Tipps, Tricks & Kniffe

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  • Outlook: Blitzschnell zwischen den einzelnen Outlook-Modulen wechseln

    Der linke Bereich von Outlook enthält im oberen Bereich den Verzeichnisbaum der Emailordner und im unteren Bereich die verschiedenen Module wie Kontakte, Kalender, Aufgaben und Notizen. Diese Module werden normalerweise per Mausklick ausgewählt, um sie anzuzeigen. Es gibt aber auch noch eine schnellere Alternative.

    Mit den folgenden Tastenkombinationen können Sie die Module ebenfalls geöffnet. Das geht meist schneller als der Mausklick aufs entsprechende Element:

    • [Strg][1] = Posteingang/E-Mail
    • [Strg][2] = Kalender
    • [Strg][3] = Kontakte
    • [Strg][4] = Aufgaben
    • [Strg][5] = Notizen

    Die Tastenkombinationen funktionieren mit allen Outlook-Versionen.

  • Automatische Ausrichtung von Dezimalzahlen in Word-Dokumenten

    In einem Word-Dokument Zahlen untereinander auszurichten ist gar nicht so einfach, wenn es sich um Dezimalzahlen handelt. Wenn diese Zahlenwerte dann auch noch unterschiedliche Vor- und Nachkommastellen haben, wird das Ausrichten noch komplizierter. Auch Hilfstabellen sind keine Lösung. Eine einfache und schnelle Lösung für die Ausrichtung der Dezimalzahlen bietet Word selbst.

    Eine spezielle Tabulator-Funktion im Lineal ermöglicht bei bestehenden Texten sowie bei Dokumenten, die gerade neu erstellt werden, das automatische Ausrichten der Dezimalzahlen.

    Ausrichtung bei neuen Dokumenten

    1. Starten Sie Word, und öffnen Sie ein neues Dokument.

    2. Am rechten Bildschirmrand unterhalb des Menübandes klicken Sie auf die Schaltfläche „Lineal“, um dieses einzublenden. In älteren Word-Versionen wählen Sie in der Menüleiste „Ansicht | Lineal“. Anschließend klicken Sie auf dem Lineal an die Stelle, an der später das Dezimalkomma positioniert werden soll. Dadurch wird eine neue Tabulator-Markierung in Form eines kleinen Häkchens erstellt.

    3. Führen Sie nun einen Doppelklick auf diese neue Tabulator-Markierung durch. Im Dialogfenster „Tabstopps“ aktivieren Sie im Bereich „Ausrichtung“ die Option „Dezimal“ und bestätigen mit „OK“. Die Tabulator-Markierung wird nun als umgedrehtes „T“ angezeigt.

    4. Erfassen Sie nun den Text wie gewohnt. Am Anfang der Zeilen, in denen die Dezimalzahlen stehen sollen, drücken Sie die [Tab]-Taste. Der Cursor springt nun zur vorher im Lineal eingestellten Komma-Position. Tragen Sie nun die Dezimalzahlen ein. Die Ausrichtung erfolgt automatisch, egal wie viele Stellen vor oder nach dem Komma stehen.

    Ausrichtung bei bestehenden Dokumenten

    Öffnen Sie einen bestehenden Texte mit auszurichtenden Dezimalzahlenkolonnen. Markieren Sie anschließend die betreffenden Zahlenkolonnen, und erstellen Sie den Dezimal-Tabulator entsprechend den obigen Arbeitsschritten 1-3. Um die Zahlenkolonnen auszurichten, klicken Sie an den Zeilenanfang jeder Dezimalzahl und drücken die [Tab]-Taste.

    Diese Einstellungen funktionieren mit Word XP, 2003 und 2007.

  • Internet-Explorer: Surfspuren gezielt löschen

    Bei vielen Internet-Browsern kann man individuell auswählen, welche Surf-Spuren gelöscht werden sollen. Nutzt man beispielsweise die Passwort-Funktion eines Browsers, dann möchte man diese Daten vielleicht gar nicht löschen. Leider ist eine solche Möglichkeit beim Microsoft Internet-Explorer nicht vorhanden. Entweder man löscht alle Spuren, oder gar keine. Bei Internet-Explorer kann man jedoch einen Trick anwenden, um doch gezielt verschiedene Spuren löschen zu können.

    Der Trick heißt „Verknüpfung“. Damit lassen sich die „Internetoptionen“ Ihres Internet-Browsers umgehen. Außerdem können Sie mit dieser Verknüpfung  mit nur einem Doppelklick die gewünschten Daten löschen, ohne sich durch die „Extras“ des Browsers zu klicken. Ein weiterer Vorteil einer Verknüpfung ist, das sie sich auch auf andere Computer problemlos übertragen lässt.

    Und so legen Sie die gewünschte Verknüpfung an:

    1. Mit der rechten Maustaste klicken Sie auf eine freie Stelle Ihres Desktops und wählen im Kontextmenü „Neu | Verknüpfung“.

    2. Im Fenster „Verknüpfung erstellen“ geben Sie folgenden Speicherort ein: „RunDll.32exe InetCpl.cpl,ClearMyTracksByProcess 8“. Anschließend klicken Sie auf die Schaltfläche weiter.

    Achten Sie bei der Eingabe des Pfades darauf, dass nach „Rundll.exe“ und „Process“ jeweils ein Leerschritt eingegeben werden muss.

    3. Nach dem Klick auf „Weiter“ vergeben Sie der Verknüpfung einen neuen Namen, falls gewünscht. Passend wäre hier zum Beispiel „Temporäre Internetdateien“. Nach der Namensvergabe drücken Sie den Button „Fertig stellen“ und die Verknüpfung ist sofort einsatzbereit.

    Auf diese Weise können Sie insgesamt 5 Dateitypen separat löschen. Eine sechste Verknüpfung löscht alle Dateitypen auf einmal.

    Das Löschen der verschiedenen Dateitypen wird durch eine Kennziffer gesteuert, die am Ende des Pfades (siehe Arbeitsschritt 2), nach „Process“ eingetragen wird:

    • 8 für Temporäre Internetdateien
    • 2 für Cookies
    • 1 für Verlauf
    • 16 für Formulareingaben
    • 32 für Passwörter
    • 255 für das Löschen aller Spuren insgesamt

    Wiederholen Sie nun die Arbeitsschritte 1-3, um weitere Verknüpfungen für das separate Löschen zu erzeugen.

    Tipp: Finden Sie das Verknüpfungssymbol zu langweilig, können Sie dies auch noch nachträglich ändern:

    Dazu drücken und halten Sie die [Alt]-Taste und führen einen Doppelklick auf das neue Icon aus. Klicken Sie im folgenden Dialogfenster auf den Button „Anderes Symbol“. Im gleichnamigen neuen Fenster ersetzen Sie in der Textzeile die Endung „rundll32.exe“ durch „shell32.dll“ und drücken [Enter]. Nun suchen Sie sich aus der Symbol-Liste nur noch das passende Icon heraus, markieren es und bestätigen beide offenen Fenster mit „OK“.

    Das neue Icon ist sofort sichtbar.

    Wenn für Ihren Geschmack keine passenden Symbole vorhanden sind, können Sie in diesem Artikel nachlesen, wo und wie Sie passende Icons finden und wie sie diese abspeichern können.

  • Microsoft Excel: Mit integriertem Assistenten die Inhalte einer Zelle in drei Schritten auf mehrere Zellen aufteilen

    Bei der Bearbeitung von Excel-Tabellen, die man von Kollegen,  Kunden oder Bekannten bekommt, sind die Daten in den Zellen nicht immer so eingegeben, wie Sie es benötigen. Da werden auch schon mal mehrere Daten in eine Zelle eingetragen. Der Aufwand, diese Daten zu trennen und in mehrere Zellen zu verteilen ist ziemlich zeitintensiv. Mit dem integrierten Assistenten ist es möglich die Daten einer Zelle in nur drei Arbeitsschritten auf mehrere Zellen zu verteilen.

    Aus einer zwei Zellen machen

    Das klassische Beispiel für solche Dateneingaben sind Zeitangaben in der Form „13.00 – 18.00 Uhr“ oder „19.00 – 24.00 Uhr“. Um die Daten aus der einen in zwei separate Zellen aufzuteilen, gehen Sie folgendermaßen vor:

    1. Starten Sie Excel, und rufen Sie die benötigte Tabelle auf.

    2. Markieren Sie die Zellen, deren Inhalt verteilt werden soll. Klicken Sie dann in der Menüleiste auf „Daten | Text in Spalten“. Bei den Excel-Versionen 2007 und 2010 wählen Sie im Menüband das Register „Daten“ und klicken dann im Bereich „Datentools“ auf die Schaltfläche „Text in Spalten“.

    3. Im Dialogfenster „Textkonvertierungs-Assistent“ wählen Sie die Option „Getrennt“ und bestätigen mit „Weiter“.

    4. Wählen Sie jetzt zur Aufteilung des Inhaltes das entsprechende Trennzeichen aus. Die Trennzeichen Semikolon, Komma und Leerzeichen können per Häkchen in der entsprechenden Checkbox aktiviert werden. Benötigen Sie ein anderes Trennzeichen, aktivieren Sie „Andere“ und geben das Zeichen in das Feld rechts daneben ein. Danach klicken Sie auf „Weiter“.

    5. Im nächsten Fenster werden den neuen Zellen die speziellen Formate zugewiesen. Im Bereich „Datenvorschau“ markieren Sie die linke Spalte und wählen rechts oben das Format „Standard“ aus. Legen Sie nun den Zielbereich fest. Der Buchstabe steht für die Spalte und die Zahl für die Zeile in der der erste Wert erscheinen soll. Die restlichen Zellen werden automatisch angepasst.

    6. Verfahren Sie mit der rechten Spalte der „Datenvorschau“ genau so wie mit der linken Spalte (siehe Arbeitsschritt 5).

    Den Zielbereich müssen Sie nicht erneut bearbeiten. Zum Abschluss klicken Sie auf den Button „Fertigstellen“.

    Die Verteilung wird sofort umgesetzt und an der zuvor festgelegten Stelle angezeigt.

  • Microsoft Excel: Mit dem Ziffernblock Datumseingaben vornehmen

    In allen Excel-Versionen kann ein Datum auch mit dem Ziffernblock eingegeben werden. Als Trennung für Tag, Monat, Jahr wird hier das Minus-Zeichen verwendet, da Excel es als Trennungszeichen erkennt.

    Geben Sie in eine Zelle beispielsweise „31-12-2011“ ein, und drücken Sie die [Enter]-Taste. Es wird in unsere gebräuchliche Datumsschreibweise „31.12.2011“ umgewandelt. Bei dieser Art der Datumseingabe erübrigt sich auch die Zellen-Formatierung als „Datum“. Es wird automatisch umformatiert.

  • Windows 7, XP, Vista: Bei unübersichtlichem Startmenü die Liste häufig genutzter Programme reduzieren

    Fast jedes Programm das man im Laufe der Zeit herunterlädt oder installiert, trägt sich automatisch in das Startmenü ein. Verwendet man regelmäßig viele Programme, wird das Startmenü schnell unübersichtlich. Standardmäßig werden 10 oder mehr Programme automatisch im Startmenü angezeigt. Will man sich aber weniger Programme im Startmenü anzeigen lassen, kann man dies schnell und einfach individuell anpassen.

    Bevor Sie die Liste der häufig benutzten Programme im Startmenü beschränken, prüfen Sie vorab, ob Sie als Nutzer von Windows XP oder Vista tatsächlich die Option „Startmenü“ ausgewählt ist. Denn nur hier ist sichergestellt, dass das richtige Layout zur Anwendung kommt. Haben Sie allerdings das Layout „Klassisches Startmenü“ gewählt, wechseln Sie vorher wieder zum Standard Startmenü. Im „Klassischen Startmenü“ kommt nur das Layout älterer Versionen zur Anwendung, in die noch keine Liste häufig verwendeter Programme integriert waren.

    So reduzieren Sie die Liste der häufig verwendeten Programme bei Windows 7 und Vista:

    1. Mit einem Rechtsklick auf „Start“ öffnen Sie das Kontextmenü und wählen die Option „Eigenschaften“.

    2. Klicken Sie im Dialogfenster „Eigenschaften von Taskleiste und Startmenü“ auf die Registerkarte „Startmenü“ und dann auf „Anpassen“.

    3. Im neuen Fenster „Startmenü anpassen“ geben Sie im Bereich „Startmenügröße“ die gewünschte „Anzahl der zuletzt ausgeführten Programme“ ein. Dazu können Sie die Pfeiltasten nutzen, oder die Anzahl direkt eingeben.

    4. Damit die Einstellung aktiviert wird, bestätigen Sie die Änderung mit „OK“.

     

    Bei Windows XP sieht das folgendermaßen aus:

    1. Mit einem Rechtsklick auf „Start“ öffnen Sie das Kontextmenü und wählen die Option „Eigenschaften“.

    2. Klicken Sie im Dialogfenster „Eigenschaften von Taskleiste und Startmenü“ auf die Registerkarte „Startmenü“, aktivieren (wenn nötig) die Option „Startmenü“ und klicken dann auf den Button „Anpassen“.

    3. Im neuen Fenster „Startmenü anpassen“ wählen Sie das Register „Allgemein“ und geben im Bereich „Programme“ die gewünschte „Anzahl der Programme im Startmenü“ ein. Dazu können Sie die Pfeiltasten nutzen, oder die Anzahl direkt eingeben.

    4. Damit die Einstellung aktiviert wird, bestätigen Sie die Änderung mit „OK“.

    Tipp: Egal welches Betriebssystem: Sollten Sie diese Liste im Startmenü überhaupt nicht benötigen, können Sie die Liste deaktivieren. Geben Sie dazu im Arbeitsschritt 3 einfach als Anzahl der angezeigten Programme eine Null ein.

  • Microsoft Excel: Einfache Visualisierung von verschiedenen Werten in einer Tabelle

    Das Tabellenkalkulations-Programm „Microsoft Excel“ enthält bekanntlicher Weise viele verschiedene grafische Möglichkeiten. Mit diesen grafischen Darstellungen, wie zum Beispiel eines Torten- oder Balkendiagramms, lässt sich ein bildliches Verhältnis von Zahlenwerten visualisieren. Diese sind in der Erstellung jedoch ziemlich aufwendig eignen sich daher eher für Präsentationen bei Kunden oder Lieferanten. Für den internen Gebrauch kann man auch auf eine einfachere grafische Variante ausweichen. Da es sich nur um eine einfache Formel handelt, kann diese sehr schnell von jedem Mitarbeiter eingeben werden.

    Dies ist eine einfache Variante eines Balkendiagramms. Hierfür ist am besten der Groß-Buchstabe „I“ geeignet.

    So wird das „rudimentäre“ Balkendiagramm erstellt:

    1. Starten Sie Excel und öffnen oder erstellen Sie die gewünschte Tabelle. In diesem Beispiel ist es eine Tabelle mit Monatsumsätzen von Mitarbeitern.

    2. Klicken Sie in die nächste freie Zelle hinter dem ersten Wert. Geben Sie hier folgende Formel ein: =wiederholen(„I“;B2) und drücken die [Enter] Taste. „B2 steht hier für die erste Zelle mit dem Zahlenwert.

    3.  In der Zelle, in der gerade die Formel eingegeben wurde, erscheint nun ein Balkendiagramm. Klicken Sie nochmals in diese Zelle und kopieren die Formel mit Rechstklick und „kopieren“.

    4. Markieren Sie nun alle anderen Zellen, in denen das Balkendiagramm angezeigt werden soll und fügen die Formel mit einem Rechtsklick und „Einfügen“ ein. Drücken Sie [Enter] und die Balkendiagramme werden auch für diese Zellen angezeigt.

    Bitte beachten Sie, dass große Zahlen auch ein großes Balkendiagramm erzeugen. Es empfiehlt sich daher, mit Zehnerpotenzen zu arbeiten. Dabei werden die ursprünglichen Zahlen durch 10, 100 oder auch 1000 geteilt. Außerdem funktioniert diese Darstellung nicht mit Datumsangaben.