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Excel: Werte schnell sortieren und filtern

Excel-Listen (z. B. Preislisten) können blitzschnell nach Größe ab- oder aufsteigend sortiert werden.

Markiere einen beliebigen Zahlenwert der Tabelle und schalte die Filterfunktion mit der Tastenkombination [Strg][Umschalt][L] ein. Über das Aufklappmenü kannst du nun die Werte auf- oder absteigend sortieren.

Bei Bedarf kannst du auch nach Vergleichsoperatoren wie Größer als oder Kleiner als verwenden.

Zum Ausblenden des Filters drückst du die Tastenkombination [Strg][Umschalt][L] erneut.

Auf die gleiche Weise lassen sich übrigens auch Texteingaben alphabetisch sortieren.

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In Excel die Rechtschreibprüfung verwenden

Gehörst du auch zu den Personen, die auf eine korrekte Schreibweise wert legen? Jede Generation hat ihre eigenen Ausdrücke und Redewendungen. Trotzdem sollte man in seiner Kommunikation, egal ob Messenger, E-Mail oder Brief auf die korrekte Schreibweise achten und gegebenenfalls auch mal auf die automatische Rechtschreibprüfung vertrauen. Die ist in den meisten Textverarbeitungsprogrammen wie Outlook und Word schon eingebaut. Sogar in Excel lässt sie sich verwenden.

Im Gegensatz zu Word wird in Excel kein Wort rot unterstrichen, wenn es falsch geschrieben wurde. Bist du dir bei einem Begriff in Sachen Rechtschreibung nicht sicher, dann markiere es und drücke die Taste [F7].

In einem separaten Fenster zeigt dir Excel nun die korrekte Schreibweise an, die du per Mausklick übernehmen kannst.

Eigene AutoKorrektur erstellen

Bei häufiger Verwendung bestimmter Begriffe, die man falsch schreiben könnte, wie zum Beispiel Fremdwörter, kann man auch eine eigene Auto-Korrektur anlegen.

Dazu klickst du in der Excel-Menüleiste auf Datei | Optionen | Dokumentenprüfung | AutoKorrektur-Optionen. Dann tippst du in das Feld Ersetzen den falsch geschriebenen Begriff und bei Durch den korrekten Begriff ein. Bestätige deine Eingabe mit einem Klick auf den Button Hinzufügen.

Ab sofort wird das falsch geschriebene Wort durch die richtige Version ersetzt, wenn die Leertaste oder die Eingabetaste gedrückt wird.

Tipp:

In der Microsoft-Office-Alternative OpenOffice ist eine Rechtschreibprüfung in der Tabellenkalkulation OpenOffice Calc direkt eingebaut. Die funktioniert genau so wie in der Textverarbeitung und unterstreicht falsch geschriebene Begriffe. OpenOffice ist übrigens kostenlos und mit den Dokumenten von Microsoft-Office kompatibel.

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Blitzschnelle Konvertierung von Dateien

Man muss nicht lange suchen, um Dateikonvertierungsprogramme im Internet zu finden. Manche erfordern eine Installation, andere versehen ihre Arbeit als Onlinedienst. Auch wir haben in der Vergangenheit bereits über Konvertierungsprogramme berichtet. Aber wie es sich mit meist kostenlosen Programmen verhält, sie verschwinden wenn der Anbieter seine Arbeit oder den Support einstellt. Trotzdem finden wir immer wieder gute und zuverlässige neue Produkte. So wie dieses kleine Multitalent.

Das Tool Converter Bot ist ebenfalls ein Gratis-Programm und im Microsoft Store sowie über die Webseite des Anbieters erhältlich.

Converter Bot ist ausschließlich mit Windows 10 kompatibel. Um Text- oder Bilddateien in andere Formate zu konvertieren, startest du das Tool und ziehst die Ursprungsdatei per Drag & Drop einfach in das Programmfenster. Dann wählst du nur noch das Ziel-Format aus.

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Excel 2013: Statt Einzeleingabe die Formularfelder nutzen

Wenn in Excel-Tabellen umfangreiche Daten eingetippt werden müssen, dann lässt sich die Eingabe mit der Option der Formular-Felder wesentlich bequemer gestalten.

Formular-Felder vereinfachen die Eingabe

Beispielsweise in Tabellen mit Zellwerten wie Name, Vorname, Telefonnummer und Adresse sind die Formular-Felder sehr vorteilhaft. Aber auch für alle anderen Verwendungszwecke ist das Formular-Feld eine große Hilfe.

Einrichtung der Formular-Maske

Um die Funktion einzurichten, klickst du zuerst auf Datei | Optionen | Menüband anpassen | Neue Gruppe. Damit erstellst du ein neues Untermenü, dem du mit der Schaltfläche Umbenennen einen individuellen Namen geben kannst.

Anschließend wählst du links die Option Nicht im Menüband enthaltene Befehle aus und fügst mit dem Button Hinzufügen den Punkt Maske hinzu. Bestätige die Aktion mit OK um sie zu speichern.

Formular-Felder verwenden

Ab sofort findest du im Register Start den Menüeintrag Maske. Um die neue Funktion zu verwenden, öffnest du die betreffende Tabelle und markierst die Spaltenüberschriften und klickst auf das neue Menü Maske.

Nun lassen sich in der neuen Ansicht alle Werte in einem Formular eintippen und mit Neu oder [Enter] in die Tabelle einfügen.

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Excel: Tabellen-Überschrift immer im sichtbaren Bereich halten

Lange Excel-Tabellen haben einen Nachteil: Die Überschrift verschwindet aus dem Blickfeld, sobald man entsprechend weit nach unten scrollt. Enthält dieser Header wichtige Informationen für den Rest der Tabelle, dann kann man die Kopfzeile auch fixieren.

Klicke dazu auf das Register Ansicht und öffne im Bereich Fenster die Option Fenster fixieren.

Wähle im Drop-Down-Menü die Einstellung Oberste Zeile fixieren, damit deine Überschrift beim Scrollen an oberster Stelle sichtbar bleibt.

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Vor- und Nachnamen in einer Excel-Spalte tauschen

Viele Excel-Tabellen werden mit der Zeit immer größer. So zum Beispiel Namenslisten. Wurde eine solche Liste ursprünglich einmal in der Reihenfolge Vor- und Nachname begonnen, wird es zunehmend schwieriger, sie nach dem Nachnamen zu sortieren. Gut, dass Excel hierfür eine Formel bereithält.

Die Voraussetzung für eine korrekte Sortierung, ist die Schreibweise im Format Vorname Leerzeichen Nachname ( = Max Mustermann).

Nehmen wir an, dass die Namen in den Zellen A2 bis A8 getauscht werden sollen. Dazu markierst du in der Spalte B, die benachbarten Zellen B2 bis B8. Dann trägst du in der Bearbeitungszeile folgende Formel ein:

=TEIL(A2;FINDEN(“ „;A2)+1;LÄNGE(A2))& “ “ & LINKS(A2;FINDEN(“ „;A2))

Bestätige die Formel mit der Tastenkombination [Strg][Enter], damit Excel eine Matrixformel erzeugt. Gleichzeitig werden in der Spalte B die Einträge mit dem Nachnamen beginnend abgebildet und können nun entsprechend sortiert werden.

Hinweis

Wenn sich deine Namenseinträge in anderen Zellen befinden, musst du die Formel entsprechend anpassen.

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Excel: Tabellen auch ohne Office öffnen

Noch immer ist Excel bei den Nutzern die erste Wahl für die Erstellung von Tabellen. Aber auch ohne das Office-Programm lassen sich Excel-Dateien problemlos öffnen.

Das einzige was man dazu benötigt, ist ein Google-Konto, dass notfalls schnell erstellt werden kann.

Um eine Excel-Datei zu öffnen, rufst du in deinem Web-Browser die Seite spreadsheets.google.com auf und klickst oben links auf die Schaltfläche Neue Tabelle anlegen. Gegebenenfalls muss du dich noch mit deinen Zugangsdaten in deinem Google-Konto anmelden.

Anschließend wählst du in der Menüleiste Datei | Importieren aus und wechselst im nächsten Dialogfenster zum Register Hochladen. Nun kannst du die betreffende Excel-Datei in das Feld Datei hierher ziehen um sie zu Google hochzuladen. Alternativ navigierst du über die Schaltfläche Datei von meinem Computer auswählen zum Speicherort dieser Datei.

Im nachfolgenden Dialogfenster legst du noch fest, ob die neue Excel-Datei die Vorhandene ersetzten, oder eine neue Tabelle anlegen soll. Ein abschließender Mausklick auf Daten importieren schließt den Vorgang ab.

Tipp:

Nach diesem Vorbild lassen sich auch Power-Point-Präsentationen und Word-Dateien zu Google hochladen. Dazu wählst du auf der Seite spreadsheets.google.com oben links über den Drei-Balken-Button die Option Präsentationen oder Docs aus.

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Excel: Kommentare als Sprechblasen einfügen

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Der Kommentar wird in diesem Fall angezeigt, sobald man die betreffende Zelle angeklickt wird. Um den Hinweistext entsprechend zu formatieren, markierst du diese Zelle, rufst im Register Daten den Bereich Datentools | Datenüberprüfung auf und gibst bei Eingabemeldung Titel und Text des gewünschten Kommentars ein.

Überprüfe noch, ob das Feature Eingabemeldung anzeigen, wenn Zelle ausgewählt wird mit einem Häkchen versehen ist und speichere die Änderungen dann abschließend mit OK.

Ab sofort wird der Kommentar angezeigt, sobald die Zelle angeklickt wird.