Schlagwort: xlsx

  • Umfangreiche PDF-Dateien schnell und unkompliziert komprimieren

    Umfangreiche PDF-Dateien schnell und unkompliziert komprimieren

    PDF-Dateien sind für das Verteilen von Informationen sehr beliebt, da man diese Dateien nicht so einfach ändern kann. Nicht selten ist man überrascht, wie groß diese Dateien werden können. Dies ist oft auch der Grund, warum sie nicht so einfach per E-Mail versendet werden können. Das gleiche Problem tritt unter Umständen auf, wenn die betreffende Datei auf ein Smartphone übertragen werden soll. Nicht selten ist dann der verfügbare Speicher überfordert. Für eine vernünftige Datenverkleinerung sorgen verschiedene Komprimierungsprogramme.

    Online PDF-Dateien komprimieren

    Am schnellsten und einfachsten erledigt man die Verkleinerung der Dateien mit einem Online-Dienst. Als besonders effektiv ist uns das Online-Tool SmallPDF aufgefallen. Es ist unkompliziert, da man die Dateien per Drag & Drop oder über den Button Datei auswählen zu diesem Dienst hochladen kann.

    pdf-komprimieren-smallpdf-online-dienst-tool-drag-and-drop-webseite

    Nach ein paar Augenblicken ist die PDF-Datei komprimiert und kann anschließend über die Schaltfläche Datei herunterladen wieder auf deinem Rechner gespeichert werden.

    smallpdf-komprimiert-ergebnis-zehnfach-verkleinert-datei-pdf

    Mehr SmallPDF

    Für alle, die Dateien von PDF oder in´s PDF-Format konvertieren möchten, können ebenfalls auf den Dienst von SmallPDF zurückgreifen. Hier kannst du Word-, Excel, JPG- und Powerpointdateien in das PDF-Format umwandeln und umgekehrt.

    smallpdf-umwandeln-excel-pdf-word-ppt-jpg-konvertieren

    Datensicherheit

    Die einzige Überlegung, die man hier anstellen sollte, betrifft die Datensicherheit. Für die Komprimierung werden die (PDF-)Dateien in die Cloud hochgeladen. Hier musst du entscheiden, wie sensibel deine Daten sind und ob du sie an einen fremden Server übertragen möchtest.

    Wenn du keine Dateien fremden Online-Diensten anvertrauen möchtest (oder darfst), dann kannst du auch auf Freeware-Tools zurückgreifen, die du auf deinem Rechner installierst. Als empfehlenswert sind hier die Gratis-Tools PDF24Creator und doPDF zu nennen.

  • Microsoft Office: Alle Bilder eines Dokuments auf einen Schlag herauskopieren

    Microsoft Office: Alle Bilder eines Dokuments auf einen Schlag herauskopieren

    Dateien, die mit den Office-Programmen Excel, PowerPoint und Word erstellt werden, enthalten nicht selten etliche Fotos. Werden die Bilder für weitere Dokumente benötigt, kann man sie aus der ursprünglichen Datei per Rechtsklick herauskopieren. Bei ein oder zwei Fotos ist das ja noch praktikabel. Enthält das Office-Dokument eine ganze Reihe Bilder mehr, gibt es eine viel schnellere Methode, um diese auf einmal aus der Datei zu extrahieren.

    extrahieren-foto-bild-dokument-office-programm-auf-einmal-einzel-rechtsklick-kopieren-speichern

    Der Aufbau von Word-, Excel- und PowerPoint-Dokumenten unterscheidet sich kaum von dem einer ZIP-Datei. Dies machen wir uns hier für die Extraktion der Bilder zunutze.

    Zuerst navigierst du über den Windows-Explorer zum Speicherort der Office-Datei mit den Bildern. Erstelle von der Original-Datei eine Kopie…

    office-datei-word-bilder-foto-extrahieren-herauskopieren-microsoft-auf-einmal-kopie-docx

    …und ändere die Datei-Endung der Kopie von .docx auf .zip. Die nachfolgende Warnmeldung bestätigst du einfach mit Ja.

    datei-endung-zip-docx-pptx-xlsx-aendern-word-excel-office-powerpoint-kopie-erstellen

    Danach entpackst du die gezippte Datei mit einem Entpackungs-Programm wie WinZip oder 7Zip.

    dokument-entpacken-winzip-7zip-word-office-excel-ppt-foto-extrahieren

    Im Ordner des entpackten Office-Dokuments befindet sich ein Unterordner namens Media. In diesem sind alle Bilder des Dokuments gespeichert.

    zip-datei-entpacken-7zip-office-word-microsoft-foto-media-ordner-extraktion

    Hier kannst du nun alle benötigten Fotos auf einen Schlag herauskopieren und an anderer Stelle speichern oder weiterverwenden.

    Dieser Trick funktioniert leider nicht mit allen Office-Formaten. Es eignen sich nur die Office-Dateien neueren Datums, deren Endung mit einem X endet (docx, xlsx, pptx). Diese werden standardmäßig seit der Office-Version 2007 eingesetzt. Die älteren Programmversionen wurden noch nicht vom ZIP-Format unterstützt.

  • Microsoft Excel: Per Funktion immer das aktuelle Datum in eine Tabelle einfügen

    Verschiedene Excel-Dokumente, wie zum Beispiel Rechnungen oder Statistiken, benötigen ein aktuelles Tagesdatum. Dieses wird häufig per Hand eingegeben, kann aber auch automatisch eingefügt werden. Dazu wird nur eine recht einfache Formel benötigt.

    Die Formel =HEUTE() erzeugt in Excel das aktuelle Tagesdatum. Geben Sie diese Formel in die gewünschte Zelle ein und bestätigen Sie die Eingabe mit [Enter].

    office-excel-formel-funktion-tagesdatum-aktuell-automatisch

    Dokumente vordatieren

    Sollte es mal erforderlich sein, ein Excel-Dokument vorzudatieren, dann kann dies mit der Erweiterung +X durchgeführt werden. X steht dabei für die Anzahl der Tage, um die das Dokument vordatiert wird. In diesem Beispiel soll die Tabelle das Datum des 15.10. 2014 tragen. Die ganze Funktion lautet dann wie folgt:

    =HEUTE()+2

    excel-tagesdatum-zukuenftig-+x-zukunft-erweiterung-formel-funktion-tab-rechnrung

    Zurückdatieren geht auch

    Wo man ein Dokument vordatieren kann, funktioniert eine Rückdatierung natürlich auch. Hier heißt die Erweiterung der Excel-Funktion -X.

    Somit lautet die gesamte Formel =HEUTE()-2 um das Dokument auf den 11.10.2014 zurück zu datieren.

    funktion-tabelle-excel-datum-tag-rueckwirkend-rueckwaerts-x-erweiterung-extension-funktion

    Speichern nicht vergessen

    Haben Sie ein Excel-Dokument mit der Datumsformel =HEUTE() ausgestattet, vergessen Sie nicht die Änderung in der Datei zu speichern.

  • Inhalte aus beschädigten Office-Dateien retten

    Beschädigungen bei Office-Dateien können viele Ursachen haben. Wenn aber keine Sicherheitskopien von Word-, Excel- oder Powerpoint-Dokumenten existieren, ist guter Rat teuer. Seit Office 2007 lassen sich aber in den meisten Fällen viele der zerstörten Inhalte retten.

    Kaputte Office-Dateien retten

    Wie viel von einer Datei gerettet werden kann, ist vom Grad der Beschädigung abhängig. In den meisten Fällen jedoch kann man mit dem Windows-Explorer auf die noch vorhandenen Inhalte zugreifen. Das Zauberword heißt hier „ZIP-Archiv“. Die defekte Datei wird ganz einfach in eine ZIP-Datei umbenannt.

    Vor dem Rettungsversuch Dateiendungen einblenden

    Damit der Trick funktioniert, sollten Sie vorher prüfen, ob die Dateiendungen (.docx, .xlsx, .pptx) im Windows-Explorer angezeigt werden. Bei Windows 7 werden die bekanntesten Dateiendungen standardmäßig ausgeblendet und nur der Dateiname ist sichtbar.

    Ist das bei Ihnen der Fall, dann klicken Sie im Windows-Explorer auf „Organisieren | Ordner- und Suchoptionen“ um das Dialogfenster der „Ordneroptionen“ zu öffnen.

    In diesem Dialogfenster wechseln Sie zum Register „Ansicht“ und deaktivieren unter „Erweiterte Einstellungen“ im Bereich „Dateien und Ordner“ die Option „Erweiterungen bei bekannten Dateitypen ausblenden“. Bestätigen Sie mit „OK“ die Änderung.

    Ab sofort werden alle Dateiendungen im Windows-Explorer angezeigt.

    Das Umbenennen der defekten Datei

    Um Daten aus der beschädigten Datei zu retten, wird diese als erstes mit der Taste [F2] umbenannt. Fügen Sie dem Dateinamen inklusive der Original-Dateiendung, die Endung „.zip“ hinzu. Die nachfolgende Sicherheitsmeldung bestätigen Sie mit „Ja“.

    Entpacken des ZIP-Archivs

    Anschließend klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das soeben erzeugte ZIP-Archiv und wählen im Kontextmenü „Alle extrahieren“ aus.

    Im nachfolgenden Dialogfenster können Sie, wenn gewünscht, einen anderen Speicherort auswählen. Wenn der Speicherpfad nicht geändert wird, dann extrahiert der Explorer automatisch die Daten in den gleichen Ordner in dem sich das ZIP-Archiv befindet.

    Das defekte Dokument

    Öffnen Sie den entpackten Ordner. Da in diesem Beispiel ein Word-Dokument benutzt wurde, befindet sich in dem Unterordner „Word“ das defekte Dokument im .xml-Format.

    Die .xml-Formate von Office sind Archive, die sämtliche Bestandteile eines Dokuments in Klartext enthalten. Die Datei „document.xml“ enthält außer dem eigentlichen Text auch noch weitere Anweisungen wie zum Beispiel Textformatierungen.

    Öffnen Sie mit einem Doppelklick die Datei „document.xml“ und kopieren ganz einfach die noch vorhandenen Textpassagen heraus und fügen sie in ein neues Word-Dokument ein.

    Waren Bilder enthalten?

    Wenn sich im defekten Dokument auch Bilder befunden haben, lohnt sich ein Blick in den Unterordner „media“. Hier werden die geretteten Bilder abgelegt.

    Die so geretteten Fotos lassen sich auch ganz normal herauskopieren.

  • Office 2007/2010: PDF-Dateien direkt aus Word, Excel und PowerPoint erzeugen

    Wenn Office Dokumente weitergegeben werden, die nicht verändert werden sollen, können diese mit einem Schreibschutz versehen werden. Da diese Sicherungsmaßnahme aber mehr Arbeits- und Zeitaufwand bedeutet, wird sie kaum genutzt. Die einfachere und schnellste Methode ist seit Office 2007 (Service Pack 2) ist der Export des Dokuments in das PDF-Format. Hierzu sind keine zusätzlichen Hilfsmittel erforderlich.

    Das Exportieren als PDF hat noch einen weiteren Vorteil. Ältere Office-Versionen (bis 2003) arbeiten nicht mit den neuen Formaten (docx und xlsx). Diese Formate werden nicht ohne weiteres von den älteren Office Versionen verarbeitet. Mit PDF-Dateien können Sie aber sicher sein, dass der Empfänger Ihre Dokument auch öffnen und lesen kann.

    Und so funktioniert’s:

    1. Starten Sie eine Office-Anwendung, zum Beispiel Word und öffnen Sie das gewünschte Dokument.

    2. Klicken Sie in der Menüleiste auf „Datei | Speichern unter“. Ändern Sie im Aufklappmenü von „Dateityp“ (Save as type) das Format in „PDF“ und vergeben dem Dokument bei Bedarf einen anderen Namen.

    3. Abhängig von der Größe des Dokuments können noch weitere Einstellungen vorgenommen werden. Im Bereich „Optimieren für“ (Optimize for) kann die Option „Standard“ oder „Minimale Größe“ (Minimum size) ausgewählt werden.

    „Minimale Größe“ sollte nur dann gewählt werden, wenn das Dokument auf einer Webpage veröffentlicht wird, oder wenn es sehr groß ist. Durch die Komprimierung wird auch die Druckqualität verschlechtert.

    Klicken Sie anschließend auf „Optionen“.

    4. Im neuen Dialogfenster werden weitere, seitenspezifische Einstellungen vorgenommen.

    Unter „Seitenbereich“ (Page range) kann, ähnlich wie im Druckdialog, festgelegt werden was gespeichert werden soll.

    Im Bereich „Was veröffentlichen“ (Publish what) legen Sie fest ob das Dokument mit oder ohne Kommentare (Markups) gespeichert werden soll. Sind im Dokument keine Kommentare enthalten, ist die Option „Dokument mit Markups“ (Document showing markup) nicht auswählbar.

    Im letzten Bereich, „PDF-Optionen“ können Sie bei Word mit der Kennwort-Funktion das Dokument zusätzlich mit einem Passwort versehen.

    Haben Sie alle erforderlichen Einstellungen vorgenommen, bestätigen Sie die Auswahl mit „OK“ und das nächste Fenster mit „Speichern“ (Save).

    Bei Excel können Sie im Bereich „Was veröffentlichen“ (Publish what) auswählen, ob die „Aktiven Blätter“ (Active sheets), die „Gesamte Arbeitsmappe“ (Entire workbook), oder eine individuelle „Auswahl“ (Selection) von Blättern als PDF gespeichert werden soll.

    Zudem ist das Anlegen eines Kennwortes bei Excel nicht möglich.

    Wenn im Dialogfenster „Speichern unter“ die Vorschaufunktion aktiviert ist, wird nun das neue PDF-Dokument angezeigt.