Tipps, Tricks & Kniffe

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  • Vor- und Nachnamen in einer Excel-Spalte tauschen

    Viele Excel-Tabellen werden mit der Zeit immer größer. So zum Beispiel Namenslisten. Wurde eine solche Liste ursprünglich einmal in der Reihenfolge Vor- und Nachname begonnen, wird es zunehmend schwieriger, sie nach dem Nachnamen zu sortieren. Gut, dass Excel hierfür eine Formel bereithält.

    Die Voraussetzung für eine korrekte Sortierung, ist die Schreibweise im Format Vorname Leerzeichen Nachname ( = Max Mustermann).

    Nehmen wir an, dass die Namen in den Zellen A2 bis A8 getauscht werden sollen. Dazu markierst du in der Spalte B, die benachbarten Zellen B2 bis B8. Dann trägst du in der Bearbeitungszeile folgende Formel ein:

    =TEIL(A2;FINDEN(“ „;A2)+1;LÄNGE(A2))& “ “ & LINKS(A2;FINDEN(“ „;A2))

    Bestätige die Formel mit der Tastenkombination [Strg][Enter], damit Excel eine Matrixformel erzeugt. Gleichzeitig werden in der Spalte B die Einträge mit dem Nachnamen beginnend abgebildet und können nun entsprechend sortiert werden.

    Hinweis

    Wenn sich deine Namenseinträge in anderen Zellen befinden, musst du die Formel entsprechend anpassen.

  • Excel: Tabellen auch ohne Office öffnen

    Noch immer ist Excel bei den Nutzern die erste Wahl für die Erstellung von Tabellen. Aber auch ohne das Office-Programm lassen sich Excel-Dateien problemlos öffnen.

    Das einzige was man dazu benötigt, ist ein Google-Konto, dass notfalls schnell erstellt werden kann.

    Um eine Excel-Datei zu öffnen, rufst du in deinem Web-Browser die Seite spreadsheets.google.com auf und klickst oben links auf die Schaltfläche Neue Tabelle anlegen. Gegebenenfalls muss du dich noch mit deinen Zugangsdaten in deinem Google-Konto anmelden.

    Anschließend wählst du in der Menüleiste Datei | Importieren aus und wechselst im nächsten Dialogfenster zum Register Hochladen. Nun kannst du die betreffende Excel-Datei in das Feld Datei hierher ziehen um sie zu Google hochzuladen. Alternativ navigierst du über die Schaltfläche Datei von meinem Computer auswählen zum Speicherort dieser Datei.

    Im nachfolgenden Dialogfenster legst du noch fest, ob die neue Excel-Datei die Vorhandene ersetzten, oder eine neue Tabelle anlegen soll. Ein abschließender Mausklick auf Daten importieren schließt den Vorgang ab.

    Tipp:

    Nach diesem Vorbild lassen sich auch Power-Point-Präsentationen und Word-Dateien zu Google hochladen. Dazu wählst du auf der Seite spreadsheets.google.com oben links über den Drei-Balken-Button die Option Präsentationen oder Docs aus.

  • Excel: Den Inhalt einer Spalte in eine Zeile umwandeln

    Oft merkt man erst nach dem Eintippen in eine Excel-Spalte, dass der Inhalt besser in eine Zeile gepasst hätte. Also alles noch einmal in eine Zeile eintippen. Bevor du die alten Eingaben löschst, um sie in eine Zeile einzugeben, solltest du diesen Artikel lesen. Denn es geht auch komfortabler.

    Office Excel enthält eine sehr praktische Funktion, mit der sich die Inhalte einer Spalte ins Zeilenformat übertragen lassen.

    Dazu markierst du den betreffenden Spalteninhalt und kopierst ihn in die Zwischenablage, zum Beispiel mit der Tastenkombination [Strg][C]. Dann klickst du  mit der rechten Maustaste in eine freie Zelle, in deren Zeile der Inhalt eingefügt werden soll. Im Kontextmenü wählst du in den Einfügeoptionen abschließend die Funktion Transponieren aus. Das war´s schon.

    So einfach kann es sein, Spalten in Zeilen umzuwandeln.

    Tipp:

    Der Trick funktioniert übrigens auch umgekehrt, falls du Zeileninhalte lieber im Spaltenformat darstellen willst.

  • Arbeitszeiten und Überstunden mit Excel blitzschnell dokumentieren

    Für die Dokumentation von Arbeitszeiten ist das Office-Tool Excel am besten geeignet. Hier lassen sich durch Verwendung verschiedener Formeln die Arbeitszeiten, Über- und Minusstunden schnell errechnen. In früheren Artikeln haben wir auch schon über das Rechnen mit Uhrzeiten zur Zeiterfassung berichtet.  Wenn deine Zeit es nicht erlaubt, sich mit Formeln und Gliederung der Tabelle zu befassen, dann gibt es auch eine fertige Lösung.

    Die passende Vorlage verwenden

    Mit der richtigen Vorlage geht die Erfassung von Arbeitszeiten dann wesentlich schneller. Einen professionellen Überstundenrechner (Arbeitszeitnachweis) findest du auf der Webseite Kostenlose-office-vorlagen.de.

    Nur noch Arbeitszeiten eintragen

    Die Bedienung der Vorlage für die Arbeitszeiten ist sehr übersichtlich strukturiert. Im Bereich Monat tippst du das aktuelle Monatsdatum, zum Beispiel 01.12.2017 (für Dezember 2017) ein und erfasst anschließend im Feld Soll-Stunden die tägliche Regel-Arbeitszeit im Format 08:00.

    Die Tagesdaten sowie die Wochentage werden automatisch in die Tabelle eingefügt. Du musst dann nur noch den Arbeitsbeginn und das -ende, sowie die Pausenzeiten eintippen.

    Durch die bereits hinterlegten Formeln werden Überstunden und Minusstunden automatisch berechnet und können in den Spalten G und H abgelesen werden.

    Ganz unten werden alle Zeiten addiert und gegeneinander aufgerechnet. Zuzüglich enthält die Vorlage auch Unterschriften-Felder für Arbeitnehmer und Vorgesetzten.

    Fazit:

    Die Vorlage erspart jedem Arbeitnehmer viel Arbeit. Sie ist mit Excel ab Office-Version 2010 kompatibel und funktioniert auch mit Open Office Calc.

    Tipp:

    Auf der Webseite des Anbieters befinden sich neben dem Überstundenrechner noch weitere, interessante Vorlagen. Darunter befinden auch ein Haushaltsbuch, ein Kassenbuch oder ein Haushaltsbuch für Wohngemeinschaften.

  • Excel: Rechnen mit Uhrzeiten

    Das Office-Tabellenprogramm Excel ist auch in der Lage, Zeitspannen jeder Art zu berechnen. Hierzu sind eigentlich nur zwei Voraussetzungen erforderlich. Zum Einen musst du auf eine bestimmte Schreibweise achten, zum Zweiten müssen die betreffenden Zellen die richtige Formatierung haben. Und so funktioniert es:

    Richtiges Zahlenformat einstellen

    Um beispielsweise einen Arbeitszeitnachweis auszurechnen, markierst du die benötigten Zellen. Dann klickst du im Register Start auf die Schaltfläche mit den Zahlenformaten, die sich in der Gruppe Zahl des Menübandes befindet. Mit dem Eintrag Weitere Zahlenformate öffnet sich das Dialogfenster Zellen formatieren. Lege in der Kategorie Uhrzeit nun den für deine Zwecke geeigneten Typ fest.

    Auf die exakte Schreibweise achten

    Excel erkennt eine eingegebene Zahl nur dann als Uhrzeit, wenn sie im Format Stunden:Minuten eingetippt wird. Eine beispielhafte Zeitspanne von 9 Stunden und 38 Minuten werden bei Excel als 9:38 abgebildet. Auf diese Weise werden auch die Uhrzeiten auf Digitaluhren angezeigt.

    Für eine sekundengenaue Zeitberechnung tippst du nach diesem Vorbild 9:38:22 ein. Natürlich musst du dann auch das Zellenformat entsprechend ändern.

    Im Anschluss kannst du nun deine gewünschte Rechenoperation, z. B. die Addition der Arbeitsstunden, durchführen.

  • Exel-Zellen einen neuen Namen geben

    Klickt man im Office-Kalkulationsprogramm Excel eine Zelle an, wird dessen Name oben links im Programmfenster angezeigt. Normalerweise setzt sich dieser Name aus dem Buchstaben der Spalte sowie der Zeilennummer zusammen (z. B. A10) und kann bei Bedarf auch umbenannt werden.

    Wenn du einzelnen Zellen neue Namen geben möchtest, dann stehen dir zwei Möglichkeiten zur Verfügung. Markiere die betreffende Zelle und über den Menübefehl Formel | Namen definieren legst du den neuen Zellennamen fest.

    Die zweite Variante ist wesentlich schneller und einfacher. Klicke die Zelle an, die umbenannt werden soll. Oben links im Namensfeld wird die aktuelle Bezeichnung, zum Beispiel D16, angezeigt.

    Setze deinen Cursor in das Namensfeld, tippe die neue Bezeichnung ein, und bestätige die Eingabe mit [Enter]. Das war´s schon.

    Der neue Name darf bis zu 255 Zeichen lang sein und Zahlen, Unterstriche, sowie Punkte enthalten. Leerzeichen und Bindestriche werden hingegen nicht akzeptiert. Auch Namen, die wie ein Zellbezug (A3) aussehen, können nicht verwendet werden.

  • Excel: Nettoarbeitstage per Formel blitzschnell ausrechnen

    Wenn man wissen möchte, wie viele Tage man in einem bestimmten Zeitraum gearbeitet hat, beziehungsweise arbeiten soll, dann kann man dies mit einer Formel schnell herausfinden.

    Dazu benötigst du nur Excel, das Datum des ersten und letzten Arbeitstages, sowie die Grundformel =NETTOARBEITSTAGE.

    Die Daten des Arbeitszeitraumes tippst du in zwei nebeneinander liegende Zellen deiner Excelarbeitsmappe ein. Untereinander Eintippen geht natürlich auch.

    In eine dritte Zelle gibst du nun die Formel =NETTOARBEITSTAGE gefolgt von den Bezeichnungen der Datumszellen ein. Das sollte dann wie folgt aussehen:

    =NETTOARBEITSTAGE(A4;B4)

    Bestätige die Formel mit der Taste [Enter] und das Ergebnis wird direkt angezeigt.

    Hinweis:

    Bei der Berechnung der Nettoarbeitstage ist noch zu beachten, dass etwaige Feiertage durch diese Formel nicht berücksichtigt werden.

  • Excel: Grafische Darstellung der linearen Regression

    Der Zusammenhang von zwei unterschiedlichen Werten lässt sich mit einem statistischen Verfahren (lineare Regression) messen. Im Tabellenprogramm Excel kann diese lineare Regression in einem Diagramm visualisiert werden.

    Die Diagrammansicht ist mit ein paar Mausklicks schnell erstellt. Öffne in Excel die betreffende Datei und markiere in der Arbeitsmappe die Datenpaare (z. B. Schuh- u. Körpergröße), die grafisch abgebildet werden sollen.

    Diagramm erstellen

    Im Register Einfügen der Menüleiste klickst du im Bereich Diagramme auf den Diagrammtyp Punkt (XY) und bestätigst mit Weiter. Im nächsten Schritt wirst du nach den Datenbereichen gefragt, die du aber zuvor schon markiert hast. Klicke in diesem Fall wieder auf Weiter.

    Anschließend kannst du bei Bedarf noch die Achsen des Diagramms beschriften. Wenn nicht, klicke einfach auf Weiter und abschließend auf Fertig stellen. Damit ist das Diagramm in Punkten erstellt.

    Trendlinie einfügen

    Im letzten Arbeitsschritt wird noch die Trendlinie dem Diagramm hinzugefügt. Markiere das Diagramm und wähle im Menüband Trendlinie hinzufügen aus.

    In älteren Excelversionen klickst du mit der rechten Maustaste auf einen der Datenpunkte im Diagramm und fügst die Trendlinie über das Kontextmenü hinzu.

    Im Dialogfenster von Trendlinie hinzufügen aktivierst du noch die Optionen Linear, Formel im Diagramm darstellen und Bestimmtheitsmaß darstellen.

    Damit ist die Visualisierung der linearen Regression abgeschlossen und das Ergebnis wird in dem Diagramm dargestellt.

  • Office Excel: Wiederherstellung nicht gespeicherter Excel-Dateien

    Nichts ist schlimmer, wenn eine, mit viel Arbeit erstellte Tabelle durch einen Programm- oder Computerabsturz unwiderruflich verloren ist. Microsoft hat da für uns Nutzer mitgedacht und speichert sicherheitshalber alle paar Minuten eine Sicherheitskopie. Wie bei Microsoft Office Word auch, lassen sich bei dem Tabellenprogramm Excel nicht gespeicherte Dateien mit etwas Glück wiederherstellen.

    Excel 2016

    Starte dein Excel 2016 und klicke auf Datei | Öffnen. Unter der Rubrik Zuletzt verwendet findest du den Link Nicht gespeicherte Arbeitsmappen wiederherstellen. Hier findest du deine nicht gespeicherte Excel-Mappe.

    Ältere Excel-Versionen

    In den Versionen ab 2010 findest du die gesuchte Datei über die Schaltfläche Nicht gespeicherte Dokumente wiederherstellen, die sich über den Pfad Datei | Informationen | Dokument verwalten aufrufen lässt.

    Eine andere Möglichkeit, die nicht gespeicherten Dateien aufzurufen, ist die über den Windows Explorer, die sich im Ordner UnsavedFiles befinden.

    In diesem Verzeichnis werden übrigens auch die nicht gespeicherten Word-Dokumente abgelegt.

    Je nach Office-Version ist der Ordner UnsavedFiles über folgende Pfade erreichbar:

    • C:\Benutzer\DeinBenutzername\AppData\Local\Microsoft\Office\UnsavedFiles
    • C:\Benutzer\DeinBenutzername\AppData\Local\Temp
    • C:\Windows\Temp

    Tipp:

    Standardmäßig speichert Office eine Sicherheitskopie alle fünf bis zehn Minuten. Dieser Zeitraum lässt sich individuell anpassen. Damit verringert sich das Risiko des Datenverlustes auf ein Minimum.

    Klicke auf Datei | Optionen. Im Dialogfenster der Excel-Optionen wählst du die Kategorie Speichern aus. Bei der Option AutoWiederherstellen-Informationen speichern alle stellst du den gewünschten Zeitraum (in Minuten) ein und bestätigst die Änderung mit dem Button OK.

    So änderst du übrigens auch den Speicherintervall bei Office Word.

  • Excel: In einer Tabelle alle Platzhalter per Formel ermitteln

    Bei der Anfertigung von Excel-Tabellen sind nicht immer alle Werte sofort verfügbar. Dennoch muss man bei der Einrichtung der Tabelle auch diese Zellen mit berücksichtigen. Die einfachste Methode, diese Zellen zu markieren, sind Platzhalter. Insbesondere bei umfangreichen Tabellen-Blättern kann man den einen oder anderen Platzhalter vergessen zu ersetzen. Mit einer kleinen und einfachen Formel lässt sich die Gesamtanzahl der Platzhalter aber schnell ermitteln.

    Welchen Platzhalter du verwendest ist dabei nicht weiter wichtig. Im Prinzip kannst du jeden Buchstaben dazu benutzen.

    Um herauszufinden welche Anzahl von Platzhaltern (noch) vorhanden sind, klickst du in eine Zelle, in der das Ergebnis erscheinen soll.

    Anschließend gibst du in die Zelle, oder in die Bearbeitungszeile der Menüleiste, die Funktion =zählenwenn ein. Danach folgen die Angaben, in Klammern gesetzt, die den Umfang der Tabelle und die Art des Platzhalters bezeichnen.

    Für dieses Beispiel verwenden wir den Buchstaben S als Platzhalter. Die gesamte Formel sieht in diesem Fall dann so aus:

    =zählenwenn(a1:e8;“s“)

    Bestätige deine Formel mit [Enter] und das Ergebnis wird sofort angezeigt.

    Im Gegensatz zu anderen Excel-Formeln ist diese geradezu einfach zu merken. Ihr Einsatz verschafft die die Sicherheit, keine Werte vergessen zu haben.

    Tipp:

    Wenn du nur noch einen Platzhalter ersetzen musst, aber nicht die komplette Tabelle per Hand durchsuchen willst, dann nutze die Suchfunktion mit der Tastenkombination []Strg][F].

    Gib den Buchstaben des Platzhalters in das Feld Suchen nach ein und klicke auf den Such-Button. Die Zellenmarkierung springt dann automatisch zu dem entsprechenden Feld.

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