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Excel: Singular und Plural für benutzerdefinierte Formate festlegen – etwa für „Verkauf“ und „Verkäufe“

In vielen Excel-Tabellen sieht man immer wieder diesen eklatanten Fehler: Bei Aufzählungen gibt es oft keine Unterscheidung zwischen Singular und Plural. „1 Autos“, „1 Kartons“ oder „1 Verkäufe“ ist dann mitunter zu lesen. Dabei geht es auch eleganter. Mit einem benutzerdefinierten Format können Sie Ein- und Mehrzahl automatisch korrekt unterscheiden.

Endlich „1 Verkauf“ statt „1 Verkäufe“

Damit es funktioniert, müssen Sie das benutzerdefinierte Format um eine Bedingung erweitern. Für das Beispiel „Verkauf/Verkäufe“ gehen Sie wie folgt vor:

1. Markieren Sie die Zellen, in denen Excel automatisch zwischen Singular und Plural unterscheiden soll.

2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Markierung, und wählen Sie den Befehl „Zellen formatieren“.

3. Anschließend wechseln Sie ins Register „Zahlen“ und wählen die Kategorie „Benutzerdefiniert“.

4. Geben Sie ins Feld „Typ“ das folgende benutzerdefinierte Format ein

[=1]0 „Verkauf“; 0 „Verkäufe“

5. Schließen Sie das Fenster mit OK.

Excel achtet durch den Zusatz [=1] darauf, ob in der Zelle der Wert 1 oder eine andere Zahl steht. Wenn Sie in die Zelle den Wert 1 eingeben, kommt der Zusatz „Verkauf“ zum Einsatz, bei allen anderen Werten inklusive der Null die Mehrzahl „Verkäufe“.

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Excel: Währungssymbol linksbündig und den Wert rechtsbündig formatieren

In Excel-Tabellen wird bei Währungen normalerweise zuerst der Wert und dann das Währungssymbol geschrieben, etwa in der Form 11,50 €. Mitunter ist aber eine umgekehrte Reihenfolge erforderlich, etwa bei Rechnungen. Allerdings sehen die Standardzahlenformate von Excel das umgekehrte Format – also erst das Währungszeichen und dann den Wert – nicht vor. Mit einem benutzerdefinierten Zahlenformat klappt es trotzdem.

€ 11,50 statt 11,50 €

Um zum Beispiel in einer Rechnung zuerst das Währungszeichen und dann den Zahlenwert anzuzeigen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Markieren Sie die Zellen, in denen das neue Währungsformat gelten soll.

2. Anschließend klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Markierung und rufen  den Befehl „Zellen formatieren“ auf.

3. Markieren Sie in der linken Spalte die Kategorie „Benutzerdefiniert“. Danach tragen Sie in das Feld „Type“ das folgende benutzerdefinierte Zahlenformat ein:

€* #.##0,00

4. Bestätigen Sie die Eingabe mit OK.

Das Ergebnis: In den neu formatierten Zellen erscheint das Währungszeichen am linken Rand, während die Zahlenwerte rechtsbündig formatiert werden. Das sieht dann zum Beispiel so aus:

Möchten Sie das Währungszeichen direkt vor dem Betrag platzieren, verwenden Sie in Schritt 3 das folgende Format ohne Sternchen:

€ #.##0,00

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Microsoft Word: Automatische Seitenzahlen erst ab einer späteren Seite starten lassen

Bei umfangreichen Dokumenten wird normalerweise die automatische Seitennummerierung eingesetzt, die ab der ersten Seite startet. Bestimmte Formate, wie beispielsweise Dissertationen und Manuskripte starten oft mit einer Einleitung, Vorwort und einer Gliederung. Soll aus diesem Grund die Seitennummerierung erst später starten (z. B. ab Seite 4, mit Seitenzahl 4), dann ist die Standardnummerierung nicht praktikabel. Word bietet aber eine Lösung an, mit der dieses Problem gelöst werden kann.

Diese Art der Seitennummerierung ist seit Word 2003 möglich, die Arbeitsschritte sind gegenüber den Versionen 2007/2010 etwas unterschiedlich.

Word 2003

Starten Sie Word und rufen Sie die gewünschte Datei auf. Setzen Sie den Cursor an den Anfang der ersten Zeile der Seite ab der die Nummerierung starten soll. Anschließend klicken Sie in der Menüleiste auf „Einfügen | Manueller Umbruch“.

Im Dialogfenster „Manueller Umbruch“ aktivieren Sie im Bereich „Abschnittsumbruch“ die Option „Nächste Seite“. Bestätigen Sie die Änderung mit der Schaltfläche „OK“.

Im nächsten Schritt klicken Sie wieder in der Menüleiste auf „Ansicht | Kopf- und Fußzeile“…

…und deaktivieren in der Symbolleiste „Kopf- und Fußzeile“ die Option „Verknüpfung zum Vorherigen“. Die Symbolleiste kann dann mit der Schaltfläche „Schließen“ beendet werden.

In der Menüleiste geht es mit Klicks auf „Einfügen | Seitenzahlen“ weiter. Im darauffolgenden Fenster klicken Sie auf den Button „Format“…

…und wählen im nächsten Dialogfenster zuerst das gewünschte Zahlenformat aus. Aktivieren Sie dann unter „Seitennummerierung“ die Option „Beginnen bei“ und tragen rechts daneben in das Eingabefeld die gewünschte Seitennummer ein. Bestätigen Sie beide offenen Dialogfenster mit „OK“.

Ab sofort wird die Seitennummerierung ab der gewünschten Dokumentenseite in der Fußzeile angezeigt.

Word 2007/2010

Starten Sie Word und rufen Sie die gewünschte Datei auf. Setzen Sie den Cursor an den Anfang der ersten Zeile der Seite ab der die Nummerierung starten soll. Im Register „Seitenlayout“ klicken Sie auf die Schaltfläche „Umbrüche“ und wählen im Drop-Down-Menü im Bereich „Abschnittsumbrüche“ die Option „Nächste Seite“ aus.

Führen Sie am Ende der Seite auf der die Nummerierung starten soll einen Doppelklick aus, um die Fußzeilenansicht einzuschalten. Im Menüband klicken Sie im Bereich „Navigation“ auf die Funktionsschaltfläche „Mit vorheriger verknüpfen“ um diese auszuschalten.

Anschließend wählen Sie das Register „Einfügen“. Im Bereich „Kopf- und Fußzeile“ klicken Sie auf „Seitenzahl | Seitenzahlen formatieren“.

Im nächsten Dialogfenster legen Sie das gewünschte Zahlenformat fest. Danach aktivieren Sie im Bereich „Seitennummerierung“ die Option „Beginnen bei“ und geben die Seitenzahl ein, bei der die automatische Nummerierung beginnen soll. Bestätigen Sie die Änderungen mit „OK“.

Im letzten Arbeitsschritt wechseln Sie wieder zum Register „Einfügen“, klicken erneut auf „Seitenzahl“. Im Kontextmenü wählen Sie „Seitenende“ und bestimmen mit einem Linksklick das gewünschte Seitenzahlen-Layout.

Die so festgelegte Seitennummerierung wird sofort durchgeführt…

…und die davor liegenden Seiten erhalten keine Seitenzahlen.