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Word Datenauszug: Textschnipsel sammeln und in andere Dokumente einfügen

Zum schnellen Kopieren und Verschieben von Textpassagen gibt es die Zwischenablage. Allerdings passt hier immer nur genau ein Element hinein, etwa ein Bild oder ein Stück Text. Und was tun, wenn mehrere Textstellen kopiert werden sollen? Dann muss man den Kopiervorgang normalerweise mehrfach wiederholen. Oder Sie verwenden die kaum bekannte Textschnipsel-Funktion „Datenauszug“. Damit können Sie beliebige Textbereich auf dem Desktop zwischenparken und später wiederverwenden. Leider nur bis zur Version 2003.

Textschnipsel sammeln – bis Version 2003

Leider hat Microsoft die praktische Textschnipsel-Funktion nur in den Word-Version 2000 bis 2003 integriert. Ab Version 2007 gibt es die Funktion nicht mehr; warum weiß niemand.

Um mit Word bis zur Version 2003 mehrere Textbereiche zu sammeln, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Zuerst verkleinern Sie das Word-Fenster so weit, dass ein Teil des Windows-Desktops sichtbar ist.

2. Dann markieren Sie mit gedrückter Maustaste den gewünschten Text und  ihn – mit weiterhin gedrückter Maustaste – auf einen freien Bereich des Windows-Schreibtischs. Sobald Sie die Maustaste loslassen, wird daraus ein sogenannter „Datenauszug“ oder „Scrap“. Den Vorgang können Sie beliebig oft wiederholen, um nach und nach von allen gewünschten Textpassagen Textschnipsel auf dem Desktop abzulegen.

3. Um die Schnipsel wieder in andere Dokumente einzufügen, gehen Sie genau umgekehrt vor: Klicken Sie den Datenauszug an, und ziehen Sie ihn mit gedrückter Maustaste ins Word-Fenster. Sobald Sie die Maustaste loslassen, wird das Textfragment ins Dokument eingefügt.

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Word: Die automatische Silbentrennung nach neuer Rechtschreibregel einstellen

Vielfach wünschen sich die Nutzer in Word eine automatische Silbentrennung. Wenn Sie Word 2007 oder 2010 nutzen, dann müssen Sie die automatische Silbentrennung zuerst aktivieren. Bei Word 2003 gibt es dagegen ein anderes Problem. Hier richtet sich die Silbentrennung nach einer Rechtschreibregel, welche nicht mehr gültig ist. Hier muss die Silbentrennung zunächst korrekt eingestellt werden.

Word 2007 und 2010

Bei Word 2007 und 2010 hat Microsoft die Funktion der automatischen Silbentrennung etwas versteckt. In der neuen Menübar findet sich diese nützliche Funktion leider nicht. Deshalb sind ein paar Schritte notwendig um die Silbentrennung zu aktivieren.

Öffnen Sie zunächst das betreffende Word-Dokument in dem Sie die automatische Silbentrennung nutzen möchten. Klicken Sie dann auf „Seitenlayout“. Hier finden Sie im Bereich „Seite einrichten“ die Schaltfläche „Silbentrennung“. Nachdem Sie auf die Schaltfläche „Seitenlayout“ geklickt haben, öffnet sich ein neues Menü. Wenn Sie hier auf „Automatisch“ klicken, wird die automatische Silbentrennung aktiviert.

Sie können hier auch noch weitere Einstellungen vornehmen. So können Sie zum Beispiel vorgeben, in welchen Bereichen Word die einzelnen Begriffe trennen soll. Sie haben so die Möglichkeit die Silbentrennzone auf 1 Zentimeter zu erhöhen. Diese Zone gibt den Abstand zwischen dem letzten Wort und dem rechten Seitenrand an. Nachdem Sie die gewünschten Änderungen vorgenommen haben, können Sie diese mit „OK“ bestätigen.

Word 2003 und die alte Rechtschreibregel

Bei Word 2003 ist es so, dass einzelne Vokale wie etwa A-bend, nach dem Vokal abgetrennt werden. Dies geschieht aufgrund einer veralteten Rechtschreibregel. Es gibt jedoch einen Trick, mit dem Sie Word anweisen, können zu lange Wörter in zwei korrekte Teile zu trennen.

Öffnen Sie auch hier zunächst das betreffende Dokument. Gehen Sie dann zum Menü „Extras“ und hier auf „Sprache“ und anschließend auf „Silbentrennung“. Zuerst aktivieren Sie hier das Kontrollkästchen bei „Automatische Silbentrennung“. Anschließend ändern Sie die Silbentrennzone von einem auf zwei Zentimeter. Zudem müssen Sie auch bei „Aufeinanderfolgende Trennstiche“ einen Wert eingeben. Dieser sollte nicht größer als 3 Zentimeter sein. Zum Abschluss bestätigen Sie die Änderungen einfach mit „OK“. Jetzt trennt auch Word 2003 nach der neuen Rechtschreibregel.

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