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Word-Dokumente papiersparend drucken

Beim Erstellen von Word-Dokumenten bleiben oft auf der letzten Seite nur ein paar Textzeilen übrig. Gerade bei einem Brief sieht das nicht besonders gut aus. Eine manuelle Umformatierung ist meist mit etlichen Arbeitsschritten verbunden. Aber es geht auch automatisch. Der Befehl Um eine Seite verkleinern ist aber gut versteckt.

Damit der Befehl Um eine Seite verkleinern nicht jedes Mal aufgerufen werden muss, kannst du ihn problemlos der Schnellzugriffsleiste hinzufügen.

Klicke in der kleinen, blauen Schnellzugriffsleiste auf den kleinen Pfeil und öffne die Option Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen. Anschließend wählst du im Menü Weitere Befehle | Befehle auswählen | Alle Befehle aus.

Scrolle in der Auswahlliste bis zum Eintrag Um eine Seite verkleinern. Markiere ihn und klicke auf den Button Hinzufügen. Mit OK bestätigst du die Auswahl und der Befehl ist dann in der Schnellzugriffsleiste verfügbar.

Ab sofort lässt sich ein Word-Dokument mit einem Klick automatisch formatieren, wenn auf der letzten Seite nur noch ein paar Zeilen übrig bleiben. Das Layout bleibt dabei erhalten.

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Hardware & Software Office Software

Standard-Speicherort für Office-Dokumente ändern

Standardmäßig werden alle neu erstellten Office-Dokumente im Ordner Dieser PC | Dokumente gespeichert. Du kannst aber auch einen anderen Standardspeicherort festlegen.

Dazu startest du das betreffende Office-Programm (Word, Excel, etc.) und klickst auf Datei | Optionen. Im Dialogfenster der Optionen wählst du auf der linken Seite die Kategorie Speichern aus.

Im Bereich Lokaler Standardspeicherort lässt sich über die Schaltfläche Durchsuchen nun ein neuer Standardspeicherort auswählen. Abschließend bestätigst du die Änderung mit einem Klick auf den Button OK. Das war´s schon.

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Word: Excel-Tabelle als Verknüpfung einfügen

Excel-Tabellen lassen sich per Drag & Drop ziemlich einfach in Word-Dokumente einfügen. Der Nachteil: Wird die Original-Tabelle geändert, erfolgt keine Aktualisierung in der Word-Tabelle. Um dies zu erreichen, muss das Einfügen in Word als Verknüpfung erfolgen.

Sollte Excel auf deinem Rechner geöffnet sein, beende das Programm zunächst und starte Word.

Um die gewünschte Tabelle einzufügen, öffne das Register Einfügen, klicke im Bereich Text auf den kleinen Pfeil der Option Objekt und wähle im Auswahlmenü Objekt aus.

Wechsle zum Register Aus Datei erstellen und klicke auf den Button Durchsuchen, um die Exceltabelle auszuwählen. Bestätige deine Auswahl mit der Schaltfläche Einfügen und aktiviere die Option Verknüpfen. Mit dem Button OK bestätigst du den Arbeitsschritt und die Tabelle wird in das Word-Dokument eingefügt.

Um die eingefügte Excel-Tabelle zu bearbeiten, öffnest du sie am besten direkt per Doppelklick in Word. Dadurch öffnet sich die Ursprungstabelle und du kannst sie wie gewohnt bearbeiten.

Speichere dann die Änderungen und schließe die Exceltabelle. Zurück in Word, führst du einen Rechtsklick auf die Tabelle aus und wählst im Kontextmenü Verknüpfung aktualisieren. Dadurch werden alle Änderungen ins Word-Dokument übertragen.

Hinweis

Der letzte Schritt, die Aktualisierung der Verknüpfung, muss in jedem Falle durchgeführt werden, das Word die Inhalte der Dokumente nicht automatisch aktualisiert.

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Excel Hardware & Software Office Software Word

Excel: Tabellen auch ohne Office öffnen

Noch immer ist Excel bei den Nutzern die erste Wahl für die Erstellung von Tabellen. Aber auch ohne das Office-Programm lassen sich Excel-Dateien problemlos öffnen.

Das einzige was man dazu benötigt, ist ein Google-Konto, dass notfalls schnell erstellt werden kann.

Um eine Excel-Datei zu öffnen, rufst du in deinem Web-Browser die Seite spreadsheets.google.com auf und klickst oben links auf die Schaltfläche Neue Tabelle anlegen. Gegebenenfalls muss du dich noch mit deinen Zugangsdaten in deinem Google-Konto anmelden.

Anschließend wählst du in der Menüleiste Datei | Importieren aus und wechselst im nächsten Dialogfenster zum Register Hochladen. Nun kannst du die betreffende Excel-Datei in das Feld Datei hierher ziehen um sie zu Google hochzuladen. Alternativ navigierst du über die Schaltfläche Datei von meinem Computer auswählen zum Speicherort dieser Datei.

Im nachfolgenden Dialogfenster legst du noch fest, ob die neue Excel-Datei die Vorhandene ersetzten, oder eine neue Tabelle anlegen soll. Ein abschließender Mausklick auf Daten importieren schließt den Vorgang ab.

Tipp:

Nach diesem Vorbild lassen sich auch Power-Point-Präsentationen und Word-Dateien zu Google hochladen. Dazu wählst du auf der Seite spreadsheets.google.com oben links über den Drei-Balken-Button die Option Präsentationen oder Docs aus.

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Excel: Den Inhalt einer Spalte in eine Zeile umwandeln

Oft merkt man erst nach dem Eintippen in eine Excel-Spalte, dass der Inhalt besser in eine Zeile gepasst hätte. Also alles noch einmal in eine Zeile eintippen. Bevor du die alten Eingaben löschst, um sie in eine Zeile einzugeben, solltest du diesen Artikel lesen. Denn es geht auch komfortabler.

Office Excel enthält eine sehr praktische Funktion, mit der sich die Inhalte einer Spalte ins Zeilenformat übertragen lassen.

Dazu markierst du den betreffenden Spalteninhalt und kopierst ihn in die Zwischenablage, zum Beispiel mit der Tastenkombination [Strg][C]. Dann klickst du  mit der rechten Maustaste in eine freie Zelle, in deren Zeile der Inhalt eingefügt werden soll. Im Kontextmenü wählst du in den Einfügeoptionen abschließend die Funktion Transponieren aus. Das war´s schon.

So einfach kann es sein, Spalten in Zeilen umzuwandeln.

Tipp:

Der Trick funktioniert übrigens auch umgekehrt, falls du Zeileninhalte lieber im Spaltenformat darstellen willst.

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Excel: Einrichten des Zahlenformates für Quadratmeter

Hast du schon einmal versucht Quadratmeterangaben in Excel zu erfassen? Vermutlich wirst du dieses Zahlenformat nicht gefunden haben. Leider kennt Excel von Haus aus keine Quadratmeter. Die gute Nachricht ist aber, dass man das Problem über ein benutzerdefiniertes Zahlenformat schnell und einfach lösen kann.

Verschiedene Maßeinheiten kennt Excel nicht und müssen daher vom Nutzer eigenhändig erfasst werden. Dazu gehören neben Quadratmeter auch Kubikmeter, Kilogramm, Meter, Millimeter, etc.

Natürlich kann man sich damit helfen, dass Zahlenwert und Maßeinheit in eine Zelle eingetippt werden. Dadurch erkennt Excel die Zahl nicht mehr und kann für eine Berechnung nicht mehr verwendet werden.

Durch das benutzerdefinierte Zahlenformat bleibt der Wert erhalten und nur die Darstellung wird dadurch geändert.

Um das Zahlenformat Quadratmeter (m²) in Excelzellen anzulegen, markierst du als erstes die benötigten Zellen, Spalten oder Zeilen. Dann öffnest du mit einem Rechtsklick in die Markierung das Kontextmenü und wählst die Option Zellen formatieren aus.

Im Register Zahlen rufst du die Kategorie Benutzerdefiniert auf. Klicke anschließend in das Eingabefeld Typ, gib die Zeichenfolge 0″m²“ ein, und bestätige das neue Format mit dem Button OK. Ab sofort wird jede Zahl mit dem Zusatz ergänzt.

Die Hochstellung der Zahl 2 erreichst du durch die Tastenkombination [AltGr][2]. Für die Darstellung von Kubikmeter drückst du [AltGr][3].

Auf diese Weise lassen sich auch andere Maßeinheiten wie Kilogramm (kg), Meter (m) oder Kilometer (km) anlegen.

Tipp:

Benutzt du beim Anlegen des Formats die Zahl 0, dann werden nur ganze Zahlen ausgeben, die Stellen nach einem Komma werden automatisch gerundet. Wenn du Nachkomma-Stellen benötigst, dann ändere das Format entsprechend ab (z. B. 0,000 „m²“).

Hinweis:

Die benutzerdefinierten Formate bleiben nur in der Tabelle gültig, in der sie angelegt wurden. Arbeitest du häufiger mit einem dieser Formate, dann empfiehlt es sich, eine entsprechende Excel-Vorlage zu erstellen.

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In Word 2016 eigene Tastenkürzel für Funktionen anlegen

Um Word-Funktionen zu nutzen, sind mal mehr und mal weniger Mausklicks erforderlich. Gerade die viel genutzten Möglichkeiten zum Einfügen von Bildern und Grafiken benötigen viele Klicks. Versieht man häufig genutzte Funktionen mit einer Tastenkombination, lässt sich damit viel Zeit sparen.

Um einer Word-Funktion eine Tastenkombination zuweisen zu können, startest du dein Word-Programm und klickst auf Datei | Optionen. Im nächsten Dialogfenster wechselst du zu Menüband anpassen und klickst neben Tastenkombination auf Anpassen.

Im nächsten Fenster sind auf der linken Seite die Register und rechts die verfügbaren Befehle aufgelistet.

Möchtest du beispielsweise Grafiken und Bilder per Shortcut in Word-Dokumente einfügen, dann wählst du die Kategorie Registerkarte Einfügen aus, suchst im rechten Bereich nach dem Befehl EinfügenGrafik und markierst ihn mit einem Mausklick.

Für den Fall dass diesem Befehl schon eine Tastenkombination zugewiesen ist, würde das im Feld Aktuelle Tasten angezeigt werden. Wenn nicht, dann klicke in das Eingabefeld Neue Tastenkombination und drücke anschließend deine bevorzugte Tastenkombination, zum Beispiel [Strg][Umschalt][B]. Ist die gewünschte Kombination bereits anderweitig belegt, wird dir das direkt angezeigt.

Bestätige die Auswahl mit dem Button Zuweisen, schließe das Dialogfenster und klicke im Optionsfenster auf OK um die Änderung zu speichern.

Ab sofort wird mit der neuen Tastenkombination der Windows Explorer direkt geöffnet und du brauchst nur noch die passende Grafik oder das Bild auszuwählen.

Hinweis:

Das Zuweisen von Shortcuts funktioniert auch mit älteren Word-Versionen. Bei Word 2007 beispielsweise, klickst du auf das Office-Icon und dann auf Word-Optionen | Anpassen | Tastenkombinationen: Anpassen.

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Excel: Speicherpfad der aktuellen Tabelle blitzschnell herausfinden

Beim Erstellen von Excel-Tabellen kann es schon einmal passieren, dass man beim Speichern vergisst, sich den Pfad zu merken. Insbesondere dann, wenn man anstatt Speichern unter aus Versehen den Befehl Speichern verwendet. Gut, dass es eine einfache Formel gibt, mit der du den Pfad blitzschnell findest.

Mit der Formel ist eine zeitaufwendige Suche über den Windows Explorer überflüssig. Gib in eine beliebige Zelle der aktuellen Tabelle einfach die Formel =Zelle(„Dateiname“) ein und bestätige mit der Taste [Eingabe]. Der gesamte Pfad wird dann in der Zelle angezeigt.

Eine weitere Formel ermittelt den Namen des aktuellen Tabellenblatts. Gib folgende Formel in eine beliebige Zelle ein und drücke die [Eingabe]-Taste:

=TEIL(ZELLE(„Dateiname“;A1);FINDEN(„]“;ZELLE(„dateiname“;A1))+1;LÄNGE(ZELLE(„dateiname“;A1))-FINDEN(„]“;ZELLE(„Dateiname“;A1)))

Da diese, zugegebenermaßen recht komplexe Formel, nur den Tabellennamen ermittelt, muss jeder selbst entscheiden wie nützlich sie ist.