzt gespeichert wurde. Dieses Datum richtet sich nach dem Stand der Systemuhr zum Zeitpunkt des Speicherns und ist in der Dateistatistik eingetragen.

SectionPages

Mit diesem Feld können Sie die Anzahl der Seiten des aktuellen Abschnitts direkt in ein Dokument aufnehmen. Die Anzahl der Seiten des Abschnitts kann in einer Kopf- oder Fußzeile genutzt werden, um die Länge des aktuellen Kapitels zu ermitteln.

StyleRef

Diese Feldfunktion bezieht sich auf den nächsten Absatz mit der vorgegebenen Formatvorlage und übernimmt seinen Text. Diese Funktion bietet sich z.B. für Fußnoten an, in denen ein Zitat wiederholt werden soll. Die Suchrichtung läßt sich mit dem Schalter L umkehren. In Kopf- und Fußzeilen läßt sich so mit dem {FVRef}-Feld der Text des ersten und letzten Absatzes einer bestimmten Formatvorlage aufnehmen, z.B. zitiert {FVRef Stichwort} – {FVRef Stichwort L} die erste und letzte Zeichenkette der Seite, der die Formatvorlage Stichwort zugewiesen wurde.

Subject

Diese Feld übernimmt den Themeneintrag aus der Dateiinformation. Wenn als Anweisung ein neues Thema angegeben wird, ersetzt dieses bei der Aktualisierung das Thema in der Dateiinformation und wird gleichzeitig ins Dokument eingefügt.

Time

Dieses Feld gibt die Zeiteinstellung der Systemuhr zum Zeitpunkt seiner letzten Aktualisierung wieder.

Title

Diese Feld übernimmt den Titeleintrag aus der Dateiinformation. Wenn als Anweisung ein neuer Titel angegeben wird, wird dieser bei der Aktualisierung in die Dateiinformation und gleichzeitig ins Dokument übernommen.

UserInitials

Dieses Feld fügt die Initialen des Benutzers, die unter Optionen – Benutzer-Info gespeichert sind, in den Text ein. Wenn als Anweisung neue Initialen ergänzt werden, gibt diese die Aktualisierung aus, übernimmt sie aber nicht in die Optionen.

UserName

Dieses Feld fügt den Namen des Benutzers, der unter Optionen – Benutzer-Info gespeichert ist, in den Text ein. Wenn als Anweisung ein neuer Name ergänzt wird, gibt ihn die Aktualisierung aus, übernimmt ihn aber nicht in die Optionen.

Briefbögen, Prospekte, sie alle zieren Kopf- und Fußzeilen, die über oder unter dem Text neben Seitenzahlen auch Informationen oder Grafiken beinhalten. Grundsätzlich sollen die Angaben am oberen oder unteren Seitenrand dem Leser leichten Überblick über Absender, Autor, Thema oder Seite eines Schriftstücks geben.

Kopf- und Fußzeilen lassen sich mit Word erfassen, indem Sie im Menü Ansicht die Option Kopf- und Fusszeile anwählen. Für die Bearbeitung der Kopf- und Fußzeile schaltet Word stets in den Seiten-Layout-Modus um und setzt die Einfügemarke zunächst in den Kopfzeilenbereich. Um in den Fußzeilenbereich am unteren Blattrand zu gelangen, genügt ein Klick auf das Symbol Zwischen Kopf- und Fusszeile wechseln in der Symbolleiste. Alternativ können Sie mit der Tastenkombination A+V zwischen Kopf- und Fußzeile wechseln. Um wieder das normale Dokument zu bearbeiten, genügt ein Klick auf die Schaltfläche Schliessen der Symbolleiste oder ein Doppelklick in das Dokument außerhalb des Kopf- oder Fußzeilenbereichs.

Wie weit die Eingaben gelten, die Sie in einer Kopf- oder Fußzeile vornehmen, bestimmen Sie über den Befehl Datei > Seite einrichten in der Registerkarte Seitenlayout. Dort entscheiden die Einstellungen in der Gruppe Kopf- und Fusszeilen darüber, ob alle Kopf- und Fußzeilen gleich sind, die erste anders oder Word sogar zwischen Seiten mit geraden und ungeraden Seiten unterscheidet. Damit alle Seiten die gleichen Kopf- und Fußzeilen bekommen, darf kein Kontrollkästchen der Gruppe Kopf- und Fusszeilen angekreuzt sein.

Für die Eingabe einer durchgängig gleichen Kopf- und Fußzeile sollte die Einfügemarke am Beginn des Dokuments stehen, am besten auf der ersten Seite, zumindest aber im ersten Abschnitt. Das ist allerdings nur notwendig, wenn Sie Abschnittswechsel eingegeben haben, da Kopf- und Fußzeilen Teil der Abschnittsformatierung sind und sich zunächst auf den aktuellen Abschnitt beziehen.

Solange Sie nicht ausdrücklich in der Symbolleiste für die Kopf- und Fußzeilen eine andere Wahl treffen, indem Sie das Symbol Wie vorherige ausschalten, greift Word bei aufeinanderfolgenden Abschnitten grundsätzlich die Kopf- und Fußzeile des vorherigen Abschnitts auf. Daher muß sich die Einfügemarke im ersten Abschnitt des Dokuments befinden, um die Kopf- und Fußzeile fürs ganzes Dokument zu definieren. Außerdem darf noch keiner der folgenden Abschnitte mit einer Kopf- bzw. Fußzeile versehen sein. Nur so wirkt sich Ihre Eingabe auf alle Abschnitte aus.

Sie können sich Dokumentvorlagen als vorgedrucktes Briefpapier vorstellen. Die Vorlage enthält bereits die wichtigsten, immer wiederkehrenden Elemente, wie Adresse, Anrede sowie Grußformel, und Sie brauchen lediglich den eigentlichen Brieftext zu ergänzen.

Mit Word können Sie für Dokumente, die Sie häufiger erstellen, z.B. für Geschäftsbriefe oder private Korrespondenz, sogenannte Dokumentvorlagen erstellen. Der Vorteil: Wenn Sie wieder ein ähnliches Dokument erstellen möchten, aktivieren Sie einfach die zuvor gespeicherte Vorlage und schon hat das Dokument bereits das gewünschte Layout.

Für viele Anwendungen sind im Lieferumfang von Word bereits Dokumentvorlagen enthalten. Zudem können Sie mit Hilfe der Assistenten neue Vorlagen erstellen lassen. Die Liste dieser Vorlagen wird Ihnen angezeigt, wenn Sie mit Datei > Neu eine neue Datei erstellen. Über die Register des nachfolgenden Dialogfelds können Sie Vorlagen aus verschiedenen Bereichen abrufen, beispielsweise Vorlagen für Briefe & Faxe oder Berichte. Im Vorschau-Fenster erkennen Sie bereits im Vorfeld das Layout der Vorlage. Als Standard wird die Vorlage Leeres Dokument des Registers Allgemein bei jedem Dokument benutzt, dem keine eigene Vorlage zugewiesen ist. Sie können aber beim Öffnen einer neuen Datei eine andere Vorlage wählen, z.B. eine, die Sie selbst erstellt haben. Um eine eigene Vorlage zu erstellen, aktivieren Sie im Feld Neu erstellen die Option Vorlage. Falls Ihre neue Vorlage auf einer bestehenden basieren soll, wählen Sie diese zuvor aus der Vorlagenliste aus. Schließen Sie das Dialogfeld mit OK.

Geben Sie nun wie bei einem normalen Dokument die Dokumentformate an, die Sie benutzen möchten. Sie können auch wiederkehrenden Text wie z.B. Kopf- und Fußzeilen, Anreden, Betreffvermerke usw. in die Vorlage eingeben und formatieren; diese Angaben bleiben in der gespeicherten Dokumentvorlage für Sie erhalten.

Sie speichern die Vorlage wie jedes Dokument; Word ergänzt automatisch die Erweiterung .DOT, die Dateien als Dokumentvorlage kennzeichnet. Sie können nun die neu erstellte Dokumentvorlage bei jeder neuen Datei als Layout-Grundlage aktivieren.

Dokumente zu Vorlagen machen

Mitunter erweisen sich Format oder Text eines Dokuments erst später als wiederverwendbar, etwa der fast fertige Beispielbrief. In diesem Fall öffnen Sie das Dokument, ändern es, so daß es für Ihren Zweck universell einsetzbar wird. Für das Beispiel bedeutet dies, daß Sie alle persönlichen Informationen löschen. Hierzu gehört zum Beispiel der eigentliche Brieftext und die Tabelle. Einzig die Adresse, das Datum, der Betreff, die Grußformel sowie die Unterschrift bleiben bestehen. Um den „nackten“ Brief als Vorlage für neue Briefe zu speichern, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

1. Rufen Sie den Befehl Datei > Speichern unter auf.

2. Geben Sie Ihrer Vorlage einen Namen – etwa Meine Briefe – , und wählen Sie – das ist besonders wichtig – unter Dateityp das Dateiformat Dokumentvorlage aus. Word wechselt dann sofort in denVorlagen-Ordner.

3. Bestätigen Sie mit OK. Word speichert Ihr modifiziertes Dokument als Vorlage ab.

Der Vorteil: Wann immer Sie einen ähnlichen Brief benötigen, greifen Sie im weiteren auf die soeben erstellte Vorlage zu. Sie finden sie im Register Allgemein des Dialogfelds Datei > Neu.

Bestehende Dokumentvorlagen bearbeiten

Natürlich können Sie eine einmal erstellte Dokumentvorlage nachträglich verändern. Hierzu sind folgende Schritte notwendig:

In Dokumentvorlagen werden außer den Dokumentformaten und dem gleichbleibenden Text auch AutoText-Einträge, Makros, Menü- und Tastenbelegungen und Formatvorlagen gespeichert.

1. Öffnen Sie wie üblich das Dialogfeld Öffnen mit Datei > Öffnen, und wählen Sie unter Dateityp den Eintrag Dokumentvorlage.

2. Sie laden nun die Datei, die Sie aktualisieren möchten, ändern sie und speichern sie wieder. Allen Dokumenten, die Sie in Zukunft mit der Vorlage erstellen, stehen die aktualisierten Werte zur Verfügung.

Word unterstützt die absatz- und zeichenweise Formatierung über sogenannte „Formatvorlagen“. Hinter der etwas mißverständlichen Bezeichnung steckt nichts weiter als eine einheitliche Formatierung, die einem bestimmten Absatz zugewiesen wird. In einer Absatzformatvorlage werden alle Gestaltungsinformationen festgehalten, die das Aussehen des Absatzes bestimmen, z.B. Zeichen- und Absatzformatierungen, Tabstopps, Rahmenart, Sprache, Positionsangabe und Numerierungsdefinitionen. Sie können sich eine Formatvorlage als Notizzettel vorstellen, auf dem Word vermerkt, welche Merkmale etwa die Anrede, der Fließtext, ein Zitat oder der Betreff aufweist.

Formatvorlagen haben Sie – vielleicht ohne es zu wissen – bereits im ersten Anwendungsbeispiel kennengelernt. Beim automatischen Formatieren des Brieftextes hat Word den einzelnen Briefelementen bereits Formatvorlagen zugewiesen, der Adresse z.B. die Vorlage Briefkopfadresse.

Um eine neue Formatvorlage zu erstellen, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

1. Formatieren Ihren Text so, wie er der zukünftigen Vorlage entsprechend aussehen soll. Möchten Sie zum Beispiel alle Briefkopfadressen in Zukunft kursiv darstellen, markieren Sie die Adresse und formatieren sie mit dem Zeichenformat kursiv.

2. Markieren Sie anschließend die Passage, die als Vorlage für die neue Formatvorlage gelten soll.

3. Klicken Sie in der Symbolleiste auf das Formatvorlagenfeld, löschen Sie den Formatvorlagennamen, und geben Sie einen neuen Namen ein, z.B. Meine Adresse.

Word unterscheidet zwischen Formatvorlagen für Absätze sowie für einzelne Zeichen. Während Absatzformate in der Formatliste mit einem Absatzzeichen gekennzeichnet sind, erkennen Sie Zeichenformate anhand des nachgestellten und unterstrichenen Buchstabens „a”

Sobald die Formatvorlage einmal definiert ist, können Sie sie jederzeit wieder einsetzen. Soll ein Absatz beispielsweise genau so aussehen, wie Meine Adresse, weisen Sie dem Absatz einfach die gewünschte Formatvorlage zu. Die Auswahl treffen Sie entweder über das Formatvorlagen-Feld in der Symbolleiste Formatierung, das Sie mit [Strg][Shift][S] aktivieren, oder über das Menü Format > Formatvorlage. In beiden Fällen können Sie sich eine Liste der vorhandenen Formatvorlagen anzeigen lassen.

Natürlich können Sie im Beispieltext die bereits vorgegeben Formatvorlagen – zum Beispiel Briefkopfadresse, Datum und Anrede – jederzeit ändern . Möchten Sie beispielsweise in Ihren Briefen das Datum stets kursiv darstellen, müssen Sie lediglich die Formatvorlage Datum bearbeiten. Hierzu markieren Sie den kompletten Absatz, der das Datum enthält und formatieren ihn kursiv (Format > Zeichen). Anschließend öffnen Sie das erste Listenfeld der Symbolleiste Format und wählen erneut den Eintrag „Datum“. Word möchte daraufhin von Ihnen wissen, ob Sie die Formatvorlage neu definieren oder die ursprüngliche Formatdefinition aktivieren möchten. Wählen Sie die erste Option, und bestätigen Sie mit OK, um die Formatvorlage Datum neu zu definieren.

Sie können Formatvorlagen auch in einem eigenen Dialogfeld verändern. Hierzu rufen Sie das Dialogfeld Format > Formatvorlagen auf und wählen die zu ändernde Formatvorlage aus der Liste. Klicken Sie auf Bearbeiten . Über die Einträge der Schaltfläche Format aktivieren Sie das Format-Dialogfeld, und geben Ihre Änderungen ein. Hier zeigt sich der Vorteil der Formatvorlagen: Alle Absätze, die zuvor mit der modifizierten Formatvorlage ausgezeichnet wurden, werden automatisch den Änderungen entsprechend formatiert.

Neben der zeichenweise Gestaltung des Textes kennt Word die sogenannte „Absatzformate“. Unter einen Absatz versteht Word einen Textabschnitt, der durch eine Absatzschaltung ([Return]-Taste) beendet wird.

Um einen Absatz zu formatieren, reicht es, daß die Einfügemarke an einer beliebigen Stelle im Absatz steht. Falls Sie mehrere Absätze gleichzeitig formatieren, muß die Markierung zumindest ein Zeichen jedes zu formatierenden Absatzes kennzeichnen.

Wie bei der Zeichenformatierung steht für Ihre Formatwünsche ein Dialogfeld zur Verfügung, das Sie in dem Menü Format mit Absatz aufrufen. In der Registerkarte Einzüge und Abstände legen Sie denEinzug des Absatzes fest, also die Einrückungen, die der Absatz vom linken und rechten Seitenrand haben soll. Im Listenfeld Extra legen Sie die Art des Einzugs der ersten Zeile fest. Erste Zeile zieht die erste Zeile des Absatzes ein, während die Option Hängend die Zeilen verschiebt, die auf die erste Zeile folgen. Im Feld Um geben Sie den exakten Wert für die Verschiebung an. Für die Werte ist eine Maßeinheit vorgegeben. Sie können auch eine andere Maßeinheit verwenden, wenn Sie Word die entsprechende neue Endung mitteilen (Zoll = „, Millimeter = mm, Zentimeter = cm, Punkte = pt, Pica = pi). Diese Möglichkeit, die Maßeinheiten zu ändern, steht Ihnen in der Regel auch in anderen Dialogfeldern zur Verfügung.

Um das Dialogfeld Absatz aufzurufen, können Sie auch innerhalb des Absatzes die rechte Maustaste gedrückt halten und den Kontextbefehl Absatz auswählen.

Über den Bereich Abstand bestimmen Sie den Abstand zum vorhergehenden sowie zum nachfolgenden Absatz. Welcher Abstand zwischen den einzelnen Zeilen des aktuellen Absatzes gelten soll, legen Sie im Feld Zeilenabstand fest. Das Maß ist Punkte (pt) – aber auch hier sind obige Maßeinheiten anwendbar und werden automatisch umgerechnet.

Im Listenfeld Ausrichtung legen Sie fest, ob der Absatz linksbündig, rechtsbündig, zentriert oder im Block gesetzt werden soll.

Über die zweite Registerkarte Zeilen- und Seitenwechsel definieren Sie Seiten-wechsel, automatische Silbentrennung und Zeilennumerierung. Absatzkontrolle verhindert, daß die erste bzw. letzte Zeile am Seitenende bzw. am Seitenanfang steht. Einen Seitenwechsel innerhalb eines Absatzes verhindern Sie mit Zeilen nicht trennen . Darf auch zwischen zwei Absätzen kein Seitenwechsel erfolgen, markieren Sie diese und aktivieren das Kontrollkästchen Absätze nicht trennen . Die Option Seitenwechsel oberhalb läßt den Absatz stets auf einer neuen Seite beginnen. Möchten Sie den markierten Absatz von der Zeilennumerierung ausnehmen, aktivieren Sie Zeilennummern unterdrücken . Sofern Sie mit der automatischen Silbentrennung arbeiten, können Sie diese für den markierten Absatz mit Keine Silbentrennung deaktivieren.

Das Verfassen eines Textes ist die eine Sache – denselben anschaulich darzustellen, damit er beim Leser Interesse und Neugierde weckt, eine andere. Um einen Text anschaulich darzustellen, können Überschriften, Textstellen oder Zeichen mit besonderen Auszeichnungen versehen werden, beispielsweise fett, kursiv oder unterstrichen.

Mit Word formatieren Sie Zeichen schnell und einfach. Wenn Sie während der Eingabe das Zeichenformat wechseln , wird die Einstellung so lange benutzt, bis Sie sie wieder ändern oder die Einfügemarke an einer anders formatierten Textstelle plazieren. Die Schrift richtet sich zunächst immer nach dem Format der Einfügestelle. Um Zeichen im nachhinein zu formatieren, müssen Sie die Zeichen markieren. Möchten Sie hingegen ganze Wörter formatieren, genügt es, die Einfügemarke an eine beliebige Position innerhalb des Wortes zu stellen.

Zeichenformatierungen legen Sie im Menü Format unter der Option Zeichen fest. Besonders schnell gelangen Sie zum Dialogfeld, wenn Sie das Wort bzw. die Markierung mit der rechten(!) Maustaste anklicken und aus dem Kontext-Menü den Befehl Zeichen wählen. Im eingeblendeten Dialogfeld definieren Sie die Zeichenformatierungen mit der Registerkarte Schrift. Unter Schriftart finden Sie die Schriftfamilien , die zur Verfügung stehen. Im Feld Schriftschnitt können Sie spezielle Zeichenformatierungen in beliebiger Kombination auswählen, z.B. Fett- oder Kursivschrift. In das Feld Schriftgradgeben Sie die Größe der Schriftart an. Das Listenfeld Unterstreichung stellt neun verschiedene Möglichkeiten zum Unterstreichen von Textpassagen zur Verfügung. Im Feld Farbe stehen zur Zeichengestaltung 16 Farben zur Verfügung. Besondere Zeichenformatierungen definieren Sie im Bereich Effekte . Um z.B. die markierten Zeichen hochzustellen, markieren Sie die Option Hochgestellt . Im Feld Vorschau können Sie direkt das Resultat der Zeichenformatierung ansehen.

Um die vertikale Position der Zeichen zu definieren, klicken Sie auf die Registerkarte Abstand . Der Abstand zwischen den einzelnen Buchstaben läßt sich im Feld Laufweite modifizieren. Wählen SieErweitert , um den Abstand zu vergrößern, und Schmal, um ihn zu verringern. Den exakten Wert der Erweiterung bzw. Verminderung geben Sie im Feld Um an. Die Abweichungen der Zeichenposition von der Grundlinie werden im Feld Position definiert, wobei Standard die normale Position des Zeichens auf der Linie bezeichnet. Hier können Sie die Zeichen Höherstellen bzw. Tieferstellen und dabei im Feld Um den genauen Abstand zur Grundlinie definieren. Wünschen Sie eine automatische Anpassung des Abstandes zwischen den Zeichen, markieren Sie das Kontrollfeld Unterschneidung ab und definieren im Eingabefeld Punkt, ab welcher Schriftgröße die Unterschneidung stattfinden soll. Das Feld Vorschau erlaubt die Kontrolle Ihrer Zeichenformatierungen, alle Optionen werden hier optisch umgesetzt.

Um den Beispieltext optisch ansprechend zu gestalten, können Sie beispielsweise Ihre digitale Unterschrift unter die Grußformel „Mit freundlichen Grüßen“ mit einer Schriftart ähnlich einer Schreibschrift formatieren. Hierzu gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Geben Sie unter die Grußformel – falls nicht bereits geschehen – den Namen „Pit Bit“ ein.

2. Markieren Sie den Namen mit gedrückte Maustaste.

3. Rufen Sie den Menübefehl Format > Zeichen auf, und wählen Sie aus der Liste Schriftart die Schrift Brush Script MT bzw. Script.

4. Markieren Sie im Listenfeld Schriftgrad den Eintrag 26, um die Zeichen in der Schriftgröße 26 Punkt zu formatieren.

5. Schließen Sie das Dialogfeld mit OK, um die Schriftformatierung umzusetzen.

In der Registerkarte Animation können Sie eine von sechs Textanimationen wählen. Beachten Sie jedoch, daß diese nur auf dem Bildschirm dargestellt werden und nicht ausgedruckt werden können.

Um markierte Zeichen direkt zu formatieren, können Sie auch eine der folgenden Tastenkombinationen verwenden:

Schriftart: [Strg][Shift][A]

Schriftgröße: [Strg][Shift][P]

Schriftgröße erhöhen: [Strg][Shift][<] oder [Strg][9]

Schriftgröße reduzieren: [Strg][<] oder [Strg][8]

Ändern in Schriftart „Symbol“: [Strg][Shift][B]

Groß/Kleinschreibung ändern: [Shift][F3]

Großbuchstaben: [Strg][Shift][G]

Fett: [Strg][Shift][F]

Kursiv: [Strg][Shift][K]

Kapitälchen: [Strg][Shift][Q]

Verborgen: [Strg][Shift][H]

Unterstrichen: [Strg][Shift][U]

Doppelt unterstrichen: [Strg][Shift][D]

Wortweise unterstrichen: [Strg][Shift][W]

Hochgestellt (um 3 Punkte): [Strg][+]

Tiefgestellt (um 3 Punkte): [Strg][#]

Zeichenformatierung aufheben: [Strg][Leertaste] oder [Strg][Shift][Z]

Besonders interessant ist die Möglichkeit, Textpassagen wie mit einem Textmarker hervorzuheben. Hierzu klicken Sie in der Symbolleiste Format auf das Symbol Hervorheben und fahren mit gedrückter Maustaste über den hervorzuhebenden Text. Klicken Sie erneut auf die Schaltfläche, um den digitalen Textmarker wieder auszuschalten. Wenn Sie auf den nach unten weisenden Pfeil neben der Schaltfläche klicken, können Sie die Farbe der Textmarkierung bestimmen.

Oftmals schleichen sich bei der Texterstellung Flüchtigkeitsfehler und ”Buchstabendreher” ein. Beispielsweise tippt man in der Eile schon mal ”jezt” statt ”jetzt” oder ”udn” statt ”und”. Derartige Fehler erkennt Word automatisch und korrigiert sie ohne Ihr Zutun.

Automatische Korrekturen

Welche Begriffe Word automatisch korrigieren soll, entscheiden Sie im Register AutoKorrektur des Dialogfensters Extras > AutoKorrektur. Hier können Sie Word anweisen, automatisch zwei Großbuchstaben am Wortanfang zu korrigieren, jeden Satz mit einem Großbuchstaben zu beginnen oder das unbeabsichtigte Verwenden der Feststelltaste zu korrigieren.

Möchten Sie eventuelle Tippfehler bereits bei der Eingabe von Word korrigieren lassen, markieren Sie die Option Während der Eingabe ersetzen. Geben Sie im Feld Ersetzen das Wort ein, das Word automatisch ersetzen soll. Dies können auch komplette Sätze sein, z.B. ”mfg” für ”Mit freundlichen Grüßen”. Im Feld Durch bestimmen Sie den Text, den Word als Ersatz für das Wort im Feld Ersetzeneinsetzt, z.B. ”Mit freundlichen Grüßen”. Auch Grafiken oder andere Word-Elemente (Tabellen, Positionsrahmen, Objekte u.ä.) sind für die AutoKorrektur geeignet.

Sie können die Passage als reinen Text ohne Formatierung (Nur Text ) oder mit einer speziellen Formatierung (Text mit Format ) einfügen. Mit Hinzufügen fügen Sie den eingegebenen AutoKorrektur-Eintrag der Korrekturliste bei. Soll ein Wort nicht mehr automatisch korrigiert werden, entfernen Sie es mit Löschen aus der Liste.

Der Clou: Sofern die Option Wörter automatisch hinzufügen aktiviert ist, ergänzt Word die Ausnahmeliste automatisch, wenn Sie die [Backspace]-Taste drücken, um ein durch AutoKorrektur eingefügtes Wort wieder zu löschen und dann zu korrigieren – Word lernt also von Ihren Eingaben und Korrekturen.

Mitunter vollbringt die AutoKorrektur zu viel des Guten, beispielsweise wenn Sie Abkürzungen wie „bzw.” verwenden. Word interpretiert dann den Abkürzungspunkt als Satzende und beginnt den neuen „Satz” mit einem Großbuchstaben. Daher können Sie im Register AutoKorrekur per Mausklick auf die Schaltfläche Ausnahmen Sonderfälle definieren, bei denen die AutoKorrektur nicht eingreift. Im Register Erster Buchstabe sind bereits einige Ausnahmen definiert. Um eigene Ausnahmen, zum Beispiel Abkürzungen, einzufügen, tragen Sie den gewünschten Begriff in das Eingabefeld Nicht groß schreiben nach ein und klicken auf Hinzufügen.

Auf die gleiche Art und Weise können Sie im Register Wortanfang Gross Ausnahmen definieren, bei denen Word zwei Großbuchstaben zu Wortbeginn – etwa bei „XPress” – nicht korrigieren soll, obwohl die entsprechende Option aktiviert ist.

Nachdem Sie einen Text eingegeben haben, variieren die Zeilenlängen oft erheblich. Zwar lassen sich durch den sogenannte „Blocksatz“ alle Zeilen auf die gleiche Länge bringen, aber bei starken Unterschieden der Zeilenlängen hat dies oft große Abstände innerhalb einzelner Zeilen zur Folge. Mit geschickten Trennungen lassen sich diese „Löcher“ vermeiden und das Zeilenlayout erheblich verbessern.

Sie können die Trennung auch manuell vornehmen, indem Sie im Dialogfeld Extras > Sprache > Silbentrennung auf die Schaltfläche Manuell klicken . Die Silbentrennung richtet sich immer nach der Sprache, die Sie dem Absatz zugewiesen haben. Sie erkennen die aktuelle Sprache in der Titelzeile des Fensters. Das zu trennende Wort wird zur Entscheidungshilfe im Feld Trennvorschlag angezeigt. Sie können die mit dem Cursor markierte Trennstelle mit Ja akzeptieren oder mit den Cursortasten im Wort die Trennstelle markieren, mit der Sie einverstanden sind. Mit Nein lassen Sie das Wort ungetrennt.

Word hilft Ihnen, Texte schnell und komfortabel zu trennen. Sie haben die Wahl zwischen einer automatischen oder einer manuellen Silbentrennung. Um die Silbentrennung automatisch, also während der Texteingabe, durchzuführen, öffnen Sie das Dialogfeld Extras > Sprache > Silbentrennung und aktivieren das Kontrollfeld Automatische Silbentrennung . Geben Sie im Dialogfeld an, ob Sie auch Wörter in Großbuchstaben trennen möchten. In der Silbentrennzone stellen Sie den freien Bereich an dem Zeilenende ein, ab dem die Silbentrennung aktiv werden soll; die Vorgabe ist 0,75 cm. Word versucht das erste Wort der nächsten Zeile zu trennen, wenn der freie Platz zwischen Zeilenende und rechtem Rand dieses Maß überschreitet. Im Feld Aufeinanderfolgende Trennstriche bestimmen Sie, wie viele aufeinanderfolgende Textzeilen mit einem Trennstrich versehen werden dürfen. Sobald Sie auf OK klicken, startet die automatische Silbentrennung.